Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 4: cambiare il tuo approccio
• Parte 2 di 4: riduzione della posta elettronica in blocco
• Parte 3 di 4: imposta i tuoi filtri
• Parte 4 di 4: cambiare le tue abitudini
• Suggerimenti
• Avvertenze

Se ti affidi alla posta elettronica come principale forma di comunicazione, potresti avere centinaia di messaggi non letti nella tua casella di posta. Attraversare questa palude cercando di capire quali e-mail vale la pena leggere può essere estremamente frustrante. Per evitare di dover gestire una montagna di e-mail ogni giorno, prova a ridurre il numero di e-mail che ricevi. Quindi è importante limitare il numero di email che ricevi a quelle che ti interessano.

Al passo

Parte 1 di 4: cambiare il tuo approccio

1. Insegna al tuo programma di posta elettronica a riconoscere lo spam. Contrassegna i messaggi che consideri spam in modo che si blocchino automaticamente nella tua casella di posta in futuro. Quando ricevi spam, seleziona il messaggio e contrassegnalo come spam. Questo contrassegnerà il mittente come spammer e tutti i messaggi successivi finiranno nella cartella spam.
   • La maggior parte dei client webmail (come Gmail e Hotmail) dispone già di un filtro antispam integrato che sposta automaticamente lo spam dalla posta in arrivo alla cartella dello spam. I filtri antispam sono in grado di riconoscere lo spam in base al testo e a un numero elevato di destinatari.
   • I messaggi di spam sono e-mail casuali inviate in massa, spesso per scopi di marketing o per truffa.
   • Poiché i messaggi di spam possono contenere virus, è una buona idea non aprire il messaggio per contrassegnarlo come spam. È meglio eliminare semplicemente la posta invece di ricevere un virus perché si desidera contrassegnare un messaggio come spam come spam.
2. Prova un altro servizio di posta elettronica. Altri client di posta elettronica possono talvolta disporre di filtri antispam più potenti e altre funzionalità. Se non sei impressionato dal tuo servizio di posta elettronica, provane un altro.
   • Gmail è generalmente considerato uno dei più efficaci quando si tratta di filtrare lo spam e ha molti strumenti disponibili per aiutarti a gestire le tue email.
   • Se il tuo indirizzo e-mail richiede l'utilizzo di un client specifico, ma desideri comunque provarne uno diverso, inoltra la tua e-mail in modo da poter ricevere le e-mail all'altro indirizzo tramite un client diverso.
3. Evita siti Web e servizi che richiedono un indirizzo email. Inoltra la tua email solo a siti web di cui ti fidi e per i quali sei ben noto. Non fornire mai il tuo indirizzo email a meno che non sia davvero importante. Un indirizzo e-mail è una delle tue forme personali di contatto, come il tuo numero di cellulare o di rete fissa. Essere responsabili quando ci si iscrive a siti web spesso aiuta a ridurre le e-mail.
   • Sebbene un sito Web in cui lasci un indirizzo email potrebbe non inviarti un'email, può accadere che venda a un'altra azienda che ti invierà spam.
   • Anche le aziende in cui lasci il tuo indirizzo e-mail al di fuori di Internet possono farlo. Diffidare soprattutto di organizzazioni famose come agenti di viaggio e lotterie. Poiché sanno esattamente cosa stai cercando, rivenderanno rapidamente i tuoi dati a società o servizi correlati.
4. Non pubblicare il tuo indirizzo email sui siti web. A volte potresti essere tentato di pubblicare il tuo indirizzo email su un sito web. Può essere il tuo sito Web o in risposta a un altro sito Web (come siti Web di notizie o blog). Un altro errore comune è pubblicare il tuo indirizzo email sui forum. Ci sono troll che setacciano il Web alla ricerca di indirizzi e-mail e poi li vendono a società che inviano spam. Prendendo alcune misure puoi assicurarti che ciò non accada.
   • Una soluzione utilizzata di frequente consiste nell'annullare completamente la sottoscrizione dell'e-mail anziché come indirizzo e-mail. Ad esempio, "[email protected]" diventa "jackjohn at email dot com".
   • Se desideri pubblicare il tuo indirizzo e-mail sul tuo sito web, crea un collegamento che genererà automaticamente un'e-mail per te, invece di elencare l'indirizzo e-mail. Questo è chiamato collegamento "mailto:".

Parte 2 di 4: riduzione della posta elettronica in blocco

1. Annulla l'iscrizione alle newsletter. A parte lo spam, le newsletter sono uno dei principali fattori che contribuiscono a un grande afflusso di e-mail. Quando crei account su vari siti (come giornali e negozi online in cui hai mai acquistato qualcosa) in cui ti viene richiesto di fornire un indirizzo email, questi siti ti iscrivono automaticamente alle loro newsletter.
   • Per non ricevere più le newsletter, non devi fare altro che aprire e scorrere il messaggio. È obbligatorio inserire un collegamento in fondo a una newsletter che consenta al destinatario di cancellarsi dalla newsletter. Fare clic sul collegamento di annullamento dell'iscrizione o di annullamento dell'iscrizione e il proprio indirizzo e-mail verrà rimosso dalla mailing list, quindi non si riceveranno più le newsletter da quel sito Web.
   • Il tuo filtro antispam non filtrerà questi messaggi perché provengono da siti Web legittimi.
2. Modifica le impostazioni dei social media. Gli account dei social media come Facebook e Twitter sono spesso impostati per inviarti e-mail ogni volta che ricevi un messaggio, una menzione, un mi piace, un preferito o un commento. Se sei stanco di perdere tempo a controllare il tuo cellulare ogni volta che indica che è arrivato un like, modifica le impostazioni del tuo account in modo da ricevere una notifica solo quando accade qualcosa di importante, o in modo da non ricevere affatto notifiche di eventi.
   • Invece di ricevere queste notifiche costanti, è meglio controllare manualmente il tuo account per le attività alla fine della giornata. È meglio che guadare un mare di e-mail.
3. Imposta un indirizzo email separato per lo spam. Un'altra opzione, se si utilizzano molti siti in cui è necessario fornire un indirizzo di posta elettronica o si desidera ricevere i messaggi di massa standard, è richiedere un indirizzo di posta elettronica separato per ricevere quei messaggi specifici. Trasmettilo a siti Web e aziende e utilizza la tua e-mail privata o aziendale come previsto.
   • Puoi anche capovolgerlo e richiedere un nuovo indirizzo email per uso privato e aziendale.

Parte 3 di 4: imposta i tuoi filtri

1. Crea il tuo filtro. La maggior parte dei client webmail dispone di un'opzione di filtro per filtrare i messaggi. I filtri dei messaggi funzionano allo stesso modo dei filtri antispam, tranne per il fatto che il primo viene impostato manualmente dall'utente. Puoi creare un filtro per indirizzi email specifici in modo tale che ogni volta che ricevi un messaggio da quell'account, finisca automaticamente nel cestino.
   • Per creare filtri, vai alle impostazioni del tuo account e seleziona l'opzione "Filtro". Ora puoi specificare l'indirizzo e-mail che deve essere filtrato e dove deve essere reindirizzato (ad esempio nel cestino o in una cartella specifica nel tuo account).
2. Filtra per mittente. Se ricevi costantemente e-mail spazzatura da determinati indirizzi e-mail (come quelle fastidiose battute quotidiane che ricevi da un collega allegro o da un compagno di classe), considera di filtrarle dalla tua casella di posta. In questo caso, probabilmente vorrai filtrare per indirizzo email del mittente e non per sito web. Puoi quindi assicurarti che i messaggi provenienti da quegli indirizzi email finiscano in una cartella separata o vengano spostati nella posta indesiderata.
3. Filtra per argomento. Se lo spam riesce a passare attraverso la rete dei filtri standard, puoi scegliere di impostare i tuoi filtri, controllando le frasi spam comuni. Qui si filtra il contenuto della riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica.
   • Gli esempi possono includere le seguenti parole "Cialis", "Viagra" o "pene".
   • Assicurati di non usare parole che a volte sono giuste e talvolta sbagliate. Potresti essere stanco delle e-mail sulle offerte, ma usare la parola "offerta" come motivo per inviare un messaggio nel cestino non è una buona idea. Può capitare che tu sia interessato a una particolare offerta.
4. Filtra per contenuto. Un'altra opzione è impostare filtri che controllano il contenuto di un'e-mail per parole chiave o espressioni e quindi reindirizzare questa e-mail se necessario. Questo è utile se sei stanco di ricevere email su un particolare argomento che è spesso nelle notizie, o se sai che ci saranno molti messaggi in arrivo su qualcosa che sta succedendo.
   • Ad esempio, supponi di gestire un'azienda di moda e di aver appena lanciato una nuova maglietta per la serie di successo "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Puoi impostare un filtro in modo che i messaggi su quella maglietta vengano inoltrati a una cartella speciale, in modo da poter gestire quelle e-mail senza perdere traccia delle altre e-mail importanti che ricevi.

Parte 4 di 4: cambiare le tue abitudini

1. Controlla la tua posta in orari specifici. È fin troppo facile passare molto tempo a controllare tutte le tue e-mail durante il giorno. Questo è un problema comune, soprattutto in un ambiente d'ufficio. Ecco perché è una buona idea provare a cambiare le tue abitudini e dedicare meno tempo all'elaborazione della tua posta elettronica. Stabilisci dei limiti e concediti solo 2 o 3 brevi momenti durante la giornata permettendo a te stesso di controllare la posta.
   • Ad esempio, controlla la tua posta elettronica alle 9:00, 13:30 e 17:00 e non passare più di 10 minuti alla volta.
   • Se sei il titolare di un'azienda o un manager, puoi anche imporre queste regole al personale per aumentare la produttività.
2. Evita di inviare email per essere educato. È una cattiva pratica rispondere alle e-mail come cortesia. Lo trattano come una conversazione, ma fa solo in modo che tutti ricevano ancora più email. Non sentirti obbligato a rispondere a un'e-mail con qualcosa come "Buona giornata" o "Grazie".
   • Rispondi solo per indicare che hai ricevuto il messaggio, se è importante. Ad esempio, se qualcuno ti ha inviato dei documenti, dovresti rispondere solo restituendo il lavoro completato o controllato o inviandogli un'e-mail quando può aspettarselo.
3. Cerca di comunicare il più possibile attraverso altri canali. Le e-mail sono utili per messaggi brevi e veloci. Il tipo in cui non ci vogliono più di due o tre scambi di messaggi per completare una conversazione. Se è necessario inviare molti più messaggi, è più conveniente gestirlo per telefono o fissare un appuntamento con la persona in questione, in modo da risparmiare a vicenda tutte le email e molto tempo.
4. Limita il numero di messaggi che puoi inviare al giorno. Se vuoi contribuire a ridurre il tempo che spendi per le email e la quantità di email che gli altri devono leggere, prova a porre un limite al numero di email che puoi inviare al giorno. Questo ti fa riflettere meglio su quali messaggi sono o non sono abbastanza importanti da inviare.
   • Ad esempio, se presto devi inviare un messaggio al tuo capo, potresti essere meno propenso a far sapere a tutti che tua figlia ha avviato una nuova attività.
   • Se vuoi inviare lo stesso messaggio a tutti, ci sono metodi migliori. Prova ad afferrare un post-it sulla scatola del pranzo di tutti nel frigorifero, ad esempio.

Suggerimenti

• Ci sono casi in cui continui a ricevere newsletter anche dopo aver annullato l'iscrizione. Quando ciò accade, accedi direttamente al sito web da cui proviene la newsletter e vai alle impostazioni del tuo account per non ricevere più email.
• Poiché la maggior parte dei client di posta elettronica Web è gratuita, c'è solo una quantità limitata di spazio di archiviazione per le tue email sui loro server. Ecco perché ha senso mantenere una casella di posta pulita.

Avvertenze

• Controlla la tua cartella spam ogni tanto per assicurarti di non aver perso nulla di importante.