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• Al passo
• Metodo 1 di 1: scrivere il proprio comunicato stampa
• Suggerimenti
• Avvertenze

Un comunicato stampa è un messaggio scritto ai media. Un comunicato stampa può annunciare una varietà di notizie, come eventi, promozioni, premi, nuovi prodotti e servizi, dati annuali, ecc. Un comunicato stampa può far apparire un articolo su un giornale o una rivista. È più probabile che i giornalisti lavorino con una storia se hanno ricevuto un comunicato stampa. È una parte fondamentale delle tue PR, tutti possono beneficiare di un comunicato stampa se si è disposti a utilizzare la giusta struttura e formattazione. Ti mostreremo come fare.

Al passo

Metodo 1 di 1: scrivere il proprio comunicato stampa

1. Scrivi il titolo. Il titolo dovrebbe essere breve, chiaro e pertinente: una versione ultracompatta di ciò di cui parla il comunicato stampa. Molti professionisti delle PR consigliano di non scrivere il titolo fino alla fine, dopo aver scritto il resto del comunicato stampa. Se segui questo consiglio, continua a leggere prima e torna al titolo quando il resto è finito.
   • wikiHow è ampiamente accettato come la fonte di informazioni più affidabile. Vedi come funziona? Adesso vuoi saperne di più! I titoli dei comunicati stampa dovrebbero sempre avere qualcosa di accattivante per attirare l'attenzione del giornalista o del redattore, proprio come un titolo ha lo scopo di "catturare" i lettori. Il titolo potrebbe descrivere ciò che la tua azienda ha ottenuto, un evento recente con un certo valore di notizia o un nuovo prodotto o servizio.
   • I titoli sono scritti in grassetto Un titolo in grassetto di solito ha anche una dimensione del carattere più grande del corpo. Tradizionalmente, i titoli dei comunicati stampa sono scritti al tempo presente, non contengono articoli e omettono il verbo "essere" in determinati contesti.
   • La prima parola è sempre in maiuscolo. Questo vale anche per alcuni nomi. La maggior parte delle parole in un titolo ha lettere minuscole, ma in alcuni casi, un carattere stilizzato "minuscolo" può creare un aspetto grafico simile a quello di una notizia.
   • Estrai parole chiave importanti. Il metodo più semplice per creare un titolo per il tuo comunicato stampa è estrarre le parole chiave più importanti dal comunicato stampa. Prova a creare un'affermazione logica con queste parole chiave che attiri immediatamente l'attenzione. L'utilizzo di parole chiave offre una migliore reperibilità nei motori di ricerca, inoltre, le parole chiave rendono più facile per giornalisti e altri lettori la comprensione immediata del contenuto del comunicato stampa.
2. Scrivi il corpo del testo. Un comunicato stampa dovrebbe essere scritto come alla fine vorresti vederlo in un articolo di notizie. Ricorda, la maggior parte dei giornalisti è molto impegnata e non ha il tempo di ricercare a fondo ogni annuncio della tua azienda, quindi gran parte di ciò che scrivi nel tuo comunicato stampa verrà semplicemente copiato dal giornalista. Quindi metti esattamente quello che vuoi che pubblichino nel corpo del testo.
   • Inizia con la data e la città da cui proviene il comunicato stampa. La città può eventualmente essere omessa, ad esempio se il comunicato stampa è scritto a Rotterdam mentre il messaggio riguarda la filiale locale di Amsterdam.
   • La prima frase o "lead" dovrebbe attirare immediatamente l'attenzione del lettore e raccontare succintamente cosa sta succedendo. Ad esempio, se il titolo è: "Editore Zeus pubblica un nuovo romanzo di guerra", la prima frase potrebbe essere: "Editore Zeus B.V. pubblica oggi il loro primo romanzo di guerra, scritto dal celebre scrittore Ercee Kaa. "Espande il titolo fornendo un po 'più di dettagli e serve per introdurre il lettore alla storia. La frase successiva o le due frasi successive sono quindi di nuovo un'estensione della prima frase.
   • Il corpo di un comunicato stampa deve essere compatto. Non usare frasi o paragrafi troppo lunghi. Evita le ripetizioni e l'uso frequente di gergo jolly o hippie. Impegnati per la semplicità, senza una parola di troppo.
   • Il primo paragrafo (da due a tre frasi) è un riassunto del comunicato stampa, tutto ciò che aggiungi ulteriormente è l'elaborazione. Nel mondo frenetico di oggi, né i giornalisti né gli altri lettori leggeranno un comunicato stampa se l'inizio di un articolo non suscita immediatamente interesse.
   • Usa fatti reali: eventi, prodotti, servizi, persone, obiettivi, obiettivi, piani, progetti. Fare il massimo uso di fatti concreti. Un modo semplice per scrivere un comunicato stampa efficace è fare un elenco delle seguenti spiegazioni: chi, cosa, quando, dove, perché e come.
3. Comunica chiaramente le "5 W" (e la H). Chi, cosa, quando, dove, perché e come dire ai lettori tutto ciò che devono sapere. Considera questa lista di controllo nel contesto dei punti seguenti, usando l'esempio di cui sopra.
   • • Di chi si tratta? Editore Zeus.
     • Qual è la notizia reale? L'editore Zeus pubblica un libro.
     • Quando succederà? Domani.
     • Dove avviene questo? In tutti i principali mercati, domani.
     • Perché questa notizia? È stato scritto da un celebre scrittore, Ercee Kaa.
     • Come succede? L'evento principale è una sessione di autografi ad Amsterdam, seguita da un tour del Randstad.
   • Una volta che hai le basi pronte, puoi riempire le lacune con informazioni su persone, prodotti, date e altre cose relative alle notizie.
     • Se la tua azienda non è l'argomento principale della notizia, ma la fonte del comunicato stampa, chiariscilo nel corpo.
   • Sii breve e dolce. Un comunicato stampa non dovrebbe mai essere più lungo di tre pagine. Se si invia una stampa su carta, il testo deve avere interlinea doppia.
   • Maggiore è il valore della notizia del tuo comunicato stampa, maggiori sono le possibilità che il pezzo venga selezionato da un giornalista per l'uso. Scopri cosa significa "valore delle notizie" per un pubblico di destinazione specifico e usa questa conoscenza per invogliare il giornalista.
4. Aggiungi informazioni sull'azienda. Se un giornalista seleziona un comunicato stampa per un articolo, menzionerà sempre l'azienda nel pezzo. I giornalisti possono quindi trovare le informazioni sull'azienda in questa sezione.
   • Il titolo di questa sezione dovrebbe essere --- Informazioni su COMPANY_XYZ.
   • Dopo il titolo, usa uno o due paragrafi di 5 o 6 frasi per descrivere la tua azienda. Il testo dovrebbe descrivere l'azienda, l'attività principale e la politica aziendale. Molte aziende hanno già scritto in modo professionale opuscoli, presentazioni, business plan, ecc. Il testo introduttivo può essere copiato qui.
   • Link al tuo sito web alla fine di questa sezione. Il collegamento deve essere un URL esatto e completo, quindi non abbreviato, perché quando la pagina viene stampata, il collegamento deve essere comunque completo. Ad esempio: http://www.website_van_your_company.com e non clicca qui per andare al sito web.
   • Se la tua azienda ha una pagina multimediale separata sul sito, dovresti collegarti ad essa in questo posto. Una pagina dei media contiene tutte le informazioni di contatto e tutto per la stampa.
5. Fornire supporto. Fornire alcuni collegamenti informativi aggiuntivi per supportare il comunicato stampa.
6. Aggiungi le informazioni di contatto. Se il tuo comunicato stampa ha un valore di notizie davvero elevato, i giornalisti potrebbero richiedere maggiori informazioni o potrebbero voler intervistare persone rilevanti.
   • Se non ti dispiace che le tue persone possano essere contattate direttamente dai media, puoi inserire i loro dettagli nel comunicato stampa stesso. Ad esempio, nel caso di un comunicato stampa di innovazione, è possibile aggiungere le informazioni di contatto del team di ricerca.
   • Altrimenti, devi inserire i dati del reparto media o PR nella sezione "Contatti". Se non hai un team separato per questa posizione, è una buona idea nominare qualcuno che possa ricoprire questa posizione come collegamento tra i media e il tuo personale.
   • I dettagli di contatto devono essere indirizzati a questo particolare comunicato stampa. I dati devono comunque contenere:
     • Il nome ufficiale dell'azienda
     • Il nome ufficiale del dipartimento media e della persona di contatto
     • Indirizzo di posta
     • Numeri di telefono e fax con i codici di paese e città corretti.
     • Numero di cellulare (opzionale)
     • Tempi di disponibilità
     • Indirizzi email
     • Indirizzo del sito web.
7. Se possibile, includere un collegamento a una versione online dello stesso comunicato stampa. È comune tenere un registro di tutti i comunicati stampa pubblicati sul tuo sito web. Ciò semplifica la creazione di tale collegamento e si dispone immediatamente di una registrazione a scopo di archiviazione.
8. Indicare la fine di un comunicato stampa con tre cancelletti (###), centrati immediatamente sotto l'ultima frase del messaggio. Questo è uno standard giornalistico.

Suggerimenti

• Invia il comunicato stampa via e-mail e usa poca formattazione. Grandi lettere e tanti colori distraggono solo dalle notizie. Metti il ​​comunicato stampa nel corpo dell'e-mail, non in allegato. Se è necessario utilizzare un allegato, utilizzare testo normale o un file in formato RTF. I documenti di Word sono generalmente accettati, ma salvalo come.doc, non.docx (se stai usando l'ultima versione). I giornali in particolare hanno recentemente dovuto tagliare e spesso non usano l'ultima versione di Word. Utilizza i file PDF solo se invii un'intera cartella stampa con molte illustrazioni. E non digitare il comunicato stampa su carta intestata e poi scansionarlo e inviarlo via e-mail come jpeg: una perdita di tempo e del tempo del redattore. Digita il comunicato stampa direttamente nell'e-mail.
• Usa l'intestazione come oggetto dell'email. Se hai già creato un titolo accattivante, il tuo messaggio risalterà nella posta in arrivo dell'editor.
• Assicurati che ogni messaggio sia indirizzato a una specifica società di media e invialo all'editore che si occupa di questi argomenti. Di solito puoi trovare queste informazioni sul loro sito web. Lanciare un identico comunicato stampa a molte società di media o molti editori all'interno di una società è un segno che ti stai rilassando invece di mirare a un mercato specifico.
• Cerca i comunicati stampa esistenti su Internet per avere un'idea del tono, della lingua, della struttura e del formato di un comunicato stampa
• Non perdere tempo sul titolo prima che l'intero comunicato stampa sia finito. Il titolo di un giornale o di una rivista verrà eventualmente scritto da un editore, ma è sempre bene trovare un titolo accattivante o un titolo per il comunicato stampa. Questo titolo potrebbe essere la tua unica possibilità. Sii conciso e concreto. Ma se provi a scrivere il titolo dell'articolo stai perdendo tempo. Non sai esattamente cosa dirai tu o la persona che stai per intervistare. Dopo aver terminato la prima bozza del comunicato stampa, potresti decidere di modificare la prima frase o meno. A quel punto, e non prima, puoi iniziare a pensare al titolo.
• Se il comunicato stampa è per il rilascio immediato, è possibile inserire "PER PUBBLICAZIONE IMMEDIATA" in lettere maiuscole sopra il titolo. Se c'è un embargo, scrivi "EMBARGO TOT ..." con la data in cui vuoi distribuire la storia. Nel caso di un comunicato stampa senza una data di pubblicazione, si presume che sia consentita la pubblicazione immediata.
• Indicare il nome dell'azienda nell'intestazione, in ogni sottotitolo e nel corpo del primo paragrafo per la reperibilità per i motori di ricerca. Se invii una versione cartacea, puoi utilizzare la cancelleria dell'azienda.
• La tempistica del comunicato stampa è molto importante. Devono essere notizie pertinenti e recenti, non troppo vecchie e non troppo lontane nel futuro.
• Una telefonata può garantire che il comunicato stampa sia effettivamente pubblicato.
• Includere un "invito all'azione" nel comunicato stampa. Si tratta di informazioni su ciò che vuoi che il lettore faccia con il contenuto del messaggio. Ad esempio, vuoi che i lettori acquistino un prodotto? In tal caso, è necessario indicare dove è disponibile il prodotto. Vuoi che il lettore visiti il ​​tuo sito web per partecipare a un concorso o per saperne di più sulla tua azienda? In tal caso, è necessario indicare l'indirizzo Web o un numero di telefono.

Avvertenze

• Non includere dettagli di contatto di terze parti senza la loro autorizzazione. Inoltre, devono essere disponibili durante il normale orario nei giorni successivi al rilascio del comunicato stampa.
• Tieni presente che molti editor sono oberati di lavoro e molti editor sono subdoli. Se rendi loro le cose più facili, è più probabile che ci facciano qualcosa. Se il tuo comunicato stampa somiglia già a come l'editore alla fine pubblicherà il pezzo, potrebbe essere pubblicato quasi inalterato. Ma se lo riempi di lanoso lancio di vendite o se non segui il libro verde, l'editore inizierà a cambiare tutto. Tutti affermano di essere i migliori, quindi non sprecare il tempo del redattore. Il posto corretto per pubblicare una descrizione è nella sezione delle informazioni sull'attività commerciale del comunicato stampa. Ma mantienilo sempre accurato e reale.
• Usa sempre una citazione, preferibilmente della persona più importante che si occupa dell'argomento del comunicato stampa. Non deve essere una citazione reale, ma dovrebbe essere in qualche modo plausibile. In ogni caso, è importante verificare se la persona in questione è d'accordo con ciò che gli viene messo in bocca. Una citazione consente a un giornalista impegnato di preparare un intero articolo senza dover fare un'intervista extra.
• I comunicati stampa dovrebbero essere quanto più positivi possibile. Evita frasi come "dopo le dimissioni del precedente presidente" o "dopo un periodo di silenzio". Un giornalista può decidere di indagare su questi argomenti invece di limitarsi a scrivere di ciò che dice il comunicato stampa. Ciò può comportare un articolo che non è soddisfacente per te, anche se non c'era nulla di sbagliato nel licenziamento (forse il presidente era malato).
• Quando si invia un comunicato stampa tramite posta elettronica: l'oggetto non deve mai essere "comunicato stampa". Allora non ti distinguerai. Cattura l'attenzione dell'editore utilizzando il titolo accattivante come oggetto dell'e-mail, ad esempio "Haas B.V. vince la gara High Speed ​​Line ".