Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 2: le basi
• Metodo 2 di 2: il contenuto
• Suggerimenti

Il riepilogo è la parte più importante di un documento commerciale. È la prima (e spesso l'unica) parte che gli altri leggeranno e l'ultima parte che dovresti scrivere. È una breve panoramica dell'intero documento, progettata per mostrare alle persone impegnate che leggeranno il tuo documento a colpo d'occhio quanto leggere e quale azione è probabile che venga intrapresa.

Al passo

Metodo 1 di 2: le basi

1. Comprendi che un riepilogo è una breve panoramica di un elemento commerciale. "Breve" e "panoramica" sono le parole qui. Il riassunto non è affatto esaustivo, né sostituisce il pezzo originale. Un riassunto non deve superare il 10% del documento originale. Cerca di ottenere tra il 5% e il 10%.
   • Un riassunto è diverso da un estratto. Un estratto fornisce al lettore una panoramica e un orientamento, mentre un riassunto esprime maggiormente l'essenza e fornisce indicazioni. Gli estratti sono usati più spesso nei documenti accademici, gli abstract più per scopi commerciali.
2. Assicurati di aderire alle linee guida per lo stile e la struttura. Le fonti di sintesi più influenti concordano sul fatto che dovrebbero essere applicate determinate linee guida di stile e struttura. Questi includono:
   • I paragrafi dovrebbero essere brevi e pertinenti.
   • Le sintesi devono essere comprensibili senza aver letto il rapporto originale.
   • I riassunti dovrebbero essere scritti in un modo che si adatti al pubblico per il quale il testo è stato scritto.
3. Definisci il problema. Un riepilogo dovrebbe definire un problema chiaro, sia che si tratti di gestione della catena di approvvigionamento o di campagne di marketing all'estero. Una chiara definizione del problema è particolarmente importante nei riassunti, perché i documenti sottostanti sono spesso scritti da tecnici che hanno poca comprensione delle questioni concettuali. Assicurati che il problema sia scritto in parole chiare e comprensibili.
4. Fornisci una soluzione. Un problema ha sempre bisogno di una soluzione. Per fornire un obiettivo chiaro (e un motivo per finanziare la causa), è necessario presentare la soluzione in modo tale che risolva efficacemente il problema. Se il tuo problema non è chiaramente definito, probabilmente neanche la tua soluzione ha senso.
5. Usa immagini, punti elenco, intestazioni, se questo semplifica la navigazione nel documento. Un riassunto non è un saggio; non devono essere lunghi blocchi di testo. Se aumentano la comprensione, sei sulla strada giusta:
   • Statua. Un'immagine ben presentata che evidenzi con precisione la natura del problema del cliente può chiarire il nucleo di un riepilogo. Stimolare la vista è spesso altrettanto efficace quanto l'analisi.
   • Enumerazioni. Lunghe informazioni possono essere suddivise in elenchi più gestibili.
   • Teste. Se necessario, organizzare gli argomenti nel riepilogo sotto i titoli. Ciò aiuterà il lettore a rimanere in pista mentre inizia il riepilogo.
6. Mantieni il riassunto fresco e privo di gergo. Il gergo è nemico della comprensione. È solo abbastanza popolare nel mondo degli affari. Parole come "interfaccia", "leva", "competenze di base" e simili sono tutte parole che dovrebbero essere evitate. Oscurano il vero significato e rendono il riassunto vago e non specificato.

Metodo 2 di 2: il contenuto

1. Inizia con il documento originale. Poiché il riepilogo riassume un altro documento, è necessario avere familiarità con il pezzo originale per poterlo comprimere in una versione gestibile e informativa. Che il documento originale sia un report, un business plan, una proposta, un manuale o qualcos'altro, esaminalo e trova i punti principali.
2. Scrivi una breve panoramica Qual è lo scopo dell'azienda che supporta il documento o del documento originale stesso? Qual è lo scopo?
   • Esempio: Women World Wide è un'organizzazione senza scopo di lucro che mira a collegare tutte le donne nel mondo attraverso soluzioni efficaci alla violenza domestica e fornendo una rete di supporto per le vittime di violenza domestica. Operando dalla sua sede in Alberta, Canada, sono state ricevute segnalazioni da donne di 170 paesi in tutto il mondo ".
3. Fornisci un partecipante sano. Questa è probabilmente la parte più importante del riepilogo. In una o due frasi devi chiarire al lettore cosa c'è di così speciale nella tua attività. Perché vale la pena l'attenzione, il commercio o la collaborazione delle persone che leggono il riassunto?
   • Forse Michael Jordan è un tuo cliente e ha pubblicizzato il tuo prodotto su Twitter gratuitamente. Forse hai appena stretto una partnership con Google. Forse hai appena ricevuto un brevetto o forse hai appena ottenuto un grosso ordine.
   • A volte basta una breve citazione o un'esperienza di qualcuno. Si tratta di attirare l'attenzione del pubblico, rendere il caso il più rispettabile possibile e attirare il lettore nel resto del documento.
4. Definisci il problema più grande. La prima parte reale di un riepilogo è la discussione di un problema, quindi descrivi il problema affrontato dal tuo prodotto o servizio. Assicurati che il problema sia descritto nel modo più chiaro possibile. Un problema mal definito non sembra convincente e non fornirà la tua soluzione con il massimo impatto.
   • Esempio: "Los Angeles è intasata dal traffico. Dopo il centro di Washington DC, il traffico a Los Angeles è il peggiore del paese. Non è solo fastidioso. Lo smog e l'inquinamento del traffico diminuiscono la produttività delle persone, aumentano i livelli di asma e creano lentamente ma inesorabilmente un grave problema di salute. Ci sono più macchine a Los Angeles che persone abbastanza grandi da guidare ".
5. Trova la tua soluzione unica. Il grosso problema è la parte facile. Ora devi convincere il lettore che hai una soluzione al grosso problema. Quando presenti questi due ingredienti, sei sulla scia di una super idea.
   • Esempio: "Innotech ha progettato un rivoluzionario sistema di controllo del traffico che riduce il tempo necessario per i minuti di pendolarismo installando" smart loop "brevettati nelle corsie di pre-smistamento per i semafori, che registrano la quantità di auto in un dato tempo e girano luci accese servi quella base. I conducenti non devono più stare davanti a un semaforo per minuti, mentre il semaforo verde dall'altra parte è acceso per una fila di auto zero ".
6. Parlare di opportunità di mercato. Espandi il grande problema includendo le statistiche per il tuo settore. Assicurati di non fingere di essere più grande di quello che sei! Il fatto che l'industria dei dispositivi medici valga 100 miliardi di dollari all'anno non è significativo perché il tuo nuovo dispositivo medico serve solo una piccola parte di quell'industria. Taglialo in pezzi realistici di quota di mercato.
7. Assegna un nome alla tua proposta di vendita unica. Qui è dove elabori la tua soluzione unica. Perché il tuo prodotto o servizio è migliore della concorrenza? Forse perché la tua organizzazione di assistenza domiciliare invia medici dalle persone a casa invece che da specialisti infermieristici, o forse perché garantisci che le persone vengano servite lo stesso giorno, quindi non devi pianificare in anticipo. Spiega perché sei speciale.
   • Esempio: “Intellilight ha il valore aggiunto di rilevare immediatamente quando nessuno è in casa. Se una luce rimane accesa in una stanza vuota, si spegnerà automaticamente e si riaccenderà non appena verrà rilevato un movimento nella stanza. Ciò consente al cliente di risparmiare denaro sulla bolletta dell'elettricità e spreca meno energia ".
8. Parla del tuo modello di business, se necessario. Alcuni riepiloghi non richiedono un modello di business (ad esempio, le organizzazioni senza scopo di lucro di solito non hanno un modello di business). Ma se la tua azienda ne ha uno, il modello di business dovrebbe essere chiaro e facile da seguire. In effetti, stai rispondendo alla domanda "Come fai a convincere la gente a darti soldi dai loro portafogli?" Mantieni il modello semplice, soprattutto nel riepilogo. Basta un breve riepilogo.
9. Parla del tuo team di gestione, se necessario. A seconda del settore in cui lavori, questa potrebbe essere una delle parti più importanti del tuo riepilogo. I tuoi investitori o banchieri si fidano del team, non dell'idea. Le idee sono facili da trovare, ma l'implementazione di queste idee può essere fatta solo da un team forte. Mostra immediatamente perché il tuo team ha l'esperienza e le conoscenze per eseguire il tuo piano aziendale.
10. Fornisci supporto finanziario e previsioni per supportare le tue richieste in base al tuo mercato, modello di business e performance passate. Devi sviluppare un quadro finanziario dal basso verso l'alto. Lo scopo di queste previsioni è indicare la tua competenza e la tua capacità di dipingere un quadro finanziario basato su presupposti solidi.
    • Quando crei un piano per un gruppo di investitori, non dedicare troppo tempo a questo, perché sanno che non hai idea di quanti soldi puoi guadagnare. Gli investitori generalmente non prendono decisioni in base al tuo quadro finanziario. Alla fine prendono le proprie decisioni finanziarie.
11. Rispondi lentamente ma inesorabilmente alla tua richiesta. Ora è il momento di chiedere un investimento o un prestito, a seconda dello scopo del tuo riepilogo. Potresti spiegare di nuovo perché la tua azienda aggiunge valore. Ricorda al lettore il grosso problema che risolverai e la tua possibile quota di mercato. Infine, sottolinea ancora una volta la tua squadra e la capacità di portare a termine il lavoro. Richiedi la somma di denaro necessaria per raggiungere il prossimo traguardo importante per la tua attività. Non mostrare a quante azioni sei disposto a rinunciare oa quali interessi sei disposto a pagare. Questo deve essere fatto in seguito nelle trattative personali.
12. Leggi di nuovo il riepilogo. Una volta scritte le basi, leggile attentamente. Dovresti controllare il riepilogo con molta attenzione. Mentre rileggi, pensa al pubblico della tua opera. Assicurati che vengano spiegati nuovi riferimenti e che la lingua sia chiara a qualcuno che non ha familiarità con l'argomento. Riscrivi dove necessario.
    • Chiedi a qualcun altro di leggere il tuo riepilogo con una nuova prospettiva, prestando particolare attenzione a:
      • Chiarezza. Le parole sono chiare, le idee più chiare e il gergo sommario è privo di gergo?
      • Difetti. Potrebbero essere ancora presenti errori di grammatica, punteggiatura e ortografia. Può anche essere una buona idea chiedere a qualcuno di ricontrollare i numeri e le statistiche.
      • Energia. Le idee si traducono in una proposta entusiasmante? Dove fallisce la proposta, se non del tutto?
      • Coerenza. Quali parti non vanno bene insieme? Quale?

Suggerimenti

• Più il riepilogo è occupato, meno verrà letto.
• Verifica se puoi iniziare con i modelli di documenti disponibili nella maggior parte dei software di elaborazione testi.
• Questi quattro componenti possono essere utilizzati anche per riepiloghi in una varietà di ambienti aziendali.