Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 4: mappatura e impostazione del briefing
• Parte 2 di 4: descrizione della questione
• Parte 3 di 4: trarre conclusioni e raccomandazioni
• Parte 4 di 4: verifica del briefing
• Suggerimenti

Un briefing delinea un particolare argomento e il suo background, di solito per un funzionario governativo o altro responsabile delle politiche. Questi responsabili delle decisioni devono fare scelte difficili su molti argomenti diversi ogni giorno e non hanno tempo per approfondire ogni problema. Un briefing aiuta a portare un singolo problema all'attenzione di una persona e delinea dettagli importanti che dovrebbe conoscere. Il briefing propone quindi soluzioni e fornisce suggerimenti per il miglioramento. Essere in grado di scrivere un briefing è un'abilità utile per studenti, uomini d'affari, politici e attivisti. Un briefing convincente è conciso, ben organizzato e copre i fatti e le soluzioni più importanti e rilevanti.

Al passo

Parte 1 di 4: mappatura e impostazione del briefing

1. Determina l'ambito del briefing. Lo scopo include sia la profondità che la durata del briefing. In quale dettaglio tratterai l'argomento? Quanti argomenti diversi tratterai? Dipende dalla quantità di informazioni che puoi trovare e dalla quantità di informazioni che devi fornire per supportare le tue richieste.
   • Determinare l'ambito del briefing è importante perché consente al lettore di sapere esattamente quali informazioni vengono discusse e quali no.
2. Conosci il tuo pubblico. Prima di iniziare a scrivere il briefing, è importante sapere chi lo leggerà. Questo controlla le scelte che farai nel documento. Prima di iniziare, pensa alle seguenti domande e se non conosci già le risposte, prova a scoprire quanto segue:
   • Chi leggerà questo documento? I funzionari del governo? Leader aziendali? Giornalisti? Una combinazione di questi?
   • Quanto sa già il lettore di questo problema? Ne sanno nemmeno qualcosa? Che cosa dovere i lettori lo sanno?
   • Quale autorità ha il lettore in materia? Quali cambiamenti può apportare?
3. Pianifica i punti principali. Prima di iniziare a scrivere il briefing, dovresti tracciare (nella tua mente o in uno schema) i punti principali che vuoi sottolineare.
   • Poiché un briefing di solito non è più lungo di una o due pagine, dovrebbe essere conciso. I responsabili politici sono molto impegnati e il tuo problema non è l'unico nel loro piatto. Non c'è spazio per informazioni inutili o spiegazioni prolisse. Decidi in anticipo i tuoi punti principali per la creazione di un briefing conciso.
4. Considera l'idea di utilizzare un modello. Sebbene il formato di un briefing non debba essere eccessivamente complesso, puoi risparmiare tempo scaricando uno dei tanti modelli online gratuiti per la creazione di documenti di briefing in MS Word.
   • Un modello può aiutarti a organizzare i tuoi pensieri e preparare un briefing più velocemente.
5. Trova un nome, una data e un oggetto. Se non stai utilizzando un modello, devi iniziare scrivendo un nome, una data e le righe dell'oggetto.
   • Il nome corrisponde alla persona a cui è rivolto il briefing.
   • La data corrisponde alla data di presentazione del briefing.
   • L'oggetto dovrebbe descrivere in poche parole l'argomento principale del briefing, come `` La prevalenza del bullismo a scuola nella regione di Utrecht ''. Ciò consente al lettore di sapere, senza nemmeno dover dare un'occhiata al documento, cosa il problema è che verrà trattato.
6. Considera l'idea di includere un riepilogo. Alcuni briefing includono un riassunto all'inizio del briefing, che riassume l'intero testo in pochi punti. Decidi se lo desideri e, in tal caso, prenota lo spazio per questa sezione.
   • Per un lettore molto impegnato, il riepilogo fornisce i punti principali in anticipo, rendendo più facile scorrere il resto del documento.
   • Un briefing ben congegnato è spesso abbastanza succinto da rendere ridondante questa sezione. Tuttavia, se ci sono problemi che richiedono un'azione immediata, questo può essere un modo per sottolineare l'urgenza del briefing indicando chiaramente il periodo di tempo nel riepilogo.
   • La sintesi non deve superare i tre o quattro punti.

Parte 2 di 4: descrizione della questione

1. Costruisci un'introduzione che riassuma la questione. La parte successiva del briefing dovrebbe descrivere il problema o il problema in dettaglio. Inizia con una breve apertura, di solito denominata "Problema" o "Obiettivo", descrivendo in una o due frasi l'argomento principale su cui si concentra il briefing e / o il motivo per cui hai creato questo briefing.
   • Ad esempio, potresti scrivere qualcosa del tipo: "C'è stato un aumento del numero di episodi di bullismo violento nelle scuole della regione di Utrecht". Le attuali politiche disciplinari potrebbero non essere sufficienti per affrontare questo problema ".
2. Fornire una panoramica dei fatti / sfondi più importanti. La sezione successiva, "Considerazioni" o "Background", dovrebbe fornire informazioni dettagliate sullo stato del problema o della questione, concentrandosi sullo sviluppo recente e / o sullo stato attuale delle cose.
   • Questa sezione dovrebbe includere le informazioni necessarie al lettore per prendere una decisione in merito. Le informazioni che non sono necessarie a questo scopo, per quanto interessanti possano essere, possono essere omesse.
   • Se non l'hai già fatto, fai qualche ricerca prima di scrivere questa sezione. Le informazioni in questa sezione dovrebbero essere quanto più accurate, specifiche e aggiornate possibile.
   • Se necessario, traduci le informazioni per il tuo pubblico per rendere questa sezione chiara e semplice. Evita il gergo, il linguaggio tecnico o le informazioni che non interessano direttamente il pubblico.
   • Usa statistiche e dati dove appropriato, ma spiega le cose in termini che il tuo pubblico sarà in grado di capire rapidamente e facilmente.
3. Lascia fuori la tua opinione. La tua opinione su questa situazione e / o su cosa si dovrebbe fare al riguardo non appartiene a questa sezione. Attenersi ai fatti.
   • Tuttavia, puoi scegliere di discutere i pro ei contro delle varie azioni proposte o in corso, individuando i punti di forza e di debolezza di ciascuna.

Parte 3 di 4: trarre conclusioni e raccomandazioni

1. Rendilo pertinente. Il tuo briefing dovrebbe concludersi con sezioni come "Conclusione" e / o "Raccomandazioni" o "Passaggi successivi". Tale chiusura dovrebbe chiarire perché questa questione dovrebbe essere considerata importante dal lettore.
   • Prova a collegare la questione direttamente all'interesse personale del lettore, per rendere il tuo briefing più avvincente.
   • Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo: "Gli episodi di bullismo portano i genitori a considerare la scuola privata. Sono collegati a punteggi dei test e tassi di superamento inferiori, rendendo le nostre scuole meno efficaci agli occhi della società. Riducono le possibilità della regione di fornire finanziamenti con sovvenzioni statali e finanziamenti privati ​​".
2. Suggerisci una soluzione. Molti briefing offrono una proposta di soluzione al problema descritto, collegando la questione con un cambiamento nella politica per migliorare la situazione.
   • Alcuni briefing delineano le soluzioni proposte in una sezione denominata "Raccomandazioni", ma alcuni scrittori preferiscono "Passi successivi", perché ritengono che abbia un aspetto più morbido ed è meno presuntuoso o aggressivo. Ricorda, è il lettore che ha l'ultima parola e prende la decisione in merito, non tu.
   • Questa sezione non deve essere "bilanciata" come la sezione sfondo / considerazioni. Questo può essere un luogo per esprimere la tua opinione su ciò che dovrebbe essere fatto.
   • Tuttavia, va notato che non è necessario fornire alcuna soluzione particolare. In alternativa, puoi semplicemente elencare alcune opzioni con i loro pro e contro e invitare il lettore a considerare queste scelte e ad agire in qualche modo per affrontare questo problema. Non devi necessariamente specificare quale azione sarebbe più appropriata.
3. Usa i fatti per supportare la tua argomentazione. Le vostre proposte in quest'ultima sezione dovrebbero derivare logicamente dalle informazioni nelle sezioni precedenti. Usa i fatti che hai presentato per mostrare perché la soluzione che stai proponendo è una buona soluzione.
   • Assicurati che qualsiasi soluzione che proponi sia chiara e direttamente correlata al problema così come l'hai delineato. Ad esempio, supponiamo di aver menzionato la mancanza di programmi di prevenzione del bullismo nella sezione precedente. In questa sezione ha senso proporre un programma del genere e magari far notare ad altre scuole la sua efficacia. Se non hai ancora menzionato alcun programma di prevenzione, una soluzione come questa sembra all'improvviso.

Parte 4 di 4: verifica del briefing

1. Rendi il briefing più conciso. Un briefing non deve superare le due pagine. Se il briefing è diventato più lungo di questo, devi prima cercare i pezzi nella fase di controllo che possono essere omessi.
   • Cerca informazioni non correlate o meno importanti all'argomento e rimuovi quel materiale, soprattutto se non è correlato alla soluzione o alle soluzioni che stai offrendo.
   • Nella stessa luce, non dovrebbero mancare informazioni importanti necessarie per rendere la tua argomentazione chiara e convincente. Potrebbe essere necessario scambiare alcune informazioni con altre.
   • Cerca di metterti nei panni di un politico o di un burocrate quando modifichi il testo. Pensa a quante informazioni ricevono queste persone ogni giorno. Non contribuire al problema. Sii parte della soluzione fornendo le informazioni necessarie per prendere una decisione, né più né meno.
2. Rimuovi linguaggio tecnico. Durante la fase di editing, presta attenzione al linguaggio tecnico o al gergo che renderà il tuo briefing meno accessibile. Anche se hai cercato di evitarlo durante la stesura del briefing, è possibile che alcuni termini complessi siano entrati nel documento.
   • Soprattutto se sei un esperto di un argomento di cui stai scrivendo, è facile dimenticare per un momento che il tuo linguaggio quotidiano potrebbe essere difficile da capire per gli altri.
   • Tieni presente che per le persone che non hanno molta familiarità con un argomento, inoltre, non è sempre immediatamente chiaro perché qualcosa è importante. I responsabili politici di solito non possono essere esperti su ogni argomento su cui devono prendere decisioni.
3. Assicurati che la struttura abbia un senso. Assicurati che i fatti principali che hai registrato derivino logicamente dalla questione così come l'hai riassunta. Controlla anche che tutte le soluzioni che proponi rispondano effettivamente a queste considerazioni più importanti.
4. Controlla attentamente il tuo lavoro per errori. Dopo aver verificato la durata e il flusso del briefing, rivedi attentamente il testo ancora una volta per assicurarti che non vi siano stati errori.
   • Un briefing con errori di ortografia, stile o grammatica è reso meno serio dal lettore. Potresti fare più bene che male inviando un tale brief, in quanto può screditare la tua prospettiva.

Suggerimenti

• Guarda i briefing scritti da leader e professori di spicco per conoscere il loro stile di persuasione.
• Tieni presente che mentre il tuo briefing può essere diretto a una persona specifica, altri - il personale, i colleghi e persino i media - possono leggerlo. Questa è una buona ragione per mantenere la tua lingua il più accessibile possibile, anche se il lettore previsto ha una certa conoscenza dell'argomento.