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• Al passo
• Parte 1 di 2: decidi che tipo di rapporto scrivere
• Parte 2 di 2: redazione di un report aziendale

I report aziendali sono uno dei mezzi di comunicazione più efficaci nel mondo degli affari di oggi. Ci sono diversi scopi per un rapporto aziendale e aziende o individui possono utilizzarlo per prendere decisioni importanti. Per scrivere un report aziendale efficace devi prima capire cos'è e come può essere utilizzato.

Al passo

Parte 1 di 2: decidi che tipo di rapporto scrivere

1. Presenta un'idea. Un rapporto che presenta un'idea è chiamato rapporto di raccomandazione / rapporto di consulenza. È possibile utilizzare questi rapporti per fornire consigli alla direzione o ad altri importanti responsabili delle decisioni. Questo rapporto di solito ha un riepilogo e un corpo. Il riassunto sottolinea il tuo consiglio.
   • Potresti volere una stampante 3D per il tuo dipartimento. Per convincere il tuo manager ad acquistarne uno, puoi scrivere un rapporto di consulenza chiedendo formalmente al team di gestione una stampante.
2. Presenta i rischi di un'opportunità specifica. Un rapporto di indagine può aiutare a determinare i rischi di un'azione specifica. Questo rapporto aiuta un'azienda a vedere quali possibili conseguenze può aspettarsi. Questo rapporto include un'introduzione, una sezione centrale e una conclusione. L'introduzione evidenzia il problema in esame. La sezione centrale viene utilizzata per discutere i fatti e i risultati delle indagini. E la conclusione riassume tutto.
   • Supponiamo che la società farmaceutica X voglia collaborare con la società farmaceutica Y, ma abbia ancora delle riserve. L'azienda X non vuole collaborare con un'azienda che ha (avuto) problemi finanziari ora o in passato. La società X conduce un'indagine e utilizza un rapporto di ricerca per discutere in dettaglio le informazioni finanziarie sulla società Y e sui suoi amministratori.
3. Presentare le informazioni sulla conformità a un organo direttivo. Questo rapporto, chiamato rapporto di conformità, aiuta le aziende a dimostrare la propria responsabilità. Un'azienda utilizza un rapporto di conformità per dimostrare a un organo di governo (consiglio comunale, governo, ecc.) Che segue tutte le leggi / regolamenti applicabili e che spende denaro in modo saggio. Questo rapporto contiene un'introduzione, un corpo e una conclusione. L'introduzione di solito contiene una panoramica dei capitoli più importanti del rapporto. La sezione centrale contiene i dati, i fatti, ecc. Specifici che l'organo di governo deve conoscere. La conclusione riassume tutto.
   • CALPERS (il California Workers 'Pension Plan) ha dovuto dimostrare al consiglio di amministrazione che nel 2010 ha seguito tutte le leggi e i regolamenti applicabili. CALPERS ha preparato un rapporto annuale di conformità per dimostrare le proprie attività annuali.
4. Presentare la fattibilità di un'idea o di un progetto proposto. Un rapporto di ricerca che determina se un'idea funziona o meno è chiamato studio di fattibilità. Questo rapporto dovrebbe includere una sintesi e un corpo. Il sommario presenta l'idea. Il corpo contiene i benefici, i potenziali problemi e i relativi costi dell'idea. Un'azienda può utilizzare uno studio di fattibilità per rispondere a domande come queste:
   • Questo progetto può essere completato entro il budget?
   • Questo progetto è redditizio?
   • Questo progetto può essere completato entro i tempi?
5. Presentare i risultati della ricerca di altri studi. Questo tipo di rapporto di ricerca presenta un'indagine su un problema particolare. Fornisce una prospettiva dettagliata su un problema molto specifico. Il rapporto dovrebbe contenere un abstract (sommario), un'introduzione, metodi, risultati, conclusioni e una raccomandazione. Dovrebbe anche citare le fonti degli studi citati.
   • Ad esempio, un'azienda potrebbe condurre un'indagine aziendale per determinare se il fumo nella sala dei dipendenti debba essere eliminato. La persona che scrive la ricerca deve redigere un rapporto di ricerca.
6. Aiuta un'azienda a migliorare politiche, prodotti o processi tramite il monitoraggio. Questo rapporto, chiamato rapporto periodico, viene scritto ogni tanto, ad esempio settimanalmente, mensilmente, trimestralmente, ecc. Esamina l'efficienza, i profitti e le perdite o altre cifre misurabili in un intervallo scelto.
   • Ad esempio, un addetto alle vendite presso un'azienda farmaceutica può fornire un riepilogo mensile delle sue chiamate di vendita.
7. Relazione su una situazione specifica. Una situazione specifica, al contrario di un intervallo specifico, richiede un'analisi situazionale. Una situazione può essere semplice come le informazioni presentate a una conferenza o complessa come un rapporto sulla risposta a un disastro naturale. Questi rapporti contengono un'introduzione, un corpo e una conclusione. Usa l'introduzione per descrivere l'evento e fornire una breve anteprima di ciò di cui parlerai nella sezione centrale. La conclusione discute le azioni intraprese o necessarie nella situazione.
   • Ad esempio: un ente governativo vuole un'analisi / un rapporto situazionale dopo un uragano.
8. Presenta diverse soluzioni a un problema o una situazione. Utilizzare un rapporto di valutazione per fornire diverse soluzioni per una data situazione. Sulla base dei risultati, l'autore può proporre una particolare azione o azione. La relazione deve contenere un'introduzione, un corpo e una conclusione. L'introduzione indica lo scopo del rapporto. La sezione centrale presenta la situazione o il problema, seguita da potenziali soluzioni / alternative. La conclusione rivela la migliore soluzione o alternativa.
   • Ad esempio: VDL Nedcar vuole aprire una fabbrica in Asia. Il rapporto può fornire tre opzioni per paese in base alle esigenze dell'azienda. Il rapporto può quindi concludere quale dei tre paesi è la posizione migliore per un nuovo impianto.

Parte 2 di 2: redazione di un report aziendale

1. Determina il tuo obiettivo e il tuo formato. Chiediti cosa vuoi ottenere con il report. Scegli uno dei rapporti come menzionato sopra in base all'obiettivo desiderato.
   • Stabilisci un obiettivo preciso indipendentemente dalla risposta. Se è confuso, il tuo rapporto confonderà solo il tuo lettore, influenzando l'affidabilità del rapporto.
   • Ad esempio, desideri un budget pubblicitario maggiore per il tuo dipartimento. Concentra il tuo rapporto sul budget pubblicitario corrente e su come puoi utilizzare in modo efficace un budget maggiore.
2. Determina chi è il tuo lettore. Il tuo lettore può essere una parte esterna (qualcuno che non lavora all'interno della tua azienda) o qualcuno all'interno della tua azienda. Pensa alla conoscenza dell'argomento da parte del tuo lettore e alla sua sicurezza. Pensa anche a come il lettore utilizzerà le informazioni nel rapporto.
   • Ricorda, indipendentemente dal tuo lettore, niente parla più chiaramente a un'azienda o a un cliente del denaro.
   • Si supponga, ad esempio, di voler implementare un programma per il proprio reparto in cui vengono condivise le attività funzionali. Decidi che il tuo pubblico di destinazione è composto dal direttore delle risorse umane dell'azienda, dal CEO e dal COO. Pensa quanto potrebbero già sapere su questi tipi di programmi. La risposta a ciò dà il tono alla relazione. Se l'azienda non ha mai pensato a un programma del genere, il report dovrebbe essere sia informativo che strategico. Se l'azienda ci ha già pensato, il report dovrebbe essere meno informativo e più convincente.
3. Decidi cosa imparare. La parte più difficile della scrittura di un report aziendale non è la scrittura stessa. Sta compilando la conclusione e raccogliendo i dati necessari per supportare tale conclusione. Ciò richiede una varietà di competenze, inclusa la raccolta dei dati e l'analisi di mercato. Cosa dovete sapere - e in definitiva il management - per essere in grado di prendere una decisione informata sull'argomento?
4. Raccogli i dati corretti per il tuo rapporto. È importante che i tuoi dati provengano da ricerche approfondite; altrimenti si corre il rischio di compromettere l'affidabilità. La raccolta dei dati dipende dal tipo di rapporto che stai scrivendo. Assicurati di utilizzare indicatori accurati pertinenti allo scopo del rapporto.
   • Puoi trovare i dati internamente, il che significa che puoi raccoglierli abbastanza rapidamente.Ad esempio, è possibile chiamare il reparto vendite per i dati di vendita, in modo da poter elaborare rapidamente i dati nel report.
   • I dati esterni possono anche essere disponibili internamente. Se un dipartimento ha già effettuato un'analisi del cliente, puoi prenderla in prestito. Non devi fare la ricerca da solo. Questo varia in base all'azienda, ma l'autore di un rapporto aziendale di solito non ha bisogno di fare la ricerca iniziale.
   • Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto di raccomandazione / consulenza, dovresti ricercare tutti i vantaggi della tua idea proposta e incorporare quei risultati nel tuo rapporto.
5. Compila il tuo rapporto. Il modo in cui compili il rapporto dipende dal tuo obiettivo. Ad esempio, si compila un rapporto di conformità in modo diverso da uno studio di fattibilità. Una volta che hai un'idea di come vuoi mettere insieme il tuo rapporto, puoi scrivere il contenuto.
   • Dividi i dati rilevanti in diversi capitoli. Un rapporto aziendale non dovrebbe essere un diluvio di numeri e informazioni. La suddivisione dei dati in capitoli separati è importante per un report aziendale scritto con successo. Ad esempio, mantieni i dati di vendita separati dall'analisi del cliente e assegna loro un titolo separato.
   • Utilizzare le intestazioni per strutturare il report in modo che possa essere letto rapidamente come uno studio indipendente pur supportando lo scopo di base del report.
   • Poiché alcune parti dipendono dall'analisi o dall'input di altre, è spesso possibile lavorare sulle parti separatamente mentre si attende l'analisi.
6. Trarre conclusioni con raccomandazioni specifiche. Trarre conclusioni chiare che seguono logicamente dai dati nel rapporto. Dare una chiara raccomandazione sulla migliore politica, basata sulla conclusione.
   • Tutti gli obiettivi dovrebbero includere azioni specifiche e misurabili. Annotare eventuali modifiche nelle descrizioni delle mansioni, nei programmi o nei costi necessari per implementare il nuovo piano. Ogni affermazione deve immediatamente dimostrare come il nuovo metodo aiuta a raggiungere l'obiettivo / soluzione fornita nel report.
7. Scrivi il riepilogo della gestione. Il riepilogo esecutivo dovrebbe essere sulla prima pagina del rapporto, ma dovrebbe essere l'ultima cosa che scrivi. Il riepilogo esecutivo dovrebbe presentare i risultati e le conclusioni e fornire una breve panoramica di ciò che qualcuno leggerà se sceglie di leggere l'intero rapporto. Come un trailer in un film o un abstract in un saggio accademico.
   • Il riepilogo esecutivo è così chiamato in quanto è probabilmente l'unica cosa che leggerebbe un manager impegnato. Racconta al tuo capo i punti principali in non più di 200-300 parole. Se il tuo capo è curioso, può leggere il resto del rapporto.
8. Se necessario, utilizza le infografiche per i dati. In alcuni casi può essere utile utilizzare grafici o diagrammi per presentare dati quantitativi. Usa il colore perché attira l'attenzione e fa risaltare le informazioni. Ove possibile, utilizza elenchi puntati, numeri o caselle di testo per rendere il rapporto più facile da leggere. Ciò distingue i tuoi dati dal resto del rapporto e ne rafforza il significato.
   • In generale, i numeri visivi sono una buona idea per i report aziendali perché il testo e i dati stessi possono essere un po 'asciutti. Non esagerare, però. Tutte le infografiche devono essere pertinenti e necessarie.
   • Usa cornici di testo su pagine con molto testo senza tabelle o immagini. Una pagina intera di testo può stancare il lettore. Una casella di testo può essere utile anche per riassumere i punti principali.
9. Se necessario, cita le tue fonti. A seconda del tipo di ricerca che hai svolto, dovrai spiegare da dove hai ottenuto le tue informazioni. Lo scopo di una bibliografia o di una pagina di risorse in un report aziendale è fornire ad altri la fonte delle informazioni nel caso in cui desiderassero vedere i dati stessi.
   • Utilizza un modo appropriato per citare le fonti nel tuo rapporto in base al tuo settore.
10. Leggi di nuovo il tuo rapporto. Errori di ortografia o semplici errori grammaticali possono dare ai lettori l'impressione di non aver fatto abbastanza sforzi. Questi errori possono persino mettere in discussione l'affidabilità dei tuoi risultati. Inoltre, assicurati di presentare le tue informazioni in modo chiaro e accurato.
    • Ad esempio, non esagerare con parole costose o frasi complicate.
    • Evita il dialetto o lo slang.
    • Se il tuo rapporto e il tuo pubblico sono legati a un settore specifico, puoi utilizzare termini tecnici o gergali. Ma devi stare attento a non usarlo troppo spesso.
    • In generale, la scrittura aziendale è migliore nella forma passiva, e questo è uno dei pochi casi in cui la forma passiva è migliore della forma attiva.
    • Spesso puoi sbagliare quando rileggi il tuo lavoro perché lo conosci troppo. Pensa a chi nel tuo dipartimento beneficia anche del rapporto e può leggerlo per te. Sii aperto al feedback. È meglio sentire gli errori da un dipendente che da un capo. Leggi ogni commento e riscrivi il rapporto tenendo conto dei commenti.
11. Scrivi un sommario. Rendi il rapporto aziendale il più formale possibile e crea un sommario in modo che sia trasparente e le persone possano scorrere rapidamente fino a un capitolo. Includere tutti i capitoli pertinenti, in particolare il riepilogo esecutivo e la conclusione.
12. Rilega il tuo rapporto aziendale. Un rapporto approfondito e accuratamente studiato va meglio con una bella presentazione. Questo può includere una bella cartella, un rilegatore o un foglio di carta. Il punto è che il tuo rapporto aziendale sembra così nitido che il tuo lettore è ansioso di leggerlo.
    • Questo vale anche per qualsiasi grafico e grafico nel report.