Autore:
Peter Berry
Data Della Creazione:
17 Luglio 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Il modo in cui scegli di rispondere a qualcuno può influenzare il modo in cui lui e gli altri ti percepiscono. Fortunatamente, sapere come e quando dare un feedback è qualcosa che puoi imparare a migliorare. Se stai parlando con qualcuno faccia a faccia, la chiave è prestare attenzione a lui e lasciare che esprima i suoi pensieri prima di dare una risposta ponderata. Quando chatti con messaggi di testo, ci sono alcune regole tacite che devi seguire per comunicare con successo. La posta elettronica è la forma più formale di comunicazione con le convenzioni professionali che è necessario seguire per comunicare in modo efficace e rispondere in modo appropriato.
Passi
Metodo 1 di 3: rispondere ai messaggi di testo
Usa il linguaggio quotidiano quando scrivi. E-mail, corrispondenza e persino chat faccia a faccia possono svolgersi in modo più formale.A causa della natura concisa e limitata dei messaggi di testo, l'uso di un linguaggio più rilassato è appropriato e trasmette il messaggio che la conversazione è più personale.
- Ad esempio, puoi usare "b" invece di "tu" per risparmiare spazio, inviare un messaggio più velocemente ed esprimere un tono rilassato.
- Le regole di punteggiatura sono generalmente più comode nei messaggi di testo. Ad esempio, la regola obbligatoria delle virgole può rendere la conversazione esplosiva e formale.
- Non dare sempre per scontato che mandare SMS vada bene, ma se l'altra persona usa un linguaggio quotidiano, rispondi per aiutarla a rilassarsi.
Fai domande aperte per sviluppare la conversazione. Se vuoi mantenere viva la conversazione tramite messaggi, fare domande aperte aiuta l'altra persona a parlare di più ed esprimere la propria opinione su un argomento. Fare domande che forniscono una risposta concisa sì o no renderà la conversazione noiosa.- Ad esempio, se stai parlando con qualcuno della tua attività, potresti chiedere: "Come ti senti riguardo a un nuovo progetto?"
- Se vuoi saperne di più sui pensieri di una persona su un argomento, prova a inviargli un messaggio del tipo "Sono d'accordo con te, ma perché la pensi così?"
Evita di inviare risposte dure o di una sola parola. I messaggi di testo dovrebbero essere relativamente brevi, ma una risposta brusca o frettolosa può trasmettere il messaggio che sei arrabbiato o arrabbiato con la persona. Se stai rispondendo al messaggio di qualcuno, inviagli una risposta significativa contenente almeno 1 o 2 frasi.- A volte è perfettamente accettabile rispondere "OK" se ha senso nel contesto. Tuttavia, evita di inviare di nuovo la parola "K", perché ti sembra burbero e scortese.
Consigli: Se di solito dai risposte brevi, puoi continuare a farlo.
Usa la punteggiatura e gli emoji per trasmettere il tono. A causa della natura oggettiva dei messaggi di testo, le persone possono comprendere il tono o le emozioni attraverso un linguaggio conciso. Puoi comunicare chiaramente le tue idee usando la punteggiatura e gli emoji se il tuo messaggio sembra vago.
- Ad esempio, potresti rispondere: "Lo so, grazie. :) "allora il testo non ti fa sentire infastidito o brusco con la persona.
- A volte, l'uso dei punti ti fa sentire come se fossi arrabbiato. Ad esempio, è più comodo dire "No, non c'è" invece di dire "No. Non ha".
Rivedi il messaggio prima di inviarlo. Prima di inviare il messaggio, dovresti controllare rapidamente. Verifica la presenza di errori di battitura e assicurati di trasmettere il messaggio giusto e di utilizzare il tono corretto.
- Una volta inviato il messaggio, non puoi recuperarlo! Quindi è meglio fare un rapido controllo prima di inviare.
Non inviare il successivo batch di messaggi. Gruppi di notifiche e thread di messaggi di testo possono infastidire e frustrare gli altri. Invia una risposta che includa tutto ciò che vuoi dire, invece di inviare molti brevi messaggi.
- È anche normale inviare un messaggio aggiuntivo se dimentichi la mente o hai bisogno di chiarire qualcosa.
- Se qualcuno non risponde a 2 messaggi di seguito, probabilmente non vuole parlare con te o non è al telefono. In ogni caso, dovresti dare loro il tempo e lo spazio per rispondere.
Chiedi una telefonata se la conversazione diventa troppo complicata per mandare SMS. I messaggi di testo dovrebbero essere brevi e concisi. Se la chat di testo inizia a diventare troppo goffa al punto che non puoi esprimere correttamente i tuoi pensieri, chiedi se la persona può chiamarti in modo da poter parlare in dettaglio o discutere i tuoi pensieri in modo appropriato. Dichiarazione di tesi completa.
- Prova a scrivere in questo modo: "Sarà più facile spiegare al telefono. Puoi chiamarmi, grazie! "
Metodo 2 di 3: chatta direttamente con qualcuno
Ascolta attentamente quando qualcuno ti parla. Ogni volta che qualcuno ti parla, guarda negli occhi e presta attenzione a quello che dice. Questo mostra che stai ascoltando e comprendendo quello che stanno dicendo.
- Presta la massima attenzione all'oratore in modo che si senta a suo agio a parlare con te.
- Avvicinati o chiedi al tuo partner se puoi trasferirti in un luogo più tranquillo se hai difficoltà a sentire chiaramente.
Presta attenzione ai segnali non verbali dell'oratore. Il linguaggio del corpo può trasmettere più delle semplici parole di una persona. Mentre qualcuno sta parlando, osserva il suo linguaggio del corpo per vedere come dovresti rispondere.
- Ad esempio, se qualcuno continua a guardarsi intorno o a girare i piedi avanti e indietro, potrebbe essere preoccupato o spaventato. Chiedi loro se stanno bene invece di rispondere a quello che dicono.
- Dovresti anche ascoltare il modo in cui parlano. Se parlano ad alta voce o sono offensivi, probabilmente sono arrabbiati o arrabbiati per la conversazione. Avrai bisogno di un approccio diverso quando rispondi per evitare ulteriore stress.
Evita di rispondere mentre qualcuno sta parlando. Se sei troppo eccitato o entusiasta di rispondere prima che qualcuno finisca di parlare, se ne accorgerà e potrebbe essere turbato. Aspetta che abbiano finito di parlare e tu abbia sentito tutto quello che vogliono dire prima di dare qualsiasi risposta.
- Sarebbe scortese interferire con i tuoi pensieri mentre qualcun altro sta parlando.
Consigli: Ascolta e tieni a mente i punti principali a cui intendi rispondere mentre qualcuno sta parlando, ma non ignorare quello che dice dopo in modo da poter dare risposte più intelligenti o più veloci. veloce.
Aspetta che finiscano di parlare prima di parlare. Quando parli con qualcuno, lascia che finisca i suoi pensieri prima di rispondere. In questo modo, conoscerai tutti i fatti e le informazioni che vogliono trasmettere in modo da poter dare risposte perspicaci e perspicaci.
- A volte le persone aggiungono un po 'più di informazioni dopo aver finito di parlare. Ad esempio, potrebbero dire: "Oh aspetta, ho dimenticato di dirlo". Lascia che dicano tutto quello che vogliono dire.
Pensa alla risposta in modo da poter parlare con sicurezza. Prima di rispondere, prenditi un momento per considerare tutte le informazioni che già conosci. Se dai una risposta fuori tema, l'altra persona penserà che non stavi davvero ascoltando ciò che ha detto.
- Prendersi un momento per pensare a come rispondere garantisce anche una risposta intelligente.
Fai domande se hai bisogno di spiegazioni o maggiori informazioni. Se non riesci a sentire o capire ciò che qualcuno sta dicendo, non cercare di rispondere con incomprensioni o idee sbagliate. Chiedi loro cosa hanno detto o cosa intendevano in modo da poter rispondere di conseguenza.
- Se non sei sicuro delle intenzioni di qualcuno o desideri che spieghi il suo vero significato prima di rispondere, fai una domanda aperta: "Cosa intendi?"
- Va bene chiedere di nuovo a qualcuno se non riesci a sentire o a comprendere appieno ciò che ha detto.
Parla in modo diretto e chiaro quando rispondi. Dopo aver valutato le informazioni ottenute e pensato a quello che vuoi dire, parla in modo chiaro e sicuro. Non usare un linguaggio ambiguo o conflittuale per cercare di apparire più veloce o più intelligente. Le persone apprezzano la verità, quindi dai un feedback onesto per dimostrare che ci tieni a loro e che li capisci.
- Assicurati che stiano prestando attenzione in modo da non doverli ripetere.
- Sappi se qualcun altro vuole parlare e dagli la possibilità di parlare.
- Lascia che l'altra persona risponda a ciò che hai detto. Non lasciare o terminare la conversazione perché hai avuto la possibilità di parlare.
Sii preparato quando qualcuno si oppone. Anche se hai considerato quello che vuoi dire, c'è sempre la possibilità che qualcuno si opponga alle tue parole. Va bene anche questo! Sii preparato nel caso qualcuno discuti o cerchi di disprezzare ciò che dici.
- Mantieni la calma e non arrabbiarti se qualcuno cerca di provocarti.
- Lascia che gli altri confermino le loro convinzioni e opinioni. Non cercare di costringerli ad accettare il tuo punto di vista.
Metodo 3 di 3: feedback tramite posta elettronica
Rispondi alle e-mail entro 48 ore. Una risposta tempestiva alle e-mail è importante per dimostrare cortesia e professionalità.Non è necessario che tu risponda immediatamente, ma dovresti rispondere entro almeno 2 giorni.
- Se l'email è irrilevante per te o per errore, rispondi al mittente per fargli sapere che ha inviato la persona sbagliata.
Usa un saluto professionale nell'email di risposta. L'email è spesso più formale dei messaggi di testo o delle telefonate. Rispondi con "Ciao" o "Ciao" davanti al nome di una persona per avviare correttamente l'email.
- Se la persona a cui stai rispondendo ha un saluto particolare o desidera che tu la chiami per nome, fai come richiesto. Ad esempio, se vogliono che tu li chiami con un nome breve, come "Bob" invece di "Robert", usa quel nome.
Limita l'uso dei punti esclamativi. La risposta deve contenere grammatica, ortografia e punteggiatura corrette. Tuttavia, usare troppi punti esclamativi potrebbe farti sembrare insincero o eccessivamente aggressivo. Evita di usarli a meno che non sia appropriato.
- I punti esclamativi sono un ottimo modo per congratularsi con qualcuno o trasmettere entusiasmo, ma se abusati, saranno inefficaci.
Evita i caratteri difficili da vedere quando invii email. Scegli un carattere di base per rendere professionale la tua e-mail. Non utilizzare un carattere colorato o un carattere tipografico come Comic Sans quando invii email di feedback.
- Una scelta di base è una dimensione di 10 o 12 per il carattere Arial o Times New Roman.
Presta attenzione al destinatario nell'e-mail di risposta. A volte, è utile includere qualcun altro nella risposta in modo da poterlo includere nella discussione. Tuttavia, inviarlo a un consulente o a un collega non imparentati sconvolgerà o farà arrabbiare la persona a cui stai rispondendo.
- Se è necessario includere qualcun altro nell'e-mail, utilizzare la funzione "BCC", il che significa inviare e-mail a molte persone, ma le informazioni su quelle persone rimarranno private.
Definisci a chi vuoi rispondere in un'email di gruppo. Se la risposta a tutti i membri del gruppo è stata la risposta giusta, scegli "Rispondi a tutti" quando lo rispedisci. Tuttavia, se hai bisogno di chiedere o chiarire un argomento o un problema specifico con una persona, invialo direttamente a quella persona.
- Se c'è un grande gruppo di persone in un'e-mail ma devi rispondere solo a poche persone, puoi semplicemente scegliere di rispondere a quelle persone.
Evita di inviare un'email di ringraziamento a meno che non sia necessario. Non sarà necessaria una breve email che non sia utile per una conversazione. A meno che il mittente non ti chieda di confermare di aver ricevuto e compreso l'e-mail, l'invio di e-mail di "Grazie" sarà inutile e fastidioso.
Consigli: Se qualcuno ti invia un messaggio "visualizzato", conferma di aver ricevuto l'email facendo clic sul messaggio per inviare loro una notifica.
Leggi di nuovo l'email e controlla il destinatario prima di inviarla. Errori di ortografia o grammaticali possono rendere la tua posta non professionale. Prima di inviare, rileggere la risposta per un momento. Controlla l'ortografia e la grammatica corrette e assicurati di inviare la persona giusta.
- Non dipendere dal controllo ortografico per trovare tutti gli errori!
- Prova a leggere l'e-mail ad alta voce prima di inviarla in modo da poter ascoltare chiaramente il contenuto.
- Le applicazioni oi programmi di posta elettronica spesso compilano automaticamente gli indirizzi di posta elettronica durante la digitazione nei campi dei dati del destinatario, il che può causare l'invio accidentale di messaggi di posta elettronica alla persona sbagliata.
