Autore:
Laura McKinney
Data Della Creazione:
8 Aprile 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Hai bisogno di scrivere una lettera di lavoro professionale ed educata? La maggior parte dei messaggi di lavoro sono preformattati e facili da copiare, devi solo modificare il contenuto del messaggio. La posta aziendale deve sempre includere la data, le informazioni sul mittente, il destinatario e alcuni paragrafi nel corpo del messaggio. Se desideri scrivere un'immagine, segui i passaggi seguenti e correggi i punti necessari per adattarli agli standard della tua azienda.
Passi
Parte 1 di 4: messaggio di apertura
Comprendi il formato. Non importa di cosa tratta la tua lettera, ci sono alcuni standard per l'aspetto della lettera che devi seguire. Le lettere commerciali devono essere digitate e scritte con un carattere popolare come Arial o Times New Roman. È necessario evidenziare manualmente i paragrafi nei messaggi. Ciò significa che inizi un nuovo paragrafo digitando due volte il tasto "Invio". Non utilizzare il comando di rientro per evidenziare i paragrafi.
- Lascia il margine di circa 2 cm su tutti i bordi.
- Anche le e-mail dovrebbero essere scritte con caratteri popolari. Non utilizzare caratteri che imitano la scrittura a mano o che siano colorati, ad eccezione del bianco e nero nella posta di lavoro.
Scegli il tipo di carta corretto. La lettera di lavoro deve essere stampata su carta di formato 22 x 28 cm ("formato lettera"). Se non sei negli Stati Uniti, puoi utilizzare carta in formato A4. Alcuni contratti lunghi possono essere stampati su carta di 22 cm x 36 cm ("formato legale").- Se si stampa per posta, è necessario stamparlo su carta intestata aziendale. Ciò conferisce alla lettera un aspetto più professionale e fornisce anche il logo e le informazioni di contatto della tua azienda.
Fornisci informazioni sulla tua azienda. Fornire il nome e l'indirizzo dell'azienda, in cui ogni parte dell'indirizzo è scritta su una riga diversa. Se sei un titolare o un lavoratore autonomo, sostituisci il nome dell'azienda con il tuo nome o scrivi sopra il tuo nome.- Se la tua azienda ha una carta intestata predefinita, puoi usarla invece di digitare il nome e l'indirizzo dell'azienda.
- Se stai digitando l'indirizzo da solo, dovresti allinearlo a destra oa sinistra nella parte superiore della pagina, a seconda delle tue preferenze e di quelle della tua azienda.
- Se invii posta a livello internazionale, digita il nome del paese in lettere maiuscole.
Aggiungi la data. La scrittura della data completa è la scelta più professionale. Ad esempio, puoi scrivere "1 aprile 2012" o "1 aprile 2012". La data deve essere giustificata a sinistra, poche righe sotto l'indirizzo del mittente.- Se la tua lettera viene scritta entro pochi giorni, indica la data in cui hai terminato la lettera.
Fornisci le informazioni sul destinatario. Scrivi il nome completo del destinatario, il titolo (se presente), il nome dell'azienda e l'indirizzo postale e dividi queste informazioni in righe separate. Se necessario, aggiungi un numero di riferimento. Le informazioni sul destinatario devono essere giustificate da poche righe sotto la data.
- È meglio inviare una lettera a una persona identificata. In questo modo la persona a cui invii il messaggio può rispondere al tuo messaggio. Se non conosci il nome della persona a cui inviare la posta, fai un piccolo controllo. Puoi chiamare la loro azienda per chiedere il nome e il titolo esatti della persona.
Scegli un saluto. Un saluto è un punto di rispetto per il destinatario del messaggio e quale saluto viene utilizzato dipende dal fatto che tu conosca la persona a cui stai inviando il messaggio, quanto la conosci e quanto sia solenne la lettera. . Puoi considerare le seguenti opzioni:
- "A chi può interessare" (A coloro che sono coinvolti) solo quando Non sai a chi, soprattutto a chi vuoi inviare il messaggio.
- Se non conosci il destinatario della tua posta, iniziare con "Gentile Signore / a" (Gentile Signore / a ") è un'opzione sicura.
- È inoltre possibile utilizzare il titolo e il nome del destinatario, ad esempio "Dear Dr. Smith" (Dear Professor Smith).
- Se conosci bene il destinatario della posta e hai uno stretto rapporto con lui, puoi chiamarlo per nome, ad esempio "Cara Susanna".
- Se non sei sicuro del sesso del destinatario del messaggio, digita semplicemente il nome completo, ad esempio "Caro Kris Smith" (Ciao Kris Smith).
- Non dimenticare di digitare una virgola dopo il saluto o due punti dopo "A chi può interessare".
Parte 2 di 4: composizione del contenuto del messaggio
Dritto al problema. Il tempo è denaro, come dice la massima, la maggior parte degli imprenditori odia perdere tempo. Pertanto, il contenuto della lettera dovrebbe essere presentato in modo breve e professionale. Scrivi una lettera in cui il destinatario possa leggerla rapidamente andando dritto al punto e riassumendo la tua opinione nel primo paragrafo. Ad esempio, potresti sempre iniziare con "Ti scrivo riguardo a ..." (gli sto scrivendo riguardo a ...) e iniziare da lì.
- Non usare un linguaggio strutturato, colpi grossi o frasi lunghe e rotonde: dovresti comunicare ciò che devi dire nel modo più conciso e chiaro possibile.
- Esprimilo in modo convincente. Sembra che la maggior parte dello scopo di scrivere una lettera sia persuadere il lettore a fare qualcosa: cambiare idea, correggere un errore, inviare denaro o intraprendere un'azione. Cerca di persuadere il destinatario del messaggio a fare ciò che desideri.
Usa il pronome persona. Idealmente, dovresti usare i pronomi persona "I" (I), "noi" (noi) e "tu" (tu) nella tua lettera. Descrivilo come "io" (me) e chiama il lettore "tu" (amico / nonno / nonna / fratello / sorella).
- Nota se stai scrivendo per conto di un'organizzazione. Se offri prospettive di crescita alla tua azienda, dovresti usare "noi" (noi) per far sapere ai lettori che parli a nome dell'azienda. Se scrivi della tua opinione personale, usa "I" (me).
Scrivi in modo chiaro, conciso e conciso. Fai sapere ai tuoi lettori esattamente cosa vuoi dire. I lettori risponderanno rapidamente al tuo messaggio solo se il contenuto del messaggio è chiaro. In particolare, se vuoi che i lettori traggano conclusioni o agiscano in risposta alla tua lettera, diglielo. Spiega la tua tesi nel modo più conciso.
Usa frasi attive. Quando descrivi una situazione o fai una richiesta, usa attivo piuttosto che passivo. Le frasi passive possono rendere la tua lettera oscura o non specificare la persona coinvolta. Inoltre, la frase attiva è semplificata e più semplice. Per esempio:- Frase passiva: gli occhiali da sole non sono progettati o fabbricati tenendo conto della loro durata.
- Dichiarazione proattiva: la tua azienda progetta e produce occhiali da sole indipendentemente dalla loro durata.
Sii adeguatamente aperto. Le lettere sono scritte da esseri umani e indirizzate agli esseri umani, quindi evita le scritte rigide se possibile. Non puoi costruire una nuova relazione con una lettera non personale e la mancanza di apertura. Tuttavia, evita di usare un linguaggio colloquiale o gergo come le frasi "sai" (sai), "voglio dire" (intendo) o "voglio" (voglio fare - abbreviazione di "voglio"). grande'). Mantieni un tono serio ma amichevole ed entusiasta.- Se conosci bene il destinatario, dovresti rivolgergli una riga di auguri in modo informale.
- Usa il tuo giudizio quando decidi in che misura esprimerti. A volte un po 'di umorismo può aiutarti a concludere un affare di successo, ma fai attenzione quando prenderlo in giro può essere un errore.
Gentile e cortese. Anche se scrivi una lettera per lamentarti o esprimere preoccupazioni, puoi comunque essere gentile. Mettiti nei panni del ricevente e trova le idee che ti vengono in mente, in modo sensato affinché i lettori vedano che sei sempre entusiasta e disposto ad aiutare.
- Ad esempio, potresti presentare un reclamo duro come questo: "Penso che i tuoi occhiali da sole siano cattivi e non li comprerò mai più". Tuttavia, puoi scrivere in modo più cortese: " Sono deluso dal prodotto di occhiali da sole della tua azienda e ho intenzione di acquistare occhiali altrove in futuro.
Utilizza il modello di intestazione "seconda pagina" per pagine aggiuntive. La maggior parte delle lettere commerciali dovrebbe essere breve su una pagina. Ma se il problema di cui parli è più lungo, come un contratto o una questione legale, potresti aver bisogno di qualche pagina in più. Utilizzare il modello di carta intestata "seconda pagina", che di solito ha un indirizzo abbreviato e lo stesso tipo di carta della carta intestata della prima pagina.
- Numerazione delle pagine nella parte superiore della pagina con la seconda pagina e le successive. Puoi anche aggiungere nomi e date dei destinatari.
Riepilogo dei contenuti. Nel paragrafo finale, riassumi i punti principali e indica chiaramente i passaggi del tuo piano d'azione o cosa aspettarti dal destinatario del messaggio. Nota che il destinatario potrebbe contattarti per chiedere o parlare, ringraziarlo per il loro interesse per la lettera e per il tuo problema. annuncio pubblicitario
Parte 3 di 4: lettere finali
Scegli la frase finale. La conclusione, come un saluto, mostra il rispetto del destinatario e il grado di solennità della lettera. "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" di solito è una scelta sicura; potresti prendere in considerazione altre opzioni come "Cordialmente", "Rispettosamente" (Cordiali saluti), "Saluti" e "Cordiali saluti" (Cordiali saluti). Puoi anche scegliere un finale leggermente meno formale ma professionale come "Tutto il meglio", "I migliori auguri". , "Cordiali saluti" e "Grazie" e "Grazie". Usa le virgole dopo la frase.
Cartello. Lascia circa quattro righe vuote, quindi firmalo. Firma la tua firma dopo aver stampato la lettera o se la invii per e-mail, scansiona l'immagine della tua firma e incollala in questa parte del messaggio. Dovresti scegliere l'inchiostro blu o nero per la firma.
- Se stai firmando una lettera per conto di qualcuno, scrivi "pp:" davanti alla tua firma. "Pp" sta per "per procurationem" (come "per agenzia" o "per conto di").
Digita il tuo nome e le informazioni di contatto. Sotto la tua firma, digita il tuo nome completo, titolo, numero di telefono, indirizzo e-mail e tutti i possibili metodi di contatto. Ogni informazione è scritta su una riga separata.
Aggiungi l'abbreviazione del dattilografo. Se qualcun altro oltre a te ha digitato la lettera, dovresti includere le iniziali di questa persona sotto la firma. A volte venivano incluse le iniziali della persona che ha scritto la lettera. Pertanto, è importante distinguere tra la persona che ha scritto la lettera e quella che ha digitato la lettera.
- Ad esempio, se hai appena aggiunto le iniziali del dattilografo, scrivile in lettere minuscole: mj
- Se aggiungi le abbreviazioni dello scrittore, scrivile in maiuscolo e l'abbreviazione del dattilografo in minuscolo: RW: mj. Puoi anche usare una barra tra le due abbreviazioni: RW / mj.
Annotare i documenti allegati. Se stai allegando un documento in modo che il destinatario possa vederlo, annotalo poche righe sotto le tue informazioni di contatto, annotando il numero e il tipo di documento. Ad esempio, potresti scrivere: "Allegati (2): curriculum, brochure" ("Allegato (2): curriculum, brochure").
- È anche possibile abbreviare "Enclosures" come "Enclosures". o "Enc.".
Aggiungi destinatari. Se invii una copia della lettera a un'altra persona, dovresti includere il nome di questa persona nella lettera. Puoi annotare digitando "cc:" sotto la riga "Allegati", "cc" sta per "copia di cortesia", con il nome e il titolo della persona ("cc" per "Copia carbone" (copia carbone) quando la lettera è digitata su carta carbone).
- Ad esempio, scrivi: "cc: Mary Smith, Vice President of Marketing" ("Gentile: Mary Smith, Deputy Marketing Manager").
- Se desideri aggiungere un altro destinatario, digita il nome di una seconda persona direttamente sotto il nome della prima persona e non è necessario "cc:".
Parte 4 di 4: fatto
Modifica il tuo messaggio. L'aspetto è l'elemento chiave per uno scrittore di lettere professionista. Sicuramente il lettore vedrà facilmente che sei competente e responsabile correggendo i più piccoli difetti nella lettera. Puoi eseguire il comando ortografico per controllare l'ortografia di una parola, ma puoi anche controllare leggendo attentamente la lettera prima di inviarla.
- Chiedendosi se la lettera fosse chiara e concisa. C'è un paragrafo con più di tre o quattro frasi di lunghezza? In tal caso, puoi eliminare i paragrafi non necessari.
- Se la lettera è davvero importante, puoi chiedere a un amico o collega di controllarla rapidamente. A volte bastare pochi secondi per leggere può aiutarti a individuare errori o usi goffi di parole che potresti non aver visto.
Non pinzare la posta. Se il messaggio ha molte pagine, evitare di pinzare il messaggio. Se vuoi assicurarti che le pagine siano allineate correttamente, usa la graffetta in alto a sinistra.
Mailing. Se scrivi, usa una busta aziendale. Se è disponibile la busta stampata con il logo dell'azienda, utilizzare la busta. Stampa chiaramente l'indirizzo del mittente e l'indirizzo del destinatario. Piega la lettera in tre parti, in modo che quando il destinatario apre il messaggio, la prima parte del messaggio si piega in alto e poi si apre nella piega inferiore. Assicurati di avere abbastanza timbri e poi spediscilo.
- Se ritieni che l'indirizzo scritto a mano sia macchiato e non corrisponde al tuo stile professionale, digita l'indirizzo in parole, metti la busta nella stampante e stampa l'indirizzo sulla busta.
- Se la lettera è estremamente importante e / o urgente, dovresti inviarla tramite corriere.
- Se desideri inviare il messaggio tramite e-mail, convertilo in formato HTML o salva il messaggio come PDF per mantenere il formato. L'invio di posta cartacea è migliore, però.
Consigli
- Usa una buona penna per firmare le lettere.
- Veloce. Se non puoi rispondere alla richiesta del mittente entro una settimana, informalo e fagli sapere quando possono ottenere una risposta da te.
- Concentrati sugli aspetti positivi. Parla delle cose che puoi fare, non delle cose che non puoi. Ad esempio, se non hai un articolo in magazzino, non dire al cliente che non puoi evadere il suo ordine, ma dì che il prodotto è popolare quindi la tua parte è esaurita. . Quindi dì loro quando puoi offrire loro il prodotto.
- Se scrivi una lettera con molto contenuto, dovresti prima elencare queste cose.
- Elenca tutte le cose che vuoi trattare. Non preoccuparti dell'ordine.
- Per ogni contenuto, elenca le parole chiave, esempi, argomenti e fatti.
- Rivedi il contenuto nella tua struttura in modo che sia appropriato per il tuo scopo e il tuo pubblico.
- Elimina qualsiasi problema non correlato.
- Disporre le informazioni nell'ordine migliore per il lettore.
avvertimento
- Non scrivere lettere con frasi lusinghiere. Un vero complimento è accettabile, ma se lo fai in eccesso, il lettore sentirà che lavori adulando, non in base alle tue capacità.
- Non usare toni troppo aspri e imponenti. Ricorda, stai cercando di rafforzare o avviare un rapporto professionale con una lettera commerciale.
