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• Passi
• Consigli
• Avvertenze

Le informazioni di contatto sono semplicemente insostituibili per la cooperazione e la comunicazione aziendale. Quando ricevi un biglietto da visita con le informazioni di contatto, prenditi la briga di assicurarti che finisca in un posto dove puoi trovarlo facilmente non appena se ne presenta la necessità. Non importa se possiedi un'attività in proprio o semplicemente ti muovi molto nei circoli di lavoro, mettere le cose in ordine nei biglietti da visita che ricevi può aiutarti a trovare le persone giuste molto più velocemente, il che a sua volta può fornirti maggiori vendite e più soldi nelle tue tasche. Ecco alcune idee su come conservare in modo organizzato questi stessi biglietti da visita.

Passi

1. 1 Dai un'occhiata al biglietto da visita subito dopo averlo ricevuto. Leggere attentamente un biglietto da visita e subito dopo averlo ricevuto è un ottimo modo per ricordare il nome del proprietario insieme alla sua faccia. Il modulo di domanda e la laurea sono solitamente scritti anche su un biglietto da visita, quindi ecco un altro indizio che ti dirà chi è e cosa fa.
2. 2 Trova un posto dove mettere i tuoi biglietti da visita dopo averli ricevuti. Se porti con te una borsa o un taccuino alle riunioni, metti da parte un posto in cui puoi mettere i biglietti da visita ricevuti. Ovunque tu decida di metterli, in nessun caso mettili tra i tuoi fogli di appunti o mettili in tasca: lì andranno sicuramente persi o lavati con le tue cose.
3. 3 Memorizza le informazioni di contatto delle persone sul tuo computer. Al rientro da un pranzo di lavoro, una fiera o un meeting, riponi subito tutti i biglietti da visita che ricevi in ​​un luogo sicuro. Un cassetto della scrivania o un altro posto in cui le altre persone di solito non guardano è l'ideale. Non appena hai tempo, estrai tutti i biglietti da visita raccolti nel cassetto della scrivania e inserisci tutte le informazioni di contatto da essi in Outlook, Excel, Access o anche solo in Word.
4. 4 Crea una colonna "Note" in ogni file dedicata a un biglietto da visita. Inserisci tutte le informazioni che non sono sul biglietto da visita stesso: cosa fa questa persona, quali informazioni o promettendo cooperazione ha delineato per te, quando ti sei incontrato, ecc.
5. 5 Creare una classificazione dei contatti commerciali. Dividili in quelli eccellenti, più o meno potenziali, e quelli che non ti servono quasi mai. Per fare ciò, puoi utilizzare la numerazione, dove 1 è per contrassegnare i contatti preziosi, 2 - possibili e 3 - quelli con cui è improbabile che tu abbia a che fare. Puoi anche utilizzare la codifica a colori: verde per contatti di lavoro preziosi, giallo per potenziali contatti e rosso per quelli senza speranza, rispettivamente. Scegli un'opzione comoda e memorabile per te, che ti consentirà di ricordare meglio le informazioni di contatto dei tuoi partner.
6. 6 Organizza le informazioni di contatto dei tuoi partner in modo da poterle trovare facilmente in seguito. Può essere ordinato alfabeticamente dalla prima lettera del cognome della persona o dalla prima lettera della ragione sociale; dalla prima lettera della città in cui hai incontrato questa persona (se viaggi spesso); o il settore in cui la persona lavora. Pertanto, puoi semplicemente inserire le informazioni sulla persona desiderata che ricordi nella barra di ricerca e il computer ti fornirà un elenco di contatti che soddisfano i parametri di ricerca specificati.
   • Molti programmi speciali per computer, il cui scopo è creare un database dei tuoi contatti, possono ordinare i tuoi contatti nel modo desiderato e renderli facili da trovare se improvvisamente ricordi solo alcune parole chiave da cercare. Se utilizzi uno di questi programmi, risparmierai molto tempo ordinando manualmente i biglietti da visita con i dati.
7. 7 Conserva i biglietti da visita alla vecchia maniera. Mettili in un file di indirizzi o in un porta biglietti da visita, disponibile nei negozi di forniture per ufficio.
   • Questo modo antiquato di memorizzare le informazioni di contatto, anche se si tratta solo di una pila di biglietti da visita, legati con un elastico, è una buona polizza assicurativa per l'archiviazione elettronica sul computer.
   • Dovrai decidere come preferisci ordinare i tuoi biglietti da visita: per nome, ragione sociale, ecc.
8. 8 Non appena ricevi un biglietto da visita da qualcuno, scrivi subito (entro pochi giorni al massimo) sul retro il luogo in cui hai incontrato quella persona. Quindi sicuramente non lo dimenticherai. È anche meglio scrivere brevemente sul retro di ciò di cui hai parlato in modo che in seguito, quando avrai bisogno di contattare questa persona, tu possa ricordarle dove ti sei incontrato, chiedere come stanno i bambini o ricordare qualsiasi cosa di cui hai discusso .al primo incontro.
9. 9 Pronto.

Consigli

• Se ricevi molti biglietti da visita, prendi in considerazione l'acquisto di un software che ti consentirà di ordinarli e archiviarli. Esistono scanner per biglietti da visita e programmi in grado di leggere, riconoscere e selezionare le informazioni necessarie da un biglietto da visita cartaceo. Possono farti risparmiare un'enorme quantità di lavoro digitando manualmente queste informazioni nel tuo computer.
• Se hai bisogno di saperne di più sui tuoi partner commerciali oltre ai loro nomi e numeri di telefono, cerca un software che ti permetta di archiviare e gestire grandi quantità di informazioni su clienti o partner.
• Inizia ad agire rapidamente se hai promesso qualcosa ai tuoi nuovi conoscenti o se qualcuno è interessato a te e alla tua causa.
• Non lasciare che i biglietti da visita grezzi si accumulino. Ordinali e inserisci i dati nel tuo computer almeno una volta alla settimana prima di dimenticare completamente chi hai incontrato e perché.

Avvertenze

• Se memorizzi tutte le informazioni di contatto dei clienti o dei partner sul tuo computer, ricorda di eseguire backup regolari in caso di crash del computer o del disco rigido. Se possibile, fai una copia di backup automatica delle tue informazioni.