Contenuto

• Passi
• Parte 1 di 3: Scelta dello stile e del linguaggio del memorandum
• Parte 2 di 3: Prepararsi a scrivere un promemoria
• Parte 3 di 3: scrivere un promemoria

Un memo è un modo accettato in tutto il mondo per comunicare informazioni all'interno di un'azienda. Le note di servizio possono essere utilizzate anche nella corrispondenza tra due società. Il promemoria dovrebbe essere professionale e trasmettere le informazioni in modo chiaro. Non preoccuparti se non hai mai scritto promemoria: questo articolo ti insegnerà come farlo.

Passi

Parte 1 di 3: Scelta dello stile e del linguaggio del memorandum

1. 1 Non usare un linguaggio informale. Il linguaggio del memo dovrebbe essere semplice ma formale.
   • Non scrivere una nota come "Ciao! Finalmente è venerdì! Voglio parlarvi di una questione importante".
   • Invece, scrivi questo: "Questa nota ti terrà aggiornato sullo stato di avanzamento del Progetto 319".
2. 2 Nel tuo promemoria, attieniti a un tono neutro, non essere eccessivamente emotivo e soggettivo. Fai del tuo meglio per fare affidamento su fatti e prove quando fai un reclamo.
   • Ad esempio, non dovresti scrivere così: "Penso che saremo tutti molto più felici se veniamo a lavorare il venerdì in qualunque modo vogliamo".
   • Invece, cerca se tutti i dipendenti vogliono vestirsi con abiti casual il venerdì e in che modo ciò influisce sull'etica aziendale.
3. 3 Usa frasi segnaletiche. Quando fornirai prove o citerai una fonte, assicurati di usare frasi appropriate.
   • Ad esempio: "Secondo i nostri dati, ..." o "Gli studi effettuati mostrano che ...".
4. 4 Scegli un carattere e una dimensione adatti. Il promemoria dovrebbe essere facile da leggere, quindi evita di usare caratteri troppo piccoli; 11 o 12 è la dimensione del carattere standard.
   • Dovresti anche scegliere uno stile di carattere semplice come Times New Roman. Non scrivere la tua nota in un carattere divertente o fantasioso come Comic Sans (rideranno di te se lo fai!).
5. 5 Usa campi standard. I margini di 2,5 cm sono lo standard per i promemoria, sebbene alcuni editor di testo possano includere modelli di promemoria con margini ampi (ad esempio, 3 cm).
6. 6 Le note di servizio sono scritte con un'interlinea singola. Lascia una riga vuota tra paragrafi e sezioni.
   • Non indentare i paragrafi.

Parte 2 di 3: Prepararsi a scrivere un promemoria

1. 1 Se hai bisogno di informare più persone su qualcosa di importante (al lavoro), invia loro un promemoria. Puoi anche inviarlo a una persona se il fatto che hai trasmesso informazioni deve essere documentato.
   • Tuttavia, in alcuni casi è meglio parlare solo con le persone che desideri.
   • Inoltre, alcune informazioni non possono essere trasmesse per iscritto.
2. 2 A seconda delle informazioni trasmesse, il contenuto e il formato della nota possono variare. La maggior parte dei promemoria contiene le seguenti informazioni:
   • Una nuova idea o soluzione a un problema.Ad esempio, se sai come risolvere un problema con la pianificazione dei costi degli straordinari, scrivilo in un promemoria e invialo al tuo capo.
   • Ordini. Ad esempio, l'invio di un promemoria è un modo efficace per distribuire le responsabilità in una conferenza imminente ospitata dal tuo dipartimento.
   • Rapporto. Puoi anche inviare una nota per informare i colleghi di un evento recente, o per informarli di nuove informazioni sul progetto, o per inviare una relazione sui risultati di uno studio.
3. 3 Forse stai lavorando a molti progetti e vuoi condividerli in un promemoria. Non dovrebbe farlo. Le note di servizio contengono informazioni su un problema specifico (argomento, progetto e così via).
   • Il promemoria dovrebbe essere breve, informativo e di facile lettura. Pertanto, concentrandosi su un solo argomento, ti assicuri che le informazioni vengano lette e prese in considerazione.
4. 4 Il contenuto e lo stile della tua nota dipendono dal pubblico di destinazione, quindi pensa a chi leggerà la tua nota.
   • Ad esempio, lo stile del promemoria per i tuoi colleghi sulla pianificazione di una data importante e lo stile della nota per il tuo capo con il rapporto sui progressi saranno molto diversi.

Parte 3 di 3: scrivere un promemoria

1. 1 Titolo la nota. È pratica comune nella corrispondenza commerciale ai documenti del titolo.
   • Ad esempio, nella parte superiore della pagina, scrivi "Memo" o "Memo".
   • Puoi posizionare il titolo al centro o premerlo a sinistra della pagina. È meglio guardare i promemoria ricevuti in precedenza e copiare il loro formato.
2. 2 Scrivi un titolo per la tua nota. Dovrebbe includere le seguenti informazioni:
   • A: Scrivi i nomi e i titoli delle persone a cui stai inviando la nota.
   • OT: scrivi il tuo nome e titolo.
   • DATA: Scrivere la data esatta compreso l'anno.
   • ARGOMENTO: Fornire una descrizione breve ma accurata di cosa tratterà la nota.
   • Tieni presente che invece di "Oggetto" puoi scrivere "Rif."
3. 3 Nell'elenco dei destinatari della nota, assicurati di includere tutte le persone a cui la invierai. Limitare i destinatari della nota alle persone interessate dalle informazioni in essa contenute.
   • Non inviare una nota a tutti nel tuo dipartimento o azienda se il problema riguarda solo poche persone.
   • Se invii note a tutti i dipendenti dell'azienda contemporaneamente, verranno bombardati da note e non le leggeranno attentamente o non le leggeranno affatto.
4. 4 Nell'elenco dei destinatari della nota, includi nomi e titoli completi. Anche se hai una gamba corta con il tuo capo, è meglio attenersi a un tono formale nella corrispondenza d'affari. Ad esempio, puoi chiamarlo "Vladimir" quando vai nel suo ufficio, ma nel tuo promemoria, fai riferimento a lui come "Mr. Dmitriev" o "Vladimir Nikolaevich".
   • Tienilo a mente quando elenchi i destinatari della nota: includi il nome completo e il titolo.
5. 5 Se stai inviando una nota a qualcuno di un'altra azienda, è molto importante determinare la forma corretta per contattarli. Prenditi il ​​tempo necessario per trovare informazioni su questa persona; molto probabilmente, questo può essere fatto sul sito web della sua azienda.
   • Ad esempio, se la persona ha un dottorato, assicurati di includerlo.
   • Inoltre, assicurati di trovare la posizione che occupa questa persona e includila nella tua nota.
6. 6 Pensa all'oggetto della tua nota. Dovrebbe essere conciso e diretto.
   • Ad esempio, "Nuovi clienti" è un argomento piuttosto vago e se qualcuno vuole trovare la tua nota in pochi giorni o settimane, allora avrà difficoltà a farlo.
   • L'argomento migliore è: "Rapporto espansione clienti".
7. 7 Di norma, i saluti non sono scritti nei promemoria di servizio. Ma, se lo desideri, puoi iniziare il testo della nota con "Caro signor Dmitriev" o "Cari colleghi".
   • La nota deve essere breve e informativa, quindi il saluto può essere omesso.
8. 8 Scrivi la parte introduttiva della nota. In esso, indicare chiaramente lo scopo della scrittura e dell'invio del promemoria.
   • Ad esempio, "Sto scrivendo a...". La parte introduttiva della nota dovrebbe contenere una breve panoramica delle informazioni in essa presentate.
9. 9 La sezione introduttiva dovrebbe essere breve. Non è necessario fornire dettagli e altri dettagli in esso.
   • Crea la sezione introduttiva di diverse frasi brevi (breve paragrafo).
10. 10 Decidere lo stile di presentazione delle informazioni principali. Dovrebbe essere racchiuso in 2-4 paragrafi. Lo stile di presentazione dipenderà dalle informazioni stesse.
    • Ad esempio, puoi presentare le informazioni in ordine di importanza o secondo i processi in cui è suddiviso il tuo progetto.
11. 11 La nota di servizio deve essere suddivisa in sezioni (paragrafi) in modo che i suoi lettori possano assimilare facilmente le informazioni; inoltre, le sezioni li aiuteranno a identificare i punti importanti nella nota.
12. 12 Titolo ogni sezione; il titolo del paragrafo deve indicare chiaramente le informazioni in esso contenute.
    • Ad esempio, è possibile suddividere la nota di trasferimento dell'ufficio imminente nelle seguenti sezioni: Nuova sede dell'ufficio, Istruzioni per l'imballaggio di attrezzature e documenti e Programma di trasloco.
13. 13 La prima frase di ogni sezione dovrebbe dire ai lettori di cosa tratta questo paragrafo.
    • I singoli paragrafi o sezioni della tua nota dovrebbero concentrarsi su un punto specifico sull'argomento in esame.
14. 14 Per evidenziare punti importanti, crea un elenco o un elenco. Ciò aiuterà i lettori a concentrarsi sui punti chiave e a leggere e assorbire le informazioni più velocemente.
15. 15 La dimensione di un promemoria non deve superare le 1-2 pagine.
    • Questa è una dimensione standard dei promemoria con un'interlinea singola e una riga vuota tra i paragrafi.
16. 16 Considera di includere un paragrafo che riassuma le informazioni presentate. Nella maggior parte dei casi, questo non è necessario, soprattutto se hai scritto una breve nota.
    • Ma se le informazioni presentate sono molto complesse o se la dimensione del memo è più che standard, allora è meglio includere un piccolo paragrafo che riassuma le informazioni presentate (cioè i punti chiave).
17. 17 Assicurati di includere un paragrafo conclusivo, anche se non ritieni di averne bisogno. Considera quanto segue:
    • Quali sono gli obiettivi del promemoria? Incoraggiare i lettori a fare qualcosa? I dipendenti devono presentarsi in tempo? In tal caso, indicalo chiaramente nell'ultimo paragrafo.
    • Se non sono necessarie ulteriori azioni, scrivi la seguente conclusione: "Sarò felice di discutere questo problema" o "Se hai domande o commenti su questo argomento, sarò felice di rispondere".
18. 18 Se vuoi, metti il ​​tuo nome o la tua firma alla fine della nota (ma non è obbligatorio). Se questo è il caso, guarda i promemoria che hai ricevuto da altri dipendenti.
    • Se firmano delle note (ad esempio, "Cordiali saluti, Ivanov AA), fai lo stesso.
    • Se non vuoi firmare la nota, puoi mettere le tue iniziali alla fine del documento.
19. 19 Fai un promemoria su eventuali allegati se tabelle, grafici o report sono allegati alla nota. Per fare ciò, alla fine del documento scrivi, ad esempio, "Appendice: Tabella 1".
    • Gli allegati devono essere menzionati nel testo principale della nota.
    • Ad esempio, se stai scrivendo di un imminente trasloco in un nuovo ufficio, potresti scrivere qualcosa del tipo: "Intendiamo completare il trasloco entro la fine del trimestre. Vedere la tabella 1 allegata per un programma di trasloco dettagliato. "
20. 20 Assicurati di controllarlo prima di inviare la tua nota. Assicurati che le frasi siano grammaticalmente corrette, che non ci siano errori di ortografia o sintassi nella nota e che le informazioni siano significative.
    • Non inviare la nota dopo la prima verifica (a meno che, ovviamente, non si tratti di una nota urgente). Metti da parte il documento e controllalo di nuovo tra un'ora. Forse troverai nuovi errori e imprecisioni che ti sei perso prima.
    • Se la nota contiene informazioni riservate, controlla l'informativa sulla privacy della tua azienda e scopri il nome della persona che esaminerà la tua nota e darà il suo parere sulla sua conformità alle regole stabilite.