Contenuto

• Passi
• Metodo 1 di 1: Prepararsi per l'incontro
• Consigli
• Avvertenze

Affinché l'incontro abbia successo, è molto importante prepararsi a fondo.Le riunioni svolgono un ruolo importante nella maggior parte dei settori professionali. Segui questi passaggi per rendere il tuo prossimo incontro un successo.

Passi

Metodo 1 di 1: Prepararsi per l'incontro

1. 1 Sapere come prepararsi per una riunione è molto importante per tutti i dipendenti e soprattutto per qualsiasi manager o supervisore. Sapere quando non avere una riunione è altrettanto importante.
2. 2 Decidi che tipo di riunione organizzerai:
   • informativo
   • Creativo
   • Prendere una decisione
   • motivazionale
3. 3 Assegnare ruoli e assegnare membri. I ruoli possono essere i seguenti:
   • Lasciati guidare da
   • Assistente / organizzatore
   • Segretario (registrazione)
   • Cronometrista (tiene traccia del tempo)
   • partecipanti
4. 4 Preparare avvisi che includano la data, l'ora, l'ordine del giorno e il luogo della riunione. Invia notifiche in anticipo a tutti i partecipanti.
5. 5 Prenditi del tempo per discutere della riunione precedente (se ce n'è stata una). Pertanto, i partecipanti possono chiarire punti incomprensibili o esprimere disaccordo.
6. 6 Disporre le cose necessarie in luoghi. Predisporre tavoli e sedie in anticipo. Fornisci a ogni persona carta e penna. Metti un decanter d'acqua al centro della parola e disponi i bicchieri.
7. 7 Chiama tutti per ordinare. Questo è il momento in cui il presidente invita tutti a smettere di parlare e annuncia l'inizio della riunione. Definisci gli obiettivi. L'agenda è un elenco di argomenti che riguardano un argomento e il tempo assegnato a ciascuno di essi. Ad esempio: "1. Valutare il raggiungimento degli obiettivi precedenti (15 minuti), 2. Discutere ulteriori obiettivi in ​​ordine (20 minuti), 3. Selezionare 5 obiettivi principali (10 minuti).
8. 8 Prima dell'incontro, passa un libro mastro speciale o solo un pezzo di carta in un cerchio affinché i presenti possano scrivere i loro nomi. Questi nomi saranno programmati di minuto in minuto.
9. 9 Chiedi al segretario di scrivere i punti salienti della riunione in modo che possano essere trattati in seguito.
10. 10 Alla fine della riunione, chiedi se qualcuno ha domande su altri argomenti. Fissa una data per il prossimo incontro e annuncia la fine.

Consigli

• Il presidente è spesso nominato durante l'assemblea generale annuale. Il presidente gestisce la riunione, mantiene l'ordine e si assicura che tutti si attengano all'ordine del giorno.
• Se il presidente non è stato eletto, trova qualcuno disposto a ricoprire questo ruolo.
• Anche se l'incontro è informale, dovresti comunque inviare alle persone un preavviso della data e dell'ora. Ad esempio, puoi inviare e-mail a tutti.
• Lo stesso vale per il segretario che prende appunti.
• Queste istruzioni si applicano anche alle riunioni formali.
  • L'agenda mantiene la riunione in linea e impedisce alle persone di discutere un argomento troppo a lungo.
• È molto importante tenere traccia del tempo in modo che non ci siano controversie in futuro.

Avvertenze

• Il presidente deve essere una persona rispettata e corretta al fine di condurre con competenza una riunione.