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• Passi
• Consigli
• Avvertenze

Per la corretta organizzazione del lavoro in ufficio è molto importante disporre di un efficace sistema di contabilità e conservazione dei documenti. Indipendentemente dal numero di persone che hanno accesso ai documenti, il sistema dovrebbe essere organizzato in modo tale che tutti possano trovare il documento richiesto. Se il sistema per la registrazione e l'archiviazione dei documenti è difficile da usare, inizierai a lasciare tutti i documenti a portata di mano per paura di perderli nello schedario, a causa del quale la tua scrivania sarà piena di pile di carte.

Passi

1. 1 Scegli un sistema di archiviazione. Qualunque cosa sia, prima di tutto, deve essere logico in modo da conoscere l'esatta posizione di ciascun documento. Possibili soluzioni:
   • Alfabetico. Questo sistema funziona meglio se la maggior parte dei documenti contiene i nomi di clienti, pazienti o clienti.
   • Argomento o categorie: la maggior parte dei sistemi è organizzata per argomento o categoria, funzionano benissimo se organizzati correttamente, ma creano molta confusione se non sono organizzati correttamente.
   • Numerato / cronologico. Questo sistema funziona meglio per documenti numerati o datati come ordini di acquisto o prescrizioni.
2. 2 Usa cartelle sospese negli schedari. Le cartelle sospese non sono rimovibili, fungono da supporti per le buste che tirerai fuori dalle scatole.
3. 3 Organizza i documenti in pile in categorie. Se la pila è alta più di 5 cm suddividila in sottocategorie. Se lo stack è troppo basso, combinalo con un altro stack e rinominalo. I nomi delle pile dovrebbero consentirti di determinare facilmente a quale di esse vuoi inviare un particolare documento.
4. 4 Metti ogni pila in una busta di carta ed etichetta chiaramente. È meglio utilizzare cartelle con schede centrate piuttosto che sfalsate per dare ai tuoi documenti un aspetto più pulito.
5. 5 Metti le buste in cartelle sospese. Per la maggior parte dei documenti, andranno bene le normali cartelle sospese, ma per i documenti spessi o con sottocategorie, utilizzare le cartelle a fondo piatto. È possibile disporre le cartelle in qualsiasi ordine, ma di solito viene utilizzato un sistema alfabetico.
6. 6 Etichetta le cartelle sospese con gli stessi nomi delle buste. Disporre tutte le linguette di plastica sul lato sinistro della cartella se non si utilizza uno schedario verticale. In quest'ultimo caso, con le cartelle da sinistra a destra in un cassetto aperto piuttosto che dal davanti al dietro, posizionare le linguette a destra.
7. 7 Le cartelle e le buste di riserva devono essere piegate vicino allo schedario in modo da poter aggiungere sempre rapidamente una cartella quando si ha tra le mani un documento che non appartiene alle cartelle esistenti. Non utilizzare cartelle troppo spesse o sottili. Ricordarsi di cambiare i nomi delle cartelle quando si riorganizzano i documenti.
8. 8 Alla fine dell'anno, rimuovere tutte le cartelle, etichettare le nuove cartelle cartacee con gli stessi nomi di categoria e riporle negli schedari. Passa attraverso le vecchie cartelle per trasferire alcuni dei documenti necessari alle cartelle correnti e invia il resto all'archivio.

Consigli

• Potresti voler codificare a colori le cartelle stampando etichette colorate sul tuo computer per rendere il tuo schedario più impressionante. Ma quando devi apportare modifiche, ad esempio, aggiungere una cartella, puoi sentirti frustrato quando scopri di aver esaurito le cartelle del colore giusto e devi firmare la cartella manualmente. La semplicità è la cosa più sicura.

Avvertenze

• Non creare mai uno stack chiamato "Varie", altrimenti non classificherai mai questi documenti.
• Dopo aver organizzato un sistema di archiviazione, mantieni l'ordine nello schedario. Prenditi del tempo ogni giorno per ordinare e rimuovere i documenti dalla tua scrivania. Resisti alla tentazione di posizionare un cesto portadocumenti profondo sopra il tuo schedario, altrimenti lo riempirai e ti ritroverai con un magazzino disordinato.