Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 2: scrivere un ordine del giorno
• Crea un'agenda da zero
• Utilizzando un modello di calendario
• Parte 2 di 2: best practice per l'utilizzo di un calendario
• Suggerimenti

Una riunione ordinata richiede un'agenda ben scritta. Non lasciare che la tua riunione diventi noiosa ed efficiente come sembrano essere molte riunioni. Aderendo a un'agenda dettagliata ma flessibile, puoi mantenere la tua riunione snella e concentrata in modo da raggiungere tutti gli obiettivi della riunione nel più breve tempo possibile. Sia che tu voglia scrivere il tuo calendario, utilizzare un modello o ottenere il massimo da un calendario che hai già, vedi il passaggio 1 di seguito per iniziare!

Al passo

Parte 1 di 2: scrivere un ordine del giorno

Crea un'agenda da zero

1. Inizia dando un titolo al tuo calendario. Dalla letteratura più raffinata al foglio di calcolo più arido, quasi tutti i documenti importanti hanno bisogno di un titolo e gli ordini del giorno delle riunioni non fanno eccezione. Il titolo dovrebbe dire al lettore due cose: in primo luogo, che sta leggendo un ordine del giorno e, in secondo luogo, l'argomento di cui tratta la riunione. Quando hai deciso, metti il ​​titolo nella parte superiore del documento vuoto. Il titolo non deve essere fiorito o complicato: in un contesto aziendale, i titoli semplici e diretti di solito sono i migliori.
   • Resisti all'impulso di utilizzare caratteri separati o grandi per il tuo titolo. Nella maggior parte dei casi, ti consigliamo di utilizzare un carattere semplice e dignitoso come Times New Roman o Calibri e rendere il tuo titolo delle stesse dimensioni del resto delle lettere sul documento (o solo un po 'più grande). Ricorda, lo scopo del tuo titolo è informare i lettori su ciò che stanno guardando, non necessariamente per intrattenerli o distrarli.
2. Inserisci "Oms?’, ’vero?" e "quando?"dati nell'intestazione. Dopo il titolo, gli ordini del giorno delle riunioni di solito hanno un'intestazione che può variare in dettaglio a seconda di quanto sia formale il tuo posto di lavoro. Questa intestazione di solito è circa una riga sotto il titolo. Di solito, nell'intestazione, elenchi brevemente informazioni fattuali sulla riunione che non hanno nulla a che fare con l'argomento in discussione. In questo modo le persone che non sono presenti sapranno quando e dove è avvenuto e chi era presente. Di seguito sono riportate alcune cose che puoi aggiungere; indipendentemente dai dati che scegli, assicurati di identificare chiaramente ogni informazione (fare in modo che il testo dell'etichetta in grassetto funzioni bene qui):
   • Data e ora. Questi possono essere raggruppati insieme o in sezioni separate.
   • Posizione. Se la tua attività ha più sedi, puoi annotare l'indirizzo, ma se è presente una sola sede, puoi denominare la stanza in cui ti incontri (ad esempio, Sala riunioni n. 3).
   • Partecipanti. I titoli di lavoro sono generalmente facoltativi ma non obbligatori.
   • Persone speciali presenti. Questi possono essere ospiti speciali, oratori o leader della conferenza.
3. Scrivi una breve dichiarazione con gli obiettivi. Le riunioni che non hanno uno scopo chiaramente definito corrono il rischio di perdere tempo prezioso mentre i partecipanti decidono di cosa parlare. Salta una riga dopo l'intestazione e utilizza il testo in grassetto o sottolineato per designare la sezione degli obiettivi con un titolo come "Obiettivo" o "Obiettivo" seguito da due punti o una nuova riga. Poi descrivi, in poche frasi concise e taglienti, i punti da discutere per l'incontro. Poniti l'obiettivo di scrivere circa 1-4 frasi qui.
   • Ad esempio, se vogliamo scrivere una dichiarazione di obiettivi per una riunione di bilancio, possiamo utilizzare questi: "Obbiettivo: Elencare i principali obiettivi di bilancio per l'esercizio finanziario 2014-2015 e discutere le misure di risparmio sui costi a lungo termine. Inoltre, il direttore della ricerca e sviluppo Marcus Feldman presenterà i risultati di un recente sondaggio sulla concorrenza ".
   • Se hai mai scritto in un contesto scientifico, pensa alla dichiarazione degli obiettivi come alla sintesi dell'incontro. Stai sostanzialmente dicendo, in senso lato, ciò che deve essere discusso durante la riunione, senza entrare nei dettagli.
4. Scrivi un programma per i punti principali della riunione. Gli orari aiutano a combattere la tendenza a prolungare troppo a lungo le riunioni di lavoro. Salta una riga dopo la dichiarazione degli obiettivi, assegna al tuo programma un titolo in grassetto o sottolineato e inizia a creare orari (per abbinare i punti chiave della discussione) nel tuo programma. Per facilitare la lettura, assegna a ciascun periodo di tempo la propria riga.
   • Indicare ogni periodo di tempo con o l'ora di inizio e di fine pianificate, o la quantità di tempo che vuoi che ogni parte prenda. Scegli un sistema o l'altro e sii coerente: mescolare le cose sembra poco professionale.
   • In altre parole, si desidera contrassegnare ogni periodo di tempo con l'ora di inizio e di fine per quell'argomento di conversazione o semplicemente scrivere per quanto tempo si desidera che duri. Ad esempio, una riga di esempio potrebbe essere "14:00 - 14:05: Introduzioni e presentazione " o ’5 minuti: Introduzioni e presenza. ”Tuttavia, dovresti evitare di passare da un sistema all'altro.
5. Metti da parte del tempo nel programma per eventuali ospiti speciali. Se gli ospiti vengono alla tua riunione per discutere di argomenti importanti, ti consigliamo di dedicare del tempo alla riunione per queste persone. Assegna a ogni ospite la propria fascia oraria, anche se ha più di un argomento di conversazione. In questo modo ognuno può organizzare i propri argomenti a proprio piacimento.
   • Per evitare imbarazzanti problemi di pianificazione, contatta gli ospiti in anticipo per scoprire quanto tempo ciascuno di loro avrà bisogno sul loro argomento di conversazione.
6. Lascia del tempo extra alla fine della riunione per qualsiasi altra attività. Durante questo periodo, le persone possono chiedere spiegazioni su argomenti di conversazione confusi, esprimere le proprie opinioni, suggerire argomenti per riunioni future e fare altri commenti. Puoi rendere esplicito questo sondaggio includendolo come ultimo elemento nella tua pianificazione, oppure puoi farlo apparire tu stesso dopo l'ultimo punto della riunione.
   • Se arrivi alla fine della riunione e nessuno ha ulteriori domande o commenti, puoi sempre terminare la riunione in anticipo. Molti dei tuoi partecipanti probabilmente ti ringrazieranno per questo!
7. Puoi anche fornire una panoramica degli argomenti di conversazione. Di solito, il programma è la parte del leone dell'agenda della riunione, la parte a cui le persone guardano per guidare la discussione. Tuttavia, sebbene non sia essenziale impegnarsi in questo sforzo aggiuntivo, fornire una panoramica aggiuntiva dei punti chiave può essere molto utile per i partecipanti distratti. Uno schema ricorda ai partecipanti la disposizione delle idee presentate alla riunione e aiuta coloro che hanno difficoltà a tenere il passo con ogni argomento menzionato. Di seguito è riportato un esempio del tipo di riepilogo che probabilmente desideri utilizzare:

   • I. Voci di bilancio ad alta priorità

     • A. Budget di viaggio dei dipendenti

       B. Tariffe dei rivenditori

       • io. Negoziare un accordo migliore?

       C. Costi delle attività di lobbismo

     II. Misure per migliorare il fatturato

     • A. Contratti di servizi alternativi

       • io. Presenta le opzioni ai clienti

         ii. Ottieni feedback

       B. Reinvestimento nella tecnologia mobile

     ...e così via.

8. Controlla il calendario per errori prima di distribuirli. Poiché alcuni partecipanti possono fare molto affidamento sull'agenda della riunione, è un'ottima idea controllarla per errori prima di distribuirla. Fare questo non è solo un favore per i presenti, ma si riflette positivamente anche sulla tua attenzione ai dettagli e sul valore che hai per la tua posizione.
   • Inoltre, controllare che non ci siano errori nel tuo diario può aiutarti tempo e salvarti viso Trascorrere del tempo a spiegare un'agenda piena di errori può confondere la tua riunione ed essere imbarazzante per te, soprattutto quando sono presenti persone importanti.

Utilizzando un modello di calendario

1. Utilizza un modello incluso con il tuo elaboratore di testi. Molti programmi di elaborazione testi, come Microsoft Office, Pages per Mac e così via, dispongono di modelli standard per tutti i tipi di documenti personali e professionali, inclusi gli ordini del giorno delle riunioni. Con questi modelli puoi creare un documento dall'aspetto professionale in modo sorprendentemente rapido e semplice. Di solito questi tipi di modelli sono organizzati in sezioni logiche con un layout esteticamente gradevole: basta digitare i dati rilevanti negli spazi corrispondenti e sei a posto!
   • Sebbene ogni elaboratore di testi sia leggermente diverso, la maggior parte con l'opzione modello ti consentirà di navigare tra i modelli dalla barra dei menu nella parte superiore della finestra del programma.
   • Se il tuo elaboratore di testi può utilizzare modelli, ma non dispone di modelli di agenda per riunioni appropriati, puoi scaricarne uno dal sito Web dell'autore del programma. I modelli per Microsoft Word, ad esempio, sono disponibili su office.microsoft.com, mentre i modelli per Pages per Mac possono essere trovati nell'App Store di Apple.
2. Puoi anche scaricare un modello da una fonte esterna. Se il tuo elaboratore di testi non viene fornito con modelli di calendario per impostazione predefinita e non puoi ottenerli sul sito ufficiale, non preoccuparti: ci sono molti modelli gratuiti disponibili online. Una semplice ricerca sul tuo motore di ricerca preferito per, ad esempio, "modello di agenda della riunione" ti darà dozzine di risultati pertinenti. Tuttavia, poiché non tutti questi risultati provengono da fonti ufficiali e affidabili, è importante fare una distinzione quando si scelgono i modelli da utilizzare. Di seguito sono riportati alcuni siti esterni che potresti voler visitare:
   • Salva modelli di Word: questo sito professionale offre molti modelli di qualità per Microsoft Word.
   • Modelli di Word online: un'altra grande risorsa per i modelli di Word. Tuttavia, questa pagina offre solo poche scelte.
   • iWorkCommunity: un buon modello di calendario per Pages. Tuttavia, questo modello è per le versioni precedenti di Pages (prima del 2009).
   • L'App Store ha anche tantissimi modelli per Pages. Sfortunatamente, non tutti questi sono disponibili gratuitamente.
3. Compila i campi nel tuo modello. Una volta trovato un modello adatto nel tuo elaboratore di testi o scaricato uno che ti piace, tutto ciò che devi fare è compilare il modello con le informazioni necessarie. La maggior parte dei modelli avrà aree chiaramente contrassegnate in cui digitare nomi, orari, argomenti di conversazione, titoli di sezioni e così via. Compila tutti i campi pertinenti per completare la tua agenda e controlla successivamente la presenza di errori nel tuo lavoro. Per quanto utili possano essere i modelli di calendario, non ti proteggono da errori di ortografia, grammatica e fatti.
   • Non lasciare alcun campo vuoto. Niente sembra più amatoriale di, diciamo, una riga in un programma che dice solo "Digita qui". Se per qualche motivo ci sono parti del modello che non vuoi compilare, cancellale invece di lasciarle vuote.
4. Apporta piccole modifiche per adattare il tuo calendario alle tue esigenze. I modelli di agenda delle riunioni possono essere molto utili, ma non c'è motivo per cui dovresti attenersi esattamente allo stile e al layout del calendario predefinito. Sentiti libero di apportare modifiche al contenuto e allo stile del modello come meglio credi per assicurarti che il tuo calendario soddisfi gli standard che la tua azienda ha stabilito per te e che hai impostato per la riunione.
   • Ad esempio, se ritieni che un particolare modello abbia un bell'aspetto, ma la sua intestazione è così lunga da distrarre, sentiti libero di eliminare tutte le sezioni non necessarie dell'intestazione come ritieni opportuno, purché lo faccia in modo tale che il layout del documento non è rovinato o l'agenda sembra brutta.

Parte 2 di 2: best practice per l'utilizzo di un calendario

1. Seleziona prima gli argomenti più importanti. Quando si programmano le riunioni, di solito è buona norma mettere l'argomento più importante all'inizio del programma. Con questo si ottengono due cose. In primo luogo, consente a tutti di discutere di questi importanti argomenti quando sono al limite e non ancora stanchi all'inizio della riunione. In secondo luogo, nel caso in cui la riunione finisca prematuramente o alcuni partecipanti debbano andarsene prima della fine, garantisce che gli argomenti importanti siano già stati discussi.
   • Le riunioni non vanno sempre come previsto. Se alla fine di una riunione vengono ignorati argomenti piccoli e non importanti, potresti essere in grado di risolverli da solo o pianificare un'altra riunione in un secondo momento. Tuttavia, se non sei in grado di trattare i principali argomenti di conversazione, il tuo incontro non è riuscito a raggiungere parte dell'obiettivo, il che può essere sia frustrante che imbarazzante per te. Mettere gli argomenti più importanti in cima alla tua pianificazione previene soprattutto questo problema.
2. Attenersi alla pianificazione del calendario, ma essere flessibili. Quando si pianifica e si conduce una riunione, uno dei maggiori pericoli è che impiega più tempo del previsto. I dipendenti di solito ne hanno uno antipatia riunioni che sono troppo lunghe, e giustamente, in quanto possono essere incredibilmente noiose e impedire alle persone di svolgere invece un lavoro vero. Per mantenere la tua riunione nei tempi previsti, tieni d'occhio l'orologio e, se ne hai la possibilità, procedi educatamente dicendo qualcosa del tipo: "Dobbiamo davvero passare all'argomento successivo se vogliamo uscire da qui in tempo. "
   • Tuttavia, le riunioni spesso non vanno secondo i piani, quindi dovresti essere pronto a compensare se una parte della riunione richiede più tempo di quanto desideri. Sii flessibile nel discutere il più possibile nel tempo limitato che hai per la tua riunione. Ad esempio, se una parte della riunione è in ritardo, puoi tagliare la discussione per altre parti della riunione o omettere del tutto parti relativamente poco importanti della riunione per assicurarti che termini in tempo.
3. Inizia a scrivere la tua agenda molto prima della riunione. Sebbene i calendari non siano necessariamente importanti quanto altri tipi di documenti aziendali (come rapporti, fogli di calcolo di dati, diapositive di presentazione, ecc.), Vuoi comunque che il tuo calendario appaia professionale e liscio, soprattutto se lo condividi con i tuoi colleghi durante il riunione riunione. Per assicurarti di avere abbastanza tempo per produrre un documento di qualità, inizia a scrivere il tuo diario il prima possibile.
   • Iniziare presto offre anche il vantaggio di ricevere feedback sull'agenda della riunione. Condividere una versione preliminare del tuo calendario con colleghi o supervisori e chiedere il loro contributo può aiutarti a correggere i difetti e ad aggiungere dettagli mancanti che prima non c'erano. Se aspetti fino all'ultimo secondo per scrivere il tuo calendario, potresti non avere il tempo di chiedere questo feedback.
   • Sebbene tu possa cavartela scrivendo gli ordini del giorno per una riunione quotidiana regolare il giorno prima della riunione, possono essere necessarie settimane per prepararsi a una riunione importante.
4. Condividi l'agenda con i partecipanti alla riunione. Per assicurarti che tutti vengano alla riunione con piena conoscenza dell'argomento da discutere, dovrai condividere in anticipo l'ordine del giorno con tutti. A seconda della cultura aziendale in cui lavori, ciò potrebbe significare stampare diverse copie e distribuirle personalmente o semplicemente inviare il calendario tramite posta elettronica come allegato. Comunque distribuisci il tuo calendario, assicurati che sia privo di errori tecnici prima di inviarlo.
   • A seconda dell'importanza della riunione, probabilmente vorrai dare ai partecipanti l'ordine del giorno almeno un'ora o due prima della riunione. Per riunioni grandi e importanti, potrebbe essere necessario inviare l'ordine del giorno con un giorno o più di anticipo.
   • Poiché le persone sono spesso occupate o smemorate, è un'idea intelligente portare alcune copie extra dell'agenda alla riunione nel caso qualcuno dimentichi la loro.

Suggerimenti

• Se qualcuno non può partecipare alla riunione, prendi in considerazione la creazione di una sezione "Annunciato assente" all'inizio dell'ordine del giorno, oppure lascia uno spazio per questo e semplicemente annuncialo durante la riunione.
• Una risorsa eccellente per uno produttivo riunione utilizza "DARV": obiettivi, ordine del giorno, ruoli e responsabilità. Prima di tutto, la tua riunione dovrebbe averne uno obbiettivo avere. Se stai solo tenendo una riunione per fornire informazioni, non sprecare il tempo delle persone con una riunione. Invia loro una newsletter. L'obiettivo dovrebbe avere una componente attiva e, se possibile, un prodotto da mostrare: "Fissare gli obiettivi trimestrali per la squadra". L'agenda è un elenco di argomenti che affronterai per raggiungere tale obiettivo, con un limite di tempo per mantenerti in carreggiata. Ad esempio, "1. Controlla lo stato degli obiettivi dell'ultimo trimestre (15 minuti), 2. Qualsiasi altro suggerimento aziendale per gli obiettivi (20 minuti), 3. Seleziona i 5 obiettivi principali (10 minuti), ecc." Per i ruoli e le responsabilità, si determina chi conduce la riunione, chi prende appunti e chi assegna le attività che risultano dalla riunione.
• Se la tua azienda ha un modulo speciale per i calendari, utilizza questo modulo come modello. Per alcuni luoghi, attenersi alla formula è essenziale.
• A seconda di ciò che preferiscono i tuoi colleghi, può essere utile avere una scadenza entro la quale le persone propongono idee per l'agenda. Indica una data e un'ora di chiusura e rispettale. Fai spazio per le aggiunte in cui migliorano il calendario o quando gli eventi sostituiscono il tuo calendario originale.