Invia un'e-mail a un servizio clienti

Video: Send a mass email to specific customers in Paythepoolman (New Options)

Contenuto

Al passo
Parte 1 di 3: visualizzazione del sito web
Parte 2 di 3: scrivi l'e-mail
Parte 3 di 3: sii educato
Avvertenze

Alcune persone trovano difficile inviare un'e-mail al servizio clienti di un'azienda. Come si compone una lettera del genere sotto forma di e-mail, quando in passato veniva davvero messa su carta? Quali tipi o protocolli si applicano quando si pone una domanda a un servizio clienti? Sebbene ciò possa variare in base al settore, alla regione e alla cultura, esistono alcune linee guida generali per garantire che la tua email venga ricevuta correttamente dal servizio clienti.

Al passo

Parte 1 di 3: visualizzazione del sito web

Cerca la risposta. Prima di scrivere un'e-mail al team del servizio clienti di un'azienda, assicurati che la risposta non sia solo sul sito web. Molte aziende pubblicano le risposte alle domande frequenti su una pagina speciale del loro sito Web, di solito sotto l'intestazione "FAQ" o "Domande frequenti".
- Di solito è possibile trovare queste pagine scorrendo fino in fondo alla pagina e quindi facendo clic su "Contatta" o "Servizio clienti".
Trova la pagina "Servizio clienti". Se non vedi un collegamento nella parte inferiore del sito web, a volte puoi trovare la pagina digitando la parola nella casella di ricerca. Di solito vedrai un campo con un'icona a forma di lente di ingrandimento nell'angolo in alto a destra della home page. Digita termini come "servizio clienti" o "contatto", quindi premi invio.
- La pagina "Contatto" di solito include un modulo di posta elettronica in cui i clienti possono scrivere reclami o commenti.
  - Controlla questa pagina per vedere se riceverai una copia del messaggio inviato; in caso contrario, cerca nel sito Web un indirizzo e-mail che puoi raggiungere dal tuo account e-mail personale in modo da avere la prova della corrispondenza.
Usa la casella di ricerca. Cerca l'argomento su cui desideri porre una domanda nella stessa finestra che hai utilizzato per trovare l'indirizzo e-mail del servizio clienti. Se cerchi l'argomento o la domanda in questo modo, potresti trovare la risposta senza dover inviare un'e-mail.
- Questo è importante anche se vuoi sembrare intelligente quando invii l'e-mail. Se chiedi qualcosa quando la risposta è già chiaramente indicata sul sito web, potrebbero pensare al servizio clienti che sei esigente e pigro, e quindi non redditizio.
- Visualizza anche le domande frequenti (FAQ). Spesso la domanda che vuoi porre è già inclusa nelle domande frequenti. Questo è il motivo per cui la maggior parte dei siti Web ha anche una pagina del genere, per ridurre al minimo le e-mail al servizio clienti.
Rivedi le politiche aziendali. Se non riesci a trovare la risposta alla tua domanda tramite la casella di ricerca o le FAQ, puoi comunque effettuare la ricerca nella pagina "Chi siamo" o nella politica di restituzione. Scorri di nuovo fino alla fine del sito web e vedi quali link ci sono. Cerca un collegamento che possa contenere la risposta alla tua domanda: chi siamo, ordini e consegna, resi, garanzia e riparazione e così via.
- Anche se non riesci a trovare la risposta su questi link, può comunque essere utile guardare le pagine in modo da poter trovare ulteriori informazioni sull'azienda da utilizzare nella tua email.

Parte 2 di 3: scrivi l'e-mail

Determina se si tratta di un reclamo o di un complimento. Non tutti i messaggi al servizio clienti devono essere reclami o domande. Forse vuoi ringraziarli per l'ottimo servizio. Anche le e-mail positive sono benvenute, così come le e-mail con domande.
- È un dato di fatto che a volte è più veloce e più diretto segnalare un reclamo per telefono. L'email funziona meglio per esprimere la tua gratitudine o porre una domanda che non richiede una risposta immediata, ma se vuoi risolvere subito il problema, chiama.
Scrivi un argomento chiaro. Assicurati che l'oggetto dell'email sia chiaro e significativo. Desideri che il rappresentante del servizio clienti veda prima la tua e-mail, in modo da ottenere una risposta più rapidamente. Mantieni l'oggetto breve, assicurati che riassuma brevemente la tua e-mail e che il dipendente si senta obbligato ad aprire rapidamente l'e-mail.
- Ad esempio: "Carta di garanzia mangiato dal cane - sostituzione necessaria"
Inizia con un saluto. Una volta che hai trovato un buon argomento, il passo successivo è salutare il rappresentante del servizio clienti. Non iniziare subito con il tuo problema. Saluti gentilmente qualcuno al telefono, vero? Può essere qualcosa di semplice come "Miglior servizio clienti".
- Prova a trovare un nome da aggiungere al tuo saluto. Nelle aziende più piccole, i nomi dei rappresentanti del servizio clienti sono talvolta elencati sul sito Web, quindi utilizzarli renderà il tuo messaggio più personale, rendendo più piacevole lavorare con loro.
- Puoi terminare il saluto con una virgola o due punti. Gentile servizio clienti, o Miglior servizio clienti:
Attenersi ai metodi di scrittura standard. Ottieni il rispetto del dipendente utilizzando metodi di scrittura standard. Non digitare tutto in lettere maiuscole e non utilizzare caratteri molto grandi o spessi. Usa punteggiatura, ortografia e lettere maiuscole normali. Quindi la tua e-mail verrà presa sul serio.
Scrivi in tono educato. Scrivi in modo educato, anche se presenti un reclamo o desideri esprimere la tua frustrazione. Sarai quindi valutato di più come cliente e probabilmente sarai anche trattato più cortesemente.
Dì chi sei. Presentati dopo il saluto. Annota il tuo nome e spiega che tipo di cliente sei e se hai ordinato qualcosa per la prima volta o se sei un cliente abituale. In entrambi i casi, il dipendente preferirebbe mantenerti come cliente. Includi la tua posizione geografica, se pertinente.
Sii specifico. Usa una lingua specifica nella tua email. Evita termini generici come "il mio prodotto". Invece, descrivi in dettaglio quale prodotto o servizio è coinvolto e perché stai inviando un'email a riguardo. Descrivi tutti gli eventi rilevanti in modo che il dipendente sappia esattamente qual è il problema. Se inserisci immediatamente queste informazioni nella prima e-mail, eviterai un lungo scambio di e-mail.
- Utilizza l'URL del prodotto, se ne hai uno, in modo che il dipendente possa vedere immediatamente di cosa si tratta.
- Metti anche il tuo numero d'ordine nell'e-mail, perché la maggior parte dei dipendenti te lo chiederà comunque. Questo numero d'ordine si riferisce a come l'ordine è nel loro sistema.
Fai domande chiaramente. Sii chiaro nella tua email. Non girarti intorno. Dopo aver salutato il dipendente e presentato te stesso, inizia una nuova sezione che spiega cosa sta succedendo, nella stessa lingua specifica menzionata nel passaggio precedente.
- Richiedi subito il risarcimento che desideri. Potresti non avere il coraggio di chiedere, ma metti da parte la tua timidezza nella tua e-mail. Se vuoi qualcosa in cambio di un prodotto difettoso, dillo.
Scrivi brevi paragrafi. Assicurati che i tuoi paragrafi siano brevi. Un paragrafo di una, due o un massimo di tre frasi è più facile da leggere. Il dipendente può quindi scansionare la posta più velocemente per vedere se ha la priorità e se hai scritto un grande blocco di testo, il tuo messaggio potrebbe essere posizionato in fondo alla pila perché non capisce immediatamente cosa intendi .
Termina con una semplice firma. Termina l'e-mail con una frase di chiusura che riassume la tua richiesta o il tuo complimento, seguito da un saluto. Puoi terminare con "Cordiali saluti", ma puoi anche inserire subito il tuo nome o la tua firma e-mail. Puoi anche dimostrare che desideri una risposta rapida dicendo: "In attesa di una tua risposta", o qualcosa in tal senso.
- Una firma e-mail è un breve blocco di testo contenente il tuo nome, l'occupazione e le informazioni di contatto. È possibile creare una firma di posta elettronica nelle impostazioni del proprio account di posta elettronica, in modo che appaia sempre automaticamente sotto un nuovo messaggio.
Non inviare ancora alcun allegato. Non inviare ancora allegati con un primo messaggio. Molti siti web hanno filtri antispam che pescano e-mail con allegati, mettendo il tuo messaggio nel cestino prima che venga letto.
- Ovviamente devi aggiungere un allegato a una lettera di presentazione quando ti viene chiesto di aggiungere il tuo curriculum come documento Word.
- Non includere mai nomi utente, password o informazioni sulla carta di credito.
Leggi di nuovo il tuo messaggio prima di inviarlo. Quando la tua email è pronta, non premere "invia" con troppo entusiasmo. Dovresti prima rileggere l'email per assicurarti che non ci siano refusi o errori di ortografia che sminuiranno il tuo messaggio. Anche se hai scritto l'email sul tuo smartphone, il messaggio automatico "inviato dal mio iPhone" non è una scusa per errori di ortografia o errori grammaticali.
Invia un promemoria. Se non hai ricevuto risposta alla tua email dopo alcuni giorni, è possibile che il tuo messaggio sia finito nella casella dello spam o in fondo alla pila. Scrivi un'e-mail in cui menzioni l'e-mail precedente e chiedi se è stata ricevuta correttamente.

Parte 3 di 3: sii educato

Assicurati di avere una buona grammatica e ortografia. Potresti non rendertene conto, ma una buona grammatica e ortografia fanno parte di un tono educato. Se fai del tuo meglio per comunicare in modo chiaro, mostri rispetto per l'altra parte e dimostri di essere generalmente una persona educata.
Dimostra di essere intelligente. Non essere pretenzioso, ma mostra di essere intelligente mostrando un ampio vocabolario. Se hai dato un'occhiata al sito Web dell'azienda e hai scoperto le loro politiche, puoi dimostrare di aver letto tutto bene ma non hai ancora trovato una risposta alla tua domanda.
Non scherzare. Le battute e le battute sagge hanno il loro posto, e non è in un'e-mail che dovrebbe essere preso sul serio, almeno non nella prima corrispondenza. Questo tipo di linguaggio può essere percepito come inappropriato e dovresti evitarlo quando hai a che fare con un'azienda.
- Dopo aver inviato avanti e indietro una serie di e-mail con un rappresentante del servizio clienti, è più probabile che le battute vengano accettate e comprese.
Non esprimerti in modo aggressivo. Anche se potresti essere frustrato dal modo in cui un prodotto o servizio è stato gestito, metterlo in un'e-mail arrabbiata non ti porterà da nessuna parte. Se discuti il tuo problema con rispetto e cortesia, otterrai prima ciò che desideri.
- Ricorda che è difficile esprimere a parole le tue emozioni. Se sei arrabbiato per un problema e desideri una soluzione immediata, è meglio che chiami.
Menziona la tua lealtà e gratitudine. Se scrivi nella tua email quanto sei stato fedele all'azienda, il dipendente apprezzerà il tuo messaggio e risponderà più rapidamente.