Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 3: utilizzo di un elenco
• Metodo 2 di 3: utilizzo di una pianificazione
• Metodo 3 di 3: eliminare le distrazioni

Forse sei uno studente con un programma di studio completo e stai cercando di gestire meglio il tuo tempo, o sei un datore di lavoro che vuole assicurarsi che i suoi dipendenti smettano di perdere tempo. Indipendentemente dal tuo ruolo, probabilmente vorrai concentrarti su come creare una routine quotidiana che ti assicuri di non perdere tempo e di ottenere il massimo dalla tua giornata. Strategie organizzative come elenchi e pianificazioni possono essere utili, così come adottare misure per eliminare qualsiasi distrazione che consuma il tuo tempo prezioso.

Al passo

Metodo 1 di 3: utilizzo di un elenco

1. Crea un elenco delle attività della giornata. Inizia con un foglio di carta e una penna. Pensa alle attività che vuoi programmare per la giornata o agli obblighi che hai e annotali tutti. Potrebbe trattarsi di un elenco come "generi alimentari, lavanderia, pulizie, compiti a casa" o "rapporti sullo stato dei clienti, e-mail, riunioni, scartoffie".
   • Aggiungi tutte le attività che riesci a pensare all'elenco, da quelle più piccole a quelle più grandi. Prova a pensare a ogni obbligo o compito della giornata per assicurarti che entri nella tua lista di priorità.
2. Organizza le attività dalla priorità più alta a quella più bassa. Un modo per lavorare in modo più intelligente è concentrarsi prima sulla priorità più alta e poi scorrere l'elenco fino ai punti con la priorità più bassa. Questa è chiamata la regola 80/20 in base alla quale le attività che ti offriranno il massimo beneficio dovrebbero richiedere l'80% del tuo tempo. Le attività che ti fruttano meno dovrebbero richiedere circa il 20% del tuo tempo.
   • Scorri l'elenco e assegna a ciascuna attività un numero, dalla priorità più alta a quella più bassa. Quindi dovresti metterli in ordine, in modo che siano ordinati dal più alto al più basso, data la priorità e ciò che ogni attività ti offre.
3. Crea gruppi di attività correlate. Una volta che hai un elenco numerato e ordinato di priorità, crea piccoli gruppi di attività che compongono un particolare processo. Ad esempio, crea un gruppo di attività come rispondere alle e-mail e chiamare i clienti che compongono un processo di un'ora e chiamalo "contatto con il cliente". È quindi possibile completare senza problemi e facilmente qualsiasi attività entro il periodo di tempo assegnato.
   • Prova a farlo per tutte le tue attività in modo da non dover passare da un processo all'altro o perdere tempo a capire quale attività completare successivamente. Il raggruppamento delle attività correlate ti aiuterà a migliorare la gestione del tempo ea ridurre lo stress mentre lavori con l'elenco delle priorità.
4. Concediti meno tempo per ogni attività. Secondo la legge di Parkinson, avere meno tempo per completare un'attività ridurrà il tempo necessario per svolgere quell'attività. Piuttosto che sovrallocazione del tempo, limita il tempo che hai a disposizione per ogni attività in modo da essere costretto a completare l'attività più velocemente. Puoi iniziare a farlo con attenzione, impiegando gradualmente meno tempo per ogni attività, fino a raggiungere il punto ideale in cui non senti il ​​bisogno di affrettarti, ma non hai tempo per indugiare o sprecare.
   • Nel tempo, avrai sviluppato un buon senso della gestione del tempo, soprattutto se sei costretto a dedicare solo una quantità limitata di tempo a ciascuna attività. Questo è utile se tendi a seguire la stessa routine o se hai a che fare con un elenco simile di attività ogni giorno.
5. Premiati quando l'elenco è completo. Dopo aver spuntato tutte le attività nell'elenco, di solito alla fine della giornata lavorativa, dovresti concederti una piccola ricompensa. Questa potrebbe essere una bella cena, un bicchiere di vino o un momento di divertimento e relax. Premiare te stesso ti assicurerà di avere la motivazione per completare tutti i tuoi compiti ogni giorno.
   • Puoi anche determinare quale sarà la tua ricompensa prima di iniziare la giornata in modo da poter utilizzare la ricompensa come motivazione per completare le tue attività. Ad esempio, supponi di dover studiare per un esame e hai in programma di andare a cena fuori con gli amici. Quindi usa quei piani per quella cena come motivo per continuare a studiare e completare questo compito oggi in modo da non perdere la cena.

Metodo 2 di 3: utilizzo di una pianificazione

1. Stabilisci un programma per ogni ora della tua giornata. Scrivilo su un pezzo di carta o usa un calendario sul tuo computer per creare scatole per ogni ora della tua giornata lavorativa o per le ore del giorno in cui sei sveglio. Questo può essere da nove a cinque o da dieci a sette. Sebbene non sia necessario compilare ogni periodo di tempo in modo accurato al minuto, può essere utile assicurarsi che ogni ora della giornata sia inclusa nella pianificazione.
   • Inizia riempiendo ogni ora del giorno con l'attività richiesta per quel giorno. Puoi iniziare con le attività più importanti e poi continuare a lavorare fino ad arrivare alle attività meno importanti. Se ti consideri una persona mattiniera, puoi decidere di programmare le attività più difficili all'inizio della giornata, ma se sai che di solito inizi solo dopo pranzo, puoi decidere di svolgere le attività più complicate un po 'più tardi nel corso della giornata giorno. Cerca di adattare il tuo programma alle tue esigenze e abitudini di lavoro, poiché in questo modo, se inizi a usarlo, le possibilità di successo del programma saranno maggiori.
   • È possibile creare un modello per la pianificazione su una lavagna o un calendario (sul dispositivo mobile) in modo da poterlo aggiornare ogni giorno, a seconda della pianificazione per quel giorno.
2. Concediti una pausa di 10 minuti ogni una o due ore. Può essere difficile concentrarsi su un'attività o su un gruppo di attività per più di 1-2 ore. Assicurati di fare una pausa di 10 minuti ogni ora o ogni due ore in modo da non sentirti oberato di lavoro o oberato di lavoro. Durante questa mini-pausa, dovresti alzarti e camminare per l'ufficio o parlare con un collega in mensa. Puoi prendere una tazza di caffè o fare una breve passeggiata fuori. Cerca di fare le pause non più lunghe di 10 minuti o meno in modo che il tuo programma non sia sconvolto.
   • Puoi anche fare 10 respiri profondi ogni ora per liberare la mente e fare una pausa. Questo può aiutarti a ottenere una prospettiva diversa sul compito che stai facendo o che farai, e mantenerti concentrato su te stesso per un po ', nonostante la tua giornata lavorativa impegnativa.
3. Prova a completare correttamente ogni attività la prima volta. È meglio prenderti il ​​tuo tempo e portare a termine ogni attività correttamente subito che correre attraverso il calendario e saltare uno sguardo a ciascuna attività. Passare rapidamente attraverso le tue e-mail può portare a scambi di e-mail persistenti, soprattutto se invii e-mail criptiche o confuse ai clienti. Premi il freno e prenditi il ​​tempo per scrivere messaggi di posta elettronica chiari o per leggere i tuoi appunti a scuola. Ottenere un'attività corretta la prima volta può farti risparmiare molto tempo a lungo termine.
4. Chiedi a un amico o collega di mantenerti concentrato di tanto in tanto. A volte abbiamo bisogno del supporto degli altri per rimanere concentrati sui compiti che devono essere svolti. Chiedi a un caro amico, genitore, fratello o collega di controllare di tanto in tanto il tuo programma.
   • Possono quindi portarti una tazza di caffè o dire qualcosa di carino, così puoi prenderti un momento per sorridere o ridere e poi tornare alle tue attività quotidiane. Anche se puoi essere impegnato, socializzare con un amico può migliorare il tuo umore e portare a una migliore gestione del tempo.

Metodo 3 di 3: eliminare le distrazioni

1. Evita di controllare a casaccio le tue e-mail. Il controllo casuale della posta elettronica può creare uno schema "start-stop-start" nella giornata lavorativa e portare a perdite di tempo. Evita di aprire costantemente il tuo programma di posta elettronica durante il giorno, soprattutto se dovresti concentrarti su un'attività completamente diversa. Pianifica 3 volte durante il giorno per controllare la tua posta elettronica: la mattina presto, dopo pranzo e metà pomeriggio. Ciò garantisce che tu non sia distratto da un flusso continuo di e-mail tutto il giorno e che tu abbia messo da parte del tempo da dedicare alla gestione delle tue e-mail.
   • Lo stesso principio può essere applicato ad altre forme di comunicazione, come la posta vocale, i messaggi di testo o le telefonate. Non cercare di essere sempre raggiungibile a meno che non ti aspetti un messaggio importante o una telefonata. Questo limita qualsiasi interruzione al tuo flusso di lavoro e ti aiuta a rispettare il tuo programma.
2. Spegni il telefono e la connessione Internet. Se possibile, scegli almeno un'ora della tua giornata lavorativa in cui il telefono e la connessione Internet siano spenti. In questo modo puoi concentrarti completamente sul tuo lavoro dove necessario, senza distrazioni dal telefono o da Internet.
   • Risparmiare questa distrazione può anche aiutarti a scrivere una tesi o un rapporto completo. Disattivando l'audio del telefono, ti assicuri di non avere una scusa per controllare il telefono ogni cinque minuti o di essere risucchiato nello scorrimento dei social media.
3. Fai sapere agli altri intorno a te che non vuoi essere disturbato. Cerca di non incoraggiare gli altri a distrarti o essere una distrazione per gli altri facendo sapere a tutti intorno a te che stai lavorando.Ciò potrebbe significare chiudere la porta o mettere un cartello che dice che non vuoi essere disturbato. Puoi anche inviare un'e-mail in giro per l'ufficio per ricordare a tutti che certi orari sono tranquilli.
4. Cerca di non distrarti dalla tua routine. Dopo aver stilato un elenco di attività (o programma di lavoro), comprese le precauzioni di sicurezza per evitare di essere distratti, attingi alla tua forza di volontà e concentrazione per attenersi alla tua routine. La maggior parte delle persone conosce la differenza tra il tempo ben utilizzato e il tempo sprecato, quindi fai attenzione a non cadere in una trappola che fa perdere tempo. Usa il tuo programma come supporto e alla fine della giornata godrai della sensazione di realizzazione e del tempo ben speso.