Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 3: impostazione della SOP
• Parte 2 di 3: scrivere il tuo SOP
• Parte 3 di 3: garantire il successo e la precisione
• Suggerimenti

Una procedura operativa standard (SOP) contiene informazioni su come eseguire un'attività passo dopo passo. Un SOP esistente deve solo essere modificato e aggiornato, ma potresti anche trovarti in una situazione in cui devi configurarne uno completamente.

Al passo

Parte 1 di 3: impostazione della SOP

1. Scegli il formato. Non esiste un modo giusto o sbagliato per scrivere un SOP. Ma la tua azienda probabilmente ha già una serie di SOP che puoi esaminare per avere un'idea della configurazione desiderata. Usa le SOP esistenti, se presenti, come esempio. Se non ce ne sono, hai alcune opzioni:
   • Il setup con semplici passaggi. Ciò è utile per le procedure di routine, che sono brevi, producono pochi risultati possibili e sono ragionevolmente concrete. Infatti, al di là della documentazione necessaria e delle precauzioni di sicurezza, non è altro che un elenco di punti, che dicono al lettore in semplici frasi cosa fare.
   • Il setup con i passaggi gerarchici. Questo funziona bene per procedure più lunghe, con più di dieci passaggi, che richiedono decisioni da prendere, chiarimenti e spiegazione della terminologia. Questo è generalmente un elenco dei passaggi principali e dei relativi passaggi secondari in un ordine specifico.
   • Il setup con i diagrammi di flusso. Se una procedura è più simile a una mappa, con molti risultati possibili diversi, un diagramma di flusso è la soluzione migliore. Dovresti scegliere questa configurazione quando i risultati non possono essere previsti correttamente.
2. Pensa al tuo pubblico. Ci sono tre cose importanti da considerare prima di scrivere una SOP:
   • Cosa sa già il tuo pubblico? Il tuo pubblico ha familiarità con l'organizzazione e le sue procedure? Conoscono la terminologia? La lingua che usi deve corrispondere alla conoscenza e al contributo del lettore.
   • Le capacità linguistiche del tuo pubblico. È possibile che ci siano persone che non parlano la tua lingua se leggono il tuo SOP ""? In tal caso, è una buona idea includere immagini con didascalie e diagrammi.
   • La dimensione del tuo pubblico. Se il tuo SOP viene letto da molte persone (in ruoli diversi) allo stesso tempo, devi impostare il documento come un dialogo in uno spettacolo: l'utente 1 fa qualcosa, poi l'utente 2 e così via. In questo modo, ogni utente può vedere come è un ingranaggio in una macchina che funziona senza intoppi.
3. Pensa alla "tua" conoscenza. La linea di fondo è questa: sei la persona giusta per scriverlo? Capisci di cosa si tratta? Come potrebbe andare storto? Come dovrebbe essere sicuro? In caso contrario, è meglio che tu passi il lavoro a qualcun altro. Un SOP scritto male o, peggio, scritto in modo errato non solo porta a una diminuzione della produttività e al fallimento dell'organizzazione, ma può anche essere pericoloso e avere un impatto su tutto, dal tuo team all'ambiente. Insomma, non è un rischio che vuoi correre.
   • Se è un progetto che ti senti in dovere di portare a termine, non aver paura di chiedere aiuto a chi ogni giorno si occupa della procedura. Condurre interviste è una parte comune del processo di creazione di SOP.
4. Scegli tra un SOP breve o lungo. Se stai scrivendo o aggiornando una SOP per un gruppo di persone che hanno familiarità con il protocollo, la terminologia, ecc. E desideri solo una SOP breve e concisa, come una lista di controllo, puoi mantenerla breve.
   • Oltre all'obiettivo generale e ad altre informazioni rilevanti (data, autore, numero ID, ecc.), Contiene solo un elenco di passaggi. Se non sono necessari ulteriori dettagli o chiarimenti, questo è sufficiente.
5. Tieni a mente lo scopo della SOP. È chiaro che hai a che fare con una procedura che viene ripetuta più e più volte nella tua organizzazione. Ma c'è qualche motivo specifico per cui questo SOP è così prezioso? La sicurezza dovrebbe essere enfatizzata in esso? Misure di conformità? Viene utilizzato per l'allenamento o quotidianamente? Ecco alcuni motivi per cui il tuo SOP è necessario per il successo del tuo team:
   • Per garantire il rispetto degli standard di conformità
   • Per massimizzare i requisiti di produzione
   • per garantire che la procedura non influisca negativamente sull'ambiente
   • Per garantire la sicurezza
   • Per assicurarsi che tutto vada secondo il programma
   • Per evitare difetti di fabbricazione
   • Da utilizzare come documento di formazione
     • Sapere cosa enfatizzare nel tuo SOP renderà più facile strutturare il documento attorno a questi punti. È anche più facile vedere quanto sia importante il tuo SOP.

Parte 2 di 3: scrivere il tuo SOP

1. Descrivi il materiale necessario. Le SOP tecniche generalmente, "oltre" alla procedura stessa, sono costituite da quattro elementi:
   • Frontespizio. Ciò include 1) il titolo della procedura, 2) un numero di identificazione della SOP, 3) la data di emissione o modifica, 4) il nome dell'azienda, divisione o dipartimento a cui si riferisce la SOP e 5) le firme di coloro che hanno preparato e approvato la SOP. Puoi impostare questa pagina come preferisci, purché le informazioni siano chiare.
   • Indice. Questo è necessario solo se il tuo SOP è lungo, in modo da poterlo facilmente cercare. Una semplice configurazione standard è ciò di cui hai bisogno qui.
   • Qualità e controllo di qualità. Una procedura non va bene se non può essere verificata. Assicurati di avere a disposizione il materiale ei dettagli necessari in modo che il lettore possa verificare che il risultato desiderato è stato raggiunto. Questo può essere sotto forma di altri documenti, come, ad esempio, esempi di valutazione.
   • Riferimento. Assicurati di avere un elenco di tutti i libri di riferimento citati o citati. Quando si fa riferimento ad altre SOP, assicurarsi che le informazioni necessarie siano incluse nell'appendice.
     • È possibile che la tua organizzazione utilizzi protocolli diversi da questi. Se puoi fare riferimento a SOP già esistenti, lascia andare questa struttura e rimani fedele a ciò che è già presente.
2. Nella procedura stessa, assicurati di rispettare quanto segue:
   • Campo di applicazione e applicabilità. In altre parole, descrivi lo scopo del processo, i suoi confini, ma anche come verrà utilizzato. Aggiungi standard, regolamenti, ruoli e responsabilità e input e output.
   • Metodologia e procedure. Questa è la carne sulle ossa: elenca tutti i passaggi, inclusi i dettagli necessari e tutte le attrezzature necessarie. Includere procedure e fattori decisionali successivi.Identificare i punti "cosa ... se" e qualsiasi potenziale violazione o problema di sicurezza.
   • Chiarimento della terminologia. Identifica le abbreviazioni e le frasi che non sono nel linguaggio comune.
   • Avvertenze per la salute e la sicurezza. Elencali in un capitolo separato e elencali anche accanto ai passaggi a cui si riferiscono. Non banalizzare queste cose.
   • Attrezzature e forniture. Elenca ciò che è necessario e quale attrezzatura o standard di attrezzatura puoi trovare quando e dove.
   • Avvertenze e problemi. Quindi il dipartimento dei problemi. Parla di tutto ciò che può andare storto, cosa cercare e cosa potrebbe essere un problema per il prodotto finale perfetto.
     • Assegna a ogni argomento il suo capitolo (di solito numerato) per evitare che il tuo SOP diventi troppo linguistico e confuso e per mantenere le cose accessibili.
     • Questa non è una lista esaustiva; questa è solo la punta dell'iceberg procedurale. La tua organizzazione può indicare quali altri aspetti richiedono attenzione.
3. Mantieni i tuoi scritti concisi e facili da leggere. È probabile che il tuo pubblico non li legga per divertimento. Sii breve e dolce, altrimenti perderai l'attenzione o troveranno il documento difficile da leggere e difficile da capire. Mantieni le tue frasi il più brevi possibile.
   • Eccone uno cattivo esempio: Assicurarsi di rimuovere tutta la polvere dalle prese d'aria prima di utilizzarle.
   • Eccone uno bene esempio ": Prima dell'uso, aspirare tutta la polvere dalle prese d'aria.
   • In generale, non parlare di "te". Parla da solo. Parla attivamente e inizia le tue frasi con l'imperativo.
4. Se necessario, intervista i dipendenti coinvolti nel processo su come svolgono il lavoro. L'ultima cosa che vuoi è scrivere un SOP che non abbia senso. Metti in pericolo la sicurezza, l'efficacia e il tempo del tuo team e non prendi in considerazione le procedure già in uso, cosa che i tuoi colleghi non ti ringrazieranno. Fai domande se necessario! Questo deve essere fatto bene!
   • Se le cose non sono chiare, chiedi a persone diverse di assumere tutti i ruoli e le responsabilità. Un membro del team potrebbe non aderire alla SOP e un altro potrebbe essere coinvolto solo in alcune delle azioni.
5. Rompi grandi blocchi di testo in pezzi con diagrammi e diagrammi di flusso. Se hai a che fare con uno o due passaggi particolarmente complicati, puoi semplificare le cose per i tuoi lettori con un grafico o un grafico. Diventa più facile da leggere e dà alla mente una pausa da tutti gli sforzi per capire tutto. E a te sembra più completo e ben scritto.
   • Non usarli solo per ravvivare o rendere il tuo SOP più impressionante; fallo solo se ha senso o se stai cercando di superare una barriera linguistica.
6. Assicurati che ogni pagina abbia la codifica corretta. Il tuo SOP è senza dubbio uno dei tanti SOP. Per questo motivo, la tua organizzazione dovrebbe mantenere una sorta di database in cui tutto è mantenuto in base a un determinato sistema di indicizzazione. Il tuo SOP fa parte di tale indicizzazione e quindi necessita di una qualche forma di codifica per essere recuperato. Questo è il motivo per cui deve essere chiaramente affermato.
   • Ogni pagina dovrebbe avere un titolo breve o un numero ID, una data e un numero di pagina. Potresti aver bisogno di note a piè di pagina; ciò dipende dalla politica della tua organizzazione su questo punto.

Parte 3 di 3: garantire il successo e la precisione

1. Prova la procedura. Se non vuoi testare la tua procedura, probabilmente non l'hai scritta abbastanza bene. Chiedi a qualcuno con una "comprensione limitata" del processo (oa qualcuno che rappresenta il lettore comune) di usare il tuo SOP e di lasciarti guidare da esso. Quali problemi incontrano? Se ce ne sono, è necessario affrontarli e apportare le modifiche necessarie.
   • È meglio che il tuo SOP venga testato da poche persone. Persone diverse si imbatteranno in cose diverse, il che ti darà molte (si spera utili) risposte.
   • Assicurati che la procedura sia testata da qualcuno che non l'ha mai eseguita. Qualcuno con la preveggenza farà affidamento su questo per andare avanti e non in primo luogo sul tuo lavoro, in modo che manchi il bersaglio.
2. Far valutare la SOP da chi esegue effettivamente la procedura. Alla fine non importa davvero cosa pensano i tuoi capi del SOP. Riguarda quelli là fuori in realtà devono collaborare. Quindi, prima di inviarlo ai capi al piano di sopra, mostra il frutto della tua penna a coloro che lo faranno o lo stanno già facendo. Trovare cosa lei di esso?
   • Coinvolgendoli e rendendoli parte del processo, è più probabile che accettino questo SOP. E hanno indubbiamente delle ottime idee!
3. Fai controllare il tuo SOP dai tuoi consulenti e dal dipartimento di controllo qualità. Una volta che il team è a posto, puoi inoltrarlo ai tuoi consulenti. Potrebbero avere meno da dire sul lavoro stesso, ma ti faranno sapere se la configurazione è corretta, se hai dimenticato qualcosa e ti faranno sapere come rendere tutto ufficiale e parte del sistema.
   • Utilizzare i sistemi di instradamento ufficiali per ottenere l'approvazione del documento, in modo da essere sicuri che il processo per dare l'approvazione sia correttamente firmato. Questo differisce da organizzazione a organizzazione. Vuoi solo assicurarti che tutti abbiano detto la loro e che tutte le regole siano state seguite.
   • Ci devono essere le firme sotto. La maggior parte delle aziende non ha più problemi con le firme elettroniche.
4. Inizia a utilizzare il tuo SOP non appena viene approvato. Potrebbe prima essere necessario organizzare la formazione per i dipendenti coinvolti, ma potrebbe anche significare che la tua carta è appesa nel water. Comunque sia, assicurati che il tuo lavoro sia usato! Ce l'hai fatta. Tempo per un po 'di riconoscimento!
   • Assicurati che il tuo SOP rimanga aggiornato. Se questo non è più il caso, organizzare immediatamente un aggiornamento, assicurarsi che gli aggiornamenti siano approvati e documentati e inviare nuovamente la SOP. La sicurezza, la produttività e il successo del tuo team dipendono da questo.

Suggerimenti

• Usa semplicemente l'olandese per spiegare i passaggi.
• Ricordarsi di coinvolgere le parti interessate, se possibile, in modo che il processo scritto sia coerente con il processo effettivo.
• Controlla se esiste una versione precedente del SOP. Forse puoi limitarti ad alcune rapide modifiche. Assicurati di documentarli correttamente anche!
• Avere una cronologia del documento con ogni nuova versione.
• Utilizzare diagrammi di flusso e immagini in modo che il lettore possa seguire correttamente il processo.
• Presta attenzione alla chiarezza. Assicurati che non siano possibili più interpretazioni. Mostra la procedura a qualcuno che non la conosce e chiedigli cosa ne pensa: potresti comunque trovarti di fronte a sorprese.
• Fai controllare il tuo documento prima di farlo approvare.