Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 4: modifica il tuo stile di comunicazione
• Metodo 2 di 4: trattare con dipendenti e colleghi
• Metodo 3 di 4: affrontare situazioni cariche di emozioni
• Metodo 4 di 4: comunicare con gruppi numerosi

Per imparare a comunicare in modo efficace, devi adattare le cose che dici e scrivi a contesti diversi. Ciò significa che devi adattare il tuo stile di comunicazione al tuo pubblico. Sul posto di lavoro, questo significa fare del proprio meglio per essere chiari, rispettosi e professionali. Quando affronti una situazione emotivamente carica, concentrati sulla convalida dei sentimenti dell'altra persona, piuttosto che sulla tua opinione. Quando comunichi con un grande gruppo di persone o fai una presentazione, puoi adattarti attenendoti a una struttura chiara, enfatizzando i punti importanti e interagendo con il pubblico per mantenere la loro energia e attenzione.

Al passo

Metodo 1 di 4: modifica il tuo stile di comunicazione

1. Adatta il tuo vocabolario al pubblico. È importante essere in grado di parlare in diversi registri, alcuni dei quali sono formali e altri informali. Nel tuo lavoro o nella tua vita professionale, è probabilmente importante che tu abbia un aspetto ben istruito, informato e lucido. Tuttavia, è più probabile che i tuoi amici si aspettino di vedere un lato più informale della tua personalità. Adattando il tuo vocabolario alla situazione, puoi connetterti meglio con le altre persone.
   • Assicurati di usare parole che gli altri capiscano.
   • Ad esempio, lo slang e lo slang possono essere appropriati per parlare con gli amici, ma possono intralciare la tua carriera se li usi sul posto di lavoro. Allo stesso modo, paroloni e linguaggio professionale al lavoro possono farti sembrare più intelligente, ma può essere irritante e alienante se usi questo linguaggio tra amici.
2. Rispecchia il linguaggio e i gesti della persona con cui stai parlando. Rispecchiare l'atteggiamento dell'altra persona può farla sentire a suo agio. Ti rende anche più convincente. Puoi copiare gesti, postura e / o scelta delle parole.
   • Imita solo alcuni dei loro gesti e delle parole scelte. Farlo troppo può iniziare a infastidirli.
   • Rispecchia qualcuno solo quando lo ritieni appropriato. Ad esempio, se sei un uomo che parla con una donna che tiene una borsa, non è una buona idea tenere il braccio al tuo fianco come se stessi tenendo in mano anche una borsa.
3. Varia il tono in base alla situazione. Toon può dire molto all'altra persona sulla situazione. Puoi usare un tono serio quando parli di affari sul posto di lavoro, un tono incoraggiante quando valuti un dipendente o un tono casuale quando esci con gli amici.
   • Quando aggiusti il ​​tono, assicurati che la tua comunicazione non verbale e verbale corrisponda, il che mostrerà sincerità. Ad esempio, un tono deciso e serio verrebbe indebolito se tu dovessi ridere ed essere allampanato. Un tono serio si adatterebbe a una faccia seria ea gesti leggeri, mentre un tono incoraggiante andrebbe bene con un cenno del capo e qualche altro gesto.

Metodo 2 di 4: trattare con dipendenti e colleghi

1. Pianifica riunioni faccia a faccia per argomenti nuovi o complicati. Optare per il contatto personale, anche se ritieni di poter sollevare l'argomento in un'e-mail o in una newsletter. In questo modo dai alle persone la possibilità di porre domande e la possibilità di fornire chiarimenti ove necessario.
   • Ad esempio, potresti pensare di poter spiegare nuove regole per le interruzioni dei dipendenti via e-mail o appendendo le regole in mensa.
   • Tuttavia, se organizzi una riunione con i tuoi dipendenti, puoi essere certo che tutti comprendano le regole e possano essere ritenuti responsabili.
2. Discuti i problemi in privato con i subordinati. Non chiedere mai a un collega di rendere conto di fronte ad altri dipendenti in quanto ciò può causare risentimento. Le e-mail possono essere interpretate male, quindi è meglio non voler affrontare anche i problemi dei dipendenti in questo modo. Pianifica invece una riunione privata per parlare.
   • Usa parole che possono essere comprese dagli altri.
   • Apri la conversazione con qualcosa del tipo "Frank, volevo parlarti di alcune delle cose che ho notato nel tuo lavoro ultimamente e di come possiamo fare qualcosa al riguardo". Questo crea un tono forte, ma orientato al futuro, invece di un tono eccessivamente critico.
   • Successivamente, scrivi un riepilogo di ogni riunione e invialo tramite e-mail a tutte le persone coinvolte. Ciò rende la comunicazione ancora più chiara.
3. Usa i social media in modo professionale. Non inviare reclami personali o informazioni riservate sul lavoro tramite i social media. In breve, mantieni la tua attività professionale. Se di solito usi i social media solo per connetterti con gli amici, ciò potrebbe significare cambiare sia il tono che il contenuto dei tuoi post.
   • Mantieni i tuoi post sui social media positivi e concisi: "Hey Groningen, vieni a Totaalsport oggi per uno sconto del 20% su tutte le attrezzature!"
   • Quando comunichi con colleghi, dipendenti o clienti tramite i social media, stai lontano da attacchi personali, sfoghi, reclami e immagini inappropriate.
   • Sappi che tutto ciò che pubblichi online può essere visto da chiunque.
   • A molte persone piace mantenere un account di social media separato, uno per uso personale e uno per uso aziendale.
4. Chiediti cosa vuoi trasmettere se non comunichi di persona. Leggere un'e-mail o un messaggio di testo prima di premere "invia". Se hai bisogno di parlare o usare il telefono con qualcuno, prendi qualche nota su ciò che vuoi dire prima di iniziare la conversazione. La comunicazione attraverso il testo può essere difficile da interpretare perché non hai segnali contestuali come il tono e le espressioni facciali. Assicurati di essere completamente chiaro:
   • Se stai scrivendo sul posto di lavoro, metti il ​​punto principale della tua e-mail nella riga dell'oggetto o, se è in un messaggio di testo, in alto. Il destinatario apprezzerà il fatto che risparmi tempo essendo diretto.
   • Usa la riga dell'oggetto dell'email con attenzione. Evita argomenti vaghi o ovvi, come "Avviso di lavoro". Utilizza invece titoli specifici come "Incontro con Berend Wijmans il 16 novembre!"
   • Quando sei al telefono, usa chiari segnali verbali come "Allora, Natasha, la ragione per cui chiamo è per parlare del calo delle vendite" e "André, voglio assicurarmi di aver capito. Puoi ripetere di nuovo lo slogan?
5. Se sei introverso, dedica del tempo a piccole conversazioni. Fai del tuo meglio anche per parlare in modo informale, in modo che quando ti parlano, le persone si sentano a proprio agio ea proprio agio indipendentemente dal contesto. Anche se sei un introverso e parlare non è naturale, è facile trovare modi per avere conversazioni neutre con le persone.
   • Attenersi ad argomenti neutri e non controversi. Ad esempio, puoi parlare di programmi televisivi popolari, cibo o uno che puoi sempre usare: il tempo.
     • Ad esempio, prova qualcosa come "Ehi, cosa ne pensi dell'ultimo episodio di Game of Thrones?
   • Se ti trovi in ​​una posizione manageriale o manageriale, parlare o fare affari quotidiani farà sentire ai tuoi dipendenti che ti stai alzando al loro livello e che sei accessibile. Parlare di cose con un manager o un capo aiuta a creare un legame, rendendo più facile parlare di questioni più complesse o serie in seguito.

Metodo 3 di 4: affrontare situazioni cariche di emozioni

1. Usa le affermazioni "io" invece di "tu". Rinnova le cose che vuoi dire in modo da trasmettere come ti senti o pensi, piuttosto che concentrarti su ciò che ha fatto qualcun altro. Ciò renderà l'altra persona meno propensa a sentirsi attaccata. Per esempio:
   • Al lavoro, potresti dire qualcosa del tipo: "Ricordo di aver imparato questo come un nuovo dipendente" invece di "Non capisci come funziona".
   • Allo stesso modo, è meglio non dire a un amico qualcosa del tipo: "Ti arrabbi troppo facilmente. Invece, dì qualcosa del tipo: "Sento che questo è qualcosa a cui tieni davvero".
2. Cerca un legame con chi è turbato. Anche quando qualcuno ti turba o quando stai cercando di mediare tra due parti, dovresti fare tutto il possibile per trovare un terreno comune nelle situazioni emotive. Quando la situazione è emotivamente carica, forgiare legami aiuta a evitare che le persone si sentano attaccate. Ciò può anche impedire a qualcuno di mettersi sulla difensiva.
   • Enfatizza la collaborazione nel modo in cui esprimi le cose.Ad esempio, usa frasi come "Possiamo farlo" o "Siamo in questo insieme".
3. Mostra empatia per l'altra persona, piuttosto che criticare. A volte, quando le persone sono arrabbiate, hanno bisogno di parlare e hanno bisogno di qualcuno che ascolti. Mostra che prendi sul serio le loro preoccupazioni e che sei disposto a cercare di capire cosa sta succedendo. Ciò significa modificare il modo in cui comunichi per concentrarti maggiormente sulla risposta a ciò che sta dicendo l'altra persona.
   • Dì qualcosa come "Capisco perfettamente perché sei arrabbiato" o "Avevi ragione, sarebbe fastidioso per chiunque".
   • Evita commenti come "Non devi essere davvero arrabbiato per questo" o "Non capisco perché questo ti infastidisce", anche se ti senti in questo modo.
4. Fai del tuo meglio per mostrare rispetto. Disinnescare una situazione emotivamente carica richiede il riconoscimento dell'input e del valore delle altre persone in modo che non si sentano impotenti o non riconosciute. Metti in chiaro ciò che l'altro ha fatto bene o quali diritti e poteri ha l'altro, come ad esempio:
   • Hai davvero lavorato sodo su questo, vero?
   • Penso che tu gestisca questo con molta pazienza.

Metodo 4 di 4: comunicare con gruppi numerosi

1. Adatta la tua presentazione al tuo pubblico. È importante conoscere il tuo pubblico in modo da poter adattare il tuo messaggio al tuo pubblico. Devi sapere chi c'è tra il pubblico, capire in qualche modo il loro background e perché stanno partecipando alla tua presentazione. Più informazioni hai, meglio puoi progettare la tua presentazione.
   • Ad esempio, se stai tenendo una presentazione a un gruppo di dirigenti sopra di te nella gerarchia aziendale, il tuo linguaggio dovrebbe essere professionale e raffinato e ignorare le battute o il gergo. Tuttavia, puoi usare battute, gergo e un linguaggio semplice quando parli con un gruppo di subordinati, in quanto ciò può aiutare ad alleviare la tensione nella stanza.
   • Sii consapevole del background delle persone nel pubblico per assicurarti di non utilizzare un linguaggio o esempi offensivi.
2. Pianifica quello che vuoi dire. Per comunicare chiaramente con un gruppo numeroso, hai bisogno di un piano per quello che vuoi dire, invece di parlare in modo informale con poche persone. Altrimenti rischi di perdere l'attenzione del tuo pubblico. Pianifica quanto segue:
   • I punti principali che vuoi sottolineare. Ad esempio, se stai introducendo la nuova strategia di vendita della tua azienda in tre punti, pianifica di parlare un po 'più ad alta voce quando menzioni per la prima volta ogni punto.
   • Momenti in cui potresti voler rallentare (come l'introduzione di informazioni nuove o complicate).
   • Luoghi naturali nella presentazione in cui puoi mettere in pausa, ad esempio dopo aver introdotto ogni punto di una strategia di vendita in tre punti. Questo dà ai partecipanti il ​​tempo di far penetrare le informazioni.
3. Indica i punti principali della tua presentazione. Usa frasi chiave per delineare i punti principali della conversazione. Può essere difficile seguire le presentazioni orali, ma questi "segnali stradali" aiutano il tuo pubblico a stare al passo con il testo. Buone frasi per la sottolineatura sono:
   • "Continua ..." (per introdurre un nuovo punto).
   • "Come ho detto prima ..." (per ricordare al pubblico il tuo punto principale).
   • "Per concludere ..." (per far loro sapere che si avvicina la fine del tuo testo).
   • Di 'alle persone quando rispondi alle domande. Potresti dire: "Salva le tue domande fino a dopo la presentazione, poi risponderò.
4. Crea ausili visivi per enfatizzare i punti più importanti. Metti insieme una semplice presentazione. Usa la presentazione come un modo per enfatizzare i punti importanti, non spiegarli in dettaglio. Altrimenti, il tuo pubblico guarderà le diapositive invece di prestare attenzione a ciò che dici.
   • Usa solo una piccola quantità di testo o immagini per diapositiva. Ad esempio, se stai delineando tre obiettivi per la tua organizzazione per il prossimo anno, crea una diapositiva che recita "Obiettivo 1: aumentare l'appartenenza del 10%".
   • Sono informazioni sufficienti per ricordare al pubblico il punto che vuoi sottolineare, ma non così tanto da diminuire la loro attenzione.
5. Interagisci con il tuo pubblico. Includi pause nella presentazione, fai domande e incoraggia le persone a fare domande se hanno bisogno di chiarimenti su una qualsiasi delle presentazioni. Puoi anche rivolgerti direttamente alle persone del pubblico, per nome o guardandole negli occhi. Questo aiuta a rendere la presentazione più coinvolgente, coinvolgendo il pubblico e aumentando la quantità di informazioni che possono derivare dalla tua conversazione.