Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 2: Parte 1: avere le competenze giuste
• Metodo 2 di 2: Parte 2: sii rappresentativo
• Suggerimenti
• Avvertenze

Ogni azienda che riceve i visitatori ha bisogno di un addetto alla reception. Un receptionist è qualcuno che riceve i visitatori allo sportello dell'azienda o dell'istituzione. Di solito è la prima persona che il visitatore dovrebbe incontrare e, come sai, le prime impressioni sono sempre molto importanti. L'addetto alla reception deve ricevere cortesemente il visitatore e rispondere correttamente, anche per telefono o per posta elettronica. È, per così dire, il biglietto da visita dell'azienda.

Al passo

Metodo 1 di 2: Parte 1: avere le competenze giuste

1. Avere eccellenti capacità organizzative. In qualità di receptionist, sei il biglietto da visita dell'azienda - sei la persona con cui il cliente parla per prima e alla quale i dipendenti si rivolgono per informazioni e pianificazione. Oltre a rispondere alle chiamate e indirizzare i visitatori, devi spesso trattare con i clienti, organizzare tutti i tipi di eventi, fissare appuntamenti, ecc. Poiché questo comporta molte responsabilità, è importante che tu come receptionist sia ben organizzato, fare più cose contemporaneamente.può fare. Se non sei in grado di svolgere più attività contemporaneamente e completarle nell'ordine corretto, non durerai a lungo come receptionist.
   • Un buon modo per essere organizzati è investire in un sistema di archiviazione con cui lavorare. È importante che tu sappia di quali documenti e informazioni potrebbero aver bisogno il tuo capo, colleghi e clienti. Conserva tutte queste informazioni in cartelle diverse: sul desktop del tuo computer o su carta. Organizza il tuo sistema nel modo che funziona meglio per te: se hai bisogno di note adesive al neon per quello, va bene anche quello.
   • Essere organizzati significa anche motivare te stesso: non hai bisogno che nessuno ti dica come fare qualcosa o che ti tenga sulla strada giusta. Se sei ben organizzato, sai esattamente quali attività devi completare in un giorno e quali cose hanno la priorità.
   • Assicurati di avere (molti) numeri di telefono a portata di mano, ad esempio quelli di colleghi, appaltatori, venditori, servizi di emergenza, ecc. Avrai bisogno di tutti in un determinato momento. Memorizza i numeri di telefono in un apposito programma per computer o in un Rolodex.
2. Assicurati di avere un po 'di conoscenza tecnica. Il componente tecnologico più importante con cui ha a che fare un receptionist è il telefono e tutti quei pulsanti e linee ad esso associati. Anche le competenze informatiche sono indispensabili: la maggior parte degli addetti alla reception deve sapere come inviare e-mail ed essere brava a usare un elaboratore di testi. È anche utile se sai come creare fogli di calcolo e utilizzare programmi specifici per l'azienda per cui lavori.
   • Tieni presente che molto probabilmente dovrai anche essere in grado di gestire la fotocopiatrice, lo scanner e la stampante (e risolvere i problemi riscontrati dai tuoi colleghi quando lavorano con questi dispositivi). Se sai che tipo di attrezzatura usi, approfondisci i manuali in modo da poter risolvere i problemi più comuni.
3. Sii affidabile. Ci si aspetta che l'addetto alla reception sia sempre alla sua scrivania: la società riceve una cattiva reputazione se nessuno risponde al telefono o se i tempi di attesa sono molto lunghi. Rendi affidabile la tua priorità: se il tuo capo sa di poter contare su di te e che sei sempre pronto ad aiutarti, ti rendi indispensabile.
4. Sii un buon ascoltatore. Una parte importante dell'essere un receptionist è ascoltare le altre persone: al telefono, quando un cliente fa una domanda alla reception o quando le informazioni vengono trasmesse a te. Se sei un buon ascoltatore, puoi lavorare in modo più efficiente: sarai in grado di risolvere i problemi più facilmente se capisci immediatamente cosa ti sta chiedendo qualcuno e puoi indirizzare meglio i clienti al reparto dove possono essere aiutati.
5. Prendi nota di tutto. Quando il tuo capo ti chiede di fare qualcosa, prendi nota dei dettagli. Quando un cliente chiama, assicurati di annotare le sue informazioni (nome, dettagli di contatto, cosa vuole, ecc.). Le note ti aiutano a rimanere organizzato e ti ricordano tutte le piccole cose che accadono in un giorno. Annota i tuoi appunti su un taccuino o un taccuino e tienilo sempre con te. Sarai sorpreso di quanto sia utile, soprattutto se vuoi sapere cosa voleva quella persona che ha chiamato cinque ore fa.
   • Assicurati di scrivere i messaggi in dettaglio e di leggere ciò che hai scritto. Ripeti il ​​messaggio e / oi dettagli di contatto mentre lo scrivi per assicurarti di avere le informazioni corrette.
6. Rispondi al telefono educatamente con un saluto standard, ad esempio "Buongiorno, stai parlando con ____ (il tuo nome), da ____ (nome dell'azienda), come posso aiutarti?Assicurati di rispondere al telefono dopo uno o due squilli Non va bene mettere le persone in attesa per più di un minuto (è più tempo di quanto potresti pensare).
   • Ascolta attentamente il nome della persona che la persona che chiama sta chiedendo. Ripeti se vuoi esserne sicuro. Chiedi se il chiamante può scrivere il nome se è difficile da capire.
   • Trasferisci la conversazione in modo ordinato con una frase standard, come "Aspetta un minuto, ti metto in contatto con il signor Smith". Oppure se la persona è impegnata in una conversazione: "Il signor Smit è attualmente impegnato in una conversazione. Vorresti aspettare o devo trasmettere il messaggio?". Ringrazia cortesemente il chiamante e trasferisci la chiamata.
7. Saluta i corrieri con la stessa professionalità e cortesia di qualsiasi altro visitatore. Potrebbe essere necessario firmare per una consegna. Assicurati che la tua firma sia leggibile. L'addetto alle consegne potrebbe aver bisogno di indicazioni su dove mettere il pacco. Assicurati di contattare i dipendenti giusti per tali questioni.
8. Ricevi i clienti che si avvicinano all'attività in modo efficace ed educato. Dopo che il visitatore ti ha detto chi è e chi sta cercando, ti connetti con quella persona e gli dici chi c'è. Una frase standard che puoi usare per questo è: "Il signor Smit, la signora Jansen di XYZ b.v. è qui per l'appuntamento delle 2". Cerca sempre di fornire un nome e un cognome e l'azienda che rappresentano. È utile chiedere se ha un appuntamento. Il signor Smit darà quindi ulteriori istruzioni su dove far aspettare il cliente e quanto tempo ci vorrà. Puoi quindi dire al visitatore: "Mister Smit sarà lì tra un minuto". Oppure: "Il signor Smit dice che sta finendo una riunione e che sarà lì tra 5 minuti. Per favore, siediti".

Metodo 2 di 2: Parte 2: sii rappresentativo

1. Avere un atteggiamento positivo. Come accennato in precedenza, l'addetto alla reception è il biglietto da visita dell'azienda: i clienti ti vedono per primi e rispondono alle domande delle persone che non possono venire in ufficio. Nessuno vuole essere accolto da una faccia acida o scontrosa. Abbi sempre un sorriso sul viso e una personalità allegra. Sii paziente con i clienti difficili, anche se ti danno sui nervi.
   • Anche se hai un cliente molto difficile, continua a ricordare a te stesso che hai una personalità forte e felice. Dì a te stesso che si stanno sfogando con le loro frustrazioni, ma sappi che finché fai del tuo meglio per soddisfarle, non sei tu a fare qualcosa di sbagliato. Meglio mantenere la calma che esplodere.
2. Tieni pronto un saluto. È sempre importante accogliere i clienti in modo amichevole. Anche se devi finire qualcosa prima di poter aiutare il cliente, è importante salutarlo, in modo che sappia che è stato visto e che sarà aiutato.
   • Ad esempio, puoi salutare con: "Buongiorno! Se ti siedi, sarò subito con te!".
3. Sii educato. Sii rispettoso. Tratta tutti come se fossero la persona più importante per entrare in ufficio oggi. Questo è il tuo lavoro: a nessuno importa che tu abbia passato ore in un ingorgo stamattina o che tu abbia appena versato il caffè sulle tue nuove scarpe di cuoio. Lascia le preoccupazioni personali a casa. Fai sentire il cliente a suo agio e divertiti a parlare con te.
4. Rappresentante del vestito. Rappresenti un'azienda, quindi devi avere un aspetto ordinato. Investire in abiti che corrispondano alla cultura aziendale. Se sei un addetto alla reception in un tipo specifico di attività (ad esempio, un marchio di abbigliamento), potrebbe essere utile indossare abiti di quel marchio. Tendi al lato conservatore, a meno che tu non lavori in un luogo in cui la moda o altri fattori sono importanti.
   • Verifica se la tua azienda dispone di normative specifiche in materia di abbigliamento. La tua azienda potrebbe andare bene con l'abbigliamento da lavoro formale, ma non ricordarti mai per vestirsi in modo formale (i pantaloni della tuta potrebbero non essere apprezzati).
5. Guarda sempre in ordine.

Suggerimenti

• Tieni le cose personali separate dal lavoro. Ciò significa anche che non gestisci conversazioni personali ed e-mail al lavoro. Il reparto IT può monitorare le attività del computer.
• Sii gentile con i manager, vedi se puoi aiutarli quando non hai niente da fare.
• Ricorda chi paga il tuo stipendio e sii sempre rispettoso di lui.
• Trova qualcuno che possa tenere d'occhio la scrivania o il telefono quando devi andare in bagno, quando esci a pranzo, in vacanza, ecc. In questo modo non ci saranno persone arrabbiate che ti aspettano quando torni.
• Chiedi ai colleghi se puoi aiutare con qualsiasi cosa. Puoi fare amicizia meglio aiutando rispetto ai nemici lamentandoti.
• Anche la gestione della posta fa spesso parte del tuo lavoro. Il primo giorno, scopri immediatamente dove deve andare, chi lo consegnerà e quando.
• Sii sempre disposto a imparare un nuovo compito. La versatilità può darti molto.
• Scrivi i messaggi in duplice copia e dai una copia alla persona a cui è destinato il messaggio. Oppure usa un'agenda, rende le cose più facili da trovare, soprattutto se stai cercando un nome o un numero di telefono.

Avvertenze

• Non dire mai "non lo farò". Allora perderai rapidamente il tuo lavoro.
• Non fingere di essere gentile. Le persone ci vedono attraverso. Sii sinceramente interessato, educato e rispettoso. Se non puoi farlo, non dovresti diventare un receptionist. Hai abbattuto la reputazione dell'azienda. Allora cerca piuttosto un lavoro d'ufficio in cui non devi uscire in pubblico.
• Non discutere con un cliente o un chiamante. Riferiscilo a un superiore.