Autore:
Lewis Jackson
Data Della Creazione:
5 Maggio 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Organizzare eventi sembra un compito molto difficile e le cose si complicano ancora se non hai un piano e un piano in anticipo. Quindi cerca di evitarlo, preparandoti con mesi di anticipo e mantenendo la calma durante l'evento.
Passi
Metodo 1 di 4: pianificare mesi prima dell'evento
Determina lo scopo dell'evento. Determinare lo scopo della tua organizzazione ti aiuterà a mantenere il tuo evento in pista. Stai pianificando un evento per educare la comunità? Convincere potenziali sponsor? Lodare un determinato individuo o gruppo? Dettaglia questo scopo il più possibile. Non importa quello che stai facendo (educare, persuadere, lodare, ecc.), perché lo fai di nuovo
- Consideralo come la tua dichiarazione di missione o la premessa del tuo successo. Una volta che sai cosa vuoi per certo, lo troverai molto più facile!
Obiettivi stabiliti.Esattamente Cosa vuoi ottenere? Non il numero di persone che si sono presentate all'evento, non il fatto che sia accaduto: come vuoi che sia l'evento? 5 nuovi membri nella tua organizzazione? Hai raccolto 20 milioni di dong? Cambiare la mentalità degli altri? Rendere tutti eccitati?- Pensa ai 3 risultati che desideri maggiormente dall'evento e concentrati sul realizzarli. Puoi valutare un obiettivo finanziario, un obiettivo sociale e un obiettivo personale: dipende da te!
Raduna i volontari. Hai bisogno di membri buoni e bravi in molte aree diverse del comitato organizzatore. Possono aiutarti con tutto, dalla pianificazione, al budget, all'invio di inviti, alla progettazione di poster, all'accoglienza degli ospiti e alla pulizia dopo l'evento. In altre parole, ti aiuteranno a portare a termine il lavoro. Se possibile, trova volontari di cui ti puoi fidare!- Assicurati che gli organizzatori e i gestori dell'evento lavorino secondo il programma stabilito nel piano. La collaborazione tra le parti renderà il tuo lavoro più facile. Quando chiedi aiuto a qualcuno, sii chiaro fin dall'inizio sulle tue aspettative nei suoi confronti e sull'entità della sua partecipazione all'evento.
- Se non riesci a trovare un volontario, assumi un team di eventi! Dipende interamente dal tipo di evento che stai ospitando. Puoi affittare la sede con il team dell'evento o noleggiarla da terze parti.
Budget stimato. Tutte le spese, entrate, contributi e altre spese straordinarie devono essere incluse nel budget. Se non prevedi il budget, finirai l'evento con un grosso conto di fatture e un portafoglio vuoto senza capire cosa hai appena speso. Sii realistico sin dal primo giorno, così non sarai sorpreso più tardi!- Trova modi per mantenere bassi i costi. Potete assumere volontari per lavorare gratuitamente? Considera luoghi che sono più economici da affittare (ad esempio la casa di qualcuno)? Ricorda che una riunione piccola, semplice ma di successo è molto meglio di una festa di lusso che fallisce.
Determina l'ora e il luogo dell'evento. Questo è il fattore più importante dell'evento. Quale dovrebbe essere l'ora e il luogo del tuo evento per le persone che dicono: "Sì, ci sarò!"? Vuoi ospitare l'evento in un momento in cui tutti sono liberi e in una posizione comoda dove hai abbastanza affitto!
- Controlla il programma della comunità in cui vivi e considera chi partecipa all'evento. Se ti rivolgi alle casalinghe, l'organizzazione di eventi giornalieri e di quartiere è l'opzione migliore (puoi fornire servizi di babysitter extra). Nel caso di uno studente partecipante, tenere l'evento nel centro della città una sera durante la settimana. Se possibile, dovresti andare a casa loro Assemblaggio.
- Ovviamente ci saranno molte sedi per eventi che dovrai prenotare in anticipo. Contattateci per affittare questi luoghi il prima possibile. Potrebbero essere più costosi di quanto pensi!
Considera la logistica. Devi pensare alla logistica sotto ogni aspetto. Come sarà il parcheggio? La capacità di partecipazione delle persone con disabilità? Cosa puoi fare con lo spazio per eventi? Di quale attrezzatura hai bisogno? Avrai bisogno di qualcosa in più a pagamento (ad es. Bevande per altoparlanti, badge, pubblicazioni)? Quante persone ci vorranno perché l'evento si svolga senza intoppi?
- È molto importante riflettere e discutere con i membri degli organizzatori per considerare tutti gli aspetti dell'evento. Ci sono ostacoli che puoi prevedere ed evitare? Gli ospiti hanno bisogno di un posto dove stare? Quali eccezioni sono richieste?
Pensa al marketing e alla pubblicità. Mentre ti prepari per l'evento, crea una bozza del poster. Questo poster dovrebbe includere informazioni su data, ora, luogo, ospiti principali, nome dell'evento e tema o slogan dell'evento. Poiché il tempo di preparazione è troppo presto, puoi dedicare molto tempo a riflettere attentamente su queste cose, ma dovresti creare una bozza iniziale per vedere quali sono le sezioni tutte insieme!
- Pensa ad altri modi per promuovere l'evento. Inviare emails? Posta posta? Fornire informazioni su Facebook, Twitter o una serie di siti di eventi online (ne parleremo più avanti)? Di che cosa hai bisogno prima eventi per coinvolgere le persone e ciò di cui hai bisogno nel eventi per trattenerli?
Riorganizza il lavoro. Forse ti senti molto confuso in questo momento. Fai un respiro profondo e apri il software Excel. Preparare una bozza del programma delle attività durante l'evento. Usa alcuni fogli di calcolo Excel per organizzare i tuoi pensieri. A questo punto può sembrare un lavoro di ufficio non necessario, ma entro i prossimi due mesi sarai grato a te stesso per esserti preso cura di te stesso.
- Sviluppa un programma di lavoro (con scadenze) per ogni attività. Annota tutti i membri degli organizzatori, quando e dove ne hai bisogno. In questo modo, puoi programmare il tuo lavoro ed evitare domande in seguito.
Metodo 2 di 4: programma il lavoro per 2 settimane prima dell'evento
Assicurati che tutto sia pronto. Identifica l'ora, il luogo, gli ospiti chiave, l'organizzatore dell'evento, il nome dell'evento e lo slogan. Ci sarà nulla Possiamo smarrirci? Possono verificarsi cambiamenti dell'ultimo minuto? A questo punto, tutto dovrebbe essere chiaro come su carta in bianco e nero.
Incontra i membri degli organizzatori. Richiedi l'approvazione per budget, pianificazione, ecc. dagli organizzatori così come dai gestori di eventi. Adesso è il momento giusto per affrontare le domande. Ognuno ha già capito i propri obblighi? Stanno bene con tutto?
- Ancora una volta, incontra gli organizzatori e i volontari per riflettere sui possibili problemi. Questo è anche il momento perfetto per pianificare la tua azione.
- Assicurati che gli organizzatori non abbiano problemi interni. Resta in contatto con tutti i capi dipartimento, organizzatori e volontari.
Dividi il lavoro tra persone diverse e lascia che una persona con esperienza coordini tutte le attività. Se si tratta di un evento particolarmente ampio, assegnare a più persone il compito di coordinare attività diverse sotto la supervisione di una persona. Questo leader deve essere considerato affidabile dai membri degli organizzatori.
- Dovresti assegnare uno o due membri per trascorrere del tempo accogliendo gli ospiti e chiacchierando prima dell'evento.Fondamentalmente, sono l'addetto alla reception, responsabile per sollevare tutti gli ospiti e far vedere a questi ospiti che vengono accuditi.
Assicurati di mantenere aggiornate tutte le pagine online relative agli eventi. Probabilmente conosci già Facebook e Twitter, ma ci sono molti altri siti online che puoi utilizzare per promuovere, come Eventbrite, Evite e Meetup. Se non hai mai sentito parlare di queste pagine, cerca ora! Nel caso in cui il tuo evento sia all'estero e desideri vendere biglietti online, Ticketbud è abbastanza utile.
- E, naturalmente, aggiorna la pagina online, il blog o la pagina Facebook dell'evento, se disponibile. Puoi inviare promemoria di eventi, pubblicare foto e gestire le risposte agli eventi. Più sei attivo online, più diffuso diventa l'evento. Se stai ospitando un evento relativo al giardinaggio, alla decorazione della casa o ad altri campi creativi, puoi utilizzare anche Pinterest.
Raccogli sponsorizzazioni e altre fonti di denaro dagli ospiti. Ci sono molti tipi di spese che sorgeranno nelle prossime settimane e non vuoi pagarle tutte da solo! Affrettati un po 'per i costi iniziali, che si tratti del noleggio di un luogo per eventi, dell'attrezzatura o di una festa per banchetti? Potrebbe anche essere necessario pagare alcuni degli importi sopra indicati prima di iniziare a prepararsi per l'evento.
- Assicurati di aver creato un sistema per la gestione di documenti, certificazioni, fatture e altri documenti. Devi conservare tutti i documenti per riferimento futuro, quindi prima sarai organizzato, più conveniente sarà il futuro, soprattutto quando il tuo partner lavora in modo non professionale.
Promozione di eventi. Preparare pubblicazioni, lanciare annunci pubblicitari, pubblicare sulla stampa, inviare inviti, telefonate, gruppi di contatti e-mail, incontrare potenziali partecipanti o sponsor. In che modo le persone conosceranno e parteciperanno al tuo evento? Assicurati che le informazioni che fornisci siano complete, ad eccezione di alcuni fattori interrogativi: anche la curiosità dell'ospite deve essere stimolata!
- Pensa al tuo pubblico di destinazione. Se vuoi invitare gli anziani, non perderai tempo a inviare messaggi tramite il software Snapchat. Vai nei luoghi dove vanno o usa gli strumenti che il tuo pubblico sta utilizzando.
Raccogli gli oggetti necessari per l'evento. Questi articoli possono includere una medaglia, un gioco, un souvenir, una ricompensa o un certificato. Ci sono molte cose piccole e banali a cui le persone inesperte non possono prestare attenzione, ma devi conoscere tutti i fattori più piccoli. Non dimenticare i tuoi mobili, elettrodomestici, tavoli, tovaglie e altri oggetti grandi e importanti!
- Questa è un'altra cosa su cui devi riflettere. Non fermarti finché non trovi 5 oggetti che hai dimenticato di preparare: tutto, dalle penne a sfera e kit di pronto soccorso alle batterie, cubetti di ghiaccio e prolunghe. Dovrai essere pronto per ogni situazione.
Ordinare qualunque cosa. Organizza la registrazione video. Organizzazione del trasporto per gli ospiti. Organizza il cibo per il team delle pulizie. La lista può andare avanti all'infinito, ma senza l'ordinamento non potrai organizzare l'evento!
- Prepara cibo e bevande. Questo è anche un buon momento per organizzare sistemazioni speciali, come alloggi per persone con disabilità. Controlla se gli ospiti sono vegetariani o hanno altre esigenze culinarie specifiche. Molti siti di biglietteria per eventi online avranno una sezione "domande da fare", che ti aiuterà a valutare le richieste speciali dei tuoi ospiti.
- Prepara scrivanie e sedie, fondali, microfoni, altoparlanti, computer, proiettori, podi: tutto ciò che è richiesto nella sede dell'evento.
Prepara l'elenco dei contatti. Devi avere numeri di telefono, indirizzi e indirizzi e-mail degli organizzatori. Fai un elenco simile con i VIP (ospiti particolarmente importanti) e i fornitori di beni o servizi. Quando qualcuno non si presenta o è in ritardo, questo è un elenco che puoi utilizzare.
- Diciamo che la squadra del banchetto è in ritardo. Cosa farai? Ottieni subito il loro elenco di contatti e chiamali. Oh, pensano che lo farai al posto per ottenerlo 90 libbre di maiale sminuzzato? Qualunque cosa. Dai la lista al signor A, lui prende il camion e va all'indirizzo di ritiro della carne sul foglio. Hai evitato un disastro. Ora sai che non dovresti assumere questo team di assistenza o dare indicazioni più chiare!
Vai alla sede dell'evento con gli organizzatori. Osserva intorno e valuta il parcheggio, i servizi igienici, le stanze e le porte. Cerca luoghi nelle vicinanze dove puoi fare fotocopie, fare telefonate e acquistare l'essenziale. In generale, tieni in mano il luogo dell'evento.
- Parla con la persona che hai contattato per affittare il posto. Dovrebbero avere una migliore comprensione del luogo rispetto a chiunque altro. C'è un problema che dovresti sapere? Tempo limitato? La porta è chiusa in determinati orari? Si spera che ciò non accada, ma dovresti anche informarti sui programmi di controllo degli allarmi antincendio.
Metodo 3 di 4: prepararsi nelle 24 ore prima dell'evento
Stai calmo. Puoi farlo. È particolarmente importante rimanere calmi e non confondersi o essere ansiosi. Ti stai preparando da mesi! Tutto andra bene. Più calmo sei, più calmi saranno i tuoi compagni di squadra, più fluido sarà l'evento. E poi tutto finirà presto!
- Seriamente, puoi farlo. Hai fatto tutto il possibile, pensando a tutti i possibili problemi: se qualcosa va storto, sai come risolvere il problema. E ricorda: nessuno può biasimarti. Un ospite rumoroso, il cibo non è buono - le persone capiranno che non puoi controllare tutto. Rilassare. Starai bene.
Ultimo controllo con i membri degli organizzatori. Assicurati di parlare con tutti dei modi per raggiungere la sede dell'evento e quando arrivare. Quello che non vuoi di più è quando tutti gli organizzatori ti chiamano il giorno dell'evento perché non sai dove sia l'ingresso sul retro.
- Anche se nessuno dice nulla o ti fa una domanda, fai del tuo meglio per valutare gli atteggiamenti degli altri. Sono tutti soddisfatti del loro lavoro? Vanno d'accordo tra loro? In caso contrario, parla con tutti e prova a rimuovere il nodo. Forse qualcuno si inserirà in un altro dipartimento o lavorerà con altri.
Controlla tutti gli inviti e le risposte. Elenca gli ospiti in un foglio di calcolo Excel e calcola il numero di persone. Per la maggior parte degli eventi, il numero di partecipanti confermati sarà non sono mostra il numero di persone che partecipano effettivamente all'evento. Puoi avere 50 validatori, ma alla fine ce ne sono solo 5 o partecipano fino a 500 persone. Anche se dovresti conoscere il numero di validatori, sii pronto a gestire la situazione quando ci sono troppo pochi o troppi partecipanti!
- Ricorda agli ospiti VIP l'evento. Sarai sorpreso dal numero di persone che dicono: "Oh, giusto. Domani non è vero?" Con una semplice chiamata o un messaggio, puoi evitarlo.
Vai al luogo dell'evento e controlla se tutti sono pronti. La stanza è pulita e pronta? I dispositivi elettronici sono installati e funzionanti? Puoi preinstallare qualsiasi dispositivo, se necessario? Lo staff è completamente preparato per l'evento?
- Controlla se l'evento ha abbastanza sostenitori. Naturalmente, è meglio se hai più sostenitori del necessario. Potresti dover chiedere a qualcuno un'emergenza, aver bisogno che qualcuno prenda nota di un ospite o risolva un problema che non puoi prevedere. Oppure, sai, potresti aver bisogno di qualcuno che ti versi dell'altro caffè.
Prepara kit per i partecipanti all'evento. Questo kit può includere una bottiglia d'acqua, una barretta di cioccolato, una nota adesiva, una penna a sfera, una brochure e qualsiasi altra informazione di cui hanno bisogno. È anche una buona idea se vuoi aggiungere piccoli souvenir.Questo è un grande momento clou che mostra che l'evento è stato ben organizzato e allo stesso tempo fa sentire gli ospiti apprezzati.
- Questo kit potrebbe essere per ospiti o organizzatori, o entrambi! Chi non ama una barretta di cereali e una penna a sfera?
Pianificare le informazioni sugli eventi (foglio di esecuzione o foglio di esecuzione). Di seguito un elenco di tutte le informazioni necessarie suddivise per orario e / o reparto. Prepara un programma di attività in pochi minuti con attività importanti. Il modello del foglio corrente sarà interamente a te decidere. Cerca solo di mantenere le informazioni al minimo per una facile lettura.
- Se sei davvero duro, costruisci questi specie può essere utile un foglio da corsa diverso. È più probabile che i relatori vogliano conoscere l'elenco degli altri ospiti che saranno dove e quando. Gli organizzatori vorranno un elenco di attrezzature, tempistiche e piani di pulizia. Quando avrai tempo a sufficienza per costruire il foglio da corsa, lo troverai molto utile.
Fai un elenco di oggetti da portare al luogo dell'evento. Quanto sarà brutto quando arriverai all'evento, tutto è pronto, tutti siete tutti lì e vi rendete conto di aver dimenticato 12.000 tazze a casa? Questo non va bene. Hai rovinato tutto. Quindi fai una lista, controlla ancora una volta e porta con te tutti gli ingredienti per preparare!
- Se gli oggetti sono sparsi in luoghi diversi, assegna un'attività specifica a ciascuna persona. In tal modo, non devi passare 8 ore a correre e raccogliere questi oggetti in preda al panico. "Un albero non fa un giovane, tre alberi si raggruppano insieme quindi la montagna è alta" - dicevano gli antichi.
Metodo 4 di 4: controlla la data dell'evento
Arriva presto alla sede dell'evento con organizzatori e volontari. Assicurati che tutti siano presenti e che l'elettronica funzioni correttamente. Domande dell'ultimo minuto? Se c'è tempo, beviamo bibite, condividiamo, incoraggiamo tutti e riposiamo! Puoi farlo. Sei pronto.
- Assicurati che l'organizzatore indossi un distintivo speciale o porti alcuni oggetti riconoscibili a portata di mano, in modo che i partecipanti all'evento possano chiedere aiuto quando necessario. A volte gli abiti color cachi non sono sufficienti.
Ogni sorta di cose, dentro e al di fuori. Hai bisogno di palloncini sulla cassetta della posta? Manifesti nell'angolo della stanza? E la porta e lungo il corridoio? Se i tuoi ospiti devono attraversare un labirinto caotico per raggiungere la sede dell'evento, dovresti mettere molti cartelli per guidarti.
- Saranno particolarmente utili striscioni di benvenuto e altri pannelli informativi davanti all'edificio. Vuoi che le persone siano in grado di riconoscere il luogo dell'evento direttamente dalla strada. Non c'è niente da chiedersi su questo!
- C'è una reception e ospiti registrati all'evento. Quando gli ospiti entrano dalla porta, dovrebbero vedere esattamente cosa devono fare. Altrimenti, si aggireranno in uno stato di incertezza e disagio. Ricordi la sezione reception di cui sopra? Si prega di assegnare qualcuno a stare vicino alla porta per accogliere e rispondere a tutte le domande dell'ospite.
- Musica fluttuante! La musica cancellerà l'atmosfera timida dell'evento.
Assicurati che i partecipanti all'evento sappiano cosa sta succedendo. Se un oratore è in ritardo, dovrai dare un avviso di ritardo dell'evento. Se il pasto richiede più tempo del previsto, gli ospiti dell'evento devono essere a conoscenza di eventuali modifiche al programma. È molto raro che gli eventi vadano come previsto, quindi quando i programmi non vengono seguiti attentamente, assicurati che le parti continuino a parlare.
Fare una foto! Potresti prendere nota di questo. Allo stesso tempo, le persone saranno entusiaste di vedere qualcuno che tiene una macchina fotografica per catturare i momenti dell'evento. Scatta una foto del banner del tuo sponsor, del tuo banner, del cancello di benvenuto, dell'area della reception, ecc. Puoi usare queste foto anche per il prossimo anno!
- Se possibile, lascia che un amico o un fotografo professionista faccia il lavoro. Hai abbastanza lavoro da fare! Hai bisogno di chiacchierare e mangiare con gli ospiti, quindi qualcun altro dovrebbe occuparsi del servizio fotografico.
Mettere i documenti dopo l'evento. Devi aver piantato un'idea nella percezione dei tuoi ospiti e vuoi che lascino l'evento con pensieri, riflessioni o determinazione specifici ad agire. Quindi prepara una brochure o qualsiasi oggetto che possono portare con sé dopo evento.
- Potresti considerare di sondare l'evento recente per questa sezione. Fornisci loro un mezzo per esprimere la loro opinione, cosa migliorare e cosa vogliono al prossimo evento. E, naturalmente, come possono essere coinvolti!
Pulisci le sedi degli eventi! Controlla il contatore di energia, rimuovi gli striscioni, pulisci i mobili e altro ancora. Rivolgerai il sito al suo stato originale, soprattutto quando paghi l'affitto e vuoi tornare indietro. Puoi anche evitare i costi aggiuntivi imposti dal fornitore della sede. Dividi il lavoro in modo uniforme in modo che il processo di pulizia sia il più rapido e delicato possibile.
- Controlla di nuovo per assicurarti che nessun oggetto di valore sia stato lasciato indietro. In tal caso, prepara un modulo di richiesta di oggetto smarrito.
- Se si danneggia qualcosa, si prega di avvisare la persona che hai contattato di affittare il posto. L'onestà e la franchezza sono sempre l'atteggiamento migliore.
- Rimuovi più spazzatura possibile. Successivamente subentrerà il reparto manutenzione.
Sii consapevole di tutte le missioni post-evento. A seconda del tipo di evento che organizzi, potresti non avere nulla da fare dopo l'evento o ci sarà una lunga lista di persone da ringraziare e ricevute in sospeso. Ecco alcune idee per iniziare:
- Grazie a tutti i membri del comitato organizzatore, in particolare agli sponsor e ai volontari. Non puoi organizzare un evento senza di loro!
- Completa e gestisci le questioni relative al denaro. Questo dovrebbe essere fatto il più rapidamente possibile, meno difetti, meglio è.
- Ospita una festa di gratitudine a coloro che ti hanno aiutato. Vuoi che i tuoi compagni di squadra si sentano grati e allo stesso tempo vuoi che i tuoi sponsor vedano che hanno portato un cambiamento e una buona causa.
- Distribuisci souvenir o altre pubblicazioni alle parti interessate.
- Trasferire fatture a sponsor e altri.
- Pubblica le foto sulla pagina online dell'evento.
Tieni una riunione per imparare dalle esperienze e fare meglio la prossima volta. Dopo che tutto è finito, cosa vorresti fare diversamente? Cosa funziona e cosa no? Ti piacerebbe ospitare un evento del genere? Cos'hai imparato?
- Se ricevi una risposta da tutti, leggili tutti. Anche se non ricevi alcuna risposta dagli ospiti, chiedi agli organizzatori dell'evento! Come pensano? Si sono divertiti quel tempo? Probabilmente solo perché la barretta di cereali e la penna erano gratuite, giusto?
Consigli
- Elenco dei documenti da preparare:
- Bilancio provvisorio
- Calendario degli eventi (orario di ogni programma nell'evento)
- Invito
- Elenco degli ospiti
- Piano d'azione
- Programma di lavoro (programma di completamento)
- Documentazione per comunicati stampa
- Discorso
- Elenco dei partecipanti
- Interventi delle parti (allegare curriculum oratore)
- Programma di lavoro
- Il programma è diviso in minuti
- Elenco delle reti di contatti (numero di telefono dell'organizzatore)
- Elenco degli articoli da portare
- Elenco delle attività da completare
- Rapporti sugli eventi (alla stampa e altri)
- Prima dell'evento, assegnare alle persone / ai dipartimenti la responsabilità delle seguenti aree:
- Donatori
- I partecipanti
- Ospite importante, relatore
- Progetta, stampa, raccogli articoli e valuta quei prodotti
- Premi, souvenir, regali, striscioni, certificati
- Veicoli, catering, allestimenti per eventi, decorazioni, fondali, parcheggi
- Media, PR (relazioni esterne), Marketing
- Fattori da considerare quando si sceglie una posizione e si negoziano i prezzi:
- Capacità del sito (numero di partecipanti, ad eccezione di quelli che non sono ufficialmente presenti)
- Disponibilità di cibo (nel caso in cui i pasti siano disponibili in quel luogo)
- Ora (ora di inizio e fine dell'evento)
- Illuminazione (nel caso in cui l'evento si svolga di notte)
- C'è l'aria condizionata oppure no
- Viene fornita l'attrezzatura necessaria (microfono, altoparlanti, ecc.)
- Mobili (mobili, asciugamani da tavola, ecc.)
- È possibile organizzare eventi di musica e intrattenimento presso la sede (con spettacoli meno formali)
- Generatore
- Facile accesso alla sede, indipendentemente dal fatto che si trovi nel centro della città o meno (se i delegati possono partecipare senza alcuna difficoltà)
- Stanza speciale per gli organizzatori, spogliatoi, ecc.
- costo totale
- Il giorno dell'evento, assegnare alla persona / dipartimento la responsabilità di quanto segue:
- Coordinamento generale
- Restroom
- Cibo
- Lavora sul campo
- Host (MC)
- Computer, proiettori
- Fotografo
- Addetto alla reception
- Controllo della folla e PR con la folla
- Area parcheggio
- Proteggere
- Distribuire documenti e forniture (regali e certificati a persone specifiche e a tutti i partecipanti all'evento)
- Fattori da considerare quando si decide sulla data dell'evento:
- L'ospite principale e altri ospiti VIP saranno disponibili per la giornata
- Qual è il giorno migliore per il tuo pubblico di destinazione?
- In ogni momento, non puoi cedere il tuo lavoro e le tue responsabilità a un'altra persona.
- Il lavoro è responsabile.
- Puntuale. Se sei in ritardo, segnala in modo completo e immediato il lavoro alla persona che devi segnalare.
- Quando sorgono problemi, non incolpare gli altri, non pensare troppo e causare più stress, trova modi per risolvere il problema.
- Assicurati di avere un piano di evacuazione in atto per le emergenze. Se il tuo evento è su larga scala, assicurati che polizia e medici siano in servizio.
avvertimento
- Niente panico o stress. Una postura calma si tradurrà in risultati migliori.
- Preparati per ogni situazione. A volte ci saranno cose fuori dal tuo controllo. Se sei un membro degli organizzatori, non arrabbiarti quando qualcuno ti sgrida, quella persona potrebbe essere tesa. Se sei un coordinatore, niente stress o panico. Per favore, fai tutto con calma. Cerca di riflettere sulle possibili situazioni e su cosa faresti in quelle situazioni.
