Autore:
Louise Ward
Data Della Creazione:
4 Febbraio 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Lo scopo delle newsletter è informare un gruppo di persone su un particolare problema come un evento, una politica o una risorsa e incoraggiarli a farlo. Di seguito sono riportate le linee guida su come scrivere newsletter efficaci e di facile lettura.
Passi
Parte 1 di 4: Scrittura dell'oggetto della newsletter
Digita la parola "AVVISO" nella parte superiore della pagina. Subito fuori dal testo c'era la newsletter. Scrivi la parola "AVVISO" a circa 4 cm dalla parte superiore della pagina, in grassetto, al centro o allineata a sinistra. Puoi anche scegliere una dimensione del carattere più grande per questa parola.
- Doppia spaziatura tra le righe nel titolo.
Nominare in modo appropriato. Le newsletter sono una forma formale di comunicazione aziendale, quindi dovresti affrontarle in modo appropriato. Scrivi il nome completo e il titolo della persona a cui riferirai.- Se invii una lettera a tutti i dipendenti, potresti scrivere: "RICEVITORE: Tutti i dipendenti".
Aggiungi destinatari nella serie CC. La riga "CC" si riferisce a coloro che ricevono la notifica sotto forma di "Gentile Co". Questo non è l'oggetto newsletter di destinazione. Questa è la persona che necessita di informazioni sulla politica o sul problema che stai affrontando nella lettera.
Scrivi il tuo nome nella riga "Mittente". L'oggetto della lettera dovrebbe includere il nome dello scrittore e del mittente. Il tuo nome completo e il tuo titolo sono su questa riga.
Aggiungi le date. Scrivi la data completa, inclusi giorno, mese e anno. Ad esempio, scrivi: "DATA: 5 gennaio 2015" o "DATA: 01.05. 2015. "
Scegli un paragrafo specifico per il tuo argomento. La riga dell'oggetto dovrebbe indicare al lettore di cosa tratta la newsletter. Sii specifico e conciso.- Ad esempio, invece di scrivere l'oggetto come: "Ink", scrivi più specificamente come: "Problema di utilizzo dell'inchiostro in Office".
Regola il formato del titolo di conseguenza. Il titolo dovrebbe essere nella parte superiore della pagina, allineato a sinistra. Scrivi in maiuscolo le parole "RECEIVER:", "SENDER:", "DATE:" e "ABOUT JOB:".
- Un titolo di esempio sarebbe simile a questo:
Destinatario: nome e titolo del destinatario
MITTENTE: il tuo nome e titolo
DATA: Data, mese, anno in cui è stato scritto l'avviso
INFORMAZIONI SU: (o CORRELATO A :) Problema menzionato dalla newsletter (evidenziato in qualche modo). - Quando componi i titoli, assicurati di raddoppiare gli elementi e allineare il testo.
- Puoi aggiungere una riga sotto l'intestazione che attraversa la larghezza della pagina per separare il titolo e il corpo della newsletter.
- Un titolo di esempio sarebbe simile a questo:
Parte 2 di 4: scrittura del contenuto della newsletter
Considera chi è il destinatario. Affinché tutti leggano e rispondano alla newsletter, è importante abbinare la formulazione, la lunghezza e la solennità del messaggio a chi lo leggerà. Affinché funzioni correttamente, è necessario avere una buona idea di chi sta ricevendo il messaggio.
- Pensa alle preferenze e alle preoccupazioni dei tuoi lettori.
- Cerca di anticipare le domande che il tuo lettore potrebbe porre. Pensa ad alcuni dei contenuti della newsletter, come esempi, prove o altre informazioni per convincerli.
- Verifica se i tuoi lettori accettano la tua menzione di informazioni o sentimenti inappropriati.
Salta i saluti rituali. La newsletter non è iniziata con un saluto come "Caro signor Edwards". Invece, entra direttamente nella questione da discutere nel messaggio dall'inizio.
Menziona il problema nel primo paragrafo. Scrivi il motivo per cui vuoi che il lettore intraprenda l'azione. Questo è un po 'come l'introduzione al saggio, cioè l'introduzione del problema e la ragione del problema.Puoi anche pensare all'introduzione come a un riassunto dell'intero corpo della newsletter.
- Di solito l'introduzione occupa circa un paragrafo.
Ad esempio, potresti scrivere: “Il 1 ° luglio 2015, la compagnia XYZ implementerà una nuova polizza sull'assicurazione sanitaria. I dipendenti riceveranno un'assicurazione sanitaria e riceveranno uno stipendio minimo di 6 milioni / mese ”.
Fornire informazioni sulle questioni in discussione. Il lettore potrebbe aver bisogno di alcune informazioni generali sul problema che stai affrontando. Fornisci alcune informazioni, ma sono brevi e indica solo ciò che è necessario.
- Se appropriato, continuare la notifica indicando il motivo per cui la politica è stata implementata. Ad esempio, potresti scrivere: "Il governo locale ha votato per richiedere a tutti i dipendenti della zona di ricevere uno stipendio minimo di 6 milioni di VND / mese".
Sostieni gli argomenti nella discussione. Riassumi le azioni da eseguire. Prove e argomenti sulla soluzione che proponi. Inizia con le informazioni più importanti, quindi tratta i fatti specifici o di supporto. Mostra ai tuoi lettori che è utile fare ciò che suggerisci o che è dannoso non prenderlo.
- Sentiti libero di aggiungere grafici, elenchi o grafici, soprattutto sui messaggi più lunghi. Assicurati solo che queste informazioni siano davvero pertinenti e convincenti.
- Per messaggi più lunghi, prendi in considerazione la possibilità di scrivere un titolo più breve per rendere chiara ogni sezione. Ad esempio, invece di scrivere "Politica", scrivere "Nuova politica dei dipendenti stagionali". Sii specifico e conciso in ogni titolo in modo che il lettore veda chiaramente le basi della newsletter.
Suggerisci l'azione che il lettore deve intraprendere. Una newsletter è un invito all'azione su un problema specifico, che si tratti di un annuncio di un nuovo prodotto da parte dell'azienda, di una nuova politica di rendicontazione delle spese o di una presentazione di come l'azienda sta lavorando su di esso. soggetto. Ricorda l'azione che il lettore deve eseguire nel finale o nella frase.
- Ad esempio, potresti scrivere: "Tutti i dipendenti devono utilizzare il nuovo sistema contabile a partire dal 1 ° giugno 2015".
- Puoi aggiungere alcune prove a sostegno dei tuoi suggerimenti.
Termina la lettera con un riassunto positivo e incoraggiante. L'ultimo paragrafo della newsletter dovrebbe ripetere i passaggi successivi per risolvere il problema. Ciò include un promemoria della solidarietà organizzativa.
- Puoi scrivere: "Sarei felice di discuterne con te più tardi e continuerò a discutere le tue decisioni".
- Puoi concludere dicendo: “Siamo entusiasti di questa espansione di categoria. Crediamo che aiuterà il business a crescere e l'azienda opererà in modo più sostenibile ”.
- Questo paragrafo è solitamente lungo circa 1-2 frasi.
Parte 3 di 4: Newsletter completa
Formatta correttamente le newsletter. Usa il formato standard per rendere i messaggi facili da leggere. Utilizzare un carattere Times New Roman o Arial di dimensione 12. I margini sinistro, destro e inferiore sono 2,5 cm.
- Allinea i paragrafi. Dividi paragrafi, doppia spaziatura e margini oppure no.
Newsletter di revisione. Rivedi e modifica il messaggio per renderlo chiaro, conciso, convincente e privo di errori di battitura. Verificare la coerenza nella formulazione. Tipi di parole accademiche o parole professionali.
- Verifica la presenza di errori di ortografia, grammatica e contenuto. Presta particolare attenzione a nomi, date o numeri.
- Controlla se il messaggio è troppo lungo e taglia i contenuti non necessari.
Firme. La newsletter non ha una riga per la firma. Tuttavia, dovresti anteporre l'intestazione e accanto al tuo nome. Ciò dimostra che hai confermato la newsletter.
Usa carta intestata. È possibile creare una carta intestata speciale specifica per le newsletter o utilizzare una normale carta intestata aziendale.
- Se si stanno redigendo documenti elettronici (ad esempio per l'invio di posta elettronica), è necessario creare una carta intestata separata in Word contenente il logo della società e le informazioni di contatto di base. Usa quel titolo come modello per le newsletter che invii.
Scegli come inviare la tua posta. Decidi il modo migliore per inviare newsletter. Puoi stamparlo e distribuirlo a tutti. Puoi anche inviare tramite e-mail.
- Se invii il messaggio tramite e-mail, puoi formattare l'HTML per l'e-mail. In caso contrario, puoi salvare il messaggio come PDF e allegarlo come e-mail.
Parte 4 di 4: utilizzo del modello di newsletter
Trova i modelli di lettere disponibili. Considera se desideri utilizzare lettere di esempio invece di scrivere in primo luogo. In tal caso, il primo passo è trovare buoni modelli di posta online. Microsoft Word ha anche modelli di lettere. I modelli utilizzano spesso lo stesso formato di base, ma caratteri, dimensioni dei caratteri e layout diversi.
- Scarica il modello giusto per le tue esigenze.
- Assicurati di leggere i termini di utilizzo prima di utilizzare qualsiasi modello online.
Apri il modello di messaggio che è stato scaricato sul tuo computer. Dopo aver premuto il tasto di download, il modello di lettera viene scaricato automaticamente sul computer oppure è possibile eseguire alcuni passaggi prima dell'inizio del download. Il modello di lettera viene scaricato come file zip, è necessario decomprimerlo e aprirlo in Microsoft Word.
- Si consiglia di utilizzare la versione più recente di Microsoft Word per assicurarsi di non riscontrare problemi software imprevisti e che il modello di messaggio potrebbe non funzionare come previsto. Se disponi di una versione precedente di Microsoft Word, aggiorna il software prima di scaricare i modelli di lettere.
Crea intestazione (intestazione). Ricorda che il corpo del messaggio di esempio è soggetto a modifiche. Puoi personalizzare parti del messaggio di esempio come preferisci. Ad esempio, puoi aggiungere loghi e simboli di copyright nell'intestazione dei modelli di lettere. Fare clic sull'intestazione e immettere le informazioni sulla società.
Compila le sezioni nell'intestazione del modulo della lettera. Ricordati di compilare i campi "A" e "DA", nonché "CC" e "OGGETTO". Fai attenzione quando compili questi campi per evitare di ometterli, lasciandoli vuoti, spesso commettono errori durante la digitazione.
Immettere il testo del messaggio. Scrivi l'introduzione, il motivo, la discussione e il riepilogo nel corpo della newsletter. Se lo desideri, puoi utilizzare elenchi puntati o creare elenchi per organizzare le tue informazioni.
- Mantieni il formato del modello di lettera. Ciò garantisce che i paragrafi siano allineati, con i margini corretti e la dimensione del carattere.
- Se necessario, puoi anche personalizzare la newsletter per utilizzare la tabella. A volte è una buona idea, soprattutto se l'uso di elenchi puntati o simili rende i messaggi confusi o difficili da leggere.
- Assicurati di eliminare qualsiasi testo dal modello. Allo stesso tempo, controlla attentamente la tua posta prima di inviarla.
Ricordati di controllare il piè di pagina. Il piè di pagina è l'area vuota nella parte inferiore della pagina per ulteriori informazioni. È possibile aggiungere informazioni di contatto aziendali o personali a questo sito. È molto importante dedicare del tempo alla verifica dell'accuratezza delle informazioni. L'ultima cosa che non vuoi che accada è quando il messaggio è scritto perfettamente ma ha le informazioni di contatto sbagliate o le informazioni mancanti.
Modifica l'aspetto del messaggio. Una delle cose più interessanti dei messaggi di esempio è che puoi cambiare il colore del testo. Questo ti aiuta a mostrare un po 'di personalità e fa risaltare maggiormente il testo. Puoi anche scegliere il colore giusto per la situazione in corso per assicurarti che la tua newsletter abbia un aspetto eccezionale, non solo professionale.
Salva le newsletter come testo coerente. Assicurati di salvare una copia. Avrai documenti elettronici di backup per facilitare lo scambio di informazioni.
Salva il modello per un utilizzo successivo. Ogni volta che è necessario utilizzare un messaggio di esempio con un oggetto di modifica, è sufficiente personalizzare gli elementi in modo che corrispondano all'oggetto specifico del messaggio. Ciò consentirà di risparmiare tempo, ti aiuterà a creare una newsletter unificata e professionale che attiri l'attenzione di tutti, quindi verrà letta immediatamente. annuncio pubblicitario
Consigli
- Non dare troppe ragioni. Spiegare perché vuoi che qualcosa venga fatto è importante, ma non scrivere troppo.
- La newsletter dovrebbe essere breve.
