Contenuto

• Passi
• Parte 1 di 3: Comporre la lettera
• Parte 2 di 3: Scegliere il tono giusto
• Parte 3 di 3: Progettare correttamente

Indipendentemente dal tipo di attività che svolgi, è molto importante sviluppare una forte relazione con il cliente in modo che le persone tornino da te ancora e ancora. Ogni lettera di ringraziamento dovrebbe essere individuale, quindi non troverai esempi con esempi in questo articolo. Troverai invece istruzioni per aiutarti a scrivere tali lettere in modo efficace. Se vuoi sapere come scrivere una lettera di ringraziamento per esprimere il tuo apprezzamento per un cliente, continua a leggere.

Passi

Parte 1 di 3: Comporre la lettera

1. 1 Inserisci il nome del cliente corretto nel messaggio di saluto. Molte ricerche di mercato mostrano che quasi tutti i messaggi indirizzati a un cliente sono completamente inefficaci se il loro nome è scritto in modo errato. Pertanto, è estremamente importante ricontrollare che non ci siano errori nel contattare il cliente.
2. 2 Indica il motivo della lettera di ringraziamento. Rendilo il più specifico possibile. Certo, puoi semplicemente scrivere "grazie per il tuo acquisto", ma è meglio se specifichi che tipo di acquisto ha effettuato l'acquirente e che tipo di consegna ha scelto. Quindi il cliente sarà più concentrato nel trattare con la tua azienda, poiché sarà soddisfatto di un approccio così individuale.Rif> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • La tua gratitudine dovrebbe sembrare il più sincera possibile. Se appropriato, puoi fare riferimento a una conversazione con un cliente.
   • Fai uno sforzo per non rendere la tua e-mail banale, o sembrerà che tu stia inviando lo stesso messaggio a centinaia di clienti.
3. 3 Aggiungi alcune righe di feedback. In una lettera di ringraziamento, è opportuno porre alcune domande per assicurarsi che tutte le esigenze del cliente siano state soddisfatte e che il cliente sia soddisfatto della qualità. Tali chiarimenti aumentano le possibilità che l'acquirente torni da te, il che significa che aumenterà anche il profitto. Non devi lasciarti trasportare dalla richiesta di feedback, ma prestare attenzione alle esigenze dei clienti è una parte fondamentale di un'attività di successo.
   • Esprimi la tua speranza che l'acquirente sia soddisfatto del suo acquisto e aggiungi che sei pronto a rispondere a tutte le domande e ai suggerimenti che lo interessano.
   • Chiedi all'acquirente se c'è qualcos'altro che devi fare per migliorare la sua soddisfazione.
4. 4 Includi il nome della tua azienda nella lettera. La lettera di gratitudine dovrebbe sempre includere il nome dell'azienda, il suo logo o altre informazioni che identificano il tuo marchio. Ancora una volta, questo aumenta la visibilità della tua attività.
   • Se stai scrivendo la tua lettera di ringraziamento su una cartolina, assicurati di includere il nome della tua attività.
   • Se stai scrivendo su carta intestata, il logo e il nome della tua azienda saranno comunque visibili, quindi non è necessario includere il nome nella lettera stessa.
   • Se stai inviando un'e-mail con una nota di ringraziamento, il nome e il logo dell'azienda devono essere sotto la tua firma.
5. 5 Usa una conclusione adeguata. Dovrebbe esprimere la speranza di un'ulteriore cooperazione con il cliente ed esprimere il tuo sincero interesse per lui. Ad esempio, "con rispetto" a volte può sembrare troppo formale, e quindi dovrebbe essere sostituito con "cordiali saluti" o "i migliori auguri". Esplora le note finali delle lettere commerciali e considera le specificità del settore.
6. 6 Firma la lettera a mano. Se possibile, firma la lettera a mano. Le grandi aziende spesso lo usano per rendere la lettera più personalizzata. Anche una firma creata con un computer e poi inserita in una lettera spesso fa un'impressione migliore di un semplice nome digitato, in quanto crea l'effetto di una lettera scritta di persona.

Parte 2 di 3: Scegliere il tono giusto

1. 1 Resisti alla tentazione di offrire a un cliente un nuovo prodotto o servizio. Stai scrivendo una lettera di ringraziamento per l'accordo, quindi non devi farti pubblicità. In questa fase è sufficiente un buon contatto. Lascia che il cliente si senta come se lo fosse.
   • Frasi come "speriamo in una nuova collaborazione con voi" suonano come un cliché pubblicitario, ed è meglio astenersi da esse. Non scrivere nulla che non scriveresti al tuo amico.
   • Non includere descrizioni di altri prodotti, menzioni di una vendita imminente o altre frasi che potrebbero essere considerate pubblicità nella lettera.
2. 2 Invia la lettera con un vero francobollo. Anche se stai inviando montagne di lettere, è meglio non usare una macchina per marcare. Quindi spersonalizzi la lettera, rendendola una delle tante, il che significa che il cliente non si sentirà speciale. Molto probabilmente, la tua lettera finirà immediatamente nel cestino.
3. 3 Se possibile, scrivi l'indirizzo a mano. E ancora: più la lettera è personalizzata, più sarà piacevole riceverla. Se non hai tempo per firmare le buste, affidalo a qualcun altro. Anche se l'indirizzo non è scritto da te personalmente, il cliente sarà piacevolmente colpito nel vedere che è scritto a mano.
4. 4 Fornisci le informazioni di contatto e preparati per ulteriori comunicazioni. Assicurati di includere il tuo numero di telefono e indirizzo nella lettera e fai sapere al cliente che sei pronto ad ascoltarlo per qualsiasi domanda. Se un cliente ti contatta, preparati a rispondere rapidamente alla sua richiesta o domanda.

Parte 3 di 3: Progettare correttamente

1. 1 Scrivi la tua lettera a mano. Stampare un modulo standard è come inviare un volantino a un cliente. Invece di far sentire il cliente importante e prezioso per te, rischi di dare l'impressione opposta e causare solo irritazione. Prova a scrivere lettere di ringraziamento a ciascun cliente personalmente e a mano.
   • Se ci sono troppi biglietti di ringraziamento da scrivere a mano, chiedi a un altro collega di aiutarti. L'approccio individuale vale il tempo.
   • Se non hai la possibilità di scrivere a mano note di ringraziamento, devi trovare un altro modo per personalizzarle. Il minimo che puoi fare è includere il nome del cliente e la tua vera firma in ogni email.
   • In alcuni casi, potrebbe essere più appropriato scrivere e-mail piuttosto che note di ringraziamento manuali, ad esempio se hai già un buon rapporto con un cliente. La cosa più importante è che la lettera suonasse sincera e indirizzata a un cliente specifico. Se c'è la possibilità che la tua lettera venga scambiata per un annuncio pubblicitario, è meglio scriverla a mano.
2. 2 Scegli dove scrivere le note di ringraziamento. Vanno bene sia i biglietti di ringraziamento che la carta intestata dell'azienda.Se hai solo bisogno di scrivere alcune lettere di ringraziamento, acquista eleganti biglietti di ringraziamento che facciano sentire importante il cliente. Puoi anche usare carta intestata su carta pesante.
   • Non utilizzare carta comune per la stampante per la tua lettera di ringraziamento.
   • Scegli biglietti di ringraziamento appropriati in un contesto aziendale. Se hai un'attività creativa o di intrattenimento, puoi utilizzare cartoline dai colori vivaci che corrispondono all'immagine dell'azienda. Evita le cartoline con parole o immagini inappropriate o eccessivamente personali.
3. 3 Considera l'invio di un regalo. Se vuoi andare oltre e mostrare il tuo apprezzamento, invia un piccolo regalo con la tua lettera. Questo è facoltativo, tuttavia per alcuni clienti potrebbe essere proprio quello di cui hai bisogno. Il regalo dovrebbe essere piccolo e utile. Può rappresentare i tuoi prodotti o servizi, o essere completamente estraneo alla tua area di attività, ma di natura professionale.
   • Piccoli regali includono segnalibri, calamite, caramelle, magliette o buoni regalo.
   • Il regalo non dovrebbe essere più costoso di 500-1500 rubli. L'etica aziendale di alcune aziende vieta di accettare regali costosi.