Autore:
Gregory Harris
Data Della Creazione:
14 Aprile 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Esistono molte situazioni diverse in cui un cliente ha bisogno di contattare aziende o produttori per vari problemi aziendali. Ma quando arriva il momento di inviare un'e-mail al servizio clienti, alcune persone potrebbero sentirsi perplesse. Spesso sorgono domande su come scrivere tali lettere in formato elettronico, poiché di solito sono scritte in forma cartacea e quali standard generalmente accettati sono più spesso applicati a lettere di questo tipo. Sebbene questi standard varino in base al settore, alla regione e alla cultura, esistono alcune linee guida generali per garantire che l'e-mail inviata all'helpdesk sia efficace. Ecco i migliori consigli di coloro che hanno già incontrato questo tipo di email.
Passi
Metodo 1 di 1: Scrivi un'email al servizio clienti
1 Controlla il sito web. Assicurati che l'azienda non abbia ancora risolto il tuo problema prima di inviare la tua email. Ciò farà risparmiare tempo e fatica a tutti, incluso te, e sarà molto apprezzato. - Mentre controlli il sito, cerca i migliori canali di comunicazione. L'e-mail non è sempre il canale migliore ed è necessario rispettare queste politiche aziendali e contattarli in modo diverso. Molte aziende offrono supporto telefonico e servizi di supporto aggiuntivi come una casella postale.
2 Cerca risorse online dedicate su Internet. Molte aziende offrono indirizzi e-mail personalizzati per problemi speciali come il monitoraggio della spedizione, la restituzione dei prodotti o il supporto tecnico. È possibile che l'uso dei canali di comunicazione previsti sia molto più efficace di una lettera standard all'e-mail generale dell'azienda. Inoltre, se si ignorano le comunicazioni fornite, il processo di collegamento con l'azienda può richiedere molto più tempo. 
3 Includi informazioni di identificazione personale nella tua lettera di supporto. L'azienda deve sapere quali prodotti o servizi hai acquistato, nonché la data di acquisto e le date di consegna previste per il prodotto o servizio. L'azienda potrebbe anche aver bisogno di conoscere il tuo indirizzo di casa e il numero di articoli acquistati. Assicurati che tutto questo sia indicato nella tua email. 
4 Usa un tono appropriato. Alcuni esperti sottolineano che le lettere al servizio clienti scritte senza riguardo per l'etichetta possono essere ignorate o la loro efficacia sarà molto inferiore.Cerca di aderire a un certo stile di scrittura che mostri il tuo livello di istruzione e conoscenza, senza usare affermazioni eccessivamente provocatorie. 
5 Chiedi quello che vuoi direttamente. Molti scrittori di e-mail del servizio clienti esperti ritengono che sia meglio essere franchi riguardo alle tue aspettative. L'azienda può o meno essere d'accordo con le tue esigenze, ma fornendo informazioni chiare, aiuterai il rappresentante dell'azienda non solo a capire il tuo punto di vista, ma anche a mostrare la tua opinione su tutti i problemi emergenti, i prodotti o altri problemi nel servizio clienti. - Ulteriori informazioni sulla politica aziendale. Quando scrivi la tua richiesta, puoi prima fare la tua ricerca per capire quali requisiti hanno maggiori probabilità di essere soddisfatti. Come risolvere il problema che si è presentato dipende da te, ma capire la posizione dell'azienda ti aiuterà a rendere più efficaci i tuoi messaggi.
