Come organizzare un evento musicale

Video: Come organizzare un evento: normative e permessi, con Andrea Pino

Contenuto

Passi
Metodo 1 di 8: raccogliere i contatti delle persone
Metodo 2 di 8: trovare un luogo
Metodo 3 di 8: trovare squadre, personale aggiuntivo e attrezzature
Metodo 4 di 8: Formazione, tempi e durata delle esibizioni
Metodo 5 di 8: pubblicità e pubbliche relazioni
Metodo 6 di 8: Calcola il costo del tuo biglietto
Metodo 7 di 8: in loco
Metodo 8 di 8: Dopo lo spettacolo
Consigli
Avvertenze
Di che cosa hai bisogno

Sei mai stato a un concerto locale e ti sei divertito? Bene, ecco la tua occasione per ospitare il tuo evento, guadagnare un po' di soldi e divertirti! Tutto questo richiede un po' di determinazione e fiducia. Organizzare un evento di musica dal vivo non è affatto difficile come potresti pensare!

Passi

Metodo 1 di 8: raccogliere i contatti delle persone

1 Chatta con gruppi e organizzatori di eventi locali e rimani in contatto con loro.
2 Offri il tuo aiuto durante gli eventi che organizzano, ad esempio offrendoti di essere un tecnico per aiutare a installare le attrezzature, o affiggendo poster o vendendo biglietti. Fallo gratuitamente; questo vi permetterà in ogni caso di assistere gratuitamente al concerto, e gli organizzatori ve ne saranno grati.
3 Se hai già assistito a un paio di concerti, allora conosci già almeno cinque band o artisti. Assicurati di mantenere un buon rapporto con loro.

Metodo 2 di 8: trovare un luogo

1 Trova un luogo per l'evento. Teatri locali, cinema, scuole e auditorium sono disponibili per l'affitto. Tuttavia, una volta trovata una location adatta, parla con il manager per assicurarti che ospitare l'evento dal vivo non vada contro le sue regole. È meglio usare il teatro. Molti teatri hanno opzioni seduti o in piedi e dispongono di un sistema PA (indirizzo pubblico) e di un palco installato, il che riduce i costi. C'è anche un numero crescente di pub dedicati alla musica dal vivo. Di solito contengono 100-300 persone e di solito hanno anche i propri tecnici del suono e il proprio sistema PA. Quest'ultimo punto è fondamentale se stai organizzando un concerto per la prima volta, perché avere un sistema PA non solo taglia i costi, ma significa anche che a) questo è un luogo dove le persone vengono abbastanza spesso b) il sistema è impostato per rendere è più facile per il tecnico del suono e con ) questo ridurrà notevolmente la quantità di tempo e nervosismo prima/dopo il concerto, poiché ci saranno meno cose da capire e ci sarà solo una quantità minima di attrezzatura.
2 Assicurati di prenotare una sede per il tuo evento con almeno un mese di anticipo, anche se anche prima, in modo da poter pubblicizzare meglio ed essere in tempo per il concerto.
3 Scopri il costo dell'affitto di un locale per la notte e aggiungilo al tuo budget (a volte i locali vogliono guadagnare dalla vendita dei biglietti, tuttavia, non lasciare che abbiano più del 40%, poiché è già troppo se hai Spese addizionali).
4 Decidi se sarà un esercizio da seduto o in piedi. Se è in posizione verticale, sarai in grado di ospitare più persone. Inoltre, il pubblico spesso preferisce gli eventi in piedi, poiché possono ballare e saltare, se si tratta, ad esempio, di un concerto "metal".
5 Decidi se ci saranno posti assegnati o un ingresso condiviso per tutti al concerto. Le persone di solito preferiscono l'ingresso generale perché tutti hanno la possibilità di essere in prima fila allo stesso prezzo. Tuttavia, un concerto seduto con posti fissi richiede meno sicurezza ed è meno fastidioso per te.
6 Organizza un sistema di sicurezza. I teatri e le sale da concerto hanno spesso personale di sicurezza, tuttavia potresti dover pagare un extra per questi servizi. Se questo è un piccolo concerto con un piccolo pubblico, puoi chiedere a un paio di tuoi amici forti e fiduciosi di essere il tuo sistema di sicurezza. Tuttavia, le leggi spesso richiedono che tu ti fornisca un servizio di sicurezza professionale. Aggiungi questo al tuo budget.
7 Imposta un limite di età. Se il locale è un pub, determina se venderà alcolici o meno. In tal caso, l'attività dovrebbe essere solo per adulti. La vendita di alcolici probabilmente aumenterà i costi assicurativi.
8 Ottieni l'assicurazione. L'assicurazione pubblica può essere inclusa con la sede, ma controlla sempre. $ 200 per una notte di assicurazione è meglio di migliaia di dollari in un reclamo. Tutte le compagnie di assicurazione forniscono assicurazioni al pubblico civile, tuttavia, cercano opzioni assicurative più economiche. Inoltre, ad ogni nuovo concerto tenuto, dove non si sono verificati incidenti, il costo della tua assicurazione diminuirà, poiché hai dimostrato di essere responsabile e con meno rischi. Aggiungi il prezzo dell'assicurazione al tuo budget.

Metodo 3 di 8: trovare squadre, personale aggiuntivo e attrezzature

1 Determinare quali gruppi si esibiranno all'evento; dovrai organizzare da 3 a 6 spettacoli.
2 Scegli un gruppo con il maggior numero di fan e metti il loro nome in lettere maiuscole come titolo. Saranno i tuoi headliner e ti assicureranno di avere una folla abbastanza grande. Molto probabilmente si esibiranno con la propria batteria e più amplificatori.In caso contrario, chiedi a uno degli altri gruppi di portare con sé l'attrezzatura necessaria. È migliore e più economico del noleggio di strumenti.
3 Seleziona altri gruppi. Si consiglia di invitare almeno un gruppo sconosciuto; possono aprire la serata e sarà per loro una pubblicità, e per te un nuovo contatto.
4 Calcola le spese della tua banda. Diverse band possono suonare gratuitamente, anche se spesso band sconosciute locali accetteranno di suonare gratuitamente se fornisci dei biglietti gratuiti per i loro amici. Tuttavia, non approfittare della loro generosità e metti sempre da parte dei soldi dal tuo budget per ringraziare ogni gruppo. Anche se sono solo $ 40 o $ 50 per gruppo, lo apprezzeranno. Aggiungi un po' di cu. oltre alla band che ha portato i loro tamburi, ecc. per usura e altrettanto gratitudine. Aggiungi questo costo al tuo budget.
5 Assumi un tecnico del suono. Se il locale ha un tecnico del suono locale e ha un sistema PA, usalo. In caso contrario, l'ingegnere del suono può fornire PA e impostare tutto per una certa quantità di denaro. Se sei bravo con la tecnologia, gli amplificatori e altro, organizza tutto da solo, anche se questa è una seccatura aggiuntiva. Forse uno dei tuoi amici/nuovo contatto potrà farlo gratuitamente. Ad ogni modo, aggiungi i costi stimati per questa attività.
6 Assumi un MC. Questo è quello che introduce il gruppo al pubblico e chiude la serata. Prova ad assumere qualcuno che è conosciuto a livello locale nel campo o diventa tu stesso un MC. Ci vuole solo un po' di confidenza e un paio di minuti per prepararsi. Un inutile MC eccentrico / ubriaco / impopolare può rovinare la serata e causare problemi inutili. Meglio l'assenza di un MC rispetto a quello che crea problemi.

Metodo 4 di 8: Formazione, tempi e durata delle esibizioni

1 Metti il gruppo più popolare alla fine e il più impopolare per primo.
2 Dai a ogni gruppo di partenza la stessa quantità di tempo e anche gli ultimi due hanno un po' di tempo in più.
3 Dì ai gruppi la quantità di tempo che hanno per esibirsi, ma riducila di 5 minuti rispetto alla realtà. Cioè, se il gruppo ha 30 minuti per esibirsi, digliene 25 in modo che tutto vada liscio.
4 Soddisfare i requisiti per l'attrezzatura, condividere l'attrezzatura con i gruppi, il tempo per un sound check: tutti questi sono momenti delicati. Ci vorrà una comunicazione costante. Non ha senso che tutti e 5 i gruppi portino 5 kit di batteria e 5 kit di amplificazione, poiché in realtà è necessario un solo kit e i restanti quattro raccoglieranno polvere all'esterno nei furgoni con probabilità di furto. Tipicamente, il lavoro degli headliner è quello di fornire il drum kit, e altri batteristi dovranno fornire parti fragili (rullanti, piatti, pedale della grancassa). Tuttavia, alcuni batteristi non sono contenti di questo e vogliono che altre band utilizzino un kit diverso. Se ogni gruppo utilizza il proprio kit, la pausa tra i gruppi durerà dai 15 ai 25 minuti e il sound check richiederà almeno 5 minuti in più. Ad un evento con tre gruppi, non un problema, ma con 5 gruppi, avrai seri problemi. Come è noto con i chitarristi, di solito va bene usare amplificatori di altre persone (altoparlanti per amplificatori), ma non gli amplificatori stessi, a meno che le band non si conoscano e/o li rimettano definitivamente. Questo diventa più difficile se gli headliner hanno amplificatori combo o non hanno abbastanza amplificatori per andare in giro. Successivamente, avrai il fastidio aggiuntivo di esibirti in band che non includono solo batteria / basso / chitarre / voce. Sintetizzatori, chitarre acustiche, mandolino, banjo, kazoo, sezioni di fiati, arpe, ecc. possono causare grande stress all'ingegnere se vengono presentati subito prima del concerto senza preavviso.Inizia con gli headliner: cosa porteranno, cosa avranno bisogno, cosa condivideranno. Spiega al prossimo gruppo in fondo alla lista cosa possono usare e poni loro le stesse tre domande. Quando arrivi alla coppia di gruppi più in basso nell'elenco, dovresti avere tutto ciò che mancava in precedenza. Quindi, puoi avere batterie da un gruppo, amplificatori da un altro, tenendo conto del loro uso solo da parte di determinati gruppi, ecc. Tuttavia, una volta registrato tutto, tutto diventerà molto più facile da monitorare. Sulla base di questo, dovresti essere in grado, con l'aiuto del tuo tecnico del suono, di capire quanto tempo le band hanno bisogno per fare un sound check e se tutti hanno bisogno di un sound check, quindi organizzare l'orario e avvisare tutti i gruppi. Sembra tutto un enorme lavoro, tuttavia, è così che ti proteggi da molto stress durante la notte.
5 Consenti alle band di vendere i loro CD e fare merchandising, se possibile, durante le pause e dopo gli spettacoli. Non chiedere la tua percentuale per questo.
6 Rimani in tempi stretti per gli eventi.
7 In generale, attendere 15 minuti tra ciascun gruppo per l'allestimento. Tuttavia, è meglio verificare con il tecnico del suono, poiché alcuni gruppi potrebbero aver bisogno di più tempo per mettere a punto/modificare tutto, a seconda dei dettagli tecnici di ciascun gruppo.
8 Riproduci musica durante le pause. Stili musicali simili alla musica suonata quella sera, ma non alla musica dei musicisti. Il tecnico del suono lo farà per te, basta dirgli in anticipo di portare l'attrezzatura per il tuo lettore MP3.

Metodo 5 di 8: pubblicità e pubbliche relazioni

1 Fare manifesti. Un modo economico ma ottimo è quello di creare un semplice poster con lettere bianche su sfondo nero e chiedere a qualcuno in ufficio di fare quante più copie possibili. In caso contrario, avrai costi di stampa aggiuntivi. Inserisci le seguenti informazioni sul tuo poster:
- Gruppo principale
- Gruppo davanti a loro
- Il gruppo di fronte a loro, ecc.
- Apertura serale di gruppo
- Posizione
- l'appuntamento
- Prezzo del biglietto
- Qualsiasi sito relativo a gruppi, luogo, biglietti, te, ecc.
2 Esponi poster ovunque, ma chiedi sempre il permesso prima di appenderli. Portali nei negozi di dischi, nei ritrovi giovanili locali, negli internet café, nelle scuole/college (se consentito) e nei moderni negozi di abbigliamento.
3 Chiama il tuo giornale locale / stazione radio / ecc.e digli che stai facendo un concerto. Fornisci loro tutte le informazioni che hai sul poster o invia loro anche una copia del poster. Scrivi un comunicato stampa e invialo ai giornali locali un paio di settimane prima del concerto. Cerca di far uscire un fotografo dal giornale se ha una sezione dedicata a varie attività e divertimenti.
4 Dì a tutti i gruppi di pubblicare la loro performance al tuo evento sulle loro pagine Myspace / Bebo / Blogger o su qualsiasi altra fonte. Prova a creare il tuo account dedicato alla tua organizzazione di concerti se sei davvero seriamente intenzionato a farlo.

Metodo 6 di 8: Calcola il costo del tuo biglietto

1 Aggiungi tutti i costi insieme per ottenere il tuo budget.
2 Dividi questo importo per il numero di biglietti disponibili per la vendita, escludendo quelli che prevedi di regalare. L'importo ricevuto è il minimo che puoi impostare per recuperare il tuo investimento. Potresti voler ospitare il tuo primo evento senza scopo di lucro per te stesso e ottenere contatti da persone della tua zona interessate alle attività locali.
- Se vuoi guadagnare, aggiungi il 20% a questa cifra, ma usa sempre il prezzo del biglietto arrotondato. Dovrebbe essere invisibile agli altri, come 2 o 5. Ad esempio, 11 non è molto buono, ma 12 o 10 è normale.
3 Chiedi ai gestori del tuo locale di stampare i biglietti fino a quando non avrai sufficiente esperienza nell'organizzazione di concerti; questo è probabilmente incluso nell'affitto. Se non stampano i biglietti, vendi i biglietti all'ingresso; quindi, non ci saranno biglietti cartacei e/o falsi. Basta mettere un sigillo sulle mani delle persone che vengono. Usa il timbro originale, ma ricorda che se non è fatto a mano, il timbro può essere contraffatto. Pertanto, usa un tampone di inchiostro del colore originale e cambia il colore e la stampa per ogni concerto che ospiti.
4 Cerca di organizzare l'evento senza luoghi fissi, a meno che la direzione del sito non insista su di esso - primo arrivato, primo servito - sembra tutto molto più attraente per il pubblico giovane e sarai sicuro che tutti arriveranno in tempo fin dall'inizio.

Metodo 7 di 8: in loco

1 Assicurati di riunire tutti i gruppi presto poiché la mancanza di uno spettacolo rovina la notte. Andrà bene - due o tre ore prima dell'inizio dell'evento.
2 Il sound check è un periodo provvisorio; assicurati che il gruppo principale della serata arrivi per primo in quanto prima dovrà controllare il suono. Quindi devi decidere se ogni gruppo avrà un sound check, discuterne con il tuo tecnico del suono, ascoltare quello che hanno da dire; se hai 5 gruppi e due ore prima dell'inizio, non ha senso controllare tutti gli strumenti (chitarra, basso, batteria, ecc.) di ogni gruppo e non sarà molto bello se le persone iniziano ad entrare nella stanza in cui il suono continua a controllare.
3 Il tuo primo gruppo dovrebbe suonare circa mezz'ora dopo l'apertura delle porte.
4 Organizza una sala relax. È solo una stanza dietro le quinte con alcuni drink, abbastanza grande da ospitare tutte le band che non sono sul palco.
5 Essere in vista vicino all'ingresso e tra la folla, chiedendo alla gente se gli piace tutto. volta.
6 Assicurati con il tecnico del suono, gli ingressi e i gruppi che tutto proceda senza intoppi.

Metodo 8 di 8: Dopo lo spettacolo

1 Gruppi di pagamento e altri lavoratori subito.
2 Se i proprietari del locale sono di supporto, organizza una mini festa nella sala pausa o, in caso contrario, vai in un bar locale o qualsiasi altra cosa per socializzare con i gruppi.
3 Accetta le critiche e cerca di migliorare i punti che ti hanno detto. Ricorda, la maggior parte di questi ragazzi ha partecipato a molti eventi.
4 Rilassati e preparati per il tuo prossimo evento di successo.

Consigli

Hai bisogno di determinazione e responsabilità; a volte ci saranno errori, continua a lavorare. Migliorerai strada facendo.
Sii rigoroso con la sicurezza ai tuoi primi eventi finché non ti senti come se tutto fosse sotto controllo.
Cerca di essere il più piacevole possibile, indipendentemente dalle azioni degli altri.
Sii preciso con i pagamenti per mantenere una buona reputazione.

Avvertenze

Sei completamente responsabile durante la notte, quindi se si verifica un'emergenza, agisci di conseguenza e se non sei in grado di gestirla da solo, chiama aiuto!