Contenuto

• Passi
• Parte 1 di 3: prenditi del tempo per ordinare
• Parte 2 di 3: Ordinamento di documenti e file
• Parte 3 di 3: creare file mensili
• Consigli
• Di che cosa hai bisogno

Organizzare i file dell'ufficio può essere un compito difficile, soprattutto se si dispone di un numero elevato di file e documenti. Ma non deve essere un processo doloroso. Pianificare in anticipo e prendere decisioni sul file system può aiutarti a organizzare i tuoi file in base alle tue esigenze aziendali e assicurarti di cercare documenti importanti in modo più efficiente. Ecco alcuni passaggi per iniziare a organizzare i file dell'ufficio.

Passi

Parte 1 di 3: prenditi del tempo per ordinare

1. 1 Dedica tempo sufficiente per organizzare i tuoi file in modo da non dover avviare e interrompere più volte. Assicurati di avere abbastanza cartelle e collegamenti per creare nuovi file prima di iniziare.

Parte 2 di 3: Ordinamento di documenti e file

1. 1 Dividi la massa di documenti e file che desideri organizzare in pacchetti più piccoli e più gestibili.
   • Esamina ogni pacchetto singolarmente e butta via o fai a pezzi tutti i documenti e i file di cui puoi liberarti per ridurre lo spazio sui file e ridurre al minimo il disordine.
   • Dividi i documenti e i file che desideri conservare in 2 pile diverse: 1 per i file che devono essere gestiti nei prossimi mesi e 1 per i file che possono essere archiviati e non necessitano di accesso nel prossimo futuro.
2. 2 Memorizza le cartelle in ordine alfabetico se disponi di file client. Ad esempio, se ogni cartella è il nome di una persona o il nome di un'azienda, potresti prendere in considerazione l'organizzazione in ordine alfabetico in base al cognome delle persone. In tal caso, assicurati che ogni scheda del file sia chiaramente etichettata con il cognome della persona, seguito dal nome. Conserva le cartelle in ordine alfabetico, quindi etichetta i cassetti degli schedari in modo da sapere quale cassetto contiene i cognomi con quale lettera.
3. 3 Archivia le informazioni per categoria se disponi di file per diverse parti della tua attività. Potresti avere alcuni file per fatture, servizi o contratti, nel qual caso devi organizzarli in diverse categorie da organizzare. Etichetta chiaramente ogni file con la sua categoria corretta e inserisci tutti i documenti pertinenti all'interno. Potrebbe essere necessario creare sottocategorie, quindi utilizzare la cartella di archiviazione sospesa per designare la categoria e le cartelle di file per le sottocategorie.
   • Crea un file per i documenti che devono essere trattati con urgenza in modo da sapere dove trovare rapidamente i documenti importanti.
   • Metti i file nell'armadio con i file temporanei nella parte anteriore e i file zippati nella parte posteriore. In questo modo, i file con cui ti occupi più spesso saranno a portata di mano.

Parte 3 di 3: creare file mensili

1. 1 Oltre a utilizzare i metodi di cui sopra, aggiungi una serie di cartelle contrassegnate da Mese (e Anno ----). Quando non hai tempo per farlo subito, inserisci almeno i tuoi documenti nel file mensile in modo da poter lavorare con le informazioni inviate in ordine cronologico. Ti assicura anche di avere indizi su dove iniziare a cercare quando hai bisogno di qualcosa.
   • I file mensili sono anche un buon posto per archiviare documenti che non rientrano in altre categorie.
2. 2 Alla fine dell'anno, guarda cosa è rimasto nelle cartelle mensili e potresti trovare uno schema e un nuovo filegroup (nome della categoria) che manca dal tuo sistema. Crea un file per lei nel nuovo anno.
3. 3 Staple il resto delle informazioni per il mese. Memorizza in un file chiamato Varie (Anno ----).

Consigli

• Dopo aver organizzato i file dell'ufficio, resta organizzato. Sii coerente con il tuo sistema di gestione dei file e metti tutto dove dovrebbe essere.
• Getta via, ricicla o fai a pezzi i documenti che non ti servono per evitare confusione nel nuovo sistema di gestione dei file.

Di che cosa hai bisogno

• Schedario
• File sospesi
• cartelle
• Etichette (tag)
• marcatori