Contenuto

• Passi
• Parte 1 di 2: Annulla educatamente l'appuntamento
• Parte 2 di 2: Riprogramma l'appuntamento =
• Consigli

Che si tratti di un ritardo imprevisto, problemi di viaggio o confusione nella pianificazione, l'annullamento dei piani a volte può essere inevitabile. Per quanto possa essere spaventoso per te dare la notizia alla persona che ti stai perdendo, è meglio essere onesti ed educati e avvertirlo il prima possibile, e poi - si spera - mostrerà comprensione. Inoltre, riprogrammare l'incontro per un altro giorno o per il prossimo futuro e offrire un incontro più vicino al luogo in cui si trova la persona per arrecargli meno disagi.

Passi

Parte 1 di 2: Annulla educatamente l'appuntamento

1. 1 Contatta al più presto la persona con cui hai un appuntamento. Più tempo prendi tempo, più disagi causerai. Avvertendo la persona in anticipo, dimostrerai di rispettare sia se stessa che il suo tempo.
2. 2 Chiama per annullare l'appuntamento di persona se lo segnali all'ultimo momento. Se dai meno di un giorno di preavviso, contatta direttamente la persona con cui hai un appuntamento. In questa situazione, un'e-mail, un messaggio di testo o una notifica della cancellazione tramite un altro dipendente sembrerà scortese.
3. 3 Si prega di scusarsi sinceramente. Anche se previeni un preavviso, esprimi rammarico per la cancellazione. La persona potrebbe aver abbandonato altri piani per incontrarti, o forse gli hai causato dei disagi.
   • Bastano delle scuse brevi e semplici, ad esempio: "Mi dispiace molto che non sia stato possibile incontrarti questa volta".
   • Non usare un linguaggio vago e non dire che "potresti" non essere in grado di venire alla riunione. Meglio parlare in modo diretto e franco.
4. 4 Spiega brevemente il motivo della cancellazione. Se hai un motivo valido, come problemi di viaggio o malattia, facci sapere perché hai dovuto annullare l'appuntamento. Se il motivo non è così valido, ad esempio, ti sei semplicemente dimenticato dell'incontro o hai accidentalmente messo due cose contemporaneamente, fornisci una spiegazione generale, ad esempio: "È successo qualcosa da cui non riesco a uscire".
   • Non è necessario entrare nei dettagli sul motivo per cui stai annullando l'appuntamento, anche se sei onesto. Con troppi dettagli, una persona potrebbe avere l'impressione che te lo stia inventando.
   • Non dire mai "è successo qualcosa di più importante" o cose del genere.
   • Non inventare scuse. C'è un grande rischio che la persona riveli le tue bugie, il che può aggravare la situazione.
5. 5 Fai sapere alla persona che apprezzi il suo tempo. Assicurati di sottolineare che gli sei grato per aver fissato l'appuntamento con te e che sei dispiaciuto di averlo dovuto annullare. Metti in chiaro che ti rendi conto che il suo tempo non è illimitato.
   • Ciò è particolarmente importante se la persona ha preso un appuntamento con te come favore, come professionista con una vasta esperienza nel campo di interesse.

Parte 2 di 2: Riprogramma l'appuntamento =

1. 1 Offri di riprogrammare l'appuntamento quando annulli. Questo non solo ti farà risparmiare il fastidio di organizzare in seguito, ma mostrerà anche che sei ancora interessato a questo incontro. Quando chiami o invii un'email per annullare l'appuntamento, menziona alla fine che desideri riprogrammarlo a un orario conveniente per la persona.
2. 2 Elenca alcune volte in cui puoi incontrarti. Fai del tuo meglio per soddisfare il programma dell'altra persona, ma offri loro diverse opzioni tra cui scegliere. Segna 3-4 spazi liberi nel tuo programma e chiedi se sarà conveniente per la persona incontrarsi in questo momento.
   • Ad esempio, potresti dire: "Sono libero venerdì dopo le 14:00, in qualsiasi momento il lunedì o il martedì tra le 13:00 e le 15:00. Una di queste opzioni funziona per te o è più conveniente per te incontrarti in un momento diverso?"
3. 3 Offriti di incontrarti da qualche parte più vicino a questa persona. Per compensare l'annullamento del primo incontro, sarebbe bello rendere più conveniente per lui l'incontro riprogrammato. Offriti di incontrarci nel suo ufficio o da qualche parte nelle vicinanze, dove sarà già a quest'ora.
   • Puoi anche offrirti di contattare via Skype o Viber se la persona con cui stai cercando di riprogrammare una riunione è molto impegnata o è lontana.
4. 4 Scegli l'orario che fa per te. Dopo aver annullato il primo appuntamento, il secondo annullamento può causare ancora più fastidi e disagi. Può anche rovinare il tuo rapporto con la persona. Dai un'occhiata da vicino al tuo programma e assicurati che l'orario concordato sia giusto per te e che durante questo periodo la probabilità di circostanze impreviste sia minima.
   • Ad esempio, se non hai nulla in programma per dicembre, ma sai che più vicino alle vacanze, di regola, vengono aggiunte molte cose, è meglio non posticipare l'incontro a quest'ora.
5. 5 Annota l'orario in cui scegli di incontrarti. Una volta deciso per quanto tempo riprogrammare l'appuntamento, aggiungilo alla tua agenda o al tuo programma. Puoi anche scrivere un promemoria fisico e metterlo in evidenza.
6. 6 Quando ti incontri, ringrazia la persona per la sua pazienza. Inizia la riunione ringraziando la persona (o le persone) per il trasferimento. Non c'è bisogno di scusarsi di nuovo, tuttavia, esprimere apprezzamento per il suo ingresso nella tua posizione dimostrerà che apprezzi il suo tempo.

Consigli

• Fai del tuo meglio per non annullare gli appuntamenti, poiché ciò può ripercuotersi negativamente su di te e può danneggiare i tuoi affari e le connessioni personali.
• Se stai uscendo con qualcuno per cui paghi (come uno psicologo), controlla se ha una politica di cancellazione.