Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 2: impostazione del rapporto
• Parte 2 di 2: mettere tutto insieme

Un rapporto sullo stato può sembrare un lavoro ingrato, ma scriverlo può effettivamente essere una buona opportunità per comunicare con la direzione. Indipendentemente dal progetto su cui stai lavorando, dovresti concentrarti sulla fornitura di dettagli specifici che descrivono il budget e lo stato di avanzamento del progetto. Inserisci le informazioni più importanti in un riepilogo all'inizio. Quindi continuare con i dettagli principali che descrivono il progetto in termini di risultati e sfide. Mantieni le cose brevi ma informative e la direzione è felicissima.

Al passo

Parte 1 di 2: impostazione del rapporto

1. Concentrati sui costi e sui tempi. Indipendentemente dal progetto su cui stai lavorando, i manager vogliono sapere come stanno andando le cose in termini di budget e progresso. Imposta il tuo rapporto raccogliendo informazioni su come il progetto sta andando finanziariamente. Inoltre, fai alcuni commenti sul fatto che il progetto sia in linea con il tempo.
2. Sii onesto sui problemi. Se sai che ci sono problemi di costo e avanzamento del progetto, non nasconderli. Ciò porterà solo a problemi più grandi in seguito. Invece, pensa a come questi problemi si collegano alle cose che stanno andando bene.
   • Ad esempio, se il tuo progetto prevede la produzione e la spedizione di 1.000 magliette per $ 1.000, potresti essere preoccupato se ne hai fatte solo 300, ma hai già speso $ 500.
   • Potresti anche trovarti due giorni prima del previsto e commentare.
3. Offri soluzioni ai problemi. Parte dello scopo di un rapporto sullo stato è aiutare il manager a decidere i passaggi successivi. Puoi aiutare suggerendo soluzioni a determinati problemi che noti. Mentre imposti il ​​rapporto, prendi nota di come le tue soluzioni sono rilevanti per i costi e il progresso.
   • Ad esempio, se la tua attività di magliette è in anticipo sui tempi e in ritardo sul budget, potresti vederlo come un motivo per aumentare la produzione e bilanciare le cose.

Parte 2 di 2: mettere tutto insieme

1. Dai un titolo al rapporto. Inizia la tua relazione scritta con un breve riassunto, titolo e data. Poiché i rapporti sullo stato dovrebbero essere brevi, non devono essere necessariamente su un frontespizio separato. Se stai inviando il rapporto tramite e-mail, è sufficiente avere un oggetto chiaro in modo che il tuo manager sappia di cosa tratta l'e-mail.
   • Qualcosa come "Parker Transport August 2017 Report" va bene.
   • Fornisci sempre i dati in modo che sia chiaro quale periodo stai segnalando.
   • Se la tua azienda utilizza formati di reporting specifici, assicurati di utilizzare anche quelli.
2. Inizia con un riepilogo. I manager sono impegnati e hanno bisogno di vedere immediatamente le informazioni più importanti. Alcune righe all'inizio del rapporto vanno al cuore della questione, spiegando brevemente come sta andando il progetto in termini di budget e avanzamento.
   • Cerca di assicurarti che il tuo manager veda tutte le informazioni nei primi minuti di lettura del rapporto.
   • Ad esempio, potresti iniziare subito il tuo rapporto con qualcosa di diretto come "Il Parker Transport è attualmente in anticipo sul programma. Abbiamo speso il 50% del budget e prodotto il 30% del prodotto. Possiamo ridurre i costi accelerando la produzione ".
   • Se i manager sono soddisfatti di ciò che vedono all'inizio, potrebbero già sapere abbastanza. Se c'è qualcosa nel riepilogo che indica un problema, possono passare rapidamente da lì alle informazioni pertinenti più in basso nel report.
3. Fornisci i dettagli più rilevanti. Elenca i risultati più importanti finora, concentrandoti sulle pietre miliari e sui dati chiave. Informa il tuo manager in termini di risultati piuttosto che di attività.
   • Ad esempio, non scrivere qualcosa come "I nostri leader di produzione, Frank e Sandra, hanno fatto un buon lavoro. Frank è sempre lì molto presto e quello di Sandra è sempre l'ultima a partire, per assicurarsi che tutto venga prodotto in tempo. "
   • Invece, sottolinea i dati chiave: "Siamo in anticipo del 20% rispetto alla pianificazione poiché i responsabili della produzione (Frank e Sandra) hanno aumentato i tempi di produzione di due ore al giorno".
4. Organizza i fatti. Qui puoi adattare il rapporto allo stile del tuo manager. Se conosci il modo di lavorare del tuo manager, puoi adattare il rapporto di conseguenza. Se non sei sicuro, concentrati su un riassunto breve e diretto in uno stile che conosci bene.
   • Se il tuo manager vuole vedere la grande storia, puoi nominare un capitolo "Risultati", un altro "Sfide" e un terzo "Soluzioni".
   • Per un manager a cui piace vedere le cose in ordine cronologico, prova un capitolo "Progressi questa settimana" seguito da "Passaggi successivi".
5. Usa i proiettili. Ai manager devono essere fornite le informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido e di facile lettura. I paragrafi sono troppo lunghi per leggere e mascherare le informazioni chiave. Ma con gli elenchi è facile scorrere il rapporto.
   • Se il tuo manager o la tua azienda richiede espressamente una relazione completamente scritta, devi ovviamente soddisfare quel desiderio.
6. Aggiungi elementi visivi secondo necessità. Alcuni manager trovano utile aggiungere segnali visivi per spiegare come sta andando un progetto. Ad esempio, potresti mettere una luce verde accanto a un proiettile sui costi, se va bene, ma una luce arancione accanto a uno sui progressi, se è probabile che tu sia un po 'indietro.
7. Rivedi e modifica il tuo rapporto secondo necessità prima di inviarlo al tuo responsabile. Gli errori di ortografia e le frasi non in esecuzione non sono mai valide, nemmeno in un rapporto di stato breve e relativamente informale. Non fare affidamento esclusivamente su correttori ortografici e grammaticali elettronici. Per mantenere il rapporto breve e diretto, considera cosa può essere rimosso (come avverbi e aggettivi non necessari).
   • Ad esempio, evita frasi come "i saldi di agosto stanno andando bene, il mese migliore in assoluto, grazie agli sforzi davvero eccellenti di Marie e Sam".
   • Puoi dire lo stesso in modo molto più succinto: "I saldi di agosto sono i migliori in assoluto, grazie al duro lavoro di Marie e Sam".
8. Segnala almeno una volta al mese a meno che tu non abbia altre istruzioni. La tua azienda potrebbe chiederti di fornire rapporti sullo stato in base a un periodo di tempo specifico, ad esempio settimanale o bisettimanale. Generare rapporti almeno una volta al mese è generalmente utile per tenere informato il tuo manager. Contattalo se non sei sicuro di quando dovrebbero essere inseriti i rapporti sullo stato.
   • Se il tuo manager desidera ricevere rapporti meno spesso, ovviamente farai come ti viene chiesto.