Scrivi un rapporto di lavoro

Contenuto

Al passo
Parte 1 di 3: pianificazione di un rapporto di lavoro
Parte 2 di 3: redazione di un rapporto di lavoro
Parte 3 di 3: rendere efficace il rapporto
Suggerimenti
Avvertenze

Scrivere un rapporto di lavoro può essere impressionante, anche se può essere più facile di quanto potresti pensare. I rapporti di lavoro vengono solitamente utilizzati per spiegare lo stato di avanzamento di un progetto di lavoro o per fornire conclusioni e raccomandazioni in merito a problemi sul luogo di lavoro. Per scrivere facilmente un rapporto di lavoro efficace, inizia considerando il tuo obiettivo, il tuo pubblico, la ricerca e il messaggio. Quindi prepara il tuo rapporto utilizzando un formato di rapporto commerciale standard. Infine, puoi modificare il rapporto per renderlo efficace.

Al passo

Parte 1 di 3: pianificazione di un rapporto di lavoro

Determina l'obiettivo e l'oggetto del rapporto. Forse qualcuno ti ha chiesto un rapporto. È probabile che l'obiettivo o l'argomento vengano inclusi nella richiesta. Se non sei sicuro di quale sia l'obiettivo o l'argomento, considera cosa stai trasmettendo al tuo pubblico. Puoi anche chiedere chiarimenti al tuo capo o supervisore.
- Ad esempio, l'obiettivo potrebbe essere quello di analizzare un problema aziendale, spiegare i risultati di un progetto su cui hai lavorato o fornire al tuo supervisore una panoramica dello stato di avanzamento del tuo lavoro.
Determina il tono e il linguaggio appropriati per il pubblico di destinazione. Considera ciò che il pubblico di destinazione già sa, così come il gergo che capirà. Quando scrivi un rapporto di lavoro, puoi spesso usare un linguaggio e un gergo più professionale rispetto a quando scrivi per il pubblico in generale.
- Chi leggerà il rapporto? Includere chiunque nel tuo pubblico che potrebbe ragionevolmente utilizzare il rapporto.
- Se stai scrivendo per diversi tipi di lettori, includi tutte le informazioni necessarie in modo che anche il lettore meno informato possa capirlo facilmente. Tuttavia, usa i titoli per ogni sezione in modo che i lettori informati possano saltare le informazioni che non sono necessarie per loro. Puoi anche includere sezioni per ogni pubblico per soddisfare le loro esigenze individuali.
Raccogli la tua ricerca e il materiale di supporto, se applicabile. Includere i materiali utilizzati per trarre conclusioni o sviluppare raccomandazioni. Farai riferimento a questo mentre prepari il rapporto e potrebbe essere necessario includerlo negli allegati al rapporto. Questi sono i tipi di cose da includere nella preparazione del rapporto:
- Dettagli finanziari
- Tabelle
- Grafici
- Statistiche
- Sondaggi
- Questionari
- Conversazioni con esperti, colleghi, clienti, ecc.
Visualizza i tuoi progressi quando scrivi un rapporto sui progressi. Un buon rapporto sullo stato di avanzamento fornisce una rapida panoramica del lavoro che hai svolto, di ciò che farai e se il progetto è sulla buona strada. È meglio pensarlo come una risposta alle domande che le persone hanno sul tuo progetto. Ecco cosa includere nel tuo rapporto:
- La durata del progetto è cambiata?
- Quali attività hai svolto dall'ultima relazione sullo stato di avanzamento?
- Quali compiti farai dopo?
- Sei sulla buona strada per completare il progetto in tempo? In caso contrario, perché?
- Quali colli di bottiglia hai incontrato e come intendi risolverli?
- Hai imparato qualcosa questo mese?
Fai uno schema con le informazioni da includere nel rapporto. Annota le tue idee in uno schema e usalo come aiuto per la scrittura. Mentre lo fai, sviluppa i titoli per il tuo rapporto per aiutarti a organizzare cosa dire. La panoramica non deve essere pulita o ben sviluppata, perché è solo per uso personale.
- Nella maggior parte dei casi, è necessario avviare il rapporto spiegando i risultati e le conclusioni o le raccomandazioni. Quindi spiega come sei arrivato a questo punto e il tuo ragionamento, se applicabile.
- Se stai per fare una conclusione o una raccomandazione controversa, spiega prima il processo e il ragionamento in modo che il tuo pubblico di destinazione sia in grado di capire perché ti è venuta questa idea.

Parte 2 di 3: redazione di un rapporto di lavoro

Usa una copertina o un frontespizio. Il frontespizio dovrebbe includere il nome del rapporto, seguito dalla data - su una riga separata - in cui lo hai inviato. In una terza riga si indicano i nomi di tutti gli autori. Quindi scrivi il nome della tua organizzazione sulla quarta riga.
- In alcuni casi, puoi anche includere una lettera di motivazione che spiega perché hai scritto il rapporto, cosa comporta e cosa pensi di dover fare dopo. Questo è più comune con i rapporti che hanno richiesto molto tempo per la preparazione o richiedono ulteriori spiegazioni prima che il lettore visualizzi il rapporto stesso.
- Con un rapporto sullo stato di avanzamento, dichiari il tuo nome, il nome del progetto, la data e il periodo del rapporto su una pagina del titolo. Posiziona ogni elemento su una riga separata. Puoi etichettare ogni riga con "nome", "nome progetto", "data" e "periodo di riferimento" oppure puoi semplicemente elencare le informazioni.
- Chiedi al tuo capo se ci sono consigli specifici per la formattazione del tuo rapporto di lavoro. Lui o lei è la migliore fonte per preparare il tuo rapporto.
Fornisci un riepilogo delle informazioni più importanti. Includi le tue conclusioni, giustificazioni e raccomandazioni. Ciò consente di comprendere i punti principali del rapporto senza dover leggere il rapporto nella sua interezza. Non è necessario scrivere spiegazioni dettagliate, ma il lettore dovrebbe essere in grado di capire di cosa tratta il rapporto. Il riepilogo dovrebbe contenere da una a cinque pagine.
- Non è necessario riepilogare il rapporto completo. Concentrati solo sulle idee principali del rapporto, come le principali raccomandazioni o conclusioni che presenti.
- Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, puoi saltare questa sezione.
Includere un sommario con ciò che è nel report. Indicare i titoli delle sezioni nel sommario e i numeri di pagina dove inizia quella sezione. Ciò consente ai lettori di navigare facilmente nel report per trovare le informazioni necessarie.
- Usa titoli e intestazioni per ogni sezione in modo che il rapporto sia facile da leggere.
- Quando scrivi un rapporto sui progressi, di solito non è necessario includere un sommario a meno che il tuo capo non preferisca. Tuttavia, aggiungi titoli e intestazioni per ogni sezione per semplificare la navigazione nel rapporto.
Scrivi un'introduzione per fornire una panoramica del rapporto. Spiega al lettore perché hai scritto questo rapporto di lavoro. Riassumi il contesto che circonda il rapporto e spiega il tuo obiettivo. Indica le domande a cui risponderai o il problema che risolverai. Indicare la durata del rapporto e un piano d'azione con i suoi contenuti.
- L'introduzione non deve essere lunga. Sii diretto e specifico in modo che il lettore comprenda il contesto e lo scopo senza lunghe spiegazioni.
- Scrivi da due a quattro paragrafi per l'introduzione.
- In una relazione sullo stato di avanzamento, l'introduzione non può contenere più di uno o due paragrafi. Dovrebbe riassumere il progetto e ciò che speri di ottenere. Puoi anche indicare cosa hai già completato e cosa farai dopo.
Spiega i risultati o le conclusioni che presenti. Fornisci una panoramica di base della ricerca o delle valutazioni che hai completato in relazione a questo progetto. Quindi discuti e interpreta le tue osservazioni e il modo in cui si riferiscono all'argomento del rapporto.
- Nella maggior parte dei casi, questa sezione contiene un paragrafo introduttivo e un elenco delle conclusioni raggiunte.
- Ecco come appare una conclusione: "1. La nostra popolazione sta invecchiando, il che comporta maggiori rischi per la salute dei nostri clienti ".
- Quando scrivi un rapporto sui progressi, non hai risultati o conclusioni da presentare. Invece, elenca i tuoi risultati o le attività completate nella sezione successiva alla tua introduzione. Puoi anche scrivere un breve paragrafo da 2 a 4 frasi in questa sezione. Tuttavia, di solito è sufficiente un elenco. Puoi elencare: "200 € raccolti per pagare il tendone del festival", "Contratto con il piano del partito per gestire la pianificazione del festival" e "intervistati 1.500 residenti per raccogliere il contributo del pubblico".
Darti consigli per il futuro. I tuoi consigli dovrebbero spiegare cosa accadrà in futuro. Spiega cosa produrranno le soluzioni e come si relazionano alle tue conclusioni. Dopo aver scritto la tua spiegazione, dai i tuoi consigli sotto forma di punti di azione in un elenco numerato. Elenca i tuoi consigli dal più importante al meno importante.
- Ad esempio, puoi scrivere: "1. Formare tutti i dipendenti a eseguire la RCP ".
- Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, invece, indica le attività o gli obiettivi che desideri raggiungere nel prossimo periodo di lavoro. Ad esempio, puoi elencare "Trova fornitori per il festival", "Approva design per festival" e "Ordina poster promozionali".
Discuti il processo e il ragionamento che hanno portato alle tue conclusioni. Spiega come hai affrontato l'argomento, il problema o il problema. Rivedi le tue osservazioni e poi spiega come portano ai tuoi consigli. Separa la discussione in diverse sezioni con titoli che dicono al lettore cosa c'è in quella sezione.
- Ciò include una discussione più lunga della ricerca e delle valutazioni.
- Questa sezione dovrebbe essere la più lunga del record.
- Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, puoi saltare questa sezione. Invece, includi una sezione sugli ostacoli che hai incontrato mentre lavoravi al progetto e su come li hai affrontati. Potresti scrivere: "Molti residenti non hanno restituito il sondaggio perché non era affrancatura. In futuro, includeremo la posta prepagata nei nostri sondaggi o consentiremo ai residenti di completare il sondaggio digitalmente ".
Elenca tutti i riferimenti che hai utilizzato nella preparazione del rapporto. I riferimenti possono includere articoli di riviste, articoli di notizie, interviste, sondaggi, questionari, statistiche e altre informazioni correlate. Citare questi riferimenti alla fine del rapporto e etichettare la pagina come "Riferimenti".
- Se non diversamente specificato, utilizza il formato APA per i rapporti aziendali.
- Puoi saltare questa sezione se stai preparando un rapporto sullo stato di avanzamento.
Fornire allegati di materiali come sondaggi, questionari o e-mail. Non tutti i rapporti di lavoro necessitano di allegati. Tuttavia, puoi includerli se desideri fornire ai lettori il materiale a cui hai fatto riferimento o se desideri fornire ulteriori informazioni che possono aiutarli a comprendere meglio l'argomento o le tue osservazioni. Etichetta ogni allegato con una lettera separata.
- Ad esempio: "Appendice A", "Appendice B" e "Appendice C."
- Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, non è necessario includere questa sezione.
Chiudi una breve conclusione insieme a un riepilogo delle tue osservazioni o dei tuoi progressi. Potrebbe non essere necessario trarre una conclusione, ma scriverla può essere un bel riassunto dei tuoi sforzi. Conserva la tua conclusione in tre o quattro frasi che riassumono le informazioni che hai presentato nel tuo rapporto.
- Potresti scrivere: "Il progetto di pianificazione per il festival delle arti è in corso e sarà completato nei tempi previsti. Abbiamo completato il 90% delle nostre attività di pianificazione preliminare e ora stiamo spostando l'attenzione sull'acquisto delle attrezzature necessarie. Il progetto non ha ostacoli eccezionali, ma affronteremo gradualmente eventuali ostacoli futuri ".

Parte 3 di 3: rendere efficace il rapporto

Usa titoli chiari per aiutare il tuo pubblico a navigare nel rapporto. Crea titoli diretti e vai dritto al punto. Il lettore deve sapere esattamente cosa contiene il rapporto.
- I titoli potrebbero includere introduzione, attività completate, obiettivi per il trimestre successivo, ostacoli e soluzioni e conclusioni.
- Abbina i titoli alle informazioni nel rapporto.
- In un rapporto sullo stato di avanzamento, è probabile che i lettori siano il tuo supervisore, il team o i clienti.
Usa un linguaggio semplice e diretto per comunicare le tue idee. Un rapporto di lavoro non deve contenere parole difficili e frasi creative. Hai solo bisogno di far capire al lettore il tuo punto di vista. Esprimi le tue idee con le parole più semplici possibili e al punto.
- Potresti scrivere: "I ricavi sono aumentati del 50% per il quarto trimestre", invece di "I ricavi sono aumentati del 50% per generare ottimi ricavi nel quarto trimestre".
Scrivi brevemente per mantenere il rapporto il più breve possibile. La scrittura ridondante spreca sia il tuo tempo che quello dei lettori. Non essere superficiale e mettiti subito al lavoro.
- Tieni presente che alcuni rapporti di lavoro possono essere piuttosto lunghi, poiché possono contenere molte informazioni. Tuttavia, la tua scrittura dovrebbe essere sempre concisa.
- Va bene scrivere: `` Le vendite sono aumentate nell'ultimo trimestre dopo che la forza vendita ha applicato la chiamata a freddo '', invece di: `` Abbiamo visto un aumento esponenziale dei ricavi nell'ultimo trimestre quando i nostri venditori di talento e dedicati erano potenziali clienti iniziati chiamando per chiedere loro di acquistare più prodotti. '
Esprimi le tue idee con un linguaggio obiettivo e non emotivo. Attenersi ai fatti e lasciare che il lettore tragga le proprie conclusioni sulla base di una visione oggettiva dell'argomento. Sebbene tu possa dare consigli per un problema, non cercare di evocare le emozioni dei lettori per convincerli. Lascia che il lettore formi le proprie idee e il proprio giudizio sulla base di una visione oggettiva dei fatti.
- Invece di scrivere: "I dipendenti disimpegnati hanno il morale basso, rendendo l'ufficio una macchina senz'anima", potresti scrivere: "I dipendenti le cui valutazioni di produttività hanno ottenuto punteggi inferiori rispetto ad altri hanno dichiarato di non sentirsi coinvolti".
Evita di usare lo slang, così come la parola "I" nella maggior parte dei rapporti. Potrebbe essere appropriato utilizzare "me" in una relazione sullo stato di avanzamento quando scrivi di un progetto su cui stai lavorando da solo. In caso contrario, non utilizzare la parola "I" o un altro gergo nel tuo rapporto di lavoro. Tuttavia, va bene usare "tu" quando rivolgi una frase al lettore previsto.
- Mantieni il tuo linguaggio professionale durante tutto il rapporto.
Rivedi il tuo rapporto per assicurarti che sia privo di errori. Errori di grammatica e ortografia minano la professionalità del tuo rapporto di lavoro. È essenziale che tu esamini il rapporto per assicurarti di non aver usato errori di battitura, formulazioni errate o parole usate in modo improprio. È meglio controllare il rapporto almeno due volte.
- Se possibile, chiedi a qualcun altro di controllare il rapporto per te, poiché è difficile individuare i tuoi errori.
- Tempo permettendo, dovresti mettere da parte il rapporto per almeno 24 ore prima di controllarlo.

Suggerimenti

Dopo aver scritto il tuo primo rapporto di lavoro, puoi usarlo come modello per rapporti futuri.
Probabilmente hai già un modello per i rapporti di lavoro sul tuo posto di lavoro. Contatta il tuo supervisore per vedere se puoi usare un modello per il tuo rapporto.
Se possibile, basa il formato del rapporto su un rapporto di lavoro esistente della tua azienda o organizzazione. Controlla i file presso il tuo ufficio o chiedi a un collega o al tuo supervisore una copia di un rapporto esistente.