Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 2: panoramica automatica
• Metodo 2 di 2: raggruppare manualmente i dati
• Suggerimenti
• Avvertenze

Excel ha alcune funzioni davvero utili, se sai dove trovarle. Gli usi più facili da apprendere sono il raggruppamento e la panoramica, che possono ridurre al minimo grandi quantità di dati e semplificare la gestione di fogli di calcolo complessi. Attenersi alla procedura seguente per sfruttare il raggruppamento dei dati sia nelle versioni più recenti che in quelle precedenti di Excel.

Al passo

1. Apri il file con cui vuoi lavorare. Il raggruppamento è molto utile per rendere le tabelle di grandi dimensioni più gestibili in termini di dimensioni e presentazione, ma per semplicità, utilizziamo un piccolo foglio di calcolo per questa dimostrazione.
2. Vai a dati. Nelle versioni più recenti di Excel questo fa parte della barra multifunzione. Se hai una versione precedente, fai clic su di essa Dati menu a discesa.

Metodo 1 di 2: panoramica automatica

1. Vai a dati > Raggruppamento > Panoramica automatica. Nelle versioni precedenti di Excel, vai a Dati> Panoramica> Panoramica automatica.
   • Excel cerca i dati nelle unità logiche durante il raggruppamento (ad es. titoli all'inizio e totali della formula alla fine), li seleziona e ti dà la possibilità di ridurli al minimo. Quando Excel indica che non è stato possibile creare una panoramica automatica, questo perché non ci sono formule nel foglio di calcolo. In tal caso, è necessario raggruppare i dati manualmente (vedere Raggruppamento manuale dei dati).
2. Visualizza la panoramica automatica del foglio di lavoro. A seconda della complessità e del layout del foglio di calcolo, scoprirai che le singole parti dei tuoi dati sono divise in gruppi, indicati da parentesi quadre nella parte superiore e sinistra dell'intervallo di celle. Il foglio di lavoro di esempio è molto semplice e raggruppato in un unico punto.
   • Nella panoramica dell'esempio, i dati tra la prima riga (l'intestazione) e le ultime due righe (che contengono entrambe le formule) vengono raggruppati automaticamente. La cella B7, ad esempio, contiene una formula SUM.
     
     
     
     
   • Fare clic sul pulsante [-] per ridurre a icona un gruppo di dati .
     
     
     
     
   • Guarda i dati che rimangono. Di solito si tratta di informazioni importanti che danno all'utente del foglio di calcolo la possibilità di approfondire o meno i dettagli, rendendo il foglio di calcolo più facile da controllare.
     
     
     
     
3. Se lo desideri, rimuovi la panoramica automatica. Se Excel ha interpretato erroneamente determinati dati e non sei soddisfatto dei risultati, puoi eliminare di nuovo la panoramica andando su dati > Separa (o Panoramica) poi Chiara panoramica selezionare; da questo punto è possibile raggruppare e separare manualmente i dati (vedere il metodo di seguito) .Se la panoramica automatica necessita solo di alcune modifiche, è possibile risparmiare tempo effettuando piccoli aggiustamenti.

Metodo 2 di 2: raggruppare manualmente i dati

1. Seleziona le celle che desideri ridurre a icona. In questo caso, vogliamo solo mostrare le intestazioni e il totale generale dopo aver minimizzato i dati, quindi selezioniamo tutto ciò che si trova in mezzo.
2. Vai a dati > Raggruppamento > Raggruppamento . Per le versioni precedenti di Excel, vai a Dati > Panoramica > Raggruppamento.
3. Quando richiesto, scegli Righe o Colonne. In questo esempio vogliamo comprimere i dati verticalmente, quindi scegliamo Righe.
4. Visualizza la parte dei dati che è stata raggruppata. Ora è contrassegnato da una parentesi quadra lungo il lato sinistro o nella parte superiore delle celle.
5. Fare clic sul pulsante [-] per ridurre a icona.
6. Seleziona e raggruppa altre sezioni come desiderato. Espandere la selezione corrente se necessario (premendo [+]), quindi ripetere i passaggi da 1 a 4 per creare nuovi gruppi. In questo esempio, creeremo un nuovo sottogruppo all'interno del primo gruppo, senza i subtotali, quindi selezioniamo tutte le celle tra le intestazioni e i subtotali.
   • Guarda la porzione di dati che è raggruppata.
     
     
     
     
   • Riduci a icona il nuovo gruppo e nota la differenza nell'aspetto.
     
     
7. Per separare una sezione: seleziona questa sezione con il tasto Maiusc e vai a dati > Separa > Separa. Nelle versioni precedenti di Excel, vai a Dati > Panoramica > Separa
8. Per separare tutto, vai a dati > Separa (o Panoramica) > Separa.

Suggerimenti

• Spesso, la funzione di panoramica automatica non funziona esattamente come vorresti. La panoramica manuale, ovvero la creazione di una serie di gruppi, a volte è più semplice e più focalizzata sui dati nel foglio di calcolo.
• Non è possibile utilizzare questa funzione se il foglio di lavoro è condiviso.

Avvertenze

• Usa raggruppamento non se vuoi salvare il file Excel come pagina html.
• Usa raggruppamento non se vuoi proteggere il foglio di lavoro; l'utente non sarà in grado di espandere o comprimere le righe!