Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 3: identificazione di te stesso
• Parte 2 di 3: dì la tua
• Parte 3 di 3: conclusione
• Suggerimenti
• Avvertenze

Se devi chiamare spesso i clienti per il tuo lavoro, ci sono buone probabilità che tu debba lasciare spesso un messaggio vocale. Ma cosa dovresti dire esattamente dopo il segnale acustico? Può essere snervante ricordare tutte le informazioni pertinenti da comunicare, il che potrebbe impedire la pronuncia di dettagli importanti. Utilizzando un sistema di posta vocale, non sarà più necessario registrare messaggi vocali confusi e improvvisati. Eseguendo rapidamente una lista di controllo nella tua testa, puoi assicurarti di aver fornito tutte le informazioni necessarie e di avere maggiori possibilità di essere richiamato.

Al passo

Parte 1 di 3: identificazione di te stesso

1. Usa l'intonazione corretta. Una volta iniziata la registrazione del tuo messaggio, dovresti parlare in modo chiaro e intelligibile. Non cercare di mormorare o parlare troppo velocemente. Fai del tuo meglio per sembrare interessato e allegro in modo da ottenere l'attenzione dell'ascoltatore. Sebbene il ricevitore non possa vederti, la tua intonazione generale verrà rilevata dal telefono, quindi assicurati di trasmettere quella corretta.
   • Articola tutto quello che dici. Una cattiva ricezione può distorcere la tua voce e farti abbandonare. Anche una normale voce parlante può suonare come un mormorio attraverso il telefono.
   • La tua voce dovrebbe essere in sintonia con il tipo di chiamata che stai facendo. Ad esempio, va bene sembrare allegro quando lasci un messaggio vocale per congratularti con tuo nipote per essersi diplomato. Tuttavia, se desideri esprimere le tue condoglianze a un amico in lutto, devi assicurarti che la tua voce sia solenne e rispettosa.
2. Per favore includi il tuo nome. La prima cosa da fare è dichiarare il tuo nome. In questo modo, la persona che stai chiamando saprà immediatamente con chi ha a che fare. Un semplice "questo è (il tuo nome)" è sufficiente per la maggior parte delle situazioni. Se non hai ancora incontrato qualcuno, puoi scegliere "il mio nome è (il tuo nome completo)". Amici e parenti ti riconosceranno senza doverti identificare. Se si tratta di una chiamata di lavoro, l'altra persona ha subito un nome da associare alla voce e al messaggio, magari consentendo una forma di comunicazione più personalizzata.
   • Questo passaggio sembra ovvio, ma spesso viene dimenticato dai chiamanti.
   • Se hai un titolo professionale specifico o una descrizione di te stesso che può essere utile al destinatario per il follow-up, includilo dopo il tuo nome. Ad esempio, "Mi chiamo Dr. Versluis, radiologo all'ospedale universitario di Amsterdam "o" Questa è Ariane Janssens, la madre di Chloe che è in classe con tua figlia ".
3. Lascia il tuo numero di telefono. Includi il tuo numero di telefono subito dopo aver inserito il tuo nome. La maggior parte dei chiamanti attende fino alla fine del messaggio vocale per fornire le proprie informazioni di contatto, ma se il destinatario non riesce a scriverle correttamente la prima volta, è obbligato ad ascoltare di nuovo l'intero messaggio. Ricorda di parlare lentamente e di articolare tutto quando comunichi il tuo numero di telefono in modo che sia comprensibile.
   • Un modo semplice per includere il tuo numero di telefono all'inizio di un messaggio è dire qualcosa come "Questo è (il tuo nome), il mio numero è (il tuo numero di telefono)" o "il mio nome è (nome) e chiamerò (numero ) '.
   • Nonostante il fatto che le funzioni ID chiamante siano onnipresenti, è sempre consigliabile lasciare il proprio numero di telefono nel caso in cui la persona che ti chiama non abbia salvato il tuo numero o nel caso in cui richiedi una richiamata a un altro numero.
4. Fornisci un punto di connessione. Quando si ascoltano messaggi vocali aziendali o messaggi da mittenti sconosciuti, le persone si insospettiranno o perderanno interesse se non sanno chi sei e perché stai chiamando. Rassicurali menzionando un amico comune o un riferimento che ti ha fornito il loro numero. Ciò garantisce ancora una volta che la telefonata venga trasmessa in modo più professionale. Il messaggio vocale suonerà meno invadente e avrai maggiori probabilità di ricevere una chiamata.
   • Prova a includere una breve introduzione che suscita l'interesse dell'ascoltatore, come "Ho ricevuto il tuo numero da Patrick, che mi ha detto che stavi pensando di vendere la tua barca".
   • Anche se non stai effettuando una chiamata di lavoro, trovare un punto di contatto è importante per rassicurare il destinatario. "Questo è Bob, il tuo vicino di fronte a te" è più personale di "Questo è Bob Vermeersch".

Parte 2 di 3: dì la tua

1. Pensa in anticipo a quello che dirai. Prima di lasciare un messaggio vocale, assicurati di avere un'idea chiara di ciò che dirai. Questo non dovrebbe essere un problema se stai chiamando per un motivo speciale, ma sentire il segnale acustico dall'altra parte e rendersi conto che stai ricevendo una risposta può farti perdere il tuo modo di sapere cosa dire. Dividi le informazioni in punti separati e coprili tutti prima di riagganciare.
   • Per messaggi vocali molto urgenti o importanti, valuta la possibilità di scrivere in anticipo una versione approssimativa della sceneggiatura.
   • Se ti ritrovi a perdere spesso il filo, concentrati sull'inclusione del tuo nome, un numero da richiamare e il motivo per cui stai chiamando in poche parole.
   • Immagina di inviare un messaggio vocale per seguire la serata romantica di ieri. Redigere mentalmente il tuo messaggio prima di registrarlo può fare una grande differenza per apparire freddo, calmo e raccolto o balbettante e nervoso.
2. Mantieni il tuo messaggio conciso. Limita i tuoi messaggi di posta vocale a 20-30 secondi. Non ci sono molte situazioni in cui un messaggio vocale deve essere più lungo. Non dovresti annoiare il destinatario con un'introduzione o una storia molto lunga. Sii conciso. A proposito, un breve messaggio può suscitare più curiosità e persuadere qualcuno a tornare, quando altrimenti non potrebbe.
   • D'altra parte, un messaggio di posta vocale troppo breve potrebbe far sentire il destinatario poco importante, consentendo loro di cancellarlo senza nemmeno ascoltarlo. Ciò è particolarmente vero quando chiami con un numero privato.
   • Lo scopo di lasciare un messaggio vocale è convincere qualcuno a richiamarti. Non è intenzione fornire tutte le informazioni, poiché quello era lo scopo della conversazione telefonica.
3. Inizia con le informazioni più importanti. Vai dritto e indica chiaramente il motivo della chiamata. Se controlli solo, ad esempio, quando hai una proposta di acquisto o se segui una transazione o desideri confermare un appuntamento, devi chiarirlo al destinatario. Il tuo ascoltatore perderà rapidamente interesse se non gli dici all'inizio perché lo stai contattando.
   • Non hai molto tempo per far capire il tuo punto di vista. Se non sei diretto, il tuo ascoltatore cancellerà il messaggio prima di aver sentito le informazioni cruciali.
   • Meglio ricevere brutte notizie come "Papà è in ospedale" direttamente. Usa il resto del messaggio per confortarti e fornire spiegazioni. In ogni caso, è meglio che aggirare l'argomento e lasciare che l'ascoltatore si preoccupi.
4. Sii personale e genuino. Resisti alla tentazione di prendere una "voce da telefono" artigianale e dal suono comune. Sii gentile, sii te stesso e parla in modo naturale. Le persone sanno quando stanno cercando di vendere qualcosa in un certo modo ed è più probabile che ti diano una possibilità se sentono che ti stai rivolgendo a loro da pari a pari.
   • Quando sembri che tu stia leggendo una sceneggiatura, il tuo ascoltatore si sentirà come se stessi facendo un'altra telefonata perché devi farlo.

Parte 3 di 3: conclusione

1. Fai una domanda specifica o richiedi qualcosa. Mentre completi il ​​messaggio, devi specificare specificatamente perché desideri che il destinatario ti richiami. Fai una domanda precisa o richiedi qualcosa che li spinga a rispondere al telefono. Se dopo aver ascoltato il messaggio vocale si sentono confusi o insicuri su ciò che si desidera esattamente, il messaggio vocale ha perso il segno.
   • Prova frasi come "Fammi sapere se ti è piaciuta la ricetta che ti ho inviato" o "Mi piacerebbe sentire la tua opinione su questa proposta".
   • Le persone sono più motivate a mettersi in contatto quando hai una richiesta specifica invece di dire semplicemente "richiamata".
2. Normalmente includi il tuo nome e le informazioni di contatto. Completa il messaggio menzionando nuovamente il tuo nome e le informazioni di contatto. Ripeti la tua canzone due volte in modo che l'ascoltatore possa scriverla correttamente e non fraintendere un numero. Assicurati di includere tutti i dettagli che potrebbero essere utili per richiamare l'ascoltatore, ad esempio quando sei disponibile e non disponibile e il momento migliore della giornata per chiamare.
   • Menzionare il tuo numero di telefono più di due volte alla fine di una chiamata è un'esagerazione e può anche essere interpretato come scortese.
   • Se è un messaggio quotidiano per un amico o un familiare, non preoccuparti di questo passaggio.
3. Evita un finale prolisso. Quando è il momento di riattaccare, non allungare inutilmente il messaggio. A meno che non si tratti di una telefonata personale con una persona cara, non è necessario augurare a qualcuno un'altra bella giornata. L'attenzione del destinatario scomparirà man mano che il messaggio continua, quindi cerca di non perdere la concentrazione alla fine. Ringraziateli per il loro tempo e lasciate loro il passaggio successivo della comunicazione.
   • Si prega di concludere con qualcosa come "Non vedo l'ora di sentirti" è più caloroso e quindi più efficace di frasi commerciali generiche come "Ti auguro una buona giornata".
   • Non puoi ricapitolare o riassumere il tuo post alla fine. Se il destinatario ha bisogno di ascoltare di nuovo un particolare dettaglio, può riprodurre il messaggio in un secondo momento.

Suggerimenti

• Pensa per un momento ai messaggi in segreteria che hai ricevuto che ti hanno fatto pensare "cosa vuole questa persona da me?". Lascia un messaggio vocale che vorresti ricevere tu stesso.
• Se è rilevante per il destinatario, puoi anche indicare il tuo indirizzo e-mail o un altro metodo di contatto oltre al tuo numero di telefono.
• Non dimenticare di includere la data se condividi informazioni sensibili al fattore tempo.
• Sorridi! Questo può essere sentito anche attraverso il telefono.
• Se stai chiamando per un argomento delicato, dovresti limitare le informazioni fornite nella casella vocale nel caso in cui vengano ascoltate da altre persone.
• In caso di emergenza o di calamità naturale, puoi utilizzare un messaggio di posta vocale in uscita per far sapere alle persone che stai bene.

Avvertenze

• Se stai cercando di convincere qualcuno a richiamarti, non parlare di precedenti chiamate non riuscite. Questo può sembrare infastidito, rendendo l'ascoltatore meno a suo agio a parlare con te.
• In circostanze lavorative, dovresti sempre lasciare un messaggio vocale se la persona che stai chiamando non risponde. Vedere più chiamate perse senza messaggi di posta vocale minerà l'importanza della tua attività.