Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 3: rispondi ai messaggi di testo
• Metodo 2 di 3: parla con qualcuno di persona
• Metodo 3 di 3: rispondi con un'e-mail

Il modo in cui rispondi a qualcuno può influenzare il modo in cui lui o lei e le altre persone ti vedono. Fortunatamente, puoi imparare come e quando rispondere per migliorare. Quando parli con qualcuno di persona, è importante prestare attenzione a lui o lei e consentire alla persona di esprimere i suoi pensieri prima di dare una risposta informata. In una conversazione tramite messaggi di testo, ci sono alcune regole non dette che devi seguire per comunicare con successo. L'email è un modo più formale di comunicare con l'etichetta professionale che devi seguire per trasmettere le informazioni in modo efficace e rispondere in modo appropriato.

Al passo

Metodo 1 di 3: rispondi ai messaggi di testo

1. Usa un linguaggio semplice quando scrivi. E-mail, lettere e persino conversazioni faccia a faccia possono essere strutturate in modo molto più formale. A causa della natura breve e limitata dei messaggi di testo, un linguaggio più rilassato è spesso più appropriato e conferisce alla conversazione un tocco più personale.
   • Ad esempio, puoi usare "t" invece di "it" per risparmiare spazio, digitare un messaggio più velocemente e trasmettere un tono rilassato.
   • Le regole di punteggiatura sono spesso molto più indulgenti nei messaggi di testo. Ad esempio, la stretta aderenza all'uso della virgola può far sembrare la conversazione artificiale e formale.
   • Non dare sempre per scontato che una conversazione tramite SMS possa essere così casuale, ma se l'altra persona usa un linguaggio informale, puoi rispondere allo stesso modo per farla sentire a suo agio.
2. Poni domande aperte per mantenere viva la conversazione. Se vuoi mantenere viva la conversazione, fare domande aperte può aiutare l'altra persona a dire di più e ad avere la sua opinione su qualcosa. Fare domande che richiedono solo un breve sì o no può offuscare una conversazione.
   • Ad esempio, se stai parlando con qualcuno di una questione d'affari, potresti chiedere loro qualcosa del tipo: "Cosa ne pensi del nuovo progetto?"
   • Se vuoi capire cosa pensa qualcuno di un argomento, prova a inviare un messaggio di testo come "Sono d'accordo, ma perché pensi che sia così?"
3. Evita di inviare risposte brevi o composte da una sola parola. I testi dovrebbero essere relativamente brevi, ma risposte brevi o brusche possono farti arrabbiare con l'altra persona. Se stai rispondendo a un messaggio di un'altra persona, dai loro una risposta reale che sia lunga almeno una o due frasi.
   • A volte è perfettamente accettabile rispondere con "ok" se ha senso nel contesto. Ma evita una sola "k" in risposta, in quanto può sembrare brusco e scortese.

   Mancia: Se in genere dai risposte brevi, può avere senso continuare a farlo.

   
   
4. Usa la punteggiatura e le emoticon per trasmettere un tono. La natura impersonale dei messaggi di testo consente alle persone di interpretare un tono o un'emozione attraverso abbreviazioni. Puoi trasmettere chiaramente il tuo significato includendo punteggiatura ed emoticon se il tuo messaggio sembra ambiguo.
   • Ad esempio, puoi rispondere con "OK, grazie. :) "in modo che il messaggio non ti faccia sentire arrabbiato o brusco.
   • A volte un punto alla fine di una parola o frase può sembrare frustrato. Ad esempio, può sembrare molto più rilassato dire "No, non lo fa" che dire "No." Non è così ".
5. Leggi di nuovo il messaggio prima di inviarlo. Prima di premere Invia, prenditi un momento per esaminare il messaggio. Verifica la presenza di errori di battitura e assicurati di trasmettere le informazioni correttamente e di utilizzare il tono corretto.
   • Una volta inviato un messaggio, non puoi ritirarlo! Quindi è meglio controllare i tuoi SMS in anticipo.
6. Non inviare più messaggi di seguito. Notifiche multiple e una serie di messaggi di testo possono infastidire e frustrare il destinatario. Invece di inviare più messaggi brevi, invia un commento che includa tutto ciò che volevi dire.
   • Va bene aggiungere un altro messaggio se hai dimenticato di menzionare qualcosa o se vuoi chiarire qualcosa.
   • Se qualcuno non risponde a due messaggi consecutivi, potrebbe non voler parlare con te o essere lontano dal telefono. In ogni caso, dai all'altro tempo e spazio per rispondere.
7. Chiedi di chiamare se la conversazione diventa troppo complicata per un messaggio di testo. I messaggi di testo devono essere brevi e pertinenti. Se un messaggio di testo è troppo limitato per esprimere adeguatamente i tuoi pensieri, chiedi alla persona di chiamarti in modo che tu possa approfondire la questione o discuterne per intero.
   • Prova a inviare messaggi di testo come "Questo sarebbe più facile da spiegare al telefono. Chiamami se hai tempo, grazie! "

Metodo 2 di 3: parla con qualcuno di persona

1. Ascolta attentamente quando qualcuno ti sta parlando. Quando qualcuno ti sta parlando, guardalo negli occhi e presta attenzione a ciò che ti sta dicendo. Questo mostra che stai ascoltando e comprendendo ciò che l'altro sta cercando di dire.
   • Concentra completamente la tua attenzione sull'oratore in modo che si senta a suo agio.
   • Sporgiti in avanti o chiedi alla persona di continuare a parlare in un luogo più tranquillo se hai problemi a sentire ciò che viene detto.
2. Presta attenzione ai segnali non verbali. Il linguaggio del corpo può dire tanto quanto le parole. Quando qualcuno ti parla, presta attenzione al suo linguaggio del corpo per avere un'idea migliore di come rispondere.
   • Ad esempio, se qualcuno continua a guardarsi intorno o vacilla in piedi, potrebbe essere nervoso o spaventato. Puoi quindi chiedere se la persona sta bene, invece di rispondere a quello che dice.
   • Ascolta anche come viene detto qualcosa. Se qualcuno parla ad alta voce o in modo aggressivo, quella persona potrebbe reagire con rabbia o aggressività alla conversazione. Potrebbe essere necessario adottare un approccio diverso quando si risponde per evitare che la situazione si aggravi ulteriormente.
3. Evita di pianificare la tua risposta mentre qualcuno sta parlando. Se sei così eccitato o ansioso di rispondere prima che qualcuno abbia finito di parlare, lui o lei se ne accorgerà e potrebbe arrabbiarsi o infastidirsi. Aspetta che l'altra persona abbia finito di parlare e tu abbia ascoltato tutto ciò che voleva dire prima di iniziare a pianificare la tua risposta.
   • È molto scortese interrompere qualcuno con i tuoi pensieri mentre parla.

   Mancia: Mentre qualcuno sta parlando, prendi nota mentalmente dei punti principali a cui intendi rispondere, ma presta attenzione al resto della sua storia in modo da poter trovare una risposta intelligente o fluida.

   
   
4. Aspetta che l'altra persona finisca di parlare prima di dire qualcosa. Se stai parlando con qualcuno, chiedigli di finire la sua storia prima di rispondere. In questo modo, hai tutti i fatti e le informazioni che la persona voleva trasmettere, in modo da poter dare una risposta informata e ponderata.
   • A volte le persone aggiungono un po 'di informazioni in più dopo che hanno finito con il loro pensiero. Ad esempio, potrebbero dire qualcosa come "Oh aspetta, ho dimenticato di dire qualcosa". Quindi lascia che finiscano quello che volevano dire.
5. Pensa alla tua risposta in modo da poterla trasmettere con sicurezza. Prima di rispondere, pensa a tutte le informazioni che ti sono state fornite. Se dai una risposta che non è ben pensata, può mostrare alla persona che non stai davvero ascoltando ciò che ha detto.
   • Prendersi un momento per riflettere sulla tua risposta ti consentirà anche di fornire una risposta intelligente.
6. Fai domande se hai bisogno di chiarimenti o maggiori informazioni. Se non riesci a sentire o capire bene cosa ha detto qualcuno, cerca di non rispondere con un'interpretazione parziale o errata. Piuttosto, chiedi cosa ha detto o intendeva l'altra persona in modo da poter dare una risposta reale.
   • Se non sei sicuro di cosa stia facendo qualcuno o se vuoi permettergli di spiegare cosa intende veramente prima di rispondere, fai una domanda aperta come "Cosa intendi con questo?"
   • Non è mai sbagliato chiedere a qualcuno di dire di nuovo qualcosa se non hai compreso appieno ciò che è stato detto.
7. Parla in modo diretto e chiaro quando rispondi. Dopo aver pensato a ciò che ti è stato detto e a come vuoi rispondere, parla in modo chiaro e sicuro. Non usare un linguaggio vago o contraddittorio per cercare di sembrare più intelligente o più intelligente. Le persone apprezzano la sincerità, quindi dai loro una risposta sincera che mostri loro che sei interessato e che comprendi la persona.
   • Assicurati che prestino attenzione in modo da non doverti ripetere.
   • Nota se qualcun altro vuole dire qualcosa e dagli lo spazio per farlo.
   • Inoltre, chiedi alla persona di rispondere a ciò che hai detto. Non allontanarti e non terminare la conversazione subito dopo aver avuto la possibilità di parlare.
8. Sii consapevole del fatto che qualcuno non è d'accordo con te. Anche se hai pensato a quello che volevi dire, c'è sempre la possibilità che qualcuno non sia d'accordo con te. Va bene! Preparati solo a qualcuno che disputi o denunci le tue parole.
   • Mantieni la calma e non perdere la pazienza quando qualcuno cerca di provocarti.
   • Chiedi a qualcuno di esprimere le proprie convinzioni e opinioni. Non cercare di costringere nessuno ad accettare la tua opinione.

Metodo 3 di 3: rispondi con un'e-mail

1. Rispondi a un'e-mail entro 48 ore. È importante che tu risponda a un'e-mail in modo tempestivo per cortesia e professionalità. Non devi rispondere immediatamente, ma entro due giorni.
   • Anche se l'e-mail non ha nulla a che fare con te o è stata inviata in modo errato, è meglio rispondere al mittente (intervallo escluso) in modo che sappia che non sei la persona giusta.
2. Usa un saluto professionale in una risposta e-mail. Le e-mail sono spesso più formali di un messaggio di testo o di una telefonata. Inizia la tua email con un "Ciao" o "Ciao" davanti al nome della persona per aprire correttamente l'email.
   • Se la persona a cui stai rispondendo preferisce un saluto particolare o chiede di essere chiamata per nome, fallo. Ad esempio, se la persona preferisce che tu utilizzi la versione abbreviata del suo nome o del suo nome, ad esempio "Rob" invece di "Robert", fallo.
3. Usa i punti esclamativi con parsimonia. La tua risposta alla tua email deve essere corretta in termini di grammatica, ortografia e punteggiatura. Tuttavia, un uso eccessivo del punto esclamativo può farti sembrare insincero o troppo entusiasta. Evita di usarlo a meno che non sia appropriato.
   • Un punto esclamativo è un ottimo modo per congratularsi o trasmettere entusiasmo, ma se li usi troppo, perderanno il loro effetto.
4. Evita caratteri strani in un'e-mail. Mantieni la selezione dei caratteri in un carattere classico in modo che la tua email abbia un aspetto professionale. Non utilizzare caratteri multicolori o caratteri come Comic Sans quando invii un'e-mail.
   • Una scelta classica è quella di utilizzare un Arial a 10 o 12 punte o un Times New Roman.
5. Presta attenzione a chi altro invii l'email come CC (una copia). Spesso può essere utile copiare l'email ad altre persone contemporaneamente in modo da poterle includere in una discussione. Un CC non necessario a un supervisore o collega può davvero turbare o far arrabbiare la persona a cui inizialmente reagisci.
   • Se è necessario includere qualcun altro nella catena di posta elettronica, è possibile utilizzare l'opzione "copia nascosta" o "Ccn", in modo che i destinatari non sappiano chi altro ha ricevuto un'e-mail.
6. Decidi a chi vuoi rispondere in un'email di gruppo. Se la risposta corretta è rispondere a tutti nel messaggio di gruppo, selezionare "Rispondi a tutti" quando si invia la risposta. Ma se hai bisogno di chiedere o spiegare un argomento o un problema specifico a una persona, rispondi immediatamente a quella persona.
   • Se c'è un grande gruppo di persone nella catena di posta elettronica, ma devi rispondere solo ad alcune, scegli quelle persone a cui rispondere.
7. Non inviare un'e-mail solo per dire grazie, a meno che non sia necessario. Non sono necessarie brevi e-mail che non contribuiscono a una conversazione. A meno che il mittente non ti chieda di confermare che hai ricevuto e compreso un'e-mail, l'invio di un'e-mail dicendo "Grazie" non è necessario e noioso.

   Mancia: Se il mittente ti invia una conferma di lettura, conferma di aver ricevuto l'e-mail facendo clic sull'opzione per inviare una ricevuta di ritorno.

   
   
8. Correggi la tua email e controlla quella del destinatario prima di inviarla. Un errore di ortografia o grammaticale può rendere la tua email poco professionale. Ti preghiamo di dedicare un momento alla lettura della tua risposta prima di fare clic su Invia. Controlla l'ortografia e la grammatica corrette e assicurati di inviare il messaggio alla persona corretta.
   • Non fare affidamento ciecamente sul controllo ortografico per correggere tutto!
   • Leggi la tua e-mail ad alta voce prima di inviarla in modo da poter sentire come suona.
   • I programmi di posta elettronica spesso inseriscono automaticamente gli indirizzi di posta elettronica durante la digitazione nella barra degli indirizzi del destinatario, il che può comportare l'invio accidentale di un messaggio di posta elettronica alla persona sbagliata.