Autore:
Louise Ward
Data Della Creazione:
7 Febbraio 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
In sostanza, l'e-mail non è formale come scrivere una lettera cartacea. Tuttavia, ci sono momenti in cui è necessario essere più formali nello scrivere e-mail. Pensa a chi è il destinatario, quindi scegli il saluto appropriato per la situazione. Una volta che conosci queste informazioni, puoi procedere con il formato del saluto e lo stile della frase di apertura.
Passi
Parte 1 di 3: considera il destinatario
Determina quanto devi essere formale. Sia che tu stia scrivendo un'e-mail "formale", il grado di solitudine dell'e-mail dipenderà dal destinatario. Ad esempio, non useresti lo stesso grado di formalismo quando scrivi a un professore rispetto a quando scrivi una lettera di presentazione.
- Quando contatti qualcuno per la prima volta, è meglio scrivere in modo più formale del solito per sicurezza.
Trova il nome del destinatario. Dovresti fare qualche ricerca per trovare il nome della persona se non lo conosci già. Conoscere il nome del destinatario rende il saluto più personale, anche se utilizzi metodi di scrittura e-mail professionali.
Segui la strada del destinatario. Se la persona ti ha inviato un'e-mail, è una buona idea copiare il suo saluto. Ad esempio, se scrivono "Ciao" e il tuo nome, puoi rispondere in uno stile simile, utilizzando "Ciao" e il nome della persona quando invii l'email. annuncio pubblicitario
Parte 2 di 3: scegli un saluto
Usa "Gentile". "Gentile" (seguito dal nome del destinatario) è il classico saluto. È informale senza essere invadente e poiché è usato così spesso questo saluto diventa spesso l'impostazione predefinita, il che è una buona cosa. Non vorresti che il tuo saluto fosse strano perché non corrisponde.
Prova "Ciao", se non conosci il nome del destinatario. "Ciao" è un saluto molto formale che puoi utilizzare nelle email aziendali, in particolare se non conosci il nome del destinatario. Tuttavia, è sempre meglio scoprire il nome del destinatario, se possibile.
- Puoi anche utilizzare "Invia a persone interessate" se l'email è particolarmente formale e non conosci il nome del destinatario. Tuttavia, questo saluto potrebbe non interessare ad alcuni.
Considera "Ciao (" Ciao "o" Ciao ") nelle email meno formali. L'email tende ad essere meno formale della corrispondenza in generale, quindi puoi scrivere "Ciao" in un'email senza essere troppo formale. Ad esempio, se stai inviando un'email a un professore, in particolare a qualcuno che contatti spesso, un saluto "Ciao" o "Ciao" potrebbe funzionare.
Non usare la parola "Hey". Sebbene la parola "Ciao" sia accettabile in un'e-mail formale, non sarebbe appropriato dire ciao. È un modo molto arbitrario di salutare, anche nella lingua parlata, quindi dovresti evitare di usarlo in qualsiasi tipo di email formale. Ad esempio, anche se sei vicino al tuo capo, è meglio evitare di usare la parola "Ehi" quando gli scrivi un'email.
Usa il cambio di titolo quando necessario. A volte scrivi a qualcuno di cui conosci solo il titolo in azienda o organizzazione. In tal caso, è possibile utilizzare il titolo della persona anziché il nome, ad esempio "Gentile responsabile delle risorse umane", "Gentile risorse umane" o "Gentile professore".
Aggiungi i titoli onorifici della persona per rendere l'email più formale. Quando possibile, aggiungi "Nonno", "Nonna", "Dottore" o "Professore" davanti al nome del destinatario per ulteriori formalità. Inoltre, puoi usare il nome o il nome completo del destinatario per essere più professionale, invece di usare solo il nome. annuncio pubblicitario
Parte 3 di 3: formattazione e avvio di un'e-mail
Scrivi il saluto sulla prima riga. Scrivi il saluto che hai scelto nella riga superiore, seguito dal nome del destinatario. Se possibile, puoi utilizzare i titoli onorifici della persona, come Nonno, Nonna o Dottore, seguiti dal nome completo.
Usa le virgole. In generale, utilizzerai una virgola dopo il saluto. Nella posta formale è possibile utilizzare i due punti, ma spesso è troppo formale per un'e-mail, anche se professionale. Una virgola funziona in tutte le situazioni, anche se puoi usare i due punti se stai scrivendo una lettera di accompagnamento e-mail.
Passa alla riga successiva. Il saluto è sulla riga superiore, quindi quando hai finito, premi il pulsante di nuova riga per passare alla riga successiva. Se utilizzi le interruzioni di riga anziché il rientro per creare paragrafi, dovrai lasciare una riga vuota tra il saluto e il primo paragrafo.
Presentati nella frase iniziale, se necessario. Se stai scrivendo a qualcuno per la prima volta, dovresti fornire un'introduzione, non importa quanto lo conosci nella vita. Dare al destinatario un suggerimento su chi sei lo incoraggerai a continuare a leggere.
- Ad esempio, puoi scrivere "Sono Nguyen Van Nam e sono il direttore marketing dell'azienda XYZ". Dovresti anche indicare il motivo per cui conosci il destinatario: "Sono Nguyen Manh Hung, e sono in classe di marketing (il dipartimento marketing 101 prende martedì e giovedì a mezzogiorno)".
- Se conosci il destinatario e l'hai già scritto, puoi usare la prima frase come saluto. Ad esempio, potresti dire "Grazie per la tua risposta iniziale" o "Spero che tu stia bene".
Vai direttamente all'argomento. La maggior parte delle email formali deve arrivare a concentrarsi rapidamente. Ciò significa che la prima o la seconda frase dovrebbe dire perché l'hai scritta per loro. Ricorda di essere il più conciso possibile quando descrivi il tuo scopo.
- Ad esempio, potresti scrivere "Ti scrivo per chiederti aiuto con un problema di marketing", oppure "Ti scrivo perché sto passando un periodo difficile in classe, e spero che tu possa farla franca. documentazione aggiuntiva utile per saperne di più ".
