Autore:
John Stephens
Data Della Creazione:
28 Gennaio 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Il feedback è essenziale per aiutare il personale o gli studenti a migliorare in meglio. Il feedback non è solo importante, è anche richiesto nella maggior parte delle aziende e aule. Ciò è particolarmente vero se gestisci dipendenti o sei responsabile della guida di altri. Con un numero sempre maggiore di dipendenti che comunicano e lavorano da remoto, diventa sempre più importante scrivere risposte tramite e-mail. Se stai supervisionando altri membri del personale, puoi scrivere un feedback nella valutazione delle prestazioni. Se sei un insegnante, dovrai spesso fare commenti ai tuoi studenti.
Passi
Metodo 1 di 3: scrivi la risposta di un dipendente tramite e-mail
Conferma il motivo per inviare l'email. Puoi scrivere il motivo nell'oggetto o nel corpo dell'email. Di solito è meglio far sapere al destinatario cosa aspettarsi in un'email dall'oggetto della frase.
- Scrivi un argomento come "Feedback sulle proposte di progetto - Ottimo inizio!"
Inizia con un commento amichevole. Questo farà sapere al tuo pubblico che stai facendo il commento in tono amichevole invece di criticare. Aumenterà la probabilità che il destinatario legga la tua recensione in una direzione positiva.- Scrivi qualcosa come "Spero che tu abbia una buona settimana!"
Riconosci il lavoro che hanno completato. È probabile che l'intervistato si sia impegnato molto nel lavoro che stai valutando. Menzionalo per primo, fagli sapere che riconosci i loro sforzi.
- Potresti dire "Grazie per aver cercato di attuare questo piano proposto. Ho fatto molti sforzi ”.
Dai prima un feedback positivo. Dire al destinatario cosa sta facendo bene prima ammorbidisce le critiche in seguito. Sii onesto, tuttavia, cerca di trovare qualcosa di positivo. Puoi concentrarti sul compito da svolgere o sugli impegni di lavoro passati.- Di ': "Ecco un'altra proposta convincente. Hai raccolto molti obiettivi meravigliosi e posso vedere molti progressi nel tuo metodo ”.
Scrivi feedback negativo come consiglio. Anche se è più efficace elencare le modifiche necessarie, può essere difficile per il destinatario leggerle e frustrarle. Invece, crea la frase come se fossero i cambiamenti che intendi apportare.- Puoi scrivere "Rimuoverò le parti 1 e 2 ed amplierò la parte 3 per includere il progetto di bilancio", oppure "Taglierò il secondo paragrafo ma aggiungerò una valutazione dei progetti in corso. alla fine di quella parte ”.
Spiega il feedback negativo. Spiega al destinatario dov'è il problema, spiega chiaramente la causa del problema se necessario. Se la critica è dovuta a un cambiamento rispetto alle aspettative o alla direzione, digli questo, spiegando in dettaglio il motivo per cui è stato effettuato il cambiamento.
- Diciamo: "Stiamo effettuando un passaggio a livello aziendale verso proposte più dettagliate, quindi dovremo espandere le informazioni in alcune sezioni. Ho elencato i luoghi che necessitano di maggiori informazioni ”.
- Se commentate il comportamento del destinatario, includete sempre esempi di ciò che volete trasmettere. Ad esempio, se stai parlando di vestirsi in modo non professionale durante una riunione con il cliente, fornisci esempi di ciò che hanno fatto di sbagliato. Potresti dire: "L'ultima volta che abbiamo incontrato il cliente, indossavi le infradito e prima indossavi una maglietta. Questo tipo di abbigliamento casual non porta l'immagine professionale che vogliamo rappresentare per l'azienda. ty ".
Determina come risolvere il problema. Il tuo feedback non sarà utile senza una soluzione al problema. A seconda dell'argomento della risposta, potrebbe essere un elenco di soluzioni specifiche e un elenco generale di obiettivi su cui lavorare.
- Puoi fornire esempi di modi in cui possono risolvere il problema. Questa è un'ottima opzione quando hai in mente una soluzione specifica. Potresti dire: "Per la tua prossima presentazione, usa colori neutri ed evita transizioni. Dato che i nostri clienti incontrano, dovresti anche evitare di parlare. in compagnia".
- Un altro modo è porre domande che li aiuteranno a pensare a modi per migliorare. Ciò sarà utile per identificare il problema per il quale esistono molte soluzioni possibili. Ad esempio, "Ci sono modi per migliorare il materiale da qui in avanti?" O "Quali cambiamenti prevedi di applicare alla tua prossima presentazione?"
Ricorda loro le possibili conseguenze. Alcuni problemi sul lavoro possono danneggiare l'organizzazione e i dipendenti devono esserne consapevoli. In molti casi, ci saranno alcune conseguenze e talvolta perderai clienti o fornirai un servizio clienti inefficace a causa di errori dei dipendenti. A seconda della situazione, ci saranno anche conseguenze per il dipendente se non cambiano. Se c'è un problema, informa lo staff.
- Ad esempio, informali delle preoccupazioni che l'azienda possa perdere clienti a causa di errori di carta.
- Un altro modo è far loro sapere che potrebbero essere licenziati dal progetto se non cercano di migliorare la loro documentazione.
Termina con una richiesta di chiarimenti e spiegazioni per il tuo feedback. Questo è un modo amichevole per terminare le e-mail che aiutano le persone a sapere che le supporti. Inoltre, li farà sentire a proprio agio nel chiedere spiegazioni se non capiscono cosa hai scritto.
- Scrivi "Per favore fatemi sapere se avete domande o avete bisogno di spiegazioni sul problema".
Metodo 2 di 3: Scrittura di feedback nella valutazione delle competenze
Stabilisci obiettivi per valutare le competenze. Ecco perché stai facendo la revisione. Conoscere i tuoi obiettivi può aiutarti a scrivere un feedback migliore e aiuterà i tuoi dipendenti a sapere cosa aspettarsi.
- Ad esempio, ti concentri sul miglioramento dei dipendenti? Stai effettuando una valutazione a livello aziendale per decidere quale tipo di sviluppo di carriera sarà più vantaggioso per la tua azienda? Stai facendo una revisione trimestrale?
- Parla con lo staff dei tuoi obiettivi quando dai un feedback. Si potrebbe dire: "L'azienda ha un piano per supportare un programma di sviluppo della carriera basato sulle esigenze dei dipendenti, quindi sto conducendo una valutazione delle prestazioni per ogni persona".
Rivedi il feedback precedente su di loro. Ciò può includere la risposta da una revisione precedente, nonché informazioni informali rilasciate durante la revisione. Dovresti anche valutare ciò che hanno fatto rispetto a quel feedback. Lo hanno usato per migliorare? Non ci prestavano attenzione?
- Se hanno già agito in base al feedback, questa volta potrebbe essere visto come una valutazione positiva.
- Se non hanno prestato attenzione al feedback prima, puoi discutere sia del problema precedente sia della mancanza di autoconsapevolezza di non prestare attenzione al feedback.
Spiegare feedback positivi, fornire esempi specifici. È meglio iniziare sempre con commenti positivi. Spiega allo staff cosa sta facendo bene e indica i risultati che hanno raggiunto. Sii onesto, ma cerca di includere quanti più aspetti positivi e negativi possibile.
- Fornisci esempi, come "Hai mostrato autodisciplina quando ti sei offerto volontario per guidare un progetto e hai dimostrato una buona leadership lavorando bene con il team, incorporando suggerimenti. da altri membri e assegnazione di compiti ”.
- Loda quello che vuoi che facciano.
Fornire critiche costruttive, fornire esempi concreti. Concentra le tue critiche su ciò che è più vantaggioso per l'azienda o sugli obiettivi del lavoro del dipendente. Spiega loro che cosa hai riscontrato che hanno problemi e perché è il problema.
- Fornisci esempi concreti. Ad esempio, "Nelle ultime 3 presentazioni, hai dimenticato la bozza del budget, hai rallentato il progetto" o "Il numero medio di account realizzati nell'ultimo trimestre era 6, ma sei solo sicuro 2. Questo è considerato incompetente ”.
Stabilire obiettivi di lavoro per la fase di valutazione successiva. Ciò aiuterà i dipendenti a sapere su cosa dovrebbero concentrarsi in futuro, consentendoti di comunicare ciò di cui l'azienda ha bisogno dai tuoi dipendenti. Inoltre renderà il feedback più utile perché lo staff sa cosa vuoi che capiscano dalla sessione di revisione.
- Gli obiettivi dovrebbero essere brevi e specifici. Ad esempio, "In media, un dipendente venderà 4 prodotti al giorno", "Il personale aumenterà la comunicazione con i clienti" o "Il personale completerà la formazione sulla leadership".
- Assicurati che il prossimo audit che farai per i tuoi dipendenti si concentrerà su questi obiettivi di lavoro, poiché è quello che si aspettano.
Proporre opportunità di sviluppo professionale. Offri suggerimenti costruttivi per i commenti che hai fornito in precedenza. A seconda della risorsa, potrebbe trattarsi di uno scambio di conoscenze, formazione, formazione in azienda o una sessione di condivisione di esperienze di vita. Puoi anche cercare corsi online se ti mancano le risorse.
- Sii disponibile a modificare queste raccomandazioni dopo aver discusso la valutazione con il dipendente. Ad esempio, il dipendente potrebbe chiedere uno sviluppo di carriera a cui non hai mai pensato.
- Dovresti considerare gli obiettivi di carriera del dipendente. Ad esempio, se un dipendente desidera passare a una posizione manageriale, potresti consigliare una sessione di formazione sulla leadership come opzione di sviluppo della carriera. Un'altra opzione è che se il dipendente ha un interesse per la progettazione grafica, puoi consentire loro di frequentare corsi di formazione in modo che possano utilizzare queste competenze per l'azienda.
Termina con parole di incoraggiamento. Non importa quanto sia positiva la valutazione delle prestazioni, a nessuno piace essere ricordato delle carenze o di ciò di cui ha bisogno per migliorare. Chiudere con parole di incoraggiamento può aiutare a motivare un dipendente invece di essere sotto pressione o scoraggiato.
- Di 'questo: "Hai avuto problemi imprevisti lo scorso trimestre, ma hai fatto un buon lavoro durante la regolazione del carico di lavoro. Ci piace la tua performance e speriamo di vedere altri buoni risultati in questo trimestre ".
Incoraggia il feedback dei destinatari. Può essere una risposta verbale dopo aver discusso la valutazione con loro, oppure puoi fornire loro un modulo di feedback da completare. Riceverai un feedback più efficace se consenti al personale di commentare la valutazione delle prestazioni e sintetizzare le informazioni in tua assenza.
- Chiedi ad altri di commentare il tuo feedback. Ad esempio, "Se potessi migliorare una cosa del modo in cui fornisco il feedback, quale sarebbe?" E "Il feedback è stato chiaro e utile?"
Metodo 3 di 3: fornire feedback agli studenti
Concentrati sull'apprendimento. Lo scopo del feedback è aiutare gli studenti a imparare, quindi fai commenti utili che li guidino a migliorare il loro lavoro piuttosto che criticare gli errori. Prendilo come guida e non solo come critica.
- Puoi fornire feedback scritto sui tipi di lavoro degli studenti, inclusi compiti di scrittura, presentazioni e progetti.
Fornisci feedback su contenuto e struttura. Entrambe le parti sono importanti e gli studenti devono sapere come migliorarle. Ciò è particolarmente importante se uno studente ottiene risultati migliori in una parte rispetto a un'altra. Ad esempio, uno studente potrebbe avere un'idea eccellente dello sviluppo dei contenuti, pur avendo ancora errori di battitura, punteggiatura errata, paragrafi incompleti e nessun rientro.
- Se stai commentando presentazioni orali o progetti, assicurati di fornire un feedback su ogni parte dell'esercizio.
- Ad esempio, una presentazione verbale includerebbe commenti sia sul contenuto che sulle capacità di parlare in pubblico, mentre un progetto potrebbe ricevere feedback su contenuto, creatività e abilità. presente.
Dai un feedback specifico positivo e negativo. Scrivere commenti come "buon lavoro", "grandi progressi" o "bisogno di lavorare" non dice agli studenti cosa devono fare per migliorare o cosa stanno facendo bene. Affinché il feedback sia efficace, gli studenti devono sapere cosa hanno fatto bene o meno.
- Scrivi così: “La tua tesi è chiara, ben scritta e utilizza il formato richiesto. D'altra parte, le frasi tematiche richiedono uno sforzo maggiore perché non sono legate alla tesi ”.
- Suggerisci in questo modo: "Le mie idee sono ben sviluppate, ma voglio che tu venga da me per istruzioni su dove usare virgole e frasi incomplete".
- Include un mix di commenti positivi e critiche costruttive.
Suggerisci modi per migliorare invece di correggere i bug. Puoi evidenziare alcuni errori, ma evita di apportare correzioni nella pagina. Identifica il problema che hai scoperto nell'articolo, ad esempio l'utilizzo di troppe virgole, quindi suggerisci le abilità che i tuoi studenti potrebbero migliorare.
- Ad esempio, "Ho usato troppe virgole nel mio saggio. L'insegnante ha suggerito di rivedere le regole per l'uso delle virgole e come evitare gli errori di virgola. Se vai dall'istruttore, possiamo rivedere il passaggio insieme.
Stabilisci le priorità per la bozza o esercizio successivo. Darà agli studenti punti specifici su cui concentrarsi d'ora in poi. Puoi dare la priorità agli obiettivi di apprendimento o alle esigenze dei tuoi studenti, a seconda del tipo di incarico.
- Dì: "In questo momento, voglio che ti concentri sull'uso di soggetti attivi ed eviti frasi incomplete".
Limita il feedback a un pezzo oa un'abilità se il problema è il tempo. Focalizza l'attenzione sugli attuali obiettivi o bisogni di apprendimento degli studenti che stai valutando. Assicurati che gli studenti sappiano che stai valutando solo parti specifiche della loro scrittura in modo che non pensino che altre sezioni siano perfette.
- Potrebbe essere necessario colorare o evidenziare i commenti.
- Prima di restituire il compito agli studenti, informali che stai dando un feedback solo su una parte del compito.
- Puoi anche consentire agli studenti di scegliere l'abilità o la sezione per la quale vorrebbero ricevere feedback.
Evita di esercitare pressioni sugli studenti. Se ci sono molti errori, non provare a correggerli in un commento. Dare troppe informazioni contemporaneamente può far sentire gli studenti sopraffatti. Invece, inizia con le modifiche di base o il posto più semplice.
- Ad esempio, puoi iniziare concentrandoti su frasi incomplete e cercando parole che non sai come scrivere.
- Puoi anche concentrarti sull'obiettivo di apprendimento a cui mira l'esercizio.
Incoraggia gli studenti a continuare a provare. Termina con una nota positiva che li incoraggia a continuare a provare. Puoi fare riferimento ad altri miglioramenti nei loro esercizi, dando loro la motivazione per mirare più in alto.
- Scrivi: “Dopo aver realizzato che la tua scrittura è notevolmente migliorata durante l'anno scolastico, so che completerai in modo eccellente il tuo compito in base a questi suggerimenti. Non vedo l'ora di leggere il tuo prossimo saggio! "
