Autore:
Laura McKinney
Data Della Creazione:
2 Aprile 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Hai problemi con una banca, una compagnia di assicurazioni, un'agenzia statale, un datore di lavoro o una scuola? Hai bisogno di inviare loro una lettera per convincerli a fare qualcosa o per convincerli ad aiutarti a risolvere un problema ma non sai da dove iniziare? Il seguente articolo guiderà come scrivere una lettera efficace e persuasiva.
Passi
Parte 1 di 4: preparazione
Idee. Prima di iniziare a scrivere una lettera, pensa a ciò che vuoi trasmettere attraverso la lettera, perché stai scrivendo questa lettera e alle obiezioni che il destinatario potrebbe offrire dopo di te. leggi la lettera. Avere prima un'idea in mente ti aiuterà a definire chiaramente il contenuto principale della lettera, nonché a capire l'argomento a cui mira la lettera.
- Aprire la lettera con uno schema di frase: voglio convincere il "lettore" dello "scopo". Sostituisci il "lettore" con la persona a cui stai inviando la lettera e lo "scopo" con ciò che stai cercando di convincere.
- Dopo aver completato il passaggio precedente, chiediti: perché? Sottolinea i motivi per cui desideri che il lettore sia d'accordo con i tuoi desideri.
- Dopo aver elencato i motivi, organizzali per importanza. Metti tutti i motivi importanti in una colonna e i motivi meno importanti che in un'altra colonna. Questo passaggio aiuta a riepilogare le informazioni per evidenziare informazioni importanti e pertinenti.
Conosci il tuo scopo. Assicurati di sapere esattamente quali sono i tuoi obiettivi. Quali sono le cose che devi realizzare e cosa vuoi che facciano i tuoi lettori.- Allo stesso tempo, pensa a te stesso alle soluzioni ai problemi a cui stai pensando.
Comprendi la lettera di destinazione. Analizzare e comprendere il tuo argomento ti aiuterà a plasmare la composizione della tua lettera. Se possibile, determina se è probabile che i tuoi lettori siano d'accordo o in disaccordo con te, o se saranno dalla parte neutrale. Questo passaggio ti aiuterà a capire dove concentrare maggiormente la tua mente.- Cerca di identificare la vera identità della persona a cui stai inviando la lettera. Chi sono e cosa ti fa credere che dovrebbero davvero aiutarti? La tua lettera verrà semplicemente ignorata o verrà gestita? Il destinatario è in una posizione elevata o è la persona incaricata di risolvere questo problema? A seconda della posizione del destinatario, ci sarà una formulazione diversa.
- Cerca di scoprire quali sono le opinioni del lettore e il modo di pensare dell'argomento in discussione. Potrebbero sorgere opinioni contraddittorie tra te e i tuoi lettori? Come puoi presentare tali opinioni in modo formale?
- Scopri cosa potrebbe interessare il tuo lettore al tuo argomento. Hanno la capacità di trattare? Sono direttamente influenzati da questo argomento? Quanto tempo hanno bisogno di dedicare alla loro revisione?
- Pensa ai tipi di prove che dovresti presentare nel tuo saggio per persuadere il lettore.
Ricerca l'argomento. Un linguaggio altamente convincente dovrebbe includere prove concrete e informazioni correlate. Assicurati di vedere da un'angolazione diversa. Non limitarti a studiare il problema dal tuo punto di vista, ma menziona i punti di vista opposti e i loro fatti.- Usa fatti concreti, argomenti logici, statistiche e prove pertinenti a sostegno della tua affermazione.
- Invece di insistere sul fatto che la posizione della parte avversaria è sbagliata, spiega perché la tua posizione è corretta e merita di essere presa in considerazione.
Parte 2 di 4: formattazione di una lettera
Usa il formato a blocchi. Le lettere commerciali hanno un formato unico. Durante la lettura di una lettera scritta nel formato corretto, il lettore non sarà distratto in un modo o nell'altro. Al contrario, se non organizzi correttamente, la lettera lascerà una cattiva impressione di te agli occhi dei lettori e potrebbero gettare la tua lettera da parte.
- Inizia utilizzando interruzioni di riga e paragrafi separati.
- Allinea ogni paragrafo. In altre parole, non indentare il paragrafo come faresti quando scrivi prosa o saggio.
- Una riga tra i paragrafi.
- Usa un carattere standard, solitamente Times New Roman o Arial con una dimensione del carattere di 12.
L'indirizzo è posto separatamente all'inizio della lettera. Inizia digitando il tuo indirizzo nell'angolo in alto a sinistra della lettera. Non includere il tuo nome, ma includi solo l'indirizzo della via, città, provincia (usa "stato" per paesi con stati come gli Stati Uniti ...) e il prefisso. Puoi anche inserire il tuo numero di telefono e la tua e-mail nelle righe seguenti. Se vivi nel Regno Unito, l'indirizzo dovrebbe essere sul lato destro. Poi una riga di distanza.
- Immettere la data. I mesi sono scritti in forma di lettera seguiti rispettivamente dalla data e dall'anno. Nota: questo metodo è utilizzato nei paesi di lingua inglese. In Vietnam, utilizzando l'ordine "Giorno ... mese ... anno ..."). Una linea.
- 4 giugno 2013
- Digita il nome e l'indirizzo del destinatario. Prova a specificare l'identità del destinatario. Una linea.
Apri la lettera con un saluto. "Caro" con il nome del destinatario è una forma familiare accettata di presentazione. Assicurati che il nome del destinatario sia digitato correttamente in modo che il nome nel saluto corrisponda al nome del destinatario nell'intestazione del messaggio.
- Usa titoli come Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) insieme al nome del destinatario quando fai riferimento al cognome. Se non sei sicuro di quale nome chiamare una donna, usa "Ms. (Ms.)"
- Usa sempre i due punti dopo il titolo.
- Lascia una linea tra il saluto e il primo paragrafo
- Caro professor Brown:
Chiudi la lettera con una conclusione. Prima di scrivere la frase conclusiva, pensa al tono della lettera. "Grazie" è uno dei tipi base di frasi di chiusura, mentre frasi come "Cordiali saluti" sono più amichevoli. Pensa se la tua lettera corrisponde a un finale rispettoso o amichevole. Indipendentemente dal tipo di conclusione che scegli, devi seguire la regola che la prima parola deve essere in maiuscolo e la parola successiva è minuscola. Dopo la frase finale c'è una virgola.- Scegli "Cordiali saluti, (Rispettosamente)" per il formato di posta formale. "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Grazie, (Grazie)" o "Cordiali saluti" sono moduli di chiusura. standard per la posta elettronica aziendale. "I migliori saluti, (i migliori)", "i migliori saluti" o "Buona giornata" sono espressioni intime. e una sensazione meno distante.
- Fai spazio di quattro righe per la tua firma prima di digitare il tuo nome.
- Grazie,
Parte 3 di 4: scrivere lettere
Breve e conciso. Le lettere persuasive dovrebbero essere brevi ed educate. Gli imprenditori leggono raramente una lettera più lunga di una pagina o una lettera con un tono fastidioso. Non divagare, diffondere. Prova a usare frasi chiare e coerenti. Evita di off-topic e dai informazioni non necessarie, marginali o eccessive.- Evita di usare frasi eccessivamente prolisse. È necessario utilizzare frasi esplicative molto convincenti. Le frasi dovrebbero essere brevi, di facile comprensione e di facile lettura.
- Non scrivere paragrafi troppo lunghi. Non includere troppe informazioni in ogni paragrafo in quanto farà sentire depresso il lettore durante la lettura della lettera, non uscire dall'argomento o cercare di creare confusione. Attenersi alle informazioni che sono strettamente correlate in ogni paragrafo e passare a un altro quando si inizia a sviluppare una nuova idea.
Indica l'idea principale nelle prime due frasi. Inizia con una frase iniziale leggera e diretta. Esprimi i tuoi desideri (ovvero l'idea principale) nelle prime due frasi.- Il primo paragrafo dovrebbe essere composto solo da due a quattro frasi.
Il secondo paragrafo dovrebbe sottolineare lo scopo della lettera. In questo paragrafo, delinea i tuoi pensieri, requisiti o obiettivi. Invece di fornire motivi, informazioni o contenuti specifici, spiega completamente la tua posizione, i tuoi punti, interessi o richieste e spiega l'importanza del problema. quanto è influente su di te che ti costringe ad agire.
- Ricorda di organizzare i tuoi contenuti in modo ragionevole ed educato con frasi realistiche. Evita di usare un linguaggio eccessivamente emotivo, non usare parole coercitive, non usare frasi scortesi con i lettori (i lettori qui possono essere individui o organizzazioni) e non mostra maleducazione alla parte avversaria.
Fai punti di supporto nei prossimi paragrafi. I prossimi paragrafi giustificheranno il tuo punto di vista fornendo informazioni di accompagnamento e dettagli aggiuntivi. Assicurati di fornire dettagli logici, fattuali, ragionevoli, pratici e legali. Non limitarti a offrire opinioni emotive, convinzioni o semplicemente desideri personali. Non convincere il lettore a leggere una lunga storia; i punti devono essere espressi rapidamente e con precisione. Ecco alcune piccole tattiche per aiutarti a raggiungere questo obiettivo:
- Citando statistiche ed eventi reali per coinvolgere i lettori. Assicurati che le statistiche e i fatti presentati provengano da fonti affidabili e legittime e che le statistiche ei fatti vengano applicati onestamente da te, nel loro contesto originale. .
- Cita gli esperti di ricerca per dimostrare che hanno una visione simile di te su questo problema e si oppongono alle opinioni della parte opposta. Questi esperti devono avere una posizione di fiducia nel campo che stanno ricercando ed essere in grado di esprimere un punto sulla questione in questione.
- Fornisci i motivi per cui la tua richiesta dovrebbe essere approvata. Il metodo per convincere spiegando a qualcuno perché credi che qualcosa dovrebbe essere fatto in modo che possa cambiare idea in modo più efficace rispetto al semplice chiedergli di fare qualcosa. . Spiega la situazione attuale e perché deve essere cambiata.
- Fornisci i tuoi dettagli, le specifiche e la comprensione del problema che sta parlando del requisito. Menziona gli sforzi passati per risolvere i problemi o la mancanza di qualsiasi azione.
- Le prove relative al problema in questione dovrebbero essere accompagnate da un esempio. Presenti prove che farebbero capire al lettore l'importanza del problema.
- Ricorda di limitare ciò che devi menzionare nel tuo paragrafo. Indica il tuo caso e la tua situazione in modo semplice. Non troppo in profondità nei dettagli, ma è necessario fornire abbastanza contenuti chiave. Scegli solo le statistiche, gli esperti e le testimonianze più rilevanti.
Confuta l'opinione della squadra avversaria. La chiave per essere in grado di persuadere efficacemente qualcuno è sfidare le opinioni contrarie. Se vuoi prevedere argomenti discutibili o domande da parte dei lettori, puoi menzionarli nella lettera. Trova un terreno comune con la parte opposta o proponi punti di vista convincenti per sostenere la tua opinione.
- Assicurati di riconoscere apertamente la differenza tra il tuo punto di vista e l'altro lato. Cercare di nasconderli indebolirà solo la tua argomentazione. Invece, enfatizza i valori, le esperienze e le questioni che hai in comune con la parte opposta.
- Evita di usare un linguaggio critico. Mettere troppe emozioni in parole riduce l'equità delle tue argomentazioni. Una lettera con troppa negatività e giudizio può ostacolare il consenso dei tuoi lettori alle tue opinioni.
Richiedi ripetendo di nuovo la tua richiesta. Ripeti la tua richiesta o opinione alla fine del messaggio. In questo paragrafo puoi suggerire una soluzione o agire per risolvere il problema. Indica nella lettera che darai seguito a questa lettera per telefono, e-mail o tramite autocontrollo.
- Terminare con una frase ben stabilita aiuterà a convincere il lettore a sporgersi verso di te o almeno lo aiuterà a vedere il problema più chiaramente dal tuo punto di vista.
- Porta le tue soluzioni o metodi. Accetta un compromesso o entrambe le parti fanno un passo indietro. Mostra al lettore cosa hai fatto e cosa ti stai preparando per affrontare la situazione.
Parte 4 di 4: passaggi finali
Verifica la presenza di errori. Errori di ortografia e strutture grammaticali scadenti sono la prima cosa che dà ai lettori una cattiva impressione di te. Solo quando l'articolo non ha errori, il lettore può concentrarsi sul contenuto e sull'idea che l'articolo vuole trasmettere. Rileggi la lettera più volte prima di premere il pulsante di invio. Leggi la lettera ad alta voce per sapere se va bene.
- In caso di necessità, chiedi a qualcuno di controllare gli errori di ortografia nella tua lettera (oppure puoi utilizzare un software di controllo ortografico).
Firma con la tua vera firma. Firma la lettera direttamente se la invii invece dell'e-mail. Questo aiuta a personalizzare la lettera e verificare che la lettera sia stata scritta da te.
Copia altre persone importanti. Se altre persone in azienda o in un'altra organizzazione hanno bisogno di leggere la tua lettera, invia loro una copia. Ciò significa stampare il numero equivalente di persone da inviare, firmare le copie e inviarle.
I mittenti dovrebbero conservare una copia. Conserva sempre una nota del tuo record con quando è stato inviato e le informazioni del destinatario. Prendi nota di ciò che devi fare dopo per risolvere il problema finché il problema non viene risolto. annuncio pubblicitario
Consigli
- Dovrebbe scrivere in forma formale. Il destinatario della lettera non si fiderà di te se usi un linguaggio di conversazione casuale o informale.L'uso di un linguaggio formale aiuta anche a rendere la lettera più educata rispetto all'uso di uno slang senza senso!
- Usa un linguaggio gentile. Le persone tendono ad aiutare coloro che sono gentili con loro.
- Non fuori tema. Fai attenzione a non aggiungere informazioni extra che non sono rilevanti per l'argomento di cui stai parlando. Invece, attieniti al contenuto pertinente e non complicare le cose. Usa fatti reali per farli risaltare.
- Usa solo punti elenco nel paragrafo centrale se alcuni passaggi, azioni o suggerimenti devono essere mostrati chiaramente.
- Usa l'inglese standard per scrivere lettere (per i paesi di lingua inglese). Questo non è un testo o un social media; questa è una lettera formale. Abbreviazioni, slang ed emoji possono far passare il tuo messaggio.
- Regola i punti focali in base alle percezioni delle aziende o degli agenti. Un'organizzazione no profit e una grande azienda possono pensare in modo diverso.
- Non trattare i tuoi lettori come se ti dovessero qualcosa e chiedessero qualcosa da te. Invece, convincili con un linguaggio amichevole e professionale.
