Autore:
Laura McKinney
Data Della Creazione:
1 Aprile 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
A volte abbiamo bisogno di chiedere una proroga per molti motivi nella vita. Forse sei al college e hai bisogno di più tempo per finire il tuo saggio, forse stai lottando per finire un progetto al lavoro.Una lettera di rinnovo efficiente e corretta è sempre importante. Dovresti dedicare un po 'di tempo a pensare con precisione alle tue esigenze: quanto tempo ti occorre per richiedere una proroga e perché? Dopodiché, scrivi una lettera formale, inviala e prosegui per la massima tranquillità.
Passi
Metodo 1 di 3: segui la convenzione di scrivere una lettera formale
Presenta l'intestazione della pagina. La data di invio si trova nell'angolo in alto a destra della pagina. Lascia una riga sotto vuota e scrivi il tuo indirizzo, anch'esso allineato a destra. Quindi, vuota una riga e scrivi l'indirizzo completo del destinatario sul lato sinistro della pagina.
- Se stai inviando un messaggio e-mail, puoi omettere la data e l'indirizzo, iniziando con i saluti. Tuttavia, devi assicurarti che il titolo sia chiaro ed efficace. Ad esempio, se invii una lettera al tuo professore, potresti scrivere come oggetto "Lettera di proroga - Nguyen Hoang Minh - B2 K34".
Scrivi saluti completi e formali. Inizia con la parola "Gentile", seguita dal titolo e dal nome completo del destinatario. Ad esempio, "Caro signor Nguyen Hai Trieu" o "Cara signora Bui Phuong Mai". Alcuni titoli possono essere più complicati, come "Caro professor Nguyen Duc Cuong" o "Caro presidente Nguyen Van An".- Questa è una raccomandazione formale, quindi mantieni il tuo stile e il tuo contenuto formali, anche se conosci intimamente queste persone. Non scrivere "Hello Hanh".
- Prova a trovare una persona specifica a cui inviare la lettera. Altrimenti, la tua lettera sembrerà una lettera campione. Ad esempio, "Caro presidente Nguyen Van An" sarebbe meglio di "Gentili autorità".
Usa un breve layout. Il corpo della lettera dovrebbe contenere 1-3 paragrafi. In molti casi, puoi iniziare con 2-3 righe. Se hai bisogno di espandere con tutti i 3 paragrafi, devi solo separarli nell'apertura, nel corpo e nella fine.- Per iniziare la tua lettera, puoi scrivere: "Sono Nguyen Hoang Minh, studente della classe B2 K34". Questo ricorderà al professore di ricordare e non perdere tempo a capire chi sei.
Notate la fine. Non sottovalutare l'importanza di un finale solido. Usa l'ultima frase per ripetere il tuo caso (in una riga) e ringrazia il destinatario per aver dedicato del tempo a leggere il messaggio. Puoi scrivere: "Apprezzo la considerazione della mia proposta".- È meglio chiudere la lettera con un saluto prima di firmarla. Alcune buone opzioni sono: "Cordiali saluti", "Gentile", "Ciao".
- Se hai bisogno di una risposta, dovresti dichiararla alla fine. Di solito puoi combinare con un grazie. Ad esempio, "Grazie per la tua considerazione, non vedo l'ora di sentirti la prossima settimana". Tuttavia, fai attenzione a non essere troppo invadente.
Inserisci il tuo nome completo e la tua firma. Sotto il saluto "Cordiali saluti", tieni 3-4 righe di distanza. Quindi scrivi il tuo nome completo e allinea a sinistra. Usa lo spazio sopra per firmare con l'inchiostro. Se prevedi di inviare un'e-mail, puoi cancellare lo spazio e digitare il tuo nome al suo interno. annuncio pubblicitario
Metodo 2 di 3: discutere il corpo del messaggio
Scrivi il prima possibile. Preparati a scrivere una lettera non appena sai che è necessario richiedere una proroga. Devi dare al destinatario tutto il tempo necessario per decidere il tuo caso. Devi anche dimostrare di essere preparato, anche se stai chiedendo di modificare il tuo programma.
Determina quanto tempo devi aggiungere. Prendi in considerazione tutti i fattori e fai raccomandazioni realistiche. Se il periodo di grazia è troppo breve, potrebbe essere necessario presentare nuovamente domanda. Devi fare del tuo meglio per evitare che le scadenze vengano rispettate, quindi è meglio stimare la quantità di tempo extra.
- A seconda della situazione, potrebbe essere necessario scrivere la lettera come parte del processo di negoziazione. In questo caso, dovresti richiedere una scadenza più lunga del tempo stimato in modo da poter scendere a compromessi e concordare a metà.
- Il tempo stimato si basa sullo stato di avanzamento corrente e sulle parti del progetto non terminate. Ad esempio, se stai lavorando a un progetto di consulenza da tre mesi, probabilmente otterrai una stima di quanto lavoro è rimasto.
- È inoltre necessario essere consapevoli del limite di tempo che deve affrontare anche il destinatario del messaggio. Forse sono anche sotto pressione a causa delle scadenze. Ad esempio, i professori universitari devono spesso presentare voti intermedi e devono basarsi su quella scadenza per gli studenti.
Attenzione alle leggi applicabili. È necessario verificare le scadenze attuali prima di richiedere una proroga. Non lasciare l'impressione di essere una mancanza di organizzazione quando chiedi una proroga senza comprendere la situazione attuale. Ad esempio, alcune agenzie governative richiedono di presentare una petizione entro 24 ore dal primo contatto. Se questo non funziona per te, puoi lamentarti che il tempo è troppo limitato.
Fornisci una spiegazione ragionevole. Ti stai prendendo il tempo per redigere la lettera di rinnovo e anche il destinatario si prenderà il tempo di leggere; quindi è necessario scrivere correttamente la lettera. Considera attentamente il vero motivo per cui hai bisogno di più tempo e presenta onestamente al tuo destinatario. Non mentire o esagerare, altrimenti ti danneggerà.
- Una buona ragione per questo è che vuoi che il lavoro venga svolto con cura e attenzione. Ad esempio, se stai lavorando a un progetto in cui la sicurezza degli altri potrebbe essere compromessa, potresti essere comprensivo se ne parli.
- Se hai più di un motivo per richiedere un'estensione, scegli quello più pertinente e concentrati su quello. Ad esempio, in caso di ritardo nell'accettazione del lavoro offerto, dì loro che vuoi saperne di più sui costi di spedizione (se questo è vero) invece di fargli sapere che stai aspettando una parola. invitare un altro.
Indica alcuni dettagli accuratamente selezionati. I dettagli forniti aiuteranno a far sembrare la tua lettera legittima e abile. Ciò è particolarmente importante se stai inviando una lettera a un'agenzia governativa o un'altra organizzazione che non hai mai incontrato.
- Ad esempio, se tuo nonno è morto due giorni prima che fosse necessario presentare il suo saggio, è meglio presentare il fatto come una "emergenza familiare" piuttosto che semplicemente "urgente". Puoi anche menzionare la sua morte e alcune informazioni sui tuoi piani.
- Organizza i tuoi documenti prima di inviare la lettera di rinnovo. Potrebbe essere necessaria una descrizione dei lavori e delle applicazioni che hai svolto, soprattutto quando hai a che fare con agenzie governative o altre organizzazioni ufficiali. È a tuo favore dimostrare di aver seguito ogni fase del processo fino a questo punto.
Mantieni uno stile e un contenuto positivi. Nessuno vuole leggere una lettera piena di lamentele. Invece, fai solo una rapida e breve presentazione di fatti negativi e poi indica soluzioni positive. Ad esempio, se pensi che lo stipendio iniziale sia troppo basso, potresti scrivere: "Ho bisogno di più tempo per valutare la tua offerta. Tuttavia, penso che uno stipendio più alto possa aiutarmi a lavorare in modo più efficiente.
Leggi di nuovo il messaggio prima di inviarlo. Dedica almeno qualche minuto a rileggere il messaggio prima di inviarlo. Verifica la presenza di errori di modifica e digitazione. Esegui il software di controllo ortografico e grammaticale sul tuo computer. Invialo a un amico fidato per fargli leggere di nuovo. Non affrettarti o saltare questo passaggio; in caso contrario, il destinatario del messaggio avrà l'impressione che tu sia sciatto e questo influenzerà il risultato finale. annuncio pubblicitario
Metodo 3 di 3: invia un messaggio al destinatario
Fai una copia o salva la lettera. Quando hai finito di leggere la bozza di lettera e prima di inviarla, scatta una foto (convertila in pdf), salva il manoscritto online o copialo nel modo tradizionale. È inoltre possibile registrare la data dell'invio se non corrisponde alla data mostrata nella parte superiore del messaggio. Salva questa copia in un luogo sicuro per il tuo record personale.
Metti nella normale cassetta delle lettere. Portalo all'ufficio postale, dallo al postino o mettilo nella cassetta della posta. Se vuoi assicurarti che la posta arrivi al destinatario, puoi richiedere un servizio di follow-up a un costo aggiuntivo.
- Se si desidera inviare posta cartacea, è necessario stamparla con una stampante e inchiostro di buona qualità. I rinnovi scritti a mano non sono generalmente accettati.
Invia e-mail per il rinnovo. Questo è probabilmente il modo migliore per inviare rinnovi con meno tempo e certezza. È necessario verificare l'indirizzo e-mail del destinatario prima di inviarlo e assicurarsi di includere il proprio identificativo nella riga dell'oggetto, se pertinente.
- Il destinatario saprà esattamente quando hai inviato l'email. Nota questo se vuoi inviare posta a tarda notte.
- La tua e-mail deve essere formale, incluso l'indirizzo e-mail che utilizzi per inviarla. Dovresti inviare questa email con un account professionale. Ad esempio, la lettera inviata dall'account di posta elettronica [email protected] è appropriata.
- Se stai inviando la posta tramite fax, assicurati di conservare la pagina di conferma per dimostrare di aver inviato correttamente la posta e che il messaggio è stato ricevuto.
Fai telefonate invece di scrivere lettere. Se devi richiedere un'estensione dell'ultimo minuto, probabilmente è meglio parlare con la persona al telefono. In questo caso, devi anche essere formale e presentare il tuo caso in modo chiaro. annuncio pubblicitario
Consigli
- Prova a scrivere lettere lunghe fino a una pagina. In questo modo, la tua lettera sembra completa e facile da guardare.
- Nota se il destinatario del messaggio invia una risposta, ad esempio un messaggio di conferma.
avvertimento
- Sii realistico riguardo alle promesse. Non richiedere un'estensione solo per dedicare più tempo al completamento di altre missioni aggiuntive.
- Fai buon uso del tempo prolungato. Probabilmente non vorrai provare di nuovo a richiedere un'estensione.
- Verifica di aver incluso i moduli necessari nel messaggio. Inoltre, alcune organizzazioni ti chiederanno di utilizzare il loro modello di posta.
