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• Passi

L'accuratezza della contabilità dell'inventario influisce su vari aspetti delle operazioni di un'impresa. L'ufficio acquisti si basa sui dati di inventario per avviare acquisti regolari di materiali. I reparti di produzione e pianificazione necessitano di dati di inventario accurati per pianificare il processo di produzione. Dati di inventario imprecisi possono portare a carenze di determinati materiali, che si tradurranno in ritardi nella consegna dei prodotti ai clienti e potrebbero potenzialmente portare a interruzioni dell'attività. Le aziende possono migliorare l'accuratezza dei propri database di inventario sviluppando procedure contabili specifiche e monitorando la conformità dei dipendenti.

Passi

1. 1 Sviluppare procedure per la gestione dei materiali nell'organizzazione. Dovrebbero includere una descrizione dettagliata dei passaggi che devono essere seguiti dai lavoratori quando i materiali arrivano all'impresa e vengono immessi in produzione.
   • Le procedure dovrebbero anche descrivere le azioni dei dipendenti nel caso in cui rilevino scorte danneggiate, difetti e carenze.
2. 2 Formare il personale a lavorare secondo le procedure. Il personale dell'azienda deve conoscere a fondo tutte le procedure.
   • Ogni dipendente deve comprendere l'importanza di un accurato controllo dell'inventario e il suo impatto sull'azienda nel suo insieme.
   • Per singoli gruppi di personale possono essere organizzate sessioni di formazione separate, focalizzate specificamente sulla loro area di lavoro. Ad esempio, il personale di produzione avrà le proprie procedure per la movimentazione dei materiali diverse da quelle dell'ufficio acquisti.
3. 3 Monitorare le prestazioni del personale e condurre audit. Le procedure di inventario hanno valore solo se sono seguite dai lavoratori. Assicurarsi che i dipendenti seguano le procedure stabilite.
   • Una verifica dei record e delle fatture primarie può verificare che i dipendenti seguano le procedure di gestione dell'inventario.
4. 4 Stabilire un ciclo di controlli di inventario intermedi. La loro frequenza dipenderà dal tasso di rotazione o dal valore dei rispettivi gruppi di azioni.
   • Per sviluppare un programma per gli inventari, le scorte possono essere suddivise in gruppi con diversa frequenza di ricalcolo. Ad esempio, un'azienda potrebbe decidere di inventariare la disponibilità di parti ad alto fatturato ogni mese, ma le parti a basso fatturato due volte l'anno.
   • L'azienda deve formare i dipendenti per mantenere un inventario continuo delle scorte. In questo caso, i contabili dell'inventario conosceranno bene l'elenco dell'inventario, le operazioni eseguite con loro e le azioni in caso di carenze.
   • La contabilità continua dell'inventario implica anche l'identificazione delle ragioni delle carenze quando vengono scoperte. Questo può gettare un raggio di luce sui problemi esistenti nelle procedure di contabilità dell'inventario.
5. 5 Sviluppare una procedura per affrontare le carenze. In alcune organizzazioni, il fatto di cancellare le carenze deve essere certificato dalla direzione. Se viene individuata una carenza, il contabile dell'inventario deve allineare i dati contabili con l'effettiva disponibilità delle scorte.
6. 6 Pianificare gli inventari annuali totali. Gli inventari annuali possono essere effettuati 1-2 volte l'anno per ricontare tutte le scorte e portare i dati contabili in linea con lo stato attuale delle cose.
   • Le discrepanze tra la quantità effettiva delle rimanenze ei dati contabili rilevati durante l'inventario consentono inoltre di valutare l'efficacia dell'organizzazione della contabilità di inventario e delle procedure contabili stesse.