Contenuto

• Passi
• Metodo 1 di 2: Ordina in ordine alfabetico
• Metodo 2 di 2: Indicizzazione dei documenti
• Consigli
• Avvertenze

L'organizzazione dei documenti stampati, sia per lavoro che per scopi personali, può essere eseguita senza troppi problemi ordinandoli in ordine alfabetico. Questa organizzazione dei documenti consentirà a te e a qualsiasi altra persona di trovare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno, oltre a garantire la protezione dei documenti. Tuttavia, non tutto è così semplice e ci sono diverse sottigliezze nell'ordinamento dei documenti in ordine alfabetico, di cui ora ti parleremo.

Passi

Metodo 1 di 2: Ordina in ordine alfabetico

1. 1 Organizza i documenti in ordine alfabetico in base al loro titolo. Utilizzare per questo il cosiddetto indice alfabetico.
2. 2 Metti i documenti in una o nell'altra cartella delle lettere, in base alla lettera con cui iniziano. L'ordinamento dei documenti che iniziano con la stessa lettera dovrebbe essere basato sulla seconda lettera del nome. Se la seconda lettera è la stessa, allora la terza. O il quarto. O quinto. Non ci sono deviazioni da questo algoritmo qua e là, ma ti ricompenserà centuplicato: questo ordinamento cancellerà tutti i punti bianchi nella documentazione.
3. 3 Descrivi come hai ordinato i documenti. Vuoi che tutti coloro che hanno accesso ai documenti che hai ordinato sappiano come sono organizzati.
4. 4 Riponete i documenti in un cassetto o dove dovrebbero essere tenuti in ordine. Quando aggiungi qualcosa di nuovo ai documenti, non dimenticare l'alfabeto!

Metodo 2 di 2: Indicizzazione dei documenti

1. 1 Usa etichette con lettere dell'alfabeto. L'indicizzazione (in altre parole, la firma) dei documenti è alla base delle basi nell'organizzazione dei documenti. È in questa fase che i documenti verranno trasferiti alle sezioni e alle sezioni appropriate del tuo catalogo. In realtà, i nomi delle sezioni vengono utilizzati per descrivere il loro contenuto, quindi il nome della sezione diventa anche il nome del documento. Disponi le sezioni in ordine alfabetico utilizzando i suggerimenti di seguito.
2. 2 I nomi propri possono essere indicizzati nel seguente ordine: cognome, poi nome, poi patronimico o secondo nome. La punteggiatura può essere ignorata.
   • Se vengono utilizzati prefissi, concatenare il prefisso con la parte del nome che lo precede e metterlo per primo. Non è necessaria alcuna punteggiatura.
   • I trattini possono essere ignorati e le parti del nome prima e dopo il trattino devono essere messe per prime.
   • Le abbreviazioni e le parole di una lettera vengono indicizzate così come sono. Le iniziali sono divise in parti separate.
   • Le posizioni ei suffissi nominali sono elencati per ultimi, con la posizione indicata prima, poi il suffisso.
3. 3 I documenti relativi alle organizzazioni possono essere ordinati in base al nome di queste imprese. In questo caso, ogni parola del nome dell'organizzazione è considerata un elemento separato. La contabilità è nello stesso ordine in cui le parole sono presentate nel titolo.
   • Le abbreviazioni e le parole di una lettera vengono indicizzate così come sono. In questo caso, le lettere dovrebbero essere separate da spazi e considerate come elementi separati l'una dall'altra.
   • I segni di punteggiatura in questo caso vengono omessi, le parole prima e dopo i segni di punteggiatura sono indicate nel primo elemento.
   • Numeri e numeri sono scritti in formato lettera e indicizzati come farebbero se fossero originariamente parole. I segni di punteggiatura vengono nuovamente omessi. I documenti, il cui nome inizia con numeri romani, si trovano prima di quelli simili, il cui nome inizia con numeri arabi, mentre i numeri sono indicati dal più piccolo al più grande. Solo così puoi inserire documenti che iniziano con le parole.
   • Tutti i caratteri sono scritti in parole, tutti i numeri direttamente associati a un carattere devono essere specificati nel primo elemento.
4. 4 I nomi delle organizzazioni governative sono indicizzati con il paese e la regione di giurisdizione di una particolare organizzazione in primo luogo. Il nome dell'organizzazione è indicato nell'elemento successivo e le parole "gestione", "ufficio", "rappresentante" e simili sono indicate alla fine.
5. 5 Nel caso in cui i nomi coincidano, utilizzare l'indirizzo per la catalogazione dei documenti. Utilizzare il seguente ordine: nome> regione> città> nome via> numero civico.

Consigli

• Riponi sempre i tuoi documenti dove li hai presi.
• Durante l'indicizzazione, è importante prima di tutto seguire le regole standard e, solo dopo, quelle aziendali.
• Sviluppare un sistema per indicare quando e da chi è stato ricevuto il documento.

Avvertenze

• Più persone hanno accesso al catalogo dei documenti, più disordine ci sarà.