Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 3: scelta del formato corretto
• Metodo 2 di 3: scrivi il tuo messaggio
• Metodo 3 di 3: prepara la tua email per l'invio

Molte persone sono piuttosto riluttanti a scrivere un'e-mail formale. Di solito usi la posta elettronica per inviare messaggi personali e informali. Se devi inviare un'e-mail a un insegnante, un datore di lavoro, un cliente, un'agenzia governativa o un'altra destinazione formale, ci sono alcune semplici linee guida che puoi seguire. Mantieni il tuo messaggio chiaro e conciso e segui gli standard di stile, tono e formattazione generalmente accettati. E non dimenticare di leggere e controllare la tua posta prima di inviarla.

Al passo

Metodo 1 di 3: scelta del formato corretto

1. Usa un indirizzo email neutro. È meglio utilizzare un indirizzo e-mail che sia una variazione del tuo vero nome e non un nome utente, nickname o nickname. Per creare un indirizzo e-mail composto solo dal tuo nome, senza numeri o lettere aggiuntivi, puoi utilizzare punti e / o trattini o trattini.
   • Ad esempio, un indirizzo email come [email protected] non sembra molto professionale. L'indirizzo [email protected], invece, fa un'impressione molto più seria.
2. Attenersi a un carattere professionale. La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica non consente di scegliere tra un gran numero di caratteri e stili di layout diversi. In ogni caso, è meglio attenersi a uno stile tradizionale in un'e-mail formale, con un carattere come Times New Roman o Arial. Non utilizzare caratteri decorativi come Comic Sans o Old English. Tieni presente anche quanto segue:
   • Digita la tua e-mail in una dimensione del carattere leggibile, come la dimensione del carattere 12.
   • Evita stili speciali come caratteri corsivi, evidenziati o multicolori a meno che il loro utilizzo non sia giustificato in relazione al contenuto e allo scopo della tua email.
   • Non scrivere tutto il testo in lettere maiuscole. Se digiti tutto in maiuscolo, sembra che tu stia urlando al destinatario.
3. Scegli un argomento breve e preciso. Nell'oggetto, utilizza parole chiave che descrivono esattamente di cosa tratta l'email, in non più di poche parole. In questo modo, impedisci al lettore di ignorare il tuo messaggio perché l'email non ha oggetto, un oggetto troppo vago o un oggetto che dà l'impressione che l'email non sia importante.
   • Argomenti come: "Domanda", "Messaggio da me" o "Email su un argomento importante" sono troppo vaghi o ridondanti e quindi completamente inutili.
   • D'altra parte, un argomento come "Pianificazione, Elenco degli ospiti, Preferenze per il pranzo e Panoramica delle riunioni del 12 marzo" è troppo lungo da gestire. Inoltre, questo titolo copre diversi argomenti.
   • Un titolo come "Incontro con danni alla scala mobile il 12 marzo" è breve e chiaro. Indica il destinatario a un unico argomento principale e alla data corrispondente.

Metodo 2 di 3: scrivi il tuo messaggio

1. Scegli un saluto adatto. Inizia sempre un'e-mail formale con un saluto appropriato. È meglio chiamare il destinatario per nome (se lo conosci). In linea di principio, il saluto di un'e-mail formale inizia sempre con "Gentile ...", seguito dal titolo (signore / signora), dal cognome della persona e da una virgola. Se conosci già la persona a cui è indirizzata l'e-mail, puoi iniziare il saluto con "Gentile ..." seguito dal nome.
   • Se non conosci il nome della persona a cui è indirizzata la tua email, usa un saluto come "Gentile Signore / a", "Gentile Presidente / Gentile Consiglio", o se necessario, "A chi si tratta".
   • Non iniziare la tua email con "Ciao", "Ciao", "Arrivederci" o altri saluti casuali.
2. Presentati nel primo paragrafo, se necessario. Se il tuo messaggio è indirizzato a qualcuno con cui al momento non hai una relazione esistente, come un nuovo cliente, il capo del dipartimento di reclutamento e selezione dell'azienda per cui vuoi candidarti o un funzionario del comune, dì prima chi sei e qual è il motivo del tuo messaggio. Fallo in una o due frasi all'inizio della tua e-mail.
   • Ad esempio, se desideri inviare un'e-mail a un potenziale datore di lavoro, potresti dire: "Mi chiamo Erik van Raam. Il motivo di questa e-mail è che vorrei candidarmi per la posizione di assistente amministrativo menzionata sul sito web CarrièreXYZ.nl. "
3. Inizia con le informazioni più importanti. Dopo esserti presentato e aver riassunto il motivo del tuo messaggio, puoi passare al corpo principale della tua email. Metti le informazioni più importanti quasi in alto. In questo modo mostri rispetto per il tempo prezioso del destinatario e chiarisci rapidamente lo scopo della tua e-mail.
   • Ad esempio, se stai scrivendo a un dipendente pubblico di un'agenzia governativa, la prima cosa che potresti dire è: "Mi chiamo Aletta van Raam. Ho trovato il tuo indirizzo e-mail sul sito web del Pubblico Ministero. Le scrivo per mettere in dubbio la citazione che ho ricevuto il 31 dicembre 2009 in relazione a una violazione del codice della strada. "
4. Dì com'è direttamente. In un'e-mail formale, non è assolutamente un problema essere diretto, purché rimanga educato. Andando in giro, ottieni solo che l'attenzione del tuo lettore diminuisce, rendendo più difficile per lui o lei determinare esattamente ciò che vuoi o di cui hai bisogno.
   • Ad esempio, se stai inviando un'email a un insegnante, non sprecare spazio con riempimenti inutili come "Sono Diana Franssen. Mi conosci? La chimica 221 è la mia materia preferita al momento. Mi piace il modo in cui sono organizzate le lezioni. Riesco sempre a seguire tutto perfettamente e so sempre esattamente cosa aspettarmi da un esame. A proposito di esami, volevo chiederti della prossima settimana di esami ".
   • Invece, è molto più chiaro scrivere qualcosa del tipo: "Mi chiamo Diana Franssen e sto frequentando Chemistry 221 con te. Ti scrivo con una domanda su un possibile conflitto nei prossimi tempi degli esami".
5. Sii breve. Non esiste una regola standard per la lunghezza prescritta di un'e-mail. Tuttavia, è meglio mantenere una lunghezza massima della superficie di uno schermo (di un laptop o di un PC) per un'e-mail.
   • Se la tua e-mail è relativamente lunga, suddividila in più brevi paragrafi. Inserisci una riga vuota tra due paragrafi, invece di rientrare all'inizio di ogni paragrafo.
6. Mantieni un linguaggio formale. Scrivi un'e-mail formale in un contesto professionale, motivo per cui naturalmente vuoi fare una buona impressione. Usa frasi complete e frasi educate. Evita cose come:
   • Gergo
   • Abbreviazioni o contrazioni inutili
   • Emoticon e faccine
   • Linguaggio volgare
   • Scherzi
7. Chiudi correttamente la tua email. Ciò che vale per il saluto vale anche per la chiusura. È possibile chiudere un'e-mail formale in diversi modi accettabili. Includi sempre il tuo nome completo e la posizione sotto la chiusura. A seconda del contenuto della tua e-mail, puoi utilizzare una o più delle seguenti chiusure:
   • "In attesa della tua risposta, rimango",
   • 'Cordiali saluti,'
   • 'Cordiali saluti,'
   • 'Molte grazie in anticipo,'
   • "Cordiale grazie,"

Metodo 3 di 3: prepara la tua email per l'invio

1. Aggiungi gli eventuali allegati che desideri includere. Se devi includere determinati allegati con la tua e-mail, elencali nel corpo della tua e-mail per far sapere al destinatario che ci sono allegati con l'e-mail. Sii gentile a mantenere piccolo il numero e le dimensioni degli allegati e opta per tipi di file tradizionali e ampiamente compatibili.
   • Ad esempio, aggiungi un commento del tipo: "In allegato ti invierò una copia del mio curriculum e portfolio in formato PDF".
2. Controlla attentamente la tua posta elettronica per errori di ortografia e grammatica. Non fare affidamento ciecamente sul controllo ortografico del tuo provider di servizi di posta elettronica o sul programma di elaborazione testi. Leggere la tua e-mail ad alta voce o chiedere a qualcun altro di controllarla per te è un ottimo modo per individuare errori di battitura, errori di ortografia o frasi poco chiare.
3. Assicurati che non ci siano informazioni riservate nella tua e-mail. Tieni sempre presente che la posta elettronica non è un sistema di comunicazione sicuro al 100%. Tieni presente che i server di posta elettronica possono essere violati o che il destinatario potrebbe, di proposito o meno, condividere informazioni che non desideri rendere pubbliche con altri.
   • Evita di includere password, numeri di account o altre informazioni riservate in un'e-mail.