Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 2: redazione di una lettera commerciale
• Parte 2 di 2: scrivere la lettera commerciale
• Suggerimenti

Quando gestisci un'attività, probabilmente devi scrivere lettere ai tuoi clienti. Potrebbe essere necessario informare loro di nuovi eventi o offerte speciali, oppure potrebbe essere necessario rispondere a un cliente che ha un reclamo per conto della tua azienda. Qualunque sia il motivo della tua lettera, usa sempre un tono professionale.

Al passo

Parte 1 di 2: redazione di una lettera commerciale

1. Usa una carta intestata professionale. Una lettera commerciale rappresenta la tua azienda. Quindi deve avere un aspetto distintivo ed essere di alta qualità. Anche il logo o il marchio dell'azienda deve figurare su di esso.
   • Puoi creare una carta intestata con i layout in Microsoft Word. Assicurati di utilizzare il tuo logo o marchio esistente sulla carta intestata.
2. Apri un programma di elaborazione testi. Dovresti sempre creare una lettera commerciale su un computer.
   • Crea un nuovo documento e imposta i margini del documento su 1 pollice.
   • Utilizza un carattere serif come Times New Roman, Georgia o Ariel. Assicurati di utilizzare una dimensione del carattere non superiore a 12, ma non inferiore a 10. La lettera non dovrebbe essere difficile da leggere a causa del carattere o della dimensione errati.
   • Assicurati di utilizzare una singola spaziatura.
3. Usa la forma del blocco. Il modulo in blocco è il formato più comune per le lettere commerciali. È anche il più facile con cui lavorare. Ogni intestazione deve trovarsi sul margine sinistro e ci sarà uno spazio dopo ogni intestazione. Partendo dall'alto verso il basso, la tua lettera commerciale dovrebbe avere i seguenti titoli:
   • La data corrente o la data in cui invii la lettera. La data è importante in quanto può essere utilizzata per i tuoi archivi e per quelli del destinatario. Può quindi essere utilizzato anche legalmente. Quindi assicurati che la data sia corretta.
   • L'indirizzo del mittente. Questo è il tuo indirizzo, formattato in un formato di indirizzo standard. Se il tuo indirizzo è già sulla carta intestata, puoi saltare questo passaggio.
   • L'indirizzo del destinatario. Consiste nel nome e nell'indirizzo della persona a cui stai scrivendo la lettera. L'utilizzo di Mr. / Mrs. è facoltativo. Quindi, se scrivi a Nina de Vries, ad esempio, puoi omettere la parte Mevrouw.
   • Il preambolo. Può essere "Cara signora de Vries" o "Cara Nina de Vries". Se non sei sicuro di chi leggerà la lettera, usa "Gentile Signore o Signora". Puoi anche usare "L.S.", ma solo come ultima risorsa se non hai idea di chi leggerà la tua lettera.
   • Il corpo della lettera. Ci concentreremo su questo più avanti in questo articolo.
   • La chiusura della lettera, con firma. Può essere "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".

Parte 2 di 2: scrivere la lettera commerciale

1. Determina chi è il tuo pubblico di destinazione. Il tono della lettera dovrebbe essere sempre professionale, indipendentemente dal pubblico di destinazione. Ma potresti dover cambiare la lingua o la scelta delle parole a seconda del destinatario. Se stai scrivendo al reparto risorse umane di un'altra azienda, dovresti essere più formale nella tua lingua. Ma se stai scrivendo a un cliente specifico, puoi usare un linguaggio un po 'più informale o informale.
   • Determinare il tuo gruppo target significa anche che puoi essere chiaro nei confronti del tuo gruppo target. Evita di usare una terminologia che il tuo lettore non capisce. Ad esempio, un cliente probabilmente non conosce le abbreviazioni utilizzate per il programma spaziale della tua azienda, quindi non usarle nella lettera.
   • La regola d'oro per scrivere una buona lettera d'affari è essere chiari, concisi ed educati.
2. Indicare lo scopo della lettera nella prima frase. Considera lo scopo della lettera. È per informare i tuoi clienti della tua nuova posizione? Serve per ricordare a un cliente una fattura non pagata o un saldo dovuto? O per rispondere al reclamo di un cliente? Con questo obiettivo in mente, crea una bozza per la prima frase che farà immediatamente sapere al tuo lettore di cosa tratta la lettera. Non essere vago sullo scopo della tua lettera. Sii diretto.
   • Inizia con "Io" se vuoi esprimere la tua opinione come imprenditore. Utilizza "Noi" quando scrivi per conto di un'azienda o organizzazione.
   • Concentrati su una dichiarazione diretta come: "Con questa lettera vogliamo informarti" o "Con questa lettera vogliamo richiederti". Puoi anche utilizzare una dichiarazione "I" se stai scrivendo la lettera in qualità di titolare di un'attività commerciale. Ad esempio: "Ti sto contattando per" o "L'ho sentito di recente ... e vorrei saperne di più su ..."
   • Ad esempio, se tu (come imprenditore) scrivi una lettera a Nina de Vries in merito a un account non pagato del mese scorso, potresti iniziare con: "Ti sto contattando tramite questa lettera a causa di un saldo dovuto sul tuo account da marzo 2015 . "
   • Oppure, come dipendente di un'azienda, se rispondi al reclamo di un cliente sul programma spaziale dell'azienda, puoi iniziare la lettera con "Abbiamo ricevuto il tuo reclamo sul nostro programma spaziale su Marte".
   • Forse scrivi la lettera per far sapere a un cliente che ha vinto un concorso o un posto in un corso di formazione. Inizia con una frase del tipo: "Sono felice di informarti ..." o "Vorremmo informarti che ..."
   • Se devi fornire cattive notizie, inizia con una frase del tipo "Siamo spiacenti di informarti che ..." o "Dopo un'attenta considerazione, ho deciso di non ..."
3. Usa la voce attiva invece di quella passiva. Nel linguaggio generale usiamo spesso la forma passiva. Ma la forma passiva rende ciò che scrivi noioso e confuso. La forma attiva è molto più efficace in una lettera commerciale perché dà un tono più assertivo.
   • Un esempio di forma passiva è, ad esempio: `` Quali reclami specifici posso risolvere per te? '' L'oggetto della frase, il cliente ('tu') si trova alla fine della frase, invece che all'inizio della sentenza.
   • Un esempio della forma attiva è, ad esempio, "Cosa posso fare per risolvere i tuoi reclami?" Questa versione della frase, nella forma attiva, è molto più chiara e più facile da capire per il lettore.
   • Usare la forma passiva può essere un ottimo modo per trasmettere il tuo messaggio senza prestare attenzione a un errore o un punto discutibile. Ma usalo solo allora. In generale, il modulo attivo è molto più efficace nelle lettere commerciali.
4. Indica un evento o una conversazione precedente con il lettore, se applicabile. Potresti aver contattato Nina de Vries all'inizio di questo mese con un avvertimento sul suo conto non pagato. O forse un cliente ha espresso frustrazione per il programma spaziale in una conferenza il mese scorso. Se hai già interagito con il lettore, riconoscilo. Ricorda al lettore il tuo precedente contatto e fa sembrare la lettera commerciale più urgente e importante.
   • Usa una frase come: "Continua dalla mia lettera sulla tua fattura non pagata" o "Grazie per il pagamento a marzo". Oppure "È stato molto utile conoscere la tua posizione sul programma spaziale alla conferenza di maggio".
5. Fai una richiesta o offri aiuto. Stabilisci un tono positivo con il lettore facendo una richiesta educata o offrendo loro aiuto sotto forma di un rapporto di collaborazione.
   • Supponiamo che tu sia un imprenditore che chiede a un cliente di pagare una bolletta. Usa una frase come "Apprezzo se saldi la bolletta non pagata il prima possibile".
   • Supponiamo che tu stia scrivendo per conto della tua azienda. Usa una frase come: "Saremmo lieti di organizzare un incontro faccia a faccia tra te e il nostro responsabile delle risorse umane".
   • Puoi anche offrirti di rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che i tuoi lettori possano avere. Utilizza una frase come: "Sarò lieto di rispondere a qualsiasi domanda o dubbio tu abbia in merito al tuo account" oppure "Desideri che ti forniamo maggiori dettagli sul programma?"
6. Chiudi la lettera. Aggiungi un invito all'azione, per te e per il lettore. Potrebbe trattarsi di una richiesta di pagamento prima di una data specifica o di una nota su come fissare un appuntamento formale con il lettore.
   • Aggiungi una frase in cui ti rivolgi al destinatario in futuro. "Non vedo l'ora di vedervi alla riunione del bilancio la prossima settimana." Oppure "Non vedo l'ora di discuterne ulteriormente con voi durante la nostra visita alla sede".
   • Presta attenzione a tutti i documenti che desideri aggiungere alla tua lettera. Aggiungi una frase come "Negli allegati troverai la fattura in sospeso" o "In allegato troverai una copia del nostro programma spaziale".
   • Termina la lettera con una frase di chiusura. Usa "Cordiali saluti" per clienti o clienti.
   • Usa "Cordiali saluti" in lettere formali a persone che non conosci.
   • Usa solo "Migliori saluti" o "Migliori saluti" quando scrivi a qualcuno che conosci bene o con cui collabori.
7. Leggi di nuovo la lettera. Tutta la formattazione e le parole accurate saranno vane se la lettera è piena di errori di ortografia!
   • Annotare qualsiasi utilizzo della forma passiva e provare a modificare la frase nella forma attiva.
   • Presta attenzione a frasi lunghe, poco chiare e complicate. In una lettera commerciale, di solito meno è meglio, quindi accorcia la lunghezza delle frasi, se possibile.

Suggerimenti

• Quando si stampa la lettera, utilizzare un A4 vuoto. Quando invii la lettera, piegala in tre e spediscila in una busta standard.