Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 3: creazione di focus
• Parte 2 di 3: definizione di strategie di lavoro efficaci
• Parte 3 di 3: cambiare il tuo stile di vita
• Suggerimenti

Nel mondo di oggi, gestire il carico di lavoro è davvero molto difficile. Chiunque abbia avuto un lavoro a tempo pieno sa che una giornata lavorativa media non è sempre abbastanza lunga per ottenere tutto ciò che devi fare.Tuttavia, la produttività può essere notevolmente migliorata coltivando abitudini che ti rendono più efficiente. Un lavoratore efficiente sfrutta al massimo ogni minuto della giornata, concentrandosi prima sulle attività più importanti. Essere più efficienti al lavoro non solo aumenterà la produttività e guadagnerà punti con il capo, ma ti farà anche sentire come se avessi realizzato qualcosa, soddisfatto di aver avuto una giornata lavorativa piena e produttiva.

Al passo

Parte 1 di 3: creazione di focus

1. Fornisci uno spazio di lavoro pulito e organizzato. L'efficienza sul lavoro a volte può essere facile come ripulire il disordine nel tuo spazio di lavoro. Un luogo di lavoro disordinato è un luogo di lavoro che può ostacolare la tua produttività. Se stai costantemente lottando per trovare strumenti o documenti specifici in un mucchio di disordine, stai seriamente sprecando il tuo tempo di lavoro. Tieni a portata di mano solo gli oggetti che usi ogni giorno - tutto il resto deve essere conservato dove non si intromette, "ma anche" trovato rapidamente.
   • Se lavori in un ufficio, organizza lo spazio dell'ufficio e la scrivania in modo da poter trovare rapidamente e facilmente ciò di cui hai bisogno per lavorare. Se non lavori in un ufficio, valgono gli stessi principi. Ad esempio, se lavori in un negozio di biciclette, mantieni i tuoi strumenti puliti e organizzati in modo da poterli trovare subito quando ne hai bisogno. Quasi tutti gli ambienti di lavoro traggono vantaggio dall'essere tenuti puliti e in ordine.
   • Gli impiegati e le altre persone che si occupano di un gran numero di documenti devono creare un file system logico e organizzato. Tieni i documenti che usi spesso a portata di mano. Archivia altri documenti in ordine alfabetico o in altro ordine logico.
2. Tieni traccia del tuo posto di lavoro. Assicurati di avere sempre gli strumenti e le risorse necessarie per svolgere il tuo lavoro. In un ufficio questo significa cose come perforatori, rimuovi punti metallici, calcolatrici, ecc. Al di fuori di un ufficio, gli strumenti sono molto diversi, ma i principi di base sono gli stessi: assicurati di avere tutto il necessario per metterti al lavoro. Gli scienziati che lavorano con applicazioni grafiche complesse e gli ingegneri che lavorano con le chiavi traggono vantaggio da strumenti pronti per l'uso.
   • Assicurati che i tuoi strumenti siano ben mantenuti. Uno strumento essenziale che smette di funzionare può interrompere seriamente il tuo flusso di lavoro, soprattutto se non puoi continuare senza di esso! Risparmia tempo a lungo termine pulendo e sottoponendo a manutenzione i tuoi strumenti.
3. Stabilisci un programma chiaro. Se sei abituato a volare ovunque, qualsiasi sforzo per pianificare la tua giornata aumenterà probabilmente la tua efficienza. Per mantenere un programma veramente efficace, dovrai limitarti a "una" agenda completa (possibilmente integrata con un calendario nel tuo ufficio o cubicolo per obiettivi a lungo termine). Non complicare inutilmente il tuo lavoro tenendo più di un programma o conservando un'enorme raccolta di note che inevitabilmente perderai. Vuoi essere in grado di guardare "un" luogo specifico per vedere cosa fare.
   • Organizza ogni giorno creando un elenco di "cose ​​da fare". Inizia con le priorità più alte della giornata per assicurarti che vengano portate a termine. Metti le cose meno importanti alla fine dell'elenco. Inizia dall'alto all'inizio della giornata. Se non riesci a completare l'elenco, prova a fare il resto il giorno successivo.
   • Stabilisci un calendario e un arco di tempo per i tuoi progetti più importanti e sii realistico riguardo alla quantità di tempo che impiegheranno. Non vuoi prepararti al fallimento: è meglio chiedere più tempo all'inizio di un progetto, piuttosto che subito prima della scadenza.
4. Elimina le distrazioni. Ambienti di lavoro diversi hanno distrazioni diverse: alcuni lavori coinvolgono un collega molto loquace che semplicemente non se ne va. Altri possono essere oppressivamente silenziosi, distraendoti anche dal più debole dei suoni. Fai quello che puoi per rimanere concentrato sul tuo lavoro. Se il tuo lavoro ti consente di ascoltare la musica in sicurezza, porta con te un lettore MP3. Puoi persino attaccare degli appunti al tuo posto di lavoro per far capire ai tuoi colleghi che non vuoi essere disturbato. Può sembrare scortese, ma non lo è: è un metodo ragionevole ed efficace per convincere le persone a lasciarti in pace mentre lavori. Ricorda, puoi socializzare a tuo piacimento durante le pause ei pasti.Una distrazione "molto" comune è passare il tempo su siti Internet ricreativi. Uno studio ha rilevato che circa due terzi dei dipendenti sprecano almeno un po 'di tempo "ogni giorno" su siti Web non correlati al proprio lavoro. Fortunatamente, la maggior parte dei browser dispone di strumenti gratuiti per aumentare la produttività che possono aiutarti a risolvere i blocchi problematici siti web. Cerca nelle estensioni del browser disponibili un "blocco del sito Web" o un "aiuto per la produttività". Otterrai almeno dei risultati gratuiti ed efficaci. # * Un altro buon modo per evitare distrazioni è tenere d'occhio le tue chiamate (per evitare di fare telefonate inutili) e ridurre al minimo le interruzioni nelle riunioni.
5. Usa le pause per i tuoi affari personali. Stranamente, le pause possono effettivamente "aumentare" l'efficienza del tuo posto di lavoro invece di essere un ostacolo. Innanzitutto, una pausa ti offre il riposo tanto necessario. Senza di esso, potresti diventare stanco, rallentare o rallentare. Secondo, il riposo ti dà la possibilità di "gestire" le tue distrazioni. Usa le tue pause per fare qualsiasi altra cosa potresti amare il tuo lavoro. Ti ritrovi a sognare ad occhi aperti un membro della famiglia che vuole chiamarti quando devi lavorare? Chiamali durante la pausa ed elimina le tue distrazioni!

Parte 2 di 3: definizione di strategie di lavoro efficaci

1. Dividi le tue responsabilità in parti gestibili. I grandi progetti possono diventare intimidatori: quando sono abbastanza grandi è facile posticiparli, perdendo tempo in lavori minori finché non sei costretto ad affrontare l'intero progetto prima della scadenza. In qualità di lavoratore efficiente, devi prima svolgere un lavoro importante, anche se ciò significa svolgere una piccola parte di un grande compito. Non sembra che valga la pena fare una piccola parte di un grande compito in quanto lo è per completare un piccolo compito, ma è un uso intelligente del tuo tempo. Completerai le tue attività a lungo termine più importanti più velocemente se ci lavori un po 'ogni giorno.
   • Ad esempio, se devi fare una grande presentazione in un mese, stabilisci un obiettivo per creare una panoramica "oggi". Non richiede molto tempo, quindi non ti distrarrà dal tuo altro lavoro, ma è un primo passo importante che rende il resto del processo più veloce e più facile.
2. Alleggerisci il tuo carico di lavoro delegando il lavoro. A meno che tu non sia in fondo alla scala all'interno dell'azienda, potresti avere la possibilità di dividere le attività per lo più ripetitive tra uno o più dei tuoi subordinati per risparmiare tempo. Non dare ai tuoi subordinati progetti che solo tu sai portare a termine in modo soddisfacente. Invece, dai loro compiti monotoni e dispendiosi in termini di tempo che ti impediscono di usare i tuoi talenti per lavori più importanti. Se hai intenzione di delegare il lavoro, non dimenticare di dare al tuo assistente una scadenza e riprenderla. Sii "sempre" cortese con i tuoi subordinati quando ti aiutano - se sentono che li apprezzi, vorranno lavorare sodo per te su progetti futuri.
   • Se sei uno stagista, un dipendente alle prime armi o qualcun altro con uno status basso all'interno dell'azienda, puoi comunque provare a distribuire un lavoro particolarmente monotono tra i dipendenti che lavorano allo stesso livello di te (con il loro permesso, così come il permesso dal tuo supervisore, ovviamente). Se hai usato l'aiuto di un collega, sii presente anche per il tuo collega!
   • Se hai un buon rapporto con il tuo capo, puoi anche chiedere se può delegare parte del lavoro ad altri per te!
3. Mantieni le riunioni il più serrate possibile. C'è un motivo per cui tutti odiano le riunioni: secondo un sondaggio del 2012, quasi la metà di tutti gli intervistati considera le riunioni la principale fonte di perdita di tempo al lavoro, anche maggiore del tempo trascorso su siti Web personali e ricreativi. Le riunioni possono essere cruciali per discutere gli obiettivi e stabilire una visione per il futuro. Ma se lasciati incustoditi, molte riunioni troppo spesso si impantanano in eventi gonfiati, perdendo ore del tuo tempo (o in casi estremi, persino giorni) senza decidere nulla di importante. Ecco alcuni suggerimenti per rendere le tue riunioni il più efficaci possibile:
   • Crea un'agenda per ogni riunione per sfruttare al meglio il tempo assegnato. Determina quanto tempo puoi dedicare a ciascun argomento. Attieniti alla tua agenda come meglio puoi: se sorgono altri argomenti, suggerisci di discuterli più tardi in una conversazione uno a uno.
   • Invita il minor numero di persone possibile alla riunione. Mantenendo il numero di persone che partecipano alle riunioni al minimo assoluto, riduci la possibilità che la conversazione si discosti dagli argomenti dichiarati. Mantiene anche chiunque non abbia necessariamente bisogno di essere lì alla scrivania al lavoro.
   • Riduci al minimo le presentazioni. Si discute molto sull'utilità delle presentazioni di diapositive (PowerPoint, ecc.) E se aiutano o ostacolano nel rendere più efficiente una riunione. Quanto segue è chiaro: se si utilizzano diapositive / diapositive nella presentazione, mantenerle il più concise e informative possibile. Usa le diapositive per visualizzare immagini e dati che non possono essere trasmessi attraverso il tuo discorso, ma "non" per visualizzare l'intero contenuto della tua presentazione.
   • Infine, come principio generale, sai cosa vuoi decidere prima di aprire la riunione e prendere la decisione il prima possibile.
4. Troncare il dramma dell'ufficio sul nascere. I luoghi di lavoro possono essere terribilmente stressanti. Quando gli animi si infiammano, rivolgiti immediatamente e direttamente alla fonte. Ciò potrebbe significare che tu, la persona con cui stai litigando o entrambi, devi scusarti con sincerità. Fallo il prima possibile. Se lasci che alcune discussioni si trasformino in risentimento, la tua efficienza ne risentirà a lungo termine perché stai perdendo tempo evitando questo collega. Ancora più importante, ti sentirai infelice - non lasciare che i problemi sul posto di lavoro rovinino la tua efficienza "e" l'umore!
   • Non aver paura di chiamare un mediatore / mediatore. Le aziende sanno che discussioni e sentimenti feriti sono dannosi per il flusso di lavoro, quindi spesso assumono persone appositamente formate per risolvere le controversie. Contatta le risorse umane sul posto di lavoro se provi frustrazione, tristezza o paura a causa di qualcun altro sul posto di lavoro.
   • Quando tutto è stato detto e affrontato, non hai bisogno di diventare amico di quel collega, devi solo essere in grado di lavorare con lui o lei. Sii educato e pieno di tatto sul posto di lavoro, anche con le persone che non ti piacciono.

Parte 3 di 3: cambiare il tuo stile di vita

1. Assicurati di essere ben riposato. La fatica non ha mai migliorato la qualità del lavoro di una persona. La stanchezza può rallentare la tua produzione, offuscare le tue prestazioni e, se tendi ad addormentarti, può causarti un serio imbarazzo durante le riunioni importanti. Inoltre, una grave privazione del sonno è stata collegata a una serie di problemi di salute. Non addormentarti alla scrivania o dormire troppo e arrivare tardi al lavoro: cerca di dormire almeno 7-8 ore ogni notte per funzionare al meglio.
   • La fatica sul posto di lavoro può essere una distrazione minore nella migliore delle ipotesi. Nel peggiore dei casi, può portare a situazioni molto pericolose. Se hai un lavoro in cui è in gioco la vita di altre persone (ad esempio, se sei un controllore del traffico aereo o un camionista), è fondamentale che tu dorma a sufficienza.
2. Fai molto esercizio. La scienza ha dimostrato che un buon regime di esercizio migliora l'umore e la produttività. Ciò è particolarmente vero per i lavori d'ufficio sedentari. Se trascorri la maggior parte del tuo tempo al lavoro seduto davanti a un computer, assicurati di dedicare un po 'di tempo a spostarti ogni giorno - non solo diventerà più facile stare fermo a lungo al lavoro, ma ti renderà anche più felice, più acuto e più motivato.
   • Quando inizi con una routine di esercizi, cerca di combinare un cardio moderato con un po 'di allenamento per la forza.
3. Sii positivo. Se stai cercando di migliorare la tua efficienza lavorativa, potresti essere tentato di prendere troppo sul serio il tuo lavoro. Spesso questa non è una buona idea: potresti essere in grado di migliorare la tua efficienza a breve termine, ma se non ti permetti mai di divertirti al lavoro, diventa facile esaurirsi e porta a stanchezza, stress e mancanza di energia mancanza di motivazione. Cerca di rimanere allegro: se ti senti bene al lavoro, sarai più propenso a rimanere motivato e ambizioso. Fai piccole cose per migliorare il tuo umore che non ostacolino la tua produttività: ascolta la musica con le cuffie, fai stretching di tanto in tanto o porta il tuo laptop in sala pausa per un po 'più di pace e tranquillità.
   • Sfrutta al massimo le tue pause pasto: goditi la possibilità di mangiare bene e chattare con i colleghi con cui vai d'accordo.
   • Non bere troppo caffè. Il caffè può essere un ottimo stimolante in quei giorni in cui ti senti esausto, ma se lo bevi ogni giorno ne diventerai dipendente e non ne trarrai più beneficio.
4. Motivati. È più facile lavorare in modo efficiente quando c'è una buona ragione per lavorare. Se di tanto in tanto fai fatica a spingerti avanti, pensa alle ragioni che ti hanno portato al tuo lavoro in primo luogo: i tuoi obiettivi di vita, i tuoi sogni e la tua visione per te stesso. Prova a pensare al tuo lavoro come a un mezzo per raggiungere un fine - dove l '"obiettivo" è la tua visione ideale della tua vita. Se ti piace il tuo lavoro, prova a pensare a come ti fa sentire il tuo lavoro: ti senti soddisfatto e come se avessi realizzato qualcosa dopo una giornata di lavoro?
   • Pensa alle cose buone che il tuo lavoro ti porta. Forse sei riuscito a comprare quella casa o quella macchina con i soldi che guadagnavi con il tuo lavoro, o forse il tuo lavoro è assicurarti che i tuoi figli non vogliano nulla. Considera anche gli altri "vantaggi" del tuo lavoro, ad esempio cure mediche e / o odontoiatriche per la tua famiglia.
   • Pensa alle conseguenze del "non" funzionamento. A cosa dovrai rinunciare se perdi la tua fonte di guadagno? In che modo influirà sulla tua famiglia o su altre persone a te vicine?
5. Premiati. Se hai aumentato con successo la tua efficienza lavorativa, festeggia: te lo meriti. Liberarsi delle cattive abitudini e coltivare quelle buone non è facile, quindi ricompensati per il tuo duro lavoro. Prendi un drink dopo il lavoro venerdì, incontra alcuni amici per una serata fuori o sdraiati a letto con un libro: qualunque cosa ti renda felice dopo una lunga settimana lavorativa, fallo. Premiare te stesso aumenta il tuo senso di realizzazione, che è una parte importante per mantenere alta la tua motivazione.
   • La tua ricompensa non deve essere grande o grandiosa e certamente non qualcosa che è finanziariamente irresponsabile. Le ricompense modeste e moderate sono le migliori. Salva quel nuovo orologio per un'occasione più speciale.

Suggerimenti

Implementa un sistema di ricompensa ritardato in cui fai prima i progetti meno divertenti invece di rimandarli all'ultimo minuto. In questo modo, non passi tutto il giorno a temere il progetto e cercare di evitarlo. Facendo prima il fastidioso progetto sarai più soddisfatto e potrai concludere la giornata in modo piacevole con i progetti più divertenti o meno stressanti.