Contenuto

• Passi
• Parte 1 di 2: formato lettera commerciale
• Parte 2 di 2: Come scrivere una lettera commerciale
• Consigli

Se hai un'attività in proprio, probabilmente devi scrivere lettere commerciali ai tuoi clienti. Gli obiettivi possono essere diversi: notificare nuovi eventi o condizioni, rispondere ai reclami dei clienti per conto dell'azienda. Indipendentemente dal motivo per cui scrivi, è importante mantenere sempre un tono professionale e uno stile aziendale.

Passi

Parte 1 di 2: formato lettera commerciale

1. 1 Usa una carta intestata professionale. La lettera commerciale rappresenta la tua azienda. A questo proposito, la lettera dovrebbe avere la forma appropriata. Inoltre, non dimenticare di utilizzare il logo o il marchio della tua azienda.
   • Puoi creare un'intestazione di lettera utilizzando modelli di colore già pronti per Microsoft Word. Usa un vero logo o marchio aziendale.
2. 2 Apri un editor di testo. Tutte le lettere commerciali dell'azienda devono essere sempre digitate su un computer.
   • Crea un nuovo documento e imposta i margini a 2,54 centimetri.
   • Usa un carattere serif come Times New Roman, Georgia o Arial. Quindi, la dimensione del carattere non dovrebbe essere superiore a 12, ma non inferiore a 10. Il tipo o la dimensione del carattere non dovrebbero influire negativamente sulla leggibilità della lettera.
   • Usa un'interlinea singola.
3. 3 Personalizza la forma del blocco. Il modulo a blocchi è il formato più comune per le lettere commerciali. È anche il più facile da configurare e seguire. Ogni elemento è giustificato a sinistra e separato da uno spazio. In ordine dall'alto verso il basso, una lettera commerciale dovrebbe includere i seguenti elementi:
   • La data odierna o la data di invio della lettera. Non dimenticare di includere la data, perché viene utilizzata per la contabilità del mittente e del destinatario, oltre che per scopi legali. Dai la data esatta.
   • Indirizzo del mittente. Questo è il tuo indirizzo in formato standard. Se il tuo indirizzo è già elencato nell'intestazione della lettera, puoi saltare questo passaggio.
   • Indirizzo in uscita. Inserisci il nome e l'indirizzo del destinatario della lettera. Puoi usare l'indirizzo "Master" o "Mistress". Quindi, se il destinatario è Nina Serova, puoi scrivere sia "Mrs. Nina Serova" che "Nina Serova".
   • Saluti. Puoi scrivere "Cara signora Serova" o "Cara Nina Serova". Se non sei sicuro di chi leggerà la lettera, scrivi "Egregi Signori". C'è anche un'opzione "Per l'informazione di tutte le parti interessate", ma dovrebbe essere lasciata come ultima risorsa se il destinatario è sconosciuto.
   • Il corpo principale della lettera. Questa parte sarà discussa più dettagliatamente nella sezione successiva.
   • Parte finale e firma. Scrivi: "Cordiali saluti" - oppure: "I migliori auguri".

Parte 2 di 2: Come scrivere una lettera commerciale

1. 1 Definisci il tuo pubblico di destinazione. Il tono della lettera dovrebbe rimanere sempre professionale indipendentemente dal pubblico, ma la scelta delle parole e dei mezzi linguistici dipende dal destinatario della lettera. Se la lettera è per il reparto risorse umane di un'altra azienda, è necessario utilizzare un linguaggio più formale. Quando ti rivolgi a un cliente specifico, puoi ricorrere a un linguaggio informale e semplice.
   • Ti aiuterà anche a evitare fraintendimenti. Non utilizzare termini incomprensibili per il lettore. Ad esempio, i clienti potrebbero non conoscere le abbreviazioni utilizzate per il programma spaziale nella tua azienda, quindi non usarle nella tua lettera.
   • La regola più importante della scrittura aziendale è che il testo sia chiaro, conciso e cortese.
2. 2 Indica lo scopo della lettera nella prima riga. Considera lo scopo della lettera. Vuoi fornire un nuovo indirizzo dell'ufficio? Ricordare al cliente il debito? Rispondi al reclamo? Tienilo a mente quando devi scrivere la prima frase della lettera. Non usare parole vaghe e vai dritto al punto.
   • Scrivi in ​​prima persona se esprimi la tua opinione come titolare di azienda. Scrivi in ​​seconda persona se ti rivolgi per conto di un'azienda o di un'organizzazione.
   • Utilizzare una dichiarazione inequivocabile come: "Con la presente ti informiamo" - oppure: "Con la presente desideriamo sapere quanto segue". Scrivi in ​​prima persona se ti rivolgi come titolare dell'azienda del tipo: “Voglio contattarti”, - oppure: “Recentemente ho saputo..., quindi vorrei...”.
   • Ad esempio, tu (il proprietario dell'azienda) vuoi informare Nina Serova del debito di un mese. Inizia la tua lettera in questo modo: "Vorrei informarti che a partire da marzo 2015 c'è un debito sul tuo conto".
   • Se sei un dipendente di un'azienda e stai rispondendo a un reclamo di un cliente sul programma spaziale della tua azienda, inizia in questo modo: "Abbiamo ricevuto i tuoi commenti sul nostro programma di colonizzazione di Marte".
   • A volte devi dire al lettore che ha vinto un concorso o ha ottenuto un posto in un'istituzione educativa. Inizia così: "Sono lieto di informare ...", - oppure: "Siamo lieti di informare...".
   • Se hai bisogno di segnalare cattive notizie, inizia con questa frase: "Con rammarico ti informiamo ...", - oppure: "Dopo un'attenta valutazione, è stato deciso...".
3. 3 Usa una voce valida. Nel discorso ufficiale si usa spesso la voce passiva, ma può rendere il testo della lettera monotono o incomprensibile. Una voce valida permette di veicolare le informazioni con un tono deciso.
   • Un esempio di voce passiva: "Quali passi si possono fare?" In questo caso, il soggetto “passi” non è l'esecutore dell'azione, ma sperimenta l'azione su se stesso.
   • Esempio di voce valida: "Quali passi possiamo fare?" In questa versione viene utilizzata una voce attiva, che consente di trasmettere in modo chiaro e chiaro l'idea.
   • A volte, la voce passiva ti permette di veicolare il tuo messaggio e di non attirare troppo l'attenzione su un errore o un fatto antiestetico. Usalo solo in questo caso. Di solito si preferisce una voce valida.
4. 4 Link ad eventi precedenti o comunicazione con il lettore. Potresti aver precedentemente informato Nina Serova del debito. Il lettore potrebbe esprimere la sua insoddisfazione per il tuo programma spaziale durante l'ultima conferenza. Se hai già comunicato, ricorda questo fatto. Il lettore sarà in grado di ricordare dettagli importanti e la tua lettera sarà molto più importante e urgente.
   • Usa frasi come: "Come per la precedente lettera di ...", "Grazie per il tuo pagamento tempestivo il mese scorso" - o: "Siamo stati lieti di ascoltare i tuoi commenti costruttivi alla conferenza di maggio".
5. 5 Fai una richiesta o offri aiuto. Imposta un tono positivo con una richiesta educata o offri collaborazione sotto forma di aiuto.
   • Diciamo che possiedi un'azienda e vuoi convincere un cliente a pagare un debito. Usa la frase: "Ti sarei grato per la tua assistenza e il pagamento immediato".
   • Se scrivi per conto di un'azienda, usa la frase: "Vorremmo organizzare un incontro personale per te con il nostro responsabile delle risorse umane".
   • Offri anche di rispondere a tutte le possibili domande e dissipare i dubbi del lettore. Esempio: "Saremo lieti di rispondere a qualsiasi tua domanda o chiarire qualsiasi dubbio sul pagamento", - oppure: "Vuoi conoscere maggiori dettagli sul nostro programma?"
6. 6 Completa la lettera. Usa un invito all'azione dalla tua parte o dalla parte del cliente. Può trattarsi di una richiesta di estinguere il debito entro un periodo di tempo specificato o di un'offerta per organizzare un incontro con un cliente.
   • Scrivi una proposta con la speranza di comunicare in futuro: "Non vedo l'ora di incontrarti alla riunione di bilancio la prossima settimana" - oppure: "Saremo lieti di discutere tutti questi aspetti con te in modo più dettagliato quando ci incontreremo nel nostro ufficio .”
   • Indicare se alla lettera sono allegati documenti. Aggiungi una frase come: "Ti stiamo inviando una fattura per il mese scorso" - oppure: "Una copia del programma spaziale è allegata alla lettera".
   • Usa una frase di chiusura alla fine. È meglio che i clienti scrivano: "Cordiali saluti", - oppure: "I migliori auguri".
   • Usa la dicitura "Saluti" nelle lettere formali agli sconosciuti.
   • Scrivi: "Tutto il meglio" se conosci o collabori con una persona.
7. 7 Correggi gli errori. La formattazione e la formulazione corrette non giocheranno alcun ruolo se ci sono errori grammaticali nella lettera!
   • Prova a trovare tutti i casi della voce passiva e apporta le modifiche appropriate.
   • Presta attenzione alle frasi lunghe e confuse. In una lettera commerciale, si applica la regola "Meno meno è meglio", quindi le frasi lunghe dovrebbero essere scartate.

Consigli

• Stampa la lettera su carta A4 non foderata. In caso di spedizione, piega la lettera tre volte e inseriscila in una busta standard.