Contenuto

• Passi
• Metodo 1 di 2: Come scrivere un piano di gestione del cambiamento organizzativo
• Metodo 2 di 2: come tenere traccia delle modifiche in qualsiasi progetto
• Raccomandazioni

Esistono due tipi di piani di gestione del cambiamento. Uno di questi tiene conto dell'impatto del cambiamento sull'organizzazione e mira a sostenere il periodo di transizione. Un altro tipo di piano consente di tenere traccia dello stato di avanzamento di un singolo progetto, catturare deviazioni o cambiamenti nel corso e nella scala del progetto. L'obiettivo di entrambi i piani è di articolare chiaramente e chiaramente ciò che deve essere fatto esattamente.

Passi

Metodo 1 di 2: Come scrivere un piano di gestione del cambiamento organizzativo

1. 1 Indicare le ragioni del cambiamento. Elencare quei fattori che hanno influenzato la decisione di implementare il cambiamento, come bassa produttività, nuova tecnologia o un cambiamento nella missione dell'organizzazione.
   • Un approccio consiste nel descrivere la situazione attuale dell'organizzazione ea quale stato porterà in futuro il piano delineato.
2. 2 Specificare il tipo e la scala delle modifiche. Descrivere brevemente la natura dei cambiamenti previsti all'interno del progetto. Indica esattamente cosa influenzerà il cambiamento: responsabilità lavorative, processi, politica e/o struttura organizzativa. Elenca i reparti, i team, i sistemi e altri componenti dell'organizzazione che saranno interessati dalle modifiche imminenti.
3. 3 Indicare quale stakeholder sostiene questo progetto. Elencare tutte le parti interessate che saranno interessate dall'attuazione di questo piano, come dirigenti senior, project manager, sponsor del progetto, utenti finali e/o dipendenti dell'azienda. Per ogni categoria, indicare se questi stakeholder supportano il progetto di cambiamento.
   • Cerca di riflettere queste informazioni nella tabella per maggiore chiarezza e chiarezza. Ad esempio, metriche come consapevolezza, supporto e influenza possono essere prese come modello utile e classificate come alte/medie/basse per ogni gruppo di stakeholder.
   • Se possibile, condurre interviste faccia a faccia per costruire il supporto delle parti interessate.
4. 4 Creare un team di gestione del cambiamento. Questo team è responsabile della comunicazione delle informazioni a tutte le parti interessate, dell'ascolto delle loro preoccupazioni e della garanzia che i cambiamenti vengano implementati nel modo più fluido possibile. Scegli persone di cui si fidano e rispettano l'organizzazione e che hanno buone capacità di comunicazione.
   • Questo vale anche per il livello dirigenziale. Sottolinea l'attenzione dei leader che sarà loro richiesto non solo di concordare il piano, ma anche di promuovere attivamente il cambiamento.
5. 5 Sviluppare un approccio concettuale alla gestione dell'organizzazione. Il pieno supporto degli influencer nell'organizzazione è fondamentale per il successo dell'implementazione del cambiamento. Lascia che ogni leader dica la sua sul cambiamento e incoraggia tutti a svolgere un ruolo attivo nella realizzazione di un cambiamento di successo.
6. 6 Fare un piano per ogni gruppo di stakeholder. Valutare i rischi e le preoccupazioni di ciascun gruppo di stakeholder, compresi quelli a sostegno del cambiamento. Dividere i compiti tra i membri del team di gestione del cambiamento per affrontare questi problemi.
7. 7 Fai un piano di comunicazione. La comunicazione è la componente più importante della gestione del cambiamento. Comunicare il più spesso possibile con tutte le persone coinvolte nel processo di cambiamento. Sottolinea incessantemente le ragioni del cambiamento e i benefici che porterà.
   • Le parti interessate dovrebbero essere in grado di comunicare di persona per garantire una comunicazione bidirezionale. Gli incontri faccia a faccia sono essenziali.
   • La fonte delle informazioni dovrebbe essere lo sponsor del senior management, il manager di linea di ciascun dipendente e qualsiasi altro rappresentante dell'azienda di cui le parti interessate si fidano. Tutte le informazioni devono essere eseguite in modo unificato.
8. 8 Traccia resistenza. I cambiamenti sono sempre ricevuti con ostilità. Questo accade a livello individuale, quindi parla di persona con le parti interessate per identificare la causa principale della resistenza. Tieni traccia delle lamentele e dei reclami in modo che il team di gestione del cambiamento possa risolvere i problemi in modo tempestivo. I problemi più comuni di questa natura includono:
   • Mancanza di motivazione al cambiamento o mancanza di senso di urgenza.
   • Mancanza di comprensione del quadro generale o dei motivi per cui sono necessari cambiamenti.
   • Mancanza di input al processo.
   • Incertezza sul futuro, responsabilità future o requisiti per responsabilità future.
   • Incapacità della direzione di soddisfare le aspettative in merito all'attuazione delle modifiche o alla comunicazione.
9. 9 Rimuovere gli ostacoli. La risposta alla maggior parte dei reclami dovrebbe consistere in informazioni aggiuntive o cambiamenti nella strategia di comunicazione su questioni specifiche. In altri casi, potrebbero essere necessari passaggi aggiuntivi che dovrebbero essere inclusi nel piano o lasciati al team di gestione del cambiamento per l'implementazione secondo necessità. Considera quale dei seguenti elementi può essere rilevante per la tua organizzazione:
   • In caso di cambiamenti nelle responsabilità lavorative o nei processi di lavoro, è necessario puntare sulla formazione del personale.
   • Se ti aspetti un calo del morale del team o una transizione eccessivamente stressante verso un nuovo ambiente, sdrammatizza l'atmosfera con un evento aziendale o una ricompensa per i dipendenti.
   • Se le parti interessate non sono motivate a cambiare, sviluppare un sistema di incentivi.
   • Se le parti interessate si sentono fuori bordo, organizza una riunione per ottenere il loro feedback e adattare il tuo piano di conseguenza.

Metodo 2 di 2: come tenere traccia delle modifiche in qualsiasi progetto

1. 1 Definire i ruoli nella gestione del cambiamento. Elencare tutti i ruoli richiesti per questo progetto. Descrivere le responsabilità e le competenze richieste per ogni ruolo. Includere almeno un project manager, che deve implementare le modifiche su base giornaliera, e uno sponsor del progetto, che deve tenere traccia dei progressi complessivi e prendere decisioni sulla gestione del cambiamento a livello di gestione.
   • Per progetti più grandi in una grande organizzazione, dovrai dividere il ruolo di gestione del progetto tra più persone con background diversi.
2. 2 Utilizzare il pannello di controllo delle modifiche. I progetti nel software in genere hanno un dashboard di controllo delle modifiche a cui possono accedere i membri di ciascun gruppo di stakeholder. Tale software consente la riconciliazione automatica delle richieste di modifica, eliminando questa responsabilità del project manager, nonché informando le parti interessate sulle decisioni. Questo approccio funziona bene nei progetti con un gran numero di parti interessate, nonché in quei progetti che richiedono una revisione regolare dell'ambito e degli obiettivi del progetto.
3. 3 Sviluppare un processo per l'implementazione delle richieste di modifica. Considera come l'idea viene tradotta in realtà quando qualcuno nel team identifica il passaggio successivo necessario. Descrivi questo processo e coordinalo in anticipo con l'intero team. Ecco un esempio:
   • Un membro del team compila un modulo di richiesta di modifica e inoltra questa richiesta al project manager.
   • Il project manager registra questa richiesta nell'elenco generale delle richieste e annota lo stato della richiesta quando viene presa la decisione di implementare un'idea o abbandonarla.
   • Il manager assegna il compito a un membro del team di elaborare un piano più specifico, tenendo conto delle risorse richieste.
   • Il project manager invia il piano per l'approvazione allo sponsor del progetto.
   • Il cambiamento è in fase di attuazione. Le parti interessate sono regolarmente informate sulla situazione attuale.
4. 4 Crea un modulo di richiesta di modifica. Ogni richiesta di modifica deve essere registrata nell'elenco generale delle richieste e includere quanto segue:
   • la data della richiesta di modifica;
   • Numero di richiesta di modifica assegnato dal project manager
   • nome e descrizione;
   • nome, indirizzo e-mail e numero di telefono del richiedente;
   • priorità (alta, media, bassa). I piani di gestione del cambiamento immediato richiedono una tempistica chiara;
   • prodotto e numero di versione (per progetti di sviluppo software).
5. 5 Registrare ulteriori informazioni nel registro delle richieste. Il registro delle richieste dovrebbe anche riflettere la decisione corrente e le misure di attuazione. Oltre alle informazioni specificate nel modulo di richiesta, devono essere qui contenuti anche i seguenti dati:
   • un segno sui risultati dell'approvazione (approvato o annullato);
   • la firma di chi ha approvato la richiesta;
   • il termine di attuazione della modifica;
   • la data di completamento del progetto di modifica.
6. 6 Tieni traccia dei principali cambiamenti. Oltre a tenere traccia dello stato del progetto su base giornaliera, sarà utile tenere traccia di tutte le principali decisioni per un determinato progetto. Registri come questi rendono più facile tenere traccia di progetti a lungo termine o progetti nel corso dei quali si stanno verificando cambiamenti di leadership. Queste informazioni vengono utilizzate anche per informare i clienti e l'alta direzione. Per qualsiasi cambiamento nei tempi, nell'ambito o nei requisiti di un progetto, priorità o strategia, si prega di notare le seguenti informazioni:
   • Chi ha preso la decisione.
   • Quando la decisione è stata presa.
   • Una breve descrizione delle ragioni della decisione e del processo di attuazione. Allega tutti i documenti relativi a questo processo.

Raccomandazioni

• Crea fiducia e impegno sia tra i tuoi dipendenti che tra i tuoi clienti. I cambiamenti tendono a far sentire le persone a disagio. Dimostrare alle persone che ti impegni ad agire nel loro migliore interesse può aiutarti a ottenere il loro sostegno.