Autore:
Tamara Smith
Data Della Creazione:
26 Gennaio 2021
Data Di Aggiornamento:
2 Luglio 2024
Contenuto
Preparare una proposta per il management è utile se vedi opportunità per migliorare i processi, aumentare il fatturato o realizzare risparmi. Puoi anche scrivere una proposta se vedi qualcosa che dovrebbe o può essere cambiato nei tuoi occhi. Se vuoi preparare una proposta per la gestione della tua azienda, prenditi il tempo per raccogliere le informazioni necessarie. Discuti la proposta con i colleghi per vedere se sono d'accordo. Approccio appropriato alla gestione.
Al passo
Parte 1 di 2: scrivere la tua proposta
Identifica il problema. Sia che tu voglia fare una proposta sulla razionalizzazione dei processi o sulla riduzione dei costi, devi avere un quadro chiaro di quale sia il problema. Spesso ne hai un'idea da solo, ma se vuoi chiarire un punto e ottenere una soluzione, assicurati di poter descrivere il problema in modo conciso. 
Fai la tua ricerca. Prima di iniziare a scrivere la tua proposta, è importante controllare tutti i fatti. Parla con le parti interessate. Potrebbe trattarsi di colleghi, supervisori o clienti. Leggi le aziende comparabili e cosa potrebbero fare in modo diverso. - Ad esempio, se pensi che la tua azienda debba cambiare catering, parla con i dipendenti in cucina che lavorano per l'attuale catering. Cosa ne pensano? Forse hanno lavorato con altri ristoratori altrove? Quali differenze vedono? Cosa pensano i tuoi colleghi del catering? Se non sei soddisfatto del cibo, potrebbe essere solo il tuo gusto personale invece che la qualità scadente.
Scrivi una descrizione del problema. Per presentare la tua proposta, descrivi qual è la situazione attuale. Si prega di indicare tutti i fatti rilevanti. Ad esempio chi sono coinvolti, date e luoghi. Non esprimere ancora un giudizio di valore in questa sezione; limitati a uno schizzo oggettivo della situazione attuale. - Nell'esempio del ristoratore puoi scrivere ad esempio: “L'azienda X lavora da 7 anni con il catering Y. Durante questo periodo, il numero di pasti tra i quali può essere scelto è diminuito da cinque a due. Il numero di piatti vegetariani è diminuito e in alcuni giorni non vengono offerti piatti vegetariani ".
Spiega qual è la tua soluzione. Dopo aver identificato il problema, descrivi la soluzione che proponi. Se la tua proposta è composta da più elementi, inizia con l'elemento più importante della tua proposta. Mostra che i tuoi risultati si basano sulla ricerca. - Ad esempio, puoi scrivere: "Consiglio all'azienda X di passare a un altro catering. L'azienda X ha diverse opzioni qui. Caterer W e Caterer Z offrono entrambi una scelta più ampia di pasti e hanno un livello di costo comparabile a quello dell'attuale fornitore. Inoltre, Cateraar Z può soddisfare meglio le esigenze dei nostri dipendenti, poiché hanno una vasta gamma di piatti vegetariani, vegani e senza glutine. Sebbene Cateraar W offra meno piatti vegani, anche loro sarebbero una buona opzione. La ricerca all'inizio di quest'anno mostra che il 40% dei nostri dipendenti è vegetariano, il 10% è vegano e il 2% dei nostri dipendenti segue una dieta priva di glutine ".
Fare un piano. Descrivi ogni passo da compiere per attuare la proposta. Indica per ogni fase quali sono i costi associati a quella fase e qual è il tempo di consegna. Essere trasparenti in cui i costi sono certi e che dipendono da determinati fattori. Se lo desideri, puoi numerare i passaggi. Quindi fornire informazioni più dettagliate. Non sopravvalutare i ritorni della tua proposta. Indicare nel modo più oggettivo possibile quali sono i rendimenti attesi. - ”Per cambiare catering, è necessario: 1. Annullare il contratto in corso con Caterer Y; 2. Invita il catering W e il catering Z per una sessione di prova; 3. Fai una scelta per uno dei due ristoratori; 4. Stipulare un contratto con il catering selezionato. I costi del nuovo contratto dovrebbero essere paragonabili ai costi del contratto in corso con Caterer Y. Se rispettiamo il periodo di preavviso concordato nel contratto corrente con Caterer Y, non ci sono costi associati alla cancellazione. Il passaggio a un diverso catering può quindi essere neutro in termini di costi, con possibili effetti positivi sulla soddisfazione dei dipendenti perché l'offerta in mensa è aumentata ".
Indica quali obiezioni potrebbero esserci. Dimostrare di rendersi conto che esistono possibili obiezioni alla proposta. Ad esempio, è da aspettarsi resistenza da parte dei dipendenti? Forse alcuni colleghi sono grandi fan dell'attuale catering. Indicare cosa si può fare per rimuovere eventuali obiezioni e ridurre al minimo i rischi. 
Indicare cosa è necessario per attuare la proposta. Se la tua proposta implica l'acquisto di articoli o l'impiego di dipendenti aggiuntivi per l'implementazione, ti preghiamo di indicarlo. Indicare anche quale impegno di tempo è richiesto. Puoi farlo sotto forma di una lista di controllo. Per esempio: - "Obbligatorio: gruppo di lavoro che valuta i diversi ristoratori (4 dipendenti provenienti da diverse parti dell'organizzazione), 2 ore per la sessione di prova, 3 ore per preparare il rapporto di valutazione."
Termina con i principali vantaggi. Qualunque cambiamento tu proponga, ripeterlo alla fine. Riassumi i tuoi tre punti più importanti e concludi con una frase riassuntiva. Pensa a questo come al sommario esecutivo. Per esempio: - Come mostra questa proposta, Caterer Y ha ridotto la gamma di piatti negli ultimi 7 anni. Caterer W e Caterer Z offrono una gamma più ampia allo stesso costo. Consiglio di organizzare una sessione di prova con questi due ristoratori con l'obiettivo di selezionare un nuovo ristoratore per la nostra azienda. Si prevede che ciò aumenterà la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti ".
- Identifica i vantaggi finanziari e quantitativi. Ad esempio, la tua innovazione si traduce in risparmi sui costi? Quindi indica quello.
- Identifica i vantaggi qualitativi. A volte i vantaggi di una proposta non possono essere indicati con cifre dure. Ad esempio, se la tua proposta aumenta la soddisfazione dei dipendenti, ti preghiamo di indicarlo. I vantaggi qualitativi possono essere altrettanto preziosi di quelli quantitativi.
Parte 2 di 2: invio della proposta
Fai leggere la proposta a un collega. Chiedi a un collega di darti un feedback sulla tua proposta. Forse il tuo collega è pienamente d'accordo con la tua proposta. Se il tuo collega non è completamente d'accordo con la tua proposta, pensa alle sue obiezioni. Se ritieni che le obiezioni siano giustificate, modifica la tua proposta. Se ritieni che le obiezioni siano di per sé giustificate, ma non portano a una conclusione diversa, indica le obiezioni nella sezione in cui spieghi le possibili obiezioni alla proposta. 
Racimolare. Una volta che la tua proposta è pronta e l'hai fatta revisionare da qualcun altro, ripassala di nuovo a fondo. Tutte le frasi funzionano bene, non ci sono errori di ortografia, è abbastanza conciso. Non vuoi che la tua proposta sia troppo lunga, perché in tal caso la direzione potrebbe non leggerla. Un massimo di due pagine è una bella lunghezza. 
Invia la proposta alla direzione. Una volta completata la proposta, stabilisci a chi inviarla. In alcune organizzazioni è chiaro chi ha voce in capitolo su un determinato argomento. Questo è meno chiaro in altre organizzazioni. Chiedi chi contattare. Spesso le segretarie lo sanno bene. - Una volta trovata la persona giusta, prova a programmare un incontro fisico con loro per discutere la proposta. In questo modo ottieni più attenzione per la proposta rispetto a quando la invii su carta o via e-mail.
