Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 2: creare un piano per gestire il cambiamento organizzativo
• Metodo 2 di 2: tenere traccia delle modifiche a un progetto
• Suggerimenti

Esistono due tipi di piani di gestione del cambiamento. Uno è preoccupato per l'impatto che un cambiamento ha su un'organizzazione e per ammorbidire la transizione. L'altro apporta modifiche a un progetto e produce una registrazione chiara degli aggiustamenti o delle modifiche apportate al prodotto a livello di progetto. Entrambi i piani mirano a comunicare chiaramente ciò che deve essere fatto correttamente e accuratamente.

Al passo

Metodo 1 di 2: creare un piano per gestire il cambiamento organizzativo

1. Mostra le ragioni del cambiamento. Elencare i fattori che hanno portato alla decisione di cambiare, come divari di prestazioni, nuove tecnologie o un cambiamento nella dichiarazione di intenti dell'organizzazione.
   • Un possibile approccio è descrivere la situazione attuale dell'organizzazione e la situazione futura che questo piano vuole realizzare.
2. Determina quale modifica apportare e la sua entità. Descrivere brevemente la natura attesa del piano di gestione del cambiamento. Specificare se ciò influenzerà le descrizioni del lavoro, le procedure, le politiche e / o l'organizzazione strutturale. Elenca i reparti, i gruppi di lavoro, i sistemi o altre aree che subiranno modifiche.
3. Elenca il supporto degli stakeholder. Elencare tutti gli stakeholder interessati dal piano, come, ad esempio, senior management, project manager, sponsor del progetto, utenti finali e / o dipendenti. Scrivi a ogni gruppo se lo stakeholder supporta il cambiamento.
   • È possibile visualizzare un grafico per comunicare questi dati in modo breve e chiaro. È possibile dividere i grafici in "Consapevolezza", "Livello di supporto" e "Influenza" per ogni stakeholder, in base a un punteggio alto / medio / basso.
   • Se possibile, puoi avere conversazioni individuali per ottenere supporto.
4. Crea un team di gestione del cambiamento. Questo team ha la responsabilità di comunicare bene con tutte le parti interessate, elencando le preoccupazioni e assicurando che il processo di cambiamento sia il più agevole possibile. Scegli persone che godono di grande credibilità in azienda e che hanno buone capacità di comunicazione.
   • Questo team include un iniziatore del processo di cambiamento dal più alto livello di gestione. Sottolinea che ciò implica un lavoro davvero attivo per guidare i cambiamenti e che non si tratta solo di approvare il piano.
5. Sviluppare un approccio per coinvolgere il personale esecutivo dell'organizzazione. È della massima importanza ottenere supporto dai leader dell'organizzazione per rendere il cambiamento un successo. Chiedi a ogni membro esecutivo del personale di fornire un feedback sul cambiamento e di collaborare con ogni persona per assumere un ruolo attivo nella promozione del cambiamento.
6. Prepara un piano per ogni stakeholder. Per ogni stakeholder, compresi quelli che supportano il cambiamento, valuta i rischi e le preoccupazioni. Incarica il team di gestione del cambiamento di risolvere questi problemi.
7. Redigere un piano di comunicazione. La comunicazione è la parte più importante del piano di gestione del cambiamento. Comunicare regolarmente con chiunque il cui lavoro sia influenzato dai cambiamenti. Sottolinea le ragioni per apportare i cambiamenti e i vantaggi che ne derivano.
   • Le parti interessate dovrebbero avere la possibilità di comunicare faccia a faccia a due vie. Gli incontri privati ​​sono molto importanti.
   • La comunicazione dovrebbe provenire dall'iniziatore principale del cambiamento, dal supervisore immediato di ciascun dipendente e da qualsiasi ulteriore portavoce di fiducia dello stakeholder. Ogni comunicazione deve trasmettere un messaggio coerente.
8. Scopri da dove viene l'opposizione. I cambiamenti portano sempre all'opposizione. Questo accade a livello individuale, quindi parla personalmente con le parti interessate per scoprire il motivo. Tieni traccia dei reclami in modo che il team di gestione del cambiamento possa risolverli. Questi includono in particolare:
   • le persone non hanno alcuna motivazione a cambiare o nessun senso di urgenza
   • le persone non capiscono il quadro più ampio o perché i cambiamenti sono necessari
   • c'è una mancanza di partecipazione al processo
   • le persone sono incerte sul proprio lavoro, posizione futura o requisiti e competenze
   • la direzione non riesce a soddisfare le aspettative in merito all'implementazione o alla comunicazione dei cambiamenti
9. Gestisci i blocchi. Molti reclami possono essere affrontati comunicando più intensamente o modificando la strategia di comunicazione in modo che vengano discussi problemi specifici. Altri reclami richiedono approcci diversi che possono essere integrati nel piano o assegnati al team di gestione del cambiamento per implementarli. Pensa a quale di questi approcci si adatta alla situazione nella tua organizzazione:
   • Per i cambiamenti nelle descrizioni delle mansioni o nelle procedure, rendere la formazione dei dipendenti una priorità.
   • Se ti aspetti una transizione stressante o con poca motivazione, organizza un evento o offri benefici ai dipendenti.
   • Se gli stakeholder non sono motivati ​​a cambiare, fornire incentivi.
   • Se le parti interessate si sentono escluse, organizza una riunione per raccogliere feedback e considera quali modifiche puoi apportare al piano.

Metodo 2 di 2: tenere traccia delle modifiche a un progetto

1. Definire le funzioni di gestione del cambiamento. Elenca le funzioni che verranno assegnate per questo progetto. Descrivi le responsabilità e le competenze per ogni posizione. È necessario fornire almeno un project manager per implementare il cambiamento a livello quotidiano e uno sponsor del progetto per monitorare i progressi complessivi e prendere decisioni di gestione del cambiamento di alto livello.
   • Per progetti di grandi dimensioni in una grande organizzazione, è possibile suddividere il ruolo di project manager tra persone diverse, ciascuna con competenze specifiche.
2. Pensa alla creazione di un comitato di controllo del cambiamento. I progetti software generalmente hanno un comitato di controllo delle modifiche composto da rappresentanti di ciascun gruppo di stakeholder. Questo comitato approva le richieste di modifica al posto del project manager e comunica le decisioni agli stakeholder. Questo approccio funziona bene per progetti che coinvolgono diverse parti interessate e progetti il ​​cui scopo e obiettivi devono essere rivalutati.
3. Stabilire una procedura per inviare richieste di modifica. Una volta che qualcuno del team di progetto ha trovato un modo per andare avanti, come trasformare questa idea in realtà? In questo piano, descrivere la procedura approvata dal team. Ecco un esempio:
   • Un membro del team compila un modulo per richiedere una modifica e lo invia al project manager.
   • Il project manager inserisce il modulo nel registro delle richieste di modifica e aggiorna questo registro man mano che le richieste vengono eseguite o rifiutate.
   • Il manager incarica i membri del team di sviluppare un piano più dettagliato e stimare lo sforzo richiesto.
   • Il project manager invia il piano allo sponsor del progetto per l'accettazione o il rifiuto.
   • La modifica viene implementata. Le parti interessate vengono regolarmente informate dei progressi.
4. Crea un modulo per richiedere una modifica. Le seguenti informazioni dovrebbero essere incluse in ogni richiesta e aggiunte al registro:
   • data di modifica dell'applicazione
   • numero della richiesta di modifica, fornito dal project manager
   • titolo e descrizione
   • nome, e-mail e numero di telefono del mittente
   • priorità (alta, media o bassa). I piani di gestione del cambiamento urgente hanno scadenze diverse.
   • numero e versione del prodotto (per progetti software)
5. Aggiungi ulteriori informazioni al registro delle modifiche. Questo registro dovrebbe anche registrare le decisioni e la loro esecuzione. Oltre alle informazioni fornite nel modulo di richiesta di modifica, è necessario fornire spazio per le seguenti informazioni:
   • approvazione o rifiuto
   • firma della persona che approva o rifiuta la domanda
   • termine per l'attuazione della modifica
   • data di cessazione della modifica
6. Tieni traccia delle decisioni importanti. Oltre al registro delle modifiche che tiene traccia delle modifiche giornaliere, puoi anche tenere traccia di tutte le principali decisioni prese. Grazie a questo report è più facile trovare progetti a lungo termine o progetti che subiscono cambiamenti nella loro gestione. Questo rapporto può anche servire come base per la comunicazione con i clienti o il personale dell'alta direzione. Per qualsiasi cambiamento di termine, dimensione del progetto o requisiti del progetto, livelli di priorità o strategia, tieni traccia delle seguenti informazioni:
   • chi ha preso la decisione
   • quando è stata presa la decisione
   • una sintesi dei motivi alla base della decisione e della procedura per eseguirla. Aggiungi documenti relativi a questa procedura.

Suggerimenti

• Costruisci fiducia e lealtà sia con il tuo personale che con i tuoi clienti. Le persone spesso si sentono a disagio con il cambiamento. Trasmettendo il messaggio che metti al primo posto gli interessi dei tuoi dipendenti, ottieni il loro sostegno.