Autore:
Robert Simon
Data Della Creazione:
21 Giugno 2021
Data Di Aggiornamento:
24 Giugno 2024
Contenuto
La funzionalità Assistente Fuori sede di Microsoft Outlook consente di impostare risposte automatiche per coloro che inviano e-mail quando sei lontano o non in ufficio. Questa funzione è disponibile solo per gli utenti con un account Microsoft Exchange; tuttavia, gli utenti privati che non utilizzano un account Exchange possono creare i propri modelli di messaggi fuori sede e regole affinché Outlook risponda automaticamente. Se non sei sicuro del tuo tipo di account, tieni presente che un account Exchange è comunemente utilizzato dalla maggior parte delle aziende o delle scuole. Questo articolo mostra come impostare una risposta fuori sede di Outlook in entrambi i casi: utilizzando un account Exchange e un altro account.
Passi
Metodo 1 di 4: su Outlook 2010-2019 e Outlook per Office 365
Avvia Microsoft Outlook sul personal computer. Questa applicazione si trova solitamente nel menu Start.
Clic Informazioni (Informazioni) nella scheda File. Questa opzione si trova nella barra multifunzione sopra la posta in arrivo, accanto a opzioni come Casa, Invia Ricevi, Cartella, Visualizza e Gruppi.
Clic Risposte automatiche (fuori sede) (Risposta automatica). Viene visualizzata la finestra di dialogo Risposte automatiche.- Se questa opzione non è disponibile, è probabile che il tuo account non sia di tipo Exchange. Segui i metodi in questo articolo per attivare le risposte automatiche per altri account diversi da Exchange.
Fare clic per selezionare la casella accanto al testo "Invia risposte automatiche"(Invia risposta automatica). Quando fai clic sulla casella, verrà visualizzato un segno di spunta che indica che l'opzione è abilitata.- Se desideri specificare un orario, fai clic sulla casella accanto all'opzione "Invia solo durante questo intervallo di tempo", quindi scegli una data di inizio e di fine. Ad esempio, se prevedi di viaggiare per due settimane, puoi scegliere il periodo di tempo in cui farai una pausa in modo che la risposta funzioni solo in quel momento.
Fare clic sulla scheda All'interno della mia organizzazione. Questa opzione si trova sopra una grande cornice di testo vuota.
Immettere la risposta automatica che si desidera inviare ai colleghi dello stesso ufficio o azienda che li invierà tramite posta elettronica. Solo gli indirizzi con lo stesso nome di dominio (ad es. @ WikiHow.com) riceveranno i messaggi che inserisci qui.
Fare clic sulla scheda Al di fuori della mia organizzazione. Questa opzione si trova sopra le cornici di testo di grandi dimensioni senza testo.
Inserisci la risposta automatica a cui desideri inviare un messaggio a persone esterne alla tua organizzazione che ti invieranno un'email. Ad esempio, puoi inserire un messaggio che spiega che sei in vacanza e inoltrare domande e richieste ad altri contatti in ufficio. Solo le email inviate da un indirizzo di dominio diverso dal tuo vedranno questo messaggio.
- Ci sarà una casella a discesa per scegliere il carattere e la dimensione, nonché i pulsanti funzione per il formato del testo dei messaggi.
Clic ok. Le persone che inviano e-mail durante la tua assenza riceveranno una risposta automatica già pronta. Se non si seleziona un periodo di tempo, verrà inviata una risposta automatica fino a quando non si disattiva la funzione. annuncio pubblicitario
Metodo 2 di 4: su Outlook 2007
Avvia Microsoft Outlook sul personal computer. Questa applicazione si trova solitamente nel menu Start.
Clic Assistente fuori sede (Assistente fuori sede) nella scheda Strumenti. Carta Utensili nella barra dei menu situata lungo la parte superiore sinistra della finestra del programma. Viene visualizzata la finestra di dialogo Assistente fuori sede.
- Se questa opzione non è disponibile, è probabile che il tuo account non sia di tipo Exchange. Segui il metodo in questo articolo per abilitare le risposte automatiche per account diversi dallo scambio.
Fare clic per selezionare il cerchio accanto al testo "Invia risposte automatiche fuori sede"(Invia messaggio fuori sede).
- Se desideri specificare un orario, fai clic sulla casella accanto all'opzione "Invia solo durante questo intervallo di tempo", quindi scegli una data di inizio e di fine. Ad esempio, se prevedi di viaggiare per due settimane, puoi scegliere il periodo di tempo in cui sarai in vacanza in modo che la risposta funzionerà solo in quel momento.
Fare clic sulla scheda All'interno della mia organizzazione. Questa opzione si trova sopra una grande cornice di testo vuota.
Immettere la risposta automatica che si desidera inviare ai colleghi dello stesso ufficio o azienda che li invierà tramite posta elettronica. Solo gli indirizzi con lo stesso nome di dominio (ad es. @ WikiHow.com) riceveranno i messaggi che inserisci qui. Ad esempio, potresti spiegare che sei in congedo e che il manager gestirà il lavoro per te durante questo periodo.
Fare clic sulla scheda Al di fuori della mia organizzazione. Questa opzione si trova sopra una grande cornice di testo vuota.
Inserisci la risposta automatica a cui desideri inviare un messaggio a persone esterne alla tua organizzazione che ti invieranno un'email. Ad esempio, puoi inserire un messaggio che spiega che sei in vacanza e inoltrare domande e richieste ad altri contatti in ufficio. Solo le email inviate da un indirizzo di dominio diverso dal tuo vedranno questo messaggio.
- Ci sarà una casella a discesa per scegliere il carattere e la dimensione, nonché i pulsanti funzione per il formato del testo dei messaggi.
Clic ok. Le persone che inviano e-mail durante la tua assenza riceveranno una risposta automatica già pronta. Se non si seleziona un periodo di tempo, verrà inviata una risposta automatica fino a quando non si disattiva la funzione. annuncio pubblicitario
Metodo 3 di 4: su Outlook 2003
Avvia Microsoft Outlook sul personal computer. Questa applicazione si trova solitamente nel menu Start.
Clic Assistente fuori sede nella scheda Strumenti. Carta Utensili nella barra dei menu situata lungo la parte superiore sinistra della finestra del programma. Viene visualizzata la finestra di dialogo Assistente fuori sede.
- Se questa opzione non è disponibile, è probabile che il tuo account non sia di tipo Exchange. Segui il metodo in questo articolo per abilitare le risposte automatiche per account diversi dallo scambio.
Fare clic per selezionare il cerchio accanto al contenuto "Al momento sono fuori sede""(Attualmente sono assente).
Inserisci il tuo messaggio nella casella di testo. Le persone che invieranno messaggi di posta elettronica nel prossimo futuro riceveranno questa risposta solo una volta fino al tuo ritorno in ufficio.
Clic ok. Tutte le organizzazioni che ti inviano messaggi di posta elettronica riceveranno una risposta fuori sede a tempo indeterminato o fino a quando non scegli "Sono attualmente in ufficio" (sono tornato in ufficio). annuncio pubblicitario
Metodo 4 di 4: per account non Exchange
Avvia Microsoft Outlook sul personal computer. Questa applicazione si trova solitamente nel menu Start.
Clic nuova email (Nuova email) nella scheda Home. Questa scheda si trova nella barra multifunzione sopra la posta in arrivo, accanto alle schede File, Invia Ricevi, Cartella, Visualizza e Gruppi. Si aprirà un'e-mail vuota.
Modifica i modelli di email fuori sede. Per prima cosa, lascia la riga vuota Grande… e CC ....
- Inserisci un oggetto per l'email, ad esempio "Fuori sede" in modo che le persone sappiano che stanno ricevendo una risposta automatica da te.
- Inserisci la risposta che desideri inviare automaticamente alle persone che ti invieranno un'email con il corpo dell'email. Questo messaggio verrà utilizzato come modello "fuori sede".
Fare clic sulla scheda File e fare clic su Salva come. Si aprirà la finestra di dialogo "Salva con nome".
Clic Modello di Outlook (Modello Outlook) dal menu a discesa "Salva come".
Immettere un nome per il modello di messaggio, quindi fare clic su Salva. Quindi questo modello può essere utilizzato ogni volta che sei fuori sede tramite e-mail sul tuo account Outlook personale.
Fare clic sulla scheda File e selezionare Gestisci regole e avvisi (Gestisci regole e annunci). Affinché il modello venga inviato automaticamente ad altri utenti quando sei lontano da casa, è necessario creare una regola che consenta a Outlook di sapere e rispondere automaticamente alle e-mail utilizzando questo modello.
Clic Nuova regola (Nuova regola). Questa opzione è sotto la carta Regole email (Regole email). Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata regola che guiderà l'utente attraverso il processo di creazione della regola.
Fai clic su "Applica regole ai messaggi che ricevo"(Applica le regole ai messaggi che ricevo). Questa opzione si trova sotto l'intestazione "Inizia da una regola vuota".
- Clic Il prossimo (Continua) due volte per procedere con la creazione di una regola. È necessario fare clic Il prossimo nella pagina con molte opzioni, ma lascia vuote le caselle nei passaggi 1 e 2 affinché la regola funzioni.
Fare clic sulla casella accanto alla riga "rispondi utilizzando un modello specifico”(Risposta con modulo specifico). Questa opzione è sotto l'intestazione "Cosa vuoi fare con il messaggio?" (Cosa vuoi fare con questo messaggio?)
Clicca sul link "un modello specifico" al passaggio 2. Apparirà una cornice.
Seleziona "Modelli utente nel file system" dal menu a discesa "Cerca in".
- Fare doppio clic sul modello creato in precedenza per selezionarlo come risposta automatica fuori sede.
Clic Il prossimo. Verrai reindirizzato al passaggio finale del generatore di regole della Creazione guidata regole, dove possiamo assegnare un nome alla regola, impostare l'eccezione e rivedere.
- Immettere un nome per la regola di risposta automatica appena creata.
Clic finire (Compiuto). D'ora in poi, ogni utente che ti invia un'email riceverà un autorisponditore seguendo il modello che hai creato. annuncio pubblicitario
Consigli
- Potresti considerare di aggiungere date effettive in cui non sei in ufficio, così come contatti alternativi ai tuoi messaggi di risposta automatica fuori sede. Queste informazioni aiuteranno le persone a sapere quando possono tornare da te e chi devono contattare quando non ci sei.
