Contenuto

• Passi
• Metodo 1 di 1: Impostazione dell'agenda
• Consigli
• Avvertenze

Un ordine del giorno è un elenco dettagliato di argomenti che verranno affrontati in una riunione o riunione. È parte integrante della pianificazione e della conduzione degli incontri, poiché descrive lo scopo dell'incontro e le questioni da affrontare, elenca i relatori e fissa il tempo per ogni questione da considerare. Se hai bisogno di fissare un incontro, raccogli tutte le informazioni di cui hai bisogno e disponile in modo strutturato in agenda. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a farlo bene.

Passi

Metodo 1 di 1: Impostazione dell'agenda

1. 1 Avvisare in anticipo tutti i partecipanti della riunione.
   • Puoi inviare loro e-mail o distribuire avvisi di servizio in forma stampata.
   • Includere la data, l'ora, il luogo e lo scopo della riunione.
   • Chiedi una risposta ai destinatari. Fai sapere loro che tutti coloro che accettano gli inviti devono presentarsi alla riunione.
2. 2 Chiedi a ogni partecipante di farti sapere in anticipo quale problema intende affrontare durante la riunione.
   • Chiedi a ciascun collega di descrivere l'essenza e i dettagli del problema che desidera affrontare durante la riunione in modo che tu possa inserirlo correttamente e accuratamente all'ordine del giorno.
   • Specifica quanto tempo impiegherà il partecipante a considerare la sua domanda.
3. 3 Elenca tutti gli argomenti all'ordine del giorno.
   • Crea una tabella a tre colonne con le intestazioni "Articolo dell'ordine del giorno", "Presentatore" e "Tempo di discussione".
   • Elencare le questioni in esame in ordine di apparizione, rilevanza o importanza.
   • Scrivi una breve descrizione di ogni argomento fornito da ciascun relatore.
   • Nel titolo, includi i dettagli della riunione: data, ora e luogo, scopo e durata.
4. 4 Verificare con ciascun relatore se è d'accordo con la propria linea di discorso e il tempo assegnato per la domanda.
5. 5 Correggere l'ordine del giorno se necessario.
6. 6 Invia copie dell'ordine del giorno approvato a tutti i partecipanti alla riunione. Fallo in anticipo in modo che possano rivedere il contenuto e prepararsi per la riunione. Due giorni dovrebbero bastare.

Consigli

• Se si riceve una richiesta per includere un punto all'ordine del giorno che non è correlato all'argomento della riunione, invitare il relatore a considerare la questione nella riunione successiva.

Avvertenze

• Assegna tempo sufficiente a ciascun relatore per presentare il proprio argomento. Sii consapevole dei tuoi potenziali clienti e non cercare di includere troppe informazioni in una riunione. Tieni presente che i partecipanti potrebbero avere domande o voler discutere ulteriori argomenti.