Contenuto

• Passi
• Consigli
• Avvertenze

Negli affari, ci sono due aree principali che un contabile deve mantenere: conti attivi e passivi. Sono due direzioni, i cui nomi parlano da soli. Se il primo è responsabile della ricezione di fondi dalla vendita di beni e servizi, il secondo è responsabile del pagamento di beni e servizi necessari per l'attività. Questo articolo ti insegnerà come tenere traccia dei crediti, supponendo che il cliente abbia già ricevuto i beni oi servizi e che anche la fattura sia stata inviata per il pagamento.

Passi

1. 1 Crea un account separato per ogni cliente nel tuo sistema di contabilità. È possibile utilizzare Excel (Microsoft Excel) per conservare piccoli record. Tuttavia, se si dispone di un grande volume di transazioni, è meglio utilizzare programmi di contabilità speciali come 1C, QuickBooks.
   • È necessario disporre di informazioni sull'azienda: nome, persona di contatto, indirizzo, numero di telefono e fax.
   • Inserisci le informazioni nel sistema elettronico assegnando loro un numero di conto o un codice identificativo.
   • Quando vendi beni o servizi a questo cliente, inserisci le informazioni nella sua fattura.
   • Conserva i registri in formato elettronico e conserva copie cartacee se richiesto dalle politiche contabili.
2. 2 Crea un rapporto delle persone con debiti scaduti da più di 30 giorni nel programma di contabilità per la contabilità mensile. Assicurati che le tue fatture siano preparate in modo professionale e includano il logo e il nome della tua azienda, nonché l'indirizzo e i numeri di telefono e fax.
   • Utilizza i crediti solo per quei clienti che ti sono dovuti. Invia a questi clienti un elenco di transazioni. Tale documento dovrà inoltre indicare la data di acquisto, l'importo dovuto, i costi associati alla consegna e ai servizi aggiuntivi.
   • Ogni fattura di pagamento dovrà indicare la penale applicata in caso di ritardato pagamento. Tali condizioni dovrebbero essere negoziate con il cliente.
   • Nella relazione devono essere incluse anche le fatture pagate dopo la data di scadenza concordata. Crea un elenco che includa la data di acquisto e la data di pagamento ritardato (ad esempio, 30, 60, 90 e 120 giorni o più).
3. 3 Inserisci le informazioni di pagamento man mano che i fondi vengono ricevuti dal cliente, chiudendo il suo debito con la tua azienda.
4. 4 Contatta un'agenzia di riscossione se hai un debito scaduto a lungo termine. In questo modo ridurrai i crediti inesigibili e aumenterai il tuo patrimonio in circolazione.

Consigli

• Molti programmi di contabilità dispongono di moduli per la generazione dei report richiesti. Tuttavia, puoi trovare moduli anche su Internet. SampleWords.com ha una varietà di moduli in inglese che possono essere scaricati gratuitamente.

Avvertenze

• È nel tuo interesse archiviare le scansioni di ordini, documenti di spedizione e altri documenti in cartelle elettroniche separate, se non ritieni necessario archiviarli in formato cartaceo. È meglio avere molti documenti che non abbastanza se devi dimostrare il debito del cliente.