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• Al passo
• Parte 1 di 2: assumere la postura corretta
• Parte 2 di 2: delegare in modo appropriato

Che tu sia un responsabile di negozio, abbia una posizione di leadership in una grande azienda o ti prenda cura dei tuoi figli a casa, per ottenere il meglio da te stesso ed esibirti nel modo più efficiente possibile, è molto importante che tu sia in grado di condividere alcuni dei le tue responsabilità. di delegare.Tuttavia, delegare può essere piuttosto complicato: da un lato, devi essere fermo con chiunque a cui stai delegando le tue responsabilità, dall'altro, devi anche dimostrare che ti fidi di lui o di lei. In questo articolo troverai le risposte a molte domande frequenti sulla delega e ti guideremo passo dopo passo attraverso il processo di delega stesso, in modo che anche tu possa imparare a delegare con tatto e rispetto .

Al passo

Parte 1 di 2: assumere la postura corretta

1. Metti da parte il tuo ego per un momento. Un grosso ostacolo mentale sulla strada della delega è il pensiero che se vuoi fare qualcosa per bene, è meglio che tu lo faccia da solo. Non sei l'unica persona sul pianeta che può farlo nel modo giusto. Sei Forse l'unico che può farlo bene in questo preciso momento, ma se ti prendi il tempo per addestrare qualcuno, alla fine sarà in grado di farlo abbastanza bene. Forse l'altra persona può anche farlo più velocemente o meglio di te e questo non è solo qualcosa che devi accettare, ma anche qualcosa che devi accogliere.
   • Pensa in modo logico e realistico: puoi fare questo lavoro da solo? Dovrai lavorare fino alla morte per poter combinare questo lavoro con le tue normali responsabilità? In tal caso, assicurati di delegare parte del tuo lavoro. Non devi vergognartene o sentirti come se non fossi abbastanza bravo - in realtà stai facendo il tuo lavoro in modo più efficiente quando cerchi aiuto quando è necessario.
2. Non aspettare che le persone si offrano volontariamente. Se hai difficoltà a delegare compiti, potresti soffrire di una forma lieve, la cosiddetta sindrome del martire: potrebbe diventare tutto troppo per te e spesso ti chiedi perché le persone non si offrono nemmeno di aiutarti. Sii onesto con te stesso: quando lo fanno, non rifiuti il ​​loro aiuto, più o meno automaticamente o per cortesia, il più delle volte? Ti stai chiedendo perché non hanno spinto un po 'di più? Pensi che se i tuoi ruoli fossero invertiti, probabilmente aiuteresti quegli altri senza esitazione? Se hai risposto "sì" a queste domande, dovrai lavorare sulla tua capacità di controllare la situazione. Prenditi cura di te stesso che anche tu ottieni l'aiuto di cui hai bisogno - e non aspettare che l'aiuto venga da te, perché potrebbe non venire affatto.
   • Molte persone non sono così consapevoli di ciò che sta attraversando un altro e non c'è molto che puoi fare per cambiarle. Per un momento, dimentica la frustrazione che provi nei confronti delle persone che non si aiutano da sole e ricorda che alla fine spetta a te far loro sapere di cosa hai bisogno.
3. Smetti di vedere una richiesta di aiuto come una cosa negativa. Molte persone si sentono a disagio nel chiedere aiuto. Potresti sentirti in colpa, o sentirti un peso per gli altri, o vergognartene, perché (per qualche motivo) pensi che dovresti essere in grado di risolvere tutto da solo.
4. Impara a fidarti degli altri. Se hai paura di delegare perché pensi che nessuno possa fare il lavoro come te, ricorda due cose: primo, il fatto è che con abbastanza pratica, quasi chiunque può diventare bravo in qualcosa, e secondo, forse non sei così talento globale come potresti pensare. Quando deleghi il lavoro, non liberi solo tempo per te stesso, ma dai anche alla persona che ti aiuta a mettere in pratica una nuova abilità o fare un nuovo tipo di lavoro. Sii paziente: se gli dai abbastanza tempo, il tuo assistente probabilmente svolgerà il lavoro che hai delegato come avresti potuto fare. A meno che il lavoro che deleghi non sia molto importante, probabilmente non sarà un problema se il tuo assistente impara a farlo bene nel tempo. Se il lavoro è molto importante, è meglio pensarci bene prima di delegarlo!
   • E anche se sei davvero il migliore nel lavoro che intendi delegare, renditi conto che delegando il lavoro puoi fare altre cose con il tuo tempo. Se nel tuo ufficio sei il migliore nell'installazione di dischi rigidi o nell'esecuzione di compiti monotoni, ma hai una presentazione importante da preparare, allora non ci sono problemi a far svolgere il compito da uno stagista. È meglio dare la priorità a compiti difficili e complessi: non sentirti in colpa per aver delegato compiti relativamente semplici e monotoni quando hai cose più importanti da fare.

Parte 2 di 2: delegare in modo appropriato

1. Far rotolare la palla. Il primo passo è il più difficile, ma allo stesso tempo il più importante. Devi fare il grande passo e chiedere a qualcuno di aiutarti (o, se sei il supervisore, dire a qualcuno che lui o lei dovere Non sentirti in colpa per questo: fintanto che sei educato, gentile ed elegante, non c'è niente di scortese nel chiedere (o dirigere) qualcuno che ti aiuti. Cerca di essere gentile e comprensivo senza perdere di vista la serietà della tua richiesta.
   • Se non sai come chiedere specificamente a qualcuno di fare parte del tuo lavoro per te, cerca di mantenerlo breve e dolce. Ad esempio, dì qualcosa del tipo: "Ehi, posso parlarti un minuto? Mi chiedevo se potresti aiutarmi a installare quella grande pila di dischi rigidi che abbiamo appena inserito. Non posso perché sono fuori dal ufficio oggi ... Potete aiutarmi? " Non fare pressioni sull'aiutante, assicurati solo che sappia che è necessario il suo aiuto.
   • Chiedi aiuto e (probabilmente) lo riceverai anche tu. Non aver paura di delegare perché pensi che ti sembrerà scortese o autoritario. Guardala in questo modo: come ti senti quando gli altri ti chiedono di fare qualcosa per loro? Ti senti insultato o trattato ingiustamente? O sei (normalmente) solo troppo felice di aiutare? Probabilmente il secondo è il caso!
2. Non prendere personalmente un declino. A volte le persone non possono davvero aiutarti, anche se lo vogliono - è un peccato, ma è vero. Ciò potrebbe essere dovuto a una serie di motivi: il più comune è che la persona a cui chiedi aiuto è già molto impegnata con il proprio lavoro. Non prenderla troppo sul personale - solo perché qualcuno non può (o non vuole) aiutarti a quel punto non significa che ti odiano. Il più delle volte significa solo che l'altra persona è occupata o troppo pigra per farlo - niente di più, niente di meno.
   • Se la tua richiesta di aiuto viene rifiutata, considera le tue opzioni - di solito puoi dire di nuovo in modo educato ma urgente che hai davvero bisogno dell'aiuto della persona (e questo di solito funziona particolarmente bene se sei il supervisore o qualcuno altrimenti con autorità), puoi chiedere a qualcuno altrimenti, oppure puoi fare il lavoro da solo. Se hai davvero bisogno di aiuto, non aver paura di provare le opzioni uno e / o due!
3. Delegare l'obiettivo finale, non la procedura. Questa è la chiave per evitare di trasformarsi nell'incubo di ciò che è noto come micromanager. Stabilisci linee guida chiare per il tipo di risultato che ti aspetti e mostra all'altro come farlo, ma dì che possono farlo a modo loro, purché sia ​​fatto bene e in tempo.
   • Questo è anche intelligente perché non solo ti fa risparmiare tempo, ma anche i nervi. Quello che vuoi è usare il tempo che hai messo da parte per fare qualcosa di più importante, piuttosto che preoccuparti dei progressi del tuo assistente tutto il tempo.
4. Preparati a dover addestrare il tuo assistente. In quasi tutti i casi, dovrai dedicare parte del tuo tempo per insegnare alla persona che ti aiuterà a svolgere il compito che le hai delegato, anche se si tratta di un lavoro relativamente semplice. Tieni presente che i processi che ti sembrano abbastanza diretti e diretti potrebbero non essere così semplici per qualcuno che non li ha mai affrontati. Sii pronto non solo a spiegare passo dopo passo al tuo assistente il lavoro che gli hai delegato, ma anche a rispondere con pazienza a qualsiasi domanda che probabilmente vorrà farti.
   • Pensa al tempo che dedichi alla formazione del tuo assistente come a un saggio investimento a lungo termine. Sacrificando un po 'del tuo tempo e aiutando la persona ad aiutarti a imparare a svolgere correttamente il compito, risparmierai tempo in futuro che altrimenti avresti speso per correggere i suoi errori.
5. Determina quali strumenti sono necessari per eseguire l'attività. Potresti avere a disposizione alcuni strumenti necessari per svolgere il compito, mentre la persona a cui affidare il compito non ha accesso ad essi. Cose come dati protetti da password, dispositivi specializzati e alcuni altri strumenti potrebbero essere necessari per completare l'attività, quindi assicurati che il tuo assistente possa utilizzare tutto ciò di cui ha bisogno per completare l'attività con successo.
6. Renditi conto che il tuo aiutante non può fare più di una cosa alla volta. Mentre il tuo assistente ti sta aiutando, quella persona non è impegnata con le sue solite responsabilità. Ricorda, come te, il tuo assistente probabilmente ha un programma fitto di appuntamenti. Poniti la seguente domanda: che tipo di lavoro gli mancherà per svolgere il tuo lavoro? Quando deleghi un'attività a qualcuno, assicurati di conoscere la risposta a questa domanda.
7. Essere pazientare. In ogni caso, chiunque tu deleghi commetterà errori mentre impara a svolgere il nuovo compito. Questo fa parte del processo di apprendimento, quindi includilo nella tua pianificazione. Non delegare un compito partendo dal presupposto che il tuo assistente svolgerà perfettamente il lavoro a meno che non abbia già conoscenze ed esperienze dimostrabili nell'area in questione. Se il risultato di un progetto non è esattamente come volevi perché il tuo partner non è stato in grado di svolgere un compito completamente nuovo che gli hai perfettamente delegato, allora è colpa tua, non sua. Assicurati che la persona che ti aiuta possa fare affidamento su di te in modo che il lavoro delegato possa diventare un'esperienza di apprendimento interessante per lui o lei, non qualcosa di cui aver paura.
   • Se formi qualcuno in qualcosa, stai investendo. All'inizio ti rallenterà, ma a lungo termine aumenterà la produttività a passi da gigante, perché ti sei avvicinato all'intera cosa con un atteggiamento positivo e realistico.
8. Preparati per problemi prevedibili. Imposta piani di backup e sii pronto ad aiutare se qualcosa dovesse andare storto. Sappi cosa succederà se un momento importante o una scadenza viene mancato. Ostacoli e sfide inaspettate sorgono costantemente sia al lavoro che a casa - anche la tecnologia a volte fallisce. Assicurati che il tuo assistente possa fidarsi che se succede qualcosa di inaspettato, lo capirai e lo aiuterai a rispettare quella scadenza - non dare tutta la colpa al tuo assistente al primo problema.
   • Inoltre, è intelligente in un modo egoistico: se il tuo assistente ha paura di essere incolpato per qualcosa, passerà molto più tempo a salvaguardare la propria reputazione che a svolgere effettivamente il lavoro.
9. Riconosci l'aiuto del tuo assistente quando se lo merita. Delegare compiti a qualcun altro è necessario se devi assumerti sempre più responsabilità. Ma è controproducente se deleghi un compito, lasci che il tuo assistente lavori duro su di esso e poi prendi tutto il merito per te stesso. Riconosci e loda gli sforzi che gli altri hanno fatto a tuo favore.
   • Non dimenticare mai di menzionare il nome del tuo assistente ogni volta che ricevi un complimento per un'attività per cui hai ricevuto aiuto.
10. Dire: "Grazie." Quando qualcuno fa qualcosa per te, è importante ringraziarlo, riconoscere l'importanza del suo aiuto e far sapere alla persona che ti ha aiutato che è apprezzato. Se non lo fai, sembrerai ingrato, anche se potresti non esserlo. Ricorda che le persone non possono leggere la tua mente. La possibilità che qualcuno ti aiuti di nuovo è molto più alta se si sente apprezzato.
    • Sii gentile. Con un semplice segno di riconoscimento che arriva direttamente dal tuo cuore, come "Non avrei potuto farlo senza di te!" puoi ottenere molto. Se il lavoro che l'altra persona ha svolto per te era molto ingombrante o importante, potresti anche considerare di offrirgli una cena o un drink, o di acquistare un biglietto di ringraziamento o un piccolo regalo.