Contenuto

• Al passo
• Metodo 1 di 3: impara a dedicare il tuo tempo
• Metodo 2 di 3: evitare distrazioni
• Metodo 3 di 3: usa il tuo tempo in modo efficiente
• Avvertenze

Abbiamo tutti la sensazione che non ci siano abbastanza ore in un giorno per completare tutto ciò che deve essere fatto. Alcune semplici capacità organizzative e di gestione del tempo possono aiutarti a sfruttare al massimo il tempo che hai a disposizione. Impara come usare il tempo con saggezza per fare di più nel tempo che hai.

Al passo

Metodo 1 di 3: impara a dedicare il tuo tempo

1. Tieni traccia delle tue attività quotidiane. Controlla quello che fai ogni giorno e prendi nota di quanto tempo ci dedichi. Potresti essere sorpreso da quanto tempo sprechi effettivamente in un giorno, rispetto alla quantità effettiva di lavoro che svolgi.
   • Non dimenticare di tenere traccia delle attività banali come preparare la colazione, le pulizie, la doccia, ecc.
2. Annota tutte le tue attività su un taccuino. Una volta che sai cosa fai ogni giorno e quanto tempo ci dedichi, scrivilo. Raccogliendo tutte queste informazioni e visualizzandole su una pagina contemporaneamente, puoi vedere schemi e possibilmente anche aree in cui stai perdendo tempo.
   • Sii comprensivo e chiaro quando prendi appunti. Non mettere insieme singoli eventi, non dimenticare le piccole attività e assicurati di utilizzare timestamp esatti per tenere traccia delle tue attività quotidiane.
   • Può essere utile classificare determinati tipi di attività. Ad esempio, scrivi in ​​blu le faccende domestiche, le attività in rosso e le attività ricreative in nero. Questo ti aiuterà a visualizzare come trascorri il tuo tempo.
3. Considera come trascorri il tuo tempo. Trascorri un'ora al giorno senza fare nulla? Due ore per decidere dove mangiare? Otto ore di navigazione in Internet? Cerca schemi nel modo in cui trascorri il tuo tempo e determina cosa è e cosa non è necessario.
   • Stai sprecando il tuo tempo a causa della tua mancanza di autocontrollo? Sei un procrastinatore? Ti stai assumendo troppe responsabilità sulle tue spalle? Queste sono tutte domande da porsi mentre valuti come stai trascorrendo il tuo tempo.
   • Potresti ritrovarti a interrompere le attività durante il giorno in modi che non hanno senso. Ad esempio, probabilmente non è saggio lavorare mezz'ora e poi passare 10 minuti a fare cose banali, quindi lavorare un'altra mezz'ora. Sarai più concentrato e produttivo se lavori un'ora e gestisci compiti banali in un secondo momento.
   • È meglio affrontare i tuoi compiti dividendoli in "blocchi". Questo è un metodo in cui pianifichi una quantità di tempo predeterminata per una singola attività senza distrazioni.
4. Considera gli aggiustamenti. Ora che sai esattamente su cosa stai dedicando il tuo tempo, inizia ad apportare modifiche attive al tuo programma. Assicurati di poter identificare le aree in cui non puoi dedicare meno tempo. Solo perché qualcosa richiede molto tempo non significa che sia tempo perso.
5. Se trascorri tre ore al giorno a inviare e-mail relative al lavoro, è improbabile che tu possa ridurre questa quantità di tempo. Tuttavia, se invii quattro o cinque e-mail personali durante le e-mail ufficiali, puoi sicuramente ridurre la quantità di tempo che dedichi alle e-mail.
6. Cambia le tue abitudini e i tuoi standard. Qualunque sia il tuo problema di gestione del tempo, c'è sempre una soluzione. Una volta deciso dove o come trascorrere il tempo, sarà necessario compiere uno sforzo pianificato per modificare la gestione del tempo.
   • Se trascorri troppo tempo a fare le pulizie o cucinare i pasti e te lo puoi permettere, valuta la possibilità di assumere una governante o un cuoco. Per alcune persone, il loro tempo vale più dei loro soldi.
   • Puoi trascorrere gran parte della giornata navigando in Internet senza meta. Puoi limitare l'accesso a determinati siti Internet o account di social network (mentre dovresti lavorare su qualcos'altro).

Metodo 2 di 3: evitare distrazioni

1. Identifica le distrazioni nella tua vita. La più grande minaccia per usare il tuo tempo in modo utile è la distrazione costante. Cerca di identificare le attività o le persone che tendono a farti perdere tempo. Che si tratti di un amico che continua a parlare o di un'abitudine ostinata che ti impedisce di lavorare, puoi trovare modi per evitare queste perdite di tempo.
   • Se passi molto del tuo tempo a fare qualcosa che non produce un risultato desiderabile per te, probabilmente è solo una distrazione nella tua vita che dovresti evitare.
   • In un ambiente d'ufficio, probabilmente vedrai molti dei tuoi colleghi come distrazioni. Evita le chiacchiere o le conversazioni sul tempo quando hai bisogno di fare qualcosa. Tuttavia, tieni presente che il tuo atteggiamento in ufficio è importante per la tua carriera quanto la gestione del tempo, quindi non essere scortese.
2. Evita lunghe telefonate. Se ti accorgi di dedicare molto tempo a lunghe telefonate, dovresti cambiare le tue abitudini telefoniche. Spesso puoi ottenere di più parlando di persona che per telefono, quindi smetti di parlare al telefono.
   • Molte conversazioni telefoniche consistono in chiacchiere inutili e non necessarie, specialmente all'inizio o alla fine della conversazione. Le persone tendono a perdere la concentrazione e ad allontanarsi dal telefono, quindi sii consapevole di questo. Nelle conversazioni faccia a faccia, c'è più bisogno di concentrarsi esclusivamente su questioni di lavoro. Questo perché nessuna delle parti è circondata da distrazioni durante una riunione.
3. Non navigare eccessivamente sul web. Molte persone usano Internet come uno strumento cruciale per svolgere attività che devono essere svolte. Tuttavia, altrettante persone sono colpevoli di smarrirsi in articoli di notizie inutili, rapporti sportivi e foto di celebrità, gattini o cuccioli. Rimani concentrato quando sei online. Sono disponibili programmi che bloccano determinate applicazioni, siti Web e domini, contribuendo così a ridurre le distrazioni legate a Internet.
   • Evita Facebook, Twitter e altri siti di social network se dovresti fare qualcos'altro.
   • Anche cercare su Google vari argomenti è una pericolosa perdita di tempo. Potresti pensare che stai per cercare qualcosa, ma prima che tu te ne accorga, sei finito negli angoli più remoti di Internet per più di tre ore.
4. Pubblica un cartello "Non disturbare". Probabilmente hai familiarità con il cartello che puoi appendere alla porta della tua camera d'albergo. Questo segno può essere ugualmente efficace all'interno di un ambiente d'ufficio o sul posto di lavoro. Puoi stampare tu stesso un tale segno e appenderlo alla porta del tuo spazio di lavoro, se necessario. Questo metterà fine ai pettegolezzi che ti impediscono di lavorare.
   • Se lavori da casa è fondamentale che tu abbia uno spazio di lavoro dedicato. Non lavorare nelle aree comuni della tua casa, poiché la televisione, il telefono o una console di gioco possono facilmente impedirti di lavorare.
5. Trova il tempo per le inevitabili distrazioni. Ci sono tipi di distrazioni che a volte non puoi evitare. A volte è il tuo capo che prende del tempo dalla giornata lavorativa per una chat, o forse un membro della famiglia più anziano che ha bisogno di aiuto costante con compiti semplici. Quali che siano queste inevitabili distrazioni, se le fai spazio in anticipo, ti sottrarranno meno tempo vitale necessario per altri progetti e attività necessari.

Metodo 3 di 3: usa il tuo tempo in modo efficiente

1. Annota tutto. Non fare affidamento sulla tua memoria per svolgere i tuoi compiti. Annota tutto ciò che devi fare in un unico posto e fai spesso riferimento a questo elenco per raggiungere i tuoi obiettivi.
   • Anche se un'attività sembra meno grande o banale, prendine nota. Il tuo calendario dovrebbe essere pieno di piccoli commenti come "Call Stefan", "Look Up Profit Margins" o "Email Chef".
   • Assicurati di avere sempre con te un taccuino e annota le attività man mano che passano. Pensi che ti ricorderai di scriverli più tardi, ma è probabile che ti dimenticherai.
2. Usa un'agenda. La semplice aggiunta di un calendario o di un pianificatore alla tua raccolta di strumenti organizzativi ti aiuterà a organizzare il tuo tempo in modo efficiente. Annota ogni nuova scadenza, incarico o riunione aggiunta alla tua pianificazione. Prenditi un momento ogni mattina per rivedere la tua agenda per la giornata in modo da sapere cosa hai di fronte.
3. Evita i doppi obblighi. Organizza il tuo programma evitando di chiederti troppo e non assumendo troppi progetti o eventi contemporaneamente. Controlla il tuo calendario prima di accettare qualsiasi cosa per assicurarti di avere il tempo. Ciò mantiene il tuo tempo organizzato senza perdere traccia del tuo programma regolare.
4. Evita le distrazioni. Gestisci il tuo tempo in modo produttivo rimuovendo gli elementi che potrebbero distrarti o farti deviare e rimanere indietro rispetto ai tuoi programmi. Tieni la televisione e i giochi lontani dal luogo in cui studi o fai le scartoffie in modo da concentrarti sulle attività che devono essere svolte per prime e salvare le cose divertenti per dopo.
5. Organizza i tuoi compiti in base all'importanza. Gestisci il tuo tempo con saggezza eseguendo prima le attività più importanti o con limiti di tempo. Segnali nella tua pianificazione con uno speciale pennarello colorato o un piccolo adesivo. Pianifica prima le attività con la massima priorità e concediti tempo sufficiente per completarle, quindi lavora su cose meno sensibili al tempo intorno alle attività più importanti identificate.
   • Sii disposto a cambiare le tue priorità di tanto in tanto. Le cose possono arrivare all'ultimo minuto e richiedere la tua attenzione immediata. Dovrai interrompere quello che stai facendo di tanto in tanto e concentrare la tua energia e il tuo tempo su questi compiti inaspettati. Assicurati solo che non accada troppo spesso.
   • Se ti ritrovi a riorganizzare costantemente le tue priorità durante il giorno, allora qualcosa non va. Sebbene possano essere previste piccole modifiche alla pianificazione, è probabile che continui aggiustamenti significhino che non hai le tue priorità in ordine.
6. Sii realista. Concediti una quantità di tempo realistica per completare ogni attività. Se pensi che qualcosa richiederà da mezz'ora a un'ora, concediti un'ora intera. Sii realistico su quanto tempo impiega qualcosa per evitare di essere sopraffatto o in ritardo con il programma.
   • È sempre più sicuro essere al sicuro e concedersi più tempo del necessario. Se finisci il tuo compito prima, sei libero di affrontare il prossimo compito, il che non deve influire sulla tua produttività alla fine.
7. Pianifica le tue esigenze di base. Non dimenticare di programmare il tempo per le cose di tutti i giorni come mangiare e fare la doccia. Questo può sembrare ovvio, ma è importante riservare del tempo per queste cose, oltre alle altre attività pianificate, per assicurarti di non saltarle e quelle cose non ti portano in ritardo.
8. Usa un sistema di promemoria. Usa semplici promemoria oltre alla tua agenda quotidiana per aiutarti a ricordare compiti o scadenze importanti. Usa post-it o avvisi vocali o di testo sul tuo telefono cellulare per ricordarti le cose che devi fare in quel momento o se hai qualcosa in programma. Un tale sistema di backup ti aiuterà a evitare di dimenticare le cose.
   • Evita di dipendere da altre persone per pensare a qualcosa. Probabilmente sono smemorati quanto te.
   • Se qualcosa è estremamente importante, imposta più promemoria per te stesso. Puoi perdere un post-it o un allarme del telefono, ma non diversi.
9. Chiedere aiuto. Chiedi aiuto a qualcun altro e delega compiti più piccoli se necessario. Il tuo programma generale ne trarrà beneficio se puoi ingoiare il tuo orgoglio e chiedere a qualcuno di aiutarti con alcune piccole faccende in casa o cucinare la cena in una notte infrasettimanale.
   • Assicurati di delegare le responsabilità a persone qualificate. Non è sufficiente chiedere a qualcuno un compito particolare. Vuoi che facciano bene quel lavoro.
   • Non prendere l'abitudine di lasciare il tuo lavoro ad altri. Non riflette le capacità di gestione del tempo. Piuttosto, sembra che tu sia solo pigro e immotivato.
10. Valuta la tua produttività. Di volta in volta è necessario guardare da lontano il proprio lavoro e analizzare cosa si è ottenuto, quanto bene si è comportato e quanto tempo ci è voluto. Essere consapevoli di questi aspetti del tuo lavoro e della tua vita può aiutarti a modificare il tuo programma e il modo in cui lavori giorno per giorno, producendo risultati sorprendentemente efficaci.
11. Premiati. Lavorare troppo o troppo a lungo può portare al burnout, rendendo difficile concentrarsi anche sui compiti più semplici. Quindi prenditi qualche minuto per celebrare ciò che hai realizzato e premiarti con qualcosa che ti piace davvero.
    • Assicurati che la tua pausa sia dedicata al divertimento. Spegni il telefono dell'ufficio e non rispondere alle e-mail. Se mischi il lavoro con il tuo tempo libero, non ti ricompenserai e non sarai in grado di evitare il burnout.
    • Se lavori dal lunedì al venerdì, tieniti libero il fine settimana. Se lavori a un progetto da tre mesi, prenditi una breve vacanza quando hai finito.

Avvertenze

• Non lasciare che la tua mente vaghi o cerchi di sognare mentre lavori alle tue attività quotidiane.