Contenuto

• Al passo
• Parte 1 di 3: strutturare la tua email
• Parte 2 di 3: tenere a mente il tuo pubblico
• Parte 3 di 3: crea un elenco di invio di e-mail
• Suggerimenti
• Avvertenze
• Necessità

Scrivere un'e-mail efficace per chiedere una donazione richiede il giusto tono di voce che crei interesse nella tua organizzazione. L'uso della posta elettronica come mezzo di raccolta fondi è in aumento perché i costi sono inferiori rispetto alla richiesta per posta o telefono e la comunicazione è diretta. Puoi creare e-mail coinvolgenti e utilizzabili che ti daranno i risultati desiderati: molte donazioni.

Al passo

Parte 1 di 3: strutturare la tua email

1. Scrivi un'intestazione forte. Un'intestazione è la prima riga di un'e-mail e funziona come un titolo. Solo il 15% circa delle e-mail viene aperto, quindi scrivere un buon titolo è molto importante per mantenere quel 15% di attenzione e costringere le persone a continuare a leggere. Nella maggior parte degli account di posta elettronica, è possibile leggere la prima riga di un'e-mail nel campo accanto all'oggetto, quindi i titoli non sono solo un motivo per continuare a leggere un'e-mail, sono principalmente un motivo per aprirne uno.
   • Per attirare l'attenzione, usa verbi e nomi attivi, oltre a testo in grassetto centrato e un carattere più grande.
   • Mantieni il titolo breve e chiaro in modo che lo scopo della tua e-mail sia chiaro fin dall'inizio. Costringi i lettori a pensare che leggere questa email sarà utile, tempestiva e pertinente per la loro vita.
   • Rispondi alla domanda a cui il lettore vuole sapere: cosa ci guadagno?
   • Il tuo oggetto può sfidare il lettore, essere un invito all'azione, essere un argomento di un evento in corso o, se la tua organizzazione lavora solo nelle vicinanze, riguardare un luogo o un evento locale.
   • Un buon esempio di intestazione è "Amsterdam va a giudicare per le regole del gas".
2. Racconta tutta la tua storia nel primo paragrafo. Vai dritto al punto. I lettori non vogliono chiedersi a metà dell'argomento della tua email perché questo è uno dei motivi per eliminare l'email senza fare una donazione. In questo paragrafo, sii molto chiaro su cosa vuoi che faccia il lettore e perché stai inviando questa email.
   • In questo primo paragrafo, devi chiedere ai lettori la loro donazione. Anche se potresti voler gentilmente far sapere di persona che vuoi soldi, dovresti "chiedere" direttamente nelle e-mail. Fai risaltare questa richiesta, ad esempio in grassetto o in caratteri più grandi.
   • Fai sapere ai lettori attraverso la tua "domanda" cosa faranno i loro soldi. Se una piccola quantità farà qualcosa, se non tutto, diglielo. Ad esempio, se $ 50 sfamano 100 bambini, potresti ottenere più risposte che se dicessi che hai bisogno di $ 1.000 per costruire una cabina.
   • Si sappia che va bene dire di no. Le statistiche mostrano che più persone danno quando si sentono libere di fare la scelta di dare, piuttosto che sentirsi costrette a farlo.
   • Descrivi e spiega il tuo scopo in questo primo paragrafo in modo che sia chiaro che vuoi soldi per fare qualcosa, non solo per il gusto di avere soldi.
3. Usa i tuoi micro contenuti con saggezza. I microcontenuti sono tutte le brevi frasi e i sottotitoli che decorano un'e-mail. Vuoi utilizzare il tuo micro-contenuto per evidenziare i tuoi punti principali in modo che i lettori che vorrebbero scorrere l'email prima di leggere per primi si sentano chiamati a leggere il testo.
   • Il contenuto micro include titoli, sottotitoli, riga dell'oggetto, collegamenti e pulsanti.
   • Usa verbi attivi, avverbi descrittivi e nomi. Il tuo obiettivo è convincerli a leggere il testo vero e proprio.
   • Un buon titolo potrebbe essere questo: "Dona 50 € per salvare un delfino"
   • Rendili audaci o più grandi per farli risaltare. Di solito si trovano all'inizio dei paragrafi o di nuove sezioni.
   • Scrivi semplici sottotitoli. Puoi o meno usare i sottotitoli, ma sono utili da includere se ritieni che un titolo sia troppo corto. Segui gli stessi principi: breve, fattibile, audace.
4. Raccontare una storia. La tua email diventa più attraente per i lettori quando racconti una storia. Il contenuto della tua email contiene questa storia. Ricorda che le storie hanno un inizio, una parte centrale e una fine. Per costringere i lettori a unirsi finanziariamente alla tua causa, è meglio usare una storia carica di emotività, una storia vera all'interno della tua organizzazione o sulle conseguenze di ciò che fai.
5. Scrivi brevi paragrafi. Scrivi il "corpo" della tua email in brevi paragrafi. Ciò deve essere dovuto al fatto che i lettori abbandonano la sessione a causa dell'enorme volume di e-mail che ricevono. Limitare la lunghezza della tua e-mail ti farà risaltare.
   • Limitati a uno o due punti principali.
   • Sii breve, non importa quante volte devi modificare o rivedere l'email per farlo.
   • Salta la cronologia del motivo per cui chiedi soldi. L'utilità che indichi nel paragrafo iniziale e la tua storia nei paragrafi principali sono sufficienti per spiegare perché hai bisogno di soldi.
6. Usa link e pulsanti, ma attieniti al messaggio. Potresti essere tentato di aggiungere molti link alla tua e-mail, ma questo può distrarre e distrarre il lettore dal tuo messaggio principale: ricevere una donazione. Un modo semplice per fornire al lettore curioso informazioni senza aggiungere molti link che distraggono è quello di avere tutte le informazioni rilevanti sul tuo sito web e quindi includere solo un link al tuo sito web. Ad esempio, se ci sono ricerche che dimostrano che le tue affermazioni sono vere, invece di collegarti direttamente a uno studio lungo e complesso in cui il lettore potrebbe perdersi, puoi pubblicare un link a tale studio sul tuo sito web (assicurati che l'opzione per donare è importante).
7. Stai attento con le immagini. Potresti essere in grado di aggiungere una o due immagini per enfatizzare il tuo punto, ma non è necessario. I colori e le immagini possono far sembrare le e-mail come spam. Metti le immagini solo in alto o in basso e limitane l'uso ai casi in cui ritieni che un'immagine sia assolutamente necessaria per far capire il tuo punto di vista o generare simpatia.
   • Un'immagine utile potrebbe essere qualcosa in cui la tua causa sta subendo gli effetti delle donazioni, come una povera ragazza che riceve nuovi vestiti per la prima volta.
   • L'inserimento del logo in un punto poco appariscente, come l'angolo inferiore, può essere un'eccezione a questa regola, in quanto fornisce il riconoscimento istantaneo del lettore.
8. Scrivi un concreto passo successivo / invito all'azione. L'ultima parte di un'e-mail è l '"invito all'azione". Facendoli risaltare, i lettori possono scansionarli prima di leggere tutti i motivi per cui dovrebbero donare. Ciò è necessario per informare i lettori del motivo per cui invii loro un'e-mail in modo che rimangano coinvolti. Sii chiaro su come effettuare la donazione.
   • Se un lettore non sa perché sta leggendo un'e-mail, è molto più probabile che lo ignori.
   • Assicurati che quest'ultima "domanda" risalti nel resto dell'email e sii molto chiaro su ciò che stai chiedendo. Rendilo un paragrafo separato, in grassetto o con un carattere più grande / diverso e con un link dai colori vivaci o un pulsante di donazione.
   • Se i lettori devono fare clic sul pulsante o sul collegamento, chiariscilo. Se hanno bisogno di rispondere all'e-mail per ulteriori istruzioni, dillo molto chiaramente: "Fai clic sul pulsante per salvare una scimmia ora!" oppure "Fare clic sul pulsante di risposta e immettere le informazioni sulla donazione".
   • Ha più senso per i lettori poter fare clic su un collegamento a quel punto e probabilmente riceverai più donazioni in questo modo, quindi prova a collegare un link o un pulsante alla tua organizzazione.
   • Crea un sito web o una pagina di donazione online per consentire ai lettori di contribuire online. Questo è ciò che i lettori si aspettano comunque da un'e-mail di donazione.
9. Sii breve. Se la tua email è lunga, non sarà facile scansionarla. Mantenere paragrafi e intestazioni brevi garantisce che la tua e-mail venga scansionata correttamente prima che il lettore decida se continuare a leggere o meno.

Parte 2 di 3: tenere a mente il tuo pubblico

1. Mantieni il tono più disinvolto che in una lettera. Una lettera ufficiale per posta da un'organizzazione a una persona è spesso formale e distante a causa di questo modo di comunicazione. Tuttavia, un'e-mail, come un blog, ha un tono meno formale.
   • Usa "tu" quando ti rivolgi al lettore.
   • Usa espressioni casuali in modo che il lettore possa connettersi con te, come "Costava un sacco di soldi" o "Era solo un ragazzino".
   • Quando ti rivolgi al lettore, usa un linguaggio diretto, onesto e aperto in modo che si senta connesso e ti consideri autentico.
2. Rendi le parole facili da leggere. Usa caratteri di base e ottimizza l'aspetto visivo dell'email. Non utilizzare un carattere corsivo di fantasia: è sufficiente un carattere standard. E non utilizzare due caratteri diversi per i titoli e il testo. Semplicemente in grassetto o rendere un po 'di testo più grande del resto è una grande enfasi.
   • La tua e-mail dovrebbe anche essere facile da leggere dal punto di vista della lingua: le tue capacità di scrittura dovrebbero essere a un livello di lettura decente. Non diventare prolisso o complicato. Il tuo testo dovrebbe essere chiaro, impeccabile (senza errori di grammatica o di ortografia) e di facile lettura.
3. Iscriviti a un servizio di posta elettronica. Se vuoi assicurarti che le tue e-mail siano aperte o determinare che tipo di persone leggono le tue e-mail più spesso di altre, non devi aspettare risposte o donazioni. Quando ti iscrivi a un servizio di posta elettronica come MailChimp, puoi misurare un intero elenco di metriche diverse ogni volta che invii un'e-mail per adattare le tue e-mail ai tuoi veri lettori.
   • È possibile visualizzare statistiche come le percentuali di clic, la frequenza di apertura e la lettura dei rapporti.
   • Sapere quante volte un messaggio è stato aperto è particolarmente utile per determinare quali righe dell'oggetto sono popolari, il che aumenta il numero di persone che leggono le tue e-mail.
   • Un altro motivo per cui un servizio di posta elettronica è utile se invii regolarmente molte e-mail per chiedere donazioni è che il tuo provider di posta elettronica può diventare sospettoso e persino licenziarti come potenziale spammer. Ci vuole anche molto tempo per creare elenchi, dividere la tua mailing list per soddisfare i requisiti del tuo account di posta elettronica (la maggior parte dei provider di posta elettronica imposta un limite di circa 50 destinatari per e-mail), rispondere per gestire individui ed e-mail che tornano da indirizzi e-mail inattivi.
4. Assicurati che le persone sulla tua lista si preoccupino della tua causa. Controlla regolarmente la tua lista di e-mail per assicurarti di inviarla a persone che potrebbero leggere l'e-mail e soprattutto assicurati che le persone che hanno espresso interesse siano presenti. Le tue statistiche miglioreranno in questo modo e perderai meno tempo.
5. Personalizza segmentando. Usa un tono diverso per diversi gruppi di donatori. Ad esempio, se hai un gruppo di persone che rispondono regolarmente alle tue e-mail, invia loro un'e-mail con un tono personale. Crea un altro elenco con un tono casuale per i lettori che sai che di solito non aprono le tue e-mail. E invia un'e-mail con tono esplicativo per la prima volta che invii un'e-mail a qualcuno.
   • Un servizio di posta elettronica consente inoltre di creare singole email con i nomi dei destinatari, ad esempio "Caro Hans".
6. Includi dati che supportano la tua raccolta fondi. Per mantenere il tuo pubblico coinvolto, potresti fornire loro dati incoraggianti per mostrare come i loro soldi hanno funzionato o funzioneranno. Queste informazioni possono essere nel paragrafo di apertura, nella call to action o in entrambi. Alla gente piace dare di nuovo quando sanno che stanno già facendo bene.
7. Dopo aver ricevuto una donazione, dì grazie. Non dimenticare di ringraziare personalmente i donatori dopo aver ricevuto una donazione. Questo è un atto semplice che può garantire una donazione ripetuta in futuro. Devi inviare questa email il prima possibile; consideralo una specie di ricevuta.
   • Se aggiungi un numero elevato di donatori ogni mese, valuta la possibilità di creare un modello in modo da poterlo incollare in una bozza di email e modificarlo rapidamente.

Parte 3 di 3: crea un elenco di invio di e-mail

1. Non acquistare una mailing list. Negli Stati Uniti, la vendita e l'acquisto di un elenco di indirizzi e-mail di potenziali donatori è illegale ai sensi del CAN SPAM Act del 2003. Esistono aziende in cui è possibile "affittare" un elenco per un utilizzo occasionale, ma può essere molto costoso, probabilmente dovrai acquistare migliaia di indirizzi email per vedere anche un piccolo ritorno. Probabilmente è meglio investire quei soldi su qualcos'altro e cercare modi più solidi per costruire la tua lista di posta elettronica.
2. Raccogli i nomi agli eventi. Ogni volta che la tua organizzazione non profit è coinvolta o organizza un evento, assicurati di fornire alle persone un modo per iscriversi alla tua mailing list. Prepara una penna, un blocco per appunti e alcuni fogli di carta in modo che le parti interessate possano annotare il loro nome e indirizzo e-mail. Assicurati che il documento indichi chiaramente che si stanno iscrivendo alla tua lista di posta elettronica.
   • Cerca di ottenere più nomi con una lotteria o una competizione. Durante l'evento, prova a organizzare una lotteria o un concorso per coloro che si iscrivono alla tua mailing list.
3. Usa i social network. Assicurati che la tua organizzazione non profit abbia una forte presenza sui social media, da Twitter a Facebook a Instagram. È facile raggiungere le persone sui social media e, se disponi di contenuti accattivanti, le persone possono iniziare a condividere i tuoi post o chiedere donazioni. Chiedi ai tuoi follower di iscriversi alla tua mailing list in modo che non perdano mai un annuncio importante.
4. Rendere più facile. Il tuo sito web dovrebbe consentire ai visitatori di iscriversi alla tua mailing list. Non deve essere appariscente, ma dovrebbe essere facile da trovare e compilare.

Suggerimenti

• Leggi precedenti lettere di raccolta fondi o messaggi di posta elettronica. Usa lo stesso fraseggio e lo stesso stile che erano efficaci. Molte organizzazioni usano le loro precedenti lettere di raccolta fondi come modello per una nuova.
• Per un riconoscimento immediato, aggiungi il tuo logo alla tua e-mail. I lettori spesso associano organizzazioni o aziende ai loro loghi.
• Utilizza un servizio di posta elettronica per rendere le e-mail visivamente più accattivanti e per generare statistiche che miglioreranno le tue e-mail future. MailChimp è buono.
• Assicurati che la tua email abbia un'etichetta bianca prima di inviarla. Se utilizzi una piattaforma di raccolta fondi online come Fundraise.com, questo verrà fatto automaticamente per te.

Avvertenze

• Non allungare troppo la tua e-mail. Le lunghe e-mail di raccolta fondi non sono tanto efficaci quanto succinte.

Necessità

• Computer con accesso a Internet
• Account email
• Opzionale: un servizio di posta elettronica come MailChimp