Autore:
Monica Porter
Data Della Creazione:
13 Marzo 2021
Data Di Aggiornamento:
1 Luglio 2024
Contenuto
Il reporting aziendale è oggi uno dei mezzi più efficaci per comunicare le operazioni aziendali. Nonostante i loro obiettivi generali, vengono generalmente utilizzati quando un'azienda o un individuo deve prendere decisioni importanti. Per scrivere report aziendali efficaci, devi prima capire cosa sono e come possono essere utilizzati.
Passi
Parte 1 di 2: determina il tipo di rapporto da scrivere
Presentare idee. Questo è il tipo relazioni / proposte esplicative. Questi rapporti possono essere utilizzati per fornire raccomandazioni ai dirigenti chiave o ai responsabili delle decisioni in un'azienda, generalmente composti da due parti: riepilogo e contenuto. Il riepilogo evidenzia il tuo suggerimento. La sezione contenuto (corpo) analizza ulteriormente benefici, costi, rischi, ecc. vieni con esso.
- Supponiamo che tu voglia offrire una stampante 3D per il tuo reparto. Per convincere il tuo manager ad approvare l'acquisto di questo dispositivo, devi scrivere una relazione di spiegazione / raccomandazione per presentare una petizione formale alla direzione.
Descrivi i rischi associati a una particolare opportunità.Report investigativo aiutare a determinare il grado di rischio associato a una certa linea di condotta. Questo tipo di rapporto è estremamente utile per aiutare un'azienda a prevedere le possibili conseguenze. Include un'introduzione, contenuti investigativi e conclusioni. L'introduzione evidenzia la questione in esame. Il contenuto dell'indagine viene utilizzato per discutere i fatti e i risultati dell'indagine. La conclusione viene utilizzata per riassumere il problema.- Supponiamo che l'azienda farmaceutica X voglia collaborare con la società farmaceutica Y ma ci sono alcune preoccupazioni. L'azienda X non vuole collaborare con un'azienda con problemi finanziari presenti o passati. Questa società condurrà un'indagine e utilizzerà il rapporto dell'indagine per discutere in modo approfondito le informazioni finanziarie dell'azienda Y e dei suoi amministratori.
Presenta informazioni sulla conformità con una particolare agenzia di regolamentazione. Questo è rapporto di conformità, viene utilizzato per aiutare un'azienda a dimostrare la propria responsabilità. Dimostra la conformità a leggi / regolamenti e una spesa aziendale ragionevole di fronte all'organo di governo (città, provincia, governo, ecc.). Questo rapporto include l'introduzione, il contenuto del rapporto e la conclusione. L'introduzione di solito contiene una panoramica del contenuto principale del rapporto. La sezione del contenuto rappresenta dati, eventi, ecc. Le agenzie esecutive devono sapere. Le conclusioni vengono utilizzate per riassumere.- Ad esempio, Nestlé deve dimostrare al suo consiglio di amministrazione che nel corso degli anni stanno seguendo la politica del paese ospitante e le linee guida legislative. Di conseguenza, hanno utilizzato i loro rapporti annuali di conformità per essere trasparenti sulle loro attività per l'anno.
Descrivi la fattibilità dell'idea o del progetto proposto. Rapporti di esplorazione utilizzati per determinare se un'idea è pratica o meno viene chiamata possibile segnalazione. Questo rapporto dovrebbe essere strutturato in due parti: la sintesi e il contenuto del rapporto. Il contenuto mostra i vantaggi, i possibili problemi, i costi coinvolti e così via. dell'idea proposta. Un'azienda può utilizzare un rapporto di fattibilità per esaminare domande simili alle seguenti:- Questo progetto può essere completato entro il budget?
- Questo progetto sarà redditizio?
- Questo progetto può essere completato entro i tempi previsti?
Presentazione dei risultati della ricerca investigativa.Rapporto di ricerca investigativa presentare una ricerca su un problema o problema. Di solito è uno sguardo approfondito a un argomento particolare e dovrebbe includere sezioni: riassunto, introduzione, metodologia di ricerca, risultati ottenuti, conclusioni e raccomandazioni. Anche la ricerca pertinente dovrebbe essere inclusa in questo rapporto.- Ad esempio, un'azienda potrebbe condurre ricerche a livello aziendale sull'opportunità o meno di vietare il fumo nella hall dei dipendenti. L'operatore preparerà un rapporto di ricerca investigativa.
Aiuta la tua azienda a migliorare la sua politica, prodotto o processo aziendale attraverso un monitoraggio continuo. Formulato su intervalli fissi, come settimane, mesi, trimestri, ecc., Rapporti periodici performance, profitti e perdite o altri criteri possono essere rivisti in dettaglio in un determinato periodo di tempo.- Ad esempio, ogni mese, un rappresentante di vendita di prodotti farmaceutici creerà probabilmente una tabella che riepiloga il numero delle loro chiamate di vendita.
Relazione su una situazione specifica. A differenza dei periodi di tempo fissi, sono necessarie situazioni specifiche segnalare la situazione. La situazione qui può essere semplice come le informazioni ottenute da un seminario o complessa come la relazione su una risposta a un disastro naturale. Questo rapporto include sezioni: introduzione, contenuto e conclusioni. Usa l'introduzione per identificare l'evento e passare attraverso ciò che verrà trattato nel contenuto del rapporto. La conclusione viene utilizzata per affermare l'impegno o l'azione necessaria in questa situazione.- Ad esempio, dopo una forte tempesta, l'organo direttivo avrà bisogno di un rapporto sulla situazione.
Presenta la soluzione al problema o alla situazione.Rapporto di confronto Considera diverse possibili soluzioni a una data situazione. Sulla base dei risultati, lo scrittore proporrà una linea d'azione specifica. Di solito si compone di tre parti: introduzione, contenuto e conclusione. L'introduzione delinea lo scopo del rapporto. La sezione centrale descrive la situazione o il problema e le possibili soluzioni / opzioni. La conclusione rivela la migliore soluzione o alternativa.
- Considera che la casa automobilistica ABC vuole aprire una fabbrica in Asia. In base a ciò di cui l'azienda ha bisogno, il rapporto potrebbe restringere la selezione a tre paesi. Si concluderà quindi qual è il miglior sito di fabbrica dei tre paesi.
Parte 2 di 2: redazione di report aziendali
Definisci gli obiettivi e il formato del rapporto. Chiediti cosa vuoi ottenere attraverso il report. In base all'obiettivo desiderato, seleziona il tipo di rapporto appropriato dall'elenco sopra elencato.
- Qualunque sia la risposta, devi garantire la brevità del tuo obiettivo. Se l'obiettivo non è chiaro, il rapporto confonderà solo i lettori e forse ne comprometterà la credibilità.
- Ad esempio, se desideri ottenere un budget pubblicitario maggiore per il tuo dipartimento. Il report dovrebbe quindi concentrarsi sul budget corrente e su come utilizzare in modo efficace il budget più ampio.
Identifica il pubblico. I lettori possono includere estranei (persone che non lavorano nella tua azienda) o interni. Considera la loro conoscenza esistente o familiarità con il loro argomento di destinazione e pensa a come useranno le informazioni presentate nel rapporto.
- Ricorda che non importa chi sia il tuo pubblico, non c'è conclusione più convincente della quantità di denaro che puoi portare alla tua azienda o ai tuoi clienti.
- Supponiamo che tu voglia eseguire un programma di condivisione del lavoro nel tuo dipartimento e definire che il pubblico qui è il direttore delle risorse umane, l'amministratore delegato e il direttore generale. Considera il loro attuale livello di interesse per questo programma. La risposta modellerà il tono della relazione. Se l'azienda non ha mai preso in considerazione un tale programma, questo rapporto sarà sia strategico che informativo. In caso contrario, il rapporto dovrebbe essere meno informativo e più convincente.
Determina cosa imparare. La parte più difficile non è nella scrittura, ma nel trarre la conclusione e raccogliere i dati necessari per supportarla. Occorrono molte competenze, tra cui raccolta dati e analisi di mercato. Cosa dovete sapere tu e la direzione per prendere una decisione informata su quale argomento viene dato?
Ottieni i dati giusti per il rapporto. È importante che i tuoi dati siano ben studiati. In caso contrario, il rapporto potrebbe mancare di credibilità. La raccolta dei dati stessa dipende dal tipo di report che scrivi. Assicurarsi che i parametri dei dati selezionati siano concisi e coerenti con il punto del report.
- I dati possono essere informazioni privilegiate, il che significa che puoi raccoglierli rapidamente. Ad esempio, è possibile ottenere dati sulle vendite dal reparto vendite con una sola chiamata. In altre parole, puoi ottenere i dati e inserirli rapidamente nel rapporto.
- I dati esterni possono anche essere memorizzati internamente. Se alcuni reparti hanno raccolto dati di analisi dei clienti, chiedi loro. Non hai bisogno di fare quell'indagine da solo. Sebbene possa non essere eterogeneo in diversi tipi di attività, di solito non è necessario per un giornalista aziendale condurre un'indagine diretta.
- Supponiamo che tu stia scrivendo una spiegazione / rapporto di proposta. Devi quindi studiare tutti i benefici che derivano dai tuoi suggerimenti e incorporare tali studi nel tuo rapporto.
Organizza e scrivi rapporti. Come scegliere un layout e scrivere un report dipende dai tuoi obiettivi. Ad esempio, il layout del rapporto di conformità sarà diverso dal layout del rapporto di fattibilità. Una volta che hai un'idea di come dovrebbe essere organizzato il rapporto, puoi iniziare con il tuo contenuto.
- Suddividi i dati correlati in parti separate. I rapporti aziendali non possono essere incasinati con carichi di dati e informazioni. L'organizzazione dei dati in parti separate è la chiave per un report aziendale di successo. Ad esempio, è possibile separare i dati di vendita dai dati di analisi dei clienti e impostare intestazioni separate per loro.
- Predisporre il rapporto con titoli pertinenti, che possono essere rapidamente presentati come uno studio indipendente ma allo stesso tempo supportare lo scopo fondamentale del rapporto.
- Poiché alcune sezioni possono dipendere dall'analisi o dall'input di altre, è spesso possibile lavorare separatamente su ciascuna parte in attesa dei risultati dell'analisi.
Trarre conclusioni con proposte specifiche. La conclusione dovrebbe essere chiara e dovrebbe essere un ragionevole risultato di un attento esame dei dati presentati nel rapporto. Se appropriato, proporre chiaramente la migliore linea d'azione sulla base di tali conclusioni.
- Ogni obiettivo dovrebbe contenere azioni specifiche e misurabili. Annotare eventuali modifiche nella descrizione del lavoro, programma o spesa necessaria per completare il nuovo piano. Ogni reclamo dovrebbe presentare nuovi approcci diretti, quelli che aiuteranno a raggiungere l'obiettivo / soluzione delineato nel rapporto.
Scrivi un riepilogo del progetto. Il riepilogo del progetto dovrebbe essere la prima pagina del tuo rapporto ma dovrebbe anche essere l'ultima cosa che scrivi. Questa sintesi presenta i risultati e le conclusioni della ricerca, nonché una breve panoramica di ciò che verrà presentato se il lettore sceglie di continuare a leggere il rapporto completo. È come il trailer di un film o l'astrazione di un articolo accademico.
- Il riepilogo esecutivo è denominato sopra perché è quasi l'unica cosa che leggerà un membro del consiglio impegnato. Presenta qui tutto ciò che è importante al tuo capo, massimo 200-300 parole. Il resto può essere esaminato più da vicino se vogliono saperne di più.
Usa l'infografica per i dati da utilizzare se necessario. In alcuni casi, può essere utile presentare dati quantitativi tramite un diagramma o un grafico. Usa i colori nella presentazione, poiché attireranno più attenzione e aiuteranno a distinguere le informazioni. Quando possibile, usa elenchi puntati, numeri o dati di frame per renderli più facili da leggere. In questo modo separerai i dati dal resto del rapporto e mostrerai cosa significano.
- Nel complesso, gli effetti visivi sono un fattore importante, rendendo i report aziendali più interessanti poiché il testo e le figure stessi possono essere relativamente rigidi. Ma non andare troppo lontano, usalo solo quando appropriato e necessario.
- Una pagina piena di testo e senza tabelle o figure può essere stancante. Si prega di inquadrare il contenuto lì. Il riquadro delle informazioni può anche riassumere efficacemente la tua presentazione.
Cita le fonti secondo necessità. A seconda del tipo di ricerca condotta, potrebbe essere necessario spiegare la fonte delle informazioni. Lo scopo della pagina della documentazione o della fonte di riferimento nel report aziendale è fornire una fonte di informazioni in modo che altri possano saperne di più o trovare dati se lo desiderano.
- Usa il formato giusto per segnalare le citazioni, a seconda del tuo settore.
Leggilo di nuovo due volte. Errori di ortografia o grammaticali possono far sentire ai lettori che non stai mettendo abbastanza impegno nel rapporto e mettere in dubbio l'affidabilità dei risultati della ricerca. Inoltre, assicurati di presentare le informazioni in modo chiaro e conciso.
- Ad esempio, non esagerare con parole fantasiose o usare frasi molto lunghe.
- Evita di usare lo slang.
- Se sia il report che il lettore sono strettamente correlati a un particolare settore, è possibile utilizzare il gergo tecnico o la terminologia. Ma attenzione, non esagerare.
- In generale, i rapporti aziendali sono scritti in forma passiva e sono uno dei pochi casi in cui più è passivo è meglio.
- Spesso puoi perdere gli errori quando rileggi il tuo lavoro sentendoti familiare dal momento in cui scrivi. Considera l'idea di avere qualcun altro nella stanza, che vuole anche riferire il successo, leggere. Sii aperto al feedback ricevuto. È meglio quando l'errore viene segnalato dai colleghi invece che dai superiori. Rivedi ogni commento e riscrivi il rapporto.
Crea un sommario. Formatta i rapporti aziendali nel modo più formale possibile, creando un sommario per un facile follow-up e una rapida lettura. Includere tutte le sezioni importanti, in particolare il riepilogo e la conclusione sulla governance.
Fai la copertina del tuo rapporto commerciale. Il modo migliore per completare un rapporto investigativo valido e approfondito è coprirlo in modo appropriato. Puoi usare il raccoglitore, i polsini o una buona carta. La linea di fondo qui è che il rapporto commerciale dovrebbe essere accattivante, piacevole per gli occhi, abbastanza da suscitare l'interesse dei lettori.
- Ciò vale anche per tutte le tabelle e i grafici inclusi nel rapporto.
