Contenuto

• Passi
• Consigli
• avvertimento

La prova di occupazione (nello specifico la lettera di assunzione) è un documento ufficiale redatto dal datore di lavoro su richiesta di un terzo, al fine di approvare la storia professionale del dipendente. in movimento. Una lettera di conferma del lavoro è solitamente richiesta quando una persona ha bisogno di un prestito bancario, di una proprietà in affitto, di una domanda per un lavoro o quando c'è qualsiasi altro motivo per una conferma della carriera. Quando scrivi una lettera di conferma del lavoro, devi spiegare chi sei, fornire un riepilogo accurato dei doveri del dipendente e confermare la sua occupazione. Tutto questo deve essere presentato su un modulo di lettera dal titolo professionale; Assicurati di aver fornito le informazioni di contatto complete e la firma. Leggi le istruzioni seguenti per imparare a compilare una lettera di identificazione completa e accurata.

Passi

Parte 1 di 2: prepararsi a preparare la lettera di identificazione professionale

1. 

   
   
   Considera perché hai scritto la tua lettera d'identità. Il contenuto e il tono saranno diversi a seconda del lettore. Se invii una lettera di conferma a un istituto finanziario, la tua voce dovrebbe essere professionale e il corpo della lettera dovrebbe contenere informazioni finanziarie (ad esempio stipendio, commissione, aumento di stipendio o bonus). Al contrario, se scrivi a un nuovo dipendente, il tuo tono di voce dovrebbe essere più amichevole e puoi anche rimuovere le informazioni finanziarie.
   • Comprendere lo scopo e l'ambito della conferma aziendale ti aiuterà a redigere una lettera con il contenuto che si adatta alle esigenze del destinatario.

2. 

   
   
   Pensa a chi dovrebbe scrivere una prova di occupazione. Di solito, il datore di lavoro, a nome del dipendente, scrive una lettera di conferma del lavoro. In questa situazione, è più probabile che il dipendente si avvicini a te, il datore di lavoro, e richieda una conferma di assunzione per un determinato scopo. D'altra parte, il dipendente può anche scrivere per confermare l'occupazione.A quel punto, tu, il dipendente, scriverai e chiederai la firma del datore di lavoro o modificherai il contenuto della lettera a discrezione del datore di lavoro. Ove possibile, i datori di lavoro dovrebbero scrivere lettere per conto dei lavoratori e non dovrebbero lasciare che i dipendenti scrivano lettere loro stessi.
   • Se sei un datore di lavoro e devi scrivere ai tuoi dipendenti, dovresti sapere come allineare i tuoi contenuti agli standard che devono essere soddisfatti, in modo da poter controllare il messaggio nella lettera. Allo stesso tempo, come datore di lavoro, il fatto che scrivi una lettera per confermare il lavoro porterà sincerità e autenticità alla lettera. Tuttavia, lo svantaggio è che devi passare il tempo a scrivere queste lettere. In qualità di datore di lavoro, è probabile che i tuoi impegni siano piuttosto impegnativi e che scrivere una lettera possa richiedere molto tempo. Tuttavia, le lettere di conferma sono generalmente brevi e concise, quindi non dovrai dedicare troppo tempo a scrivere lettere, soprattutto se hai avuto esperienze simili in precedenza.
   • Se sei un dipendente autodidatta, puoi esprimere con precisione le informazioni da trasmettere al destinatario senza perdere tempo a descrivere le tue idee al tuo datore di lavoro. Allo stesso tempo, scrivere la tua lettera di conferma ridurrà la pressione sul tuo datore di lavoro sulla quantità di tempo necessaria per scrivere la lettera (in particolare, scrivere la lettera da solo renderà felice il tuo capo. , perché non deve scrivere per te). Tuttavia, il tuo datore di lavoro dovrebbe sempre firmare la lettera di conferma e potrebbe non accettare la tua offerta. Quindi ci vorrà più tempo per riscrivere la lettera, oppure puoi costringere il datore di lavoro a scriverti la lettera.

3. 

   
   
   Raccogli le informazioni richieste. Quando capisci chi è il lettore e chi scriverà la lettera, devi raccogliere tutte le informazioni necessarie per scrivere una lettera di conferma completa.
   • Se sei un datore di lavoro, devi parlare con il tuo dipendente del contenuto da includere nella lettera, in particolare delle informazioni riguardanti il ​​destinatario, lo scopo della lettera, i dettagli da includere nella lettera. contenuto e tempo per inviare la lettera.
   • Se sei un dipendente e scrivi a te stesso, avrai tutte le informazioni di cui hai bisogno per redigere, ma dovresti anche parlare in anticipo con il tuo datore di lavoro delle sue aspettative su una lettera. lavoro confermato. Ciò garantirà che stai scrivendo la lettera secondo gli standard stabiliti dal datore di lavoro in modo che possa accettare il contenuto della lettera.
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Parte 2 di 2: Scrittura di prove di carriera

1. 

   Usa il titolo dell'azienda. Quando inizi a scrivere la tua lettera di conferma, vuoi sempre utilizzare la carta intestata ufficiale dell'azienda. Se sei un datore di lavoro, dovresti avere pronto l'oggetto; Se sei un dipendente, chiedi al tuo datore di lavoro se puoi utilizzare la carta intestata ufficiale dell'azienda. L'utilizzo di una carta intestata formale convaliderà la lettera e indurrà il destinatario a fidarsi del suo contenuto.
   • Se non disponi di una riga dell'oggetto, puoi utilizzare il computer per crearne uno per il tuo messaggio. La carta intestata deve includere il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono e l'e-mail del datore di lavoro. Il titolo dovrebbe anche fornire informazioni sulla persona che ha scritto la lettera (così come la sua posizione) e la data di scrittura.

2. 

   Registrare le informazioni sul destinatario nel modo più dettagliato possibile. Se conosci in particolare il nome del destinatario, inviagli un messaggio direttamente. Se non sai chi sarà il destinatario del messaggio, includi il nome del destinatario come organizzazione richiedente, con una didascalia sul corpo del messaggio.
   • Ad esempio, se conosci l'indirizzo e il nome del destinatario, scrivili appena sotto la riga dell'oggetto e seguili con il saluto appropriato, ad esempio "Gentile".
   • Se non sai chi è il destinatario, invia il messaggio alla parte appropriata della tua organizzazione con un commento sul corpo del messaggio. Ad esempio, quando si invia una lettera a un istituto finanziario in modo che un dipendente possa prendere in prestito denaro, è possibile inviare una lettera alla sua filiale locale con la seguente nota a piè di pagina, "Riconoscimento del lavoro per Ricevuta di prestito. " Quindi, utilizzare un saluto adatto, ad esempio "Gentile Signore / a."

3. 

   Spiega chi sei. Nel primo paragrafo della tua lettera di conferma dell'occupazione, devi spiegare chi sei e lo scopo della lettera. Le informazioni richieste includono il titolo di lavoro presso l'azienda, per quanto tempo ci hai lavorato e per quanto tempo hai conosciuto il dipendente menzionato nella lettera. Anche se sei il dipendente che scrive a te stesso, scrivi come se il datore di lavoro ti stesse scrivendo, poiché saranno loro ad accettare il contenuto della lettera.
   • Ad esempio, puoi scrivere: "Mi chiamo Tran Van B, sono il vicedirettore delle vendite e del marketing presso ABC Group. Lavoro presso ABC Group da 12 anni e conosco questo dipendente. per 7 anni. Negli ultimi 3 anni sono stato il manager diretto del dipendente ".

4. 

   Fornire conferma del lavoro. Il paragrafo successivo della lettera è una sintesi del lavoro dei dipendenti dell'azienda. Ciò include le date di inizio e fine del rapporto di lavoro, la posizione del dipendente presso l'azienda, il lavoro stagionale oa lungo termine e se il dipendente lavora ancora per l'azienda o meno. Se necessario, includere qui anche le informazioni finanziarie del dipendente.
   • Un esempio di testo adatto: "Sto scrivendo questa lettera per certificare il lavoro del dipendente. Il dipendente è stato per 7 anni con ABC Group, a partire dal 7 settembre 2003. Il dipendente ricopre la posizione di vicedirettore delle vendite, una posizione a lungo termine presso ABC Group. Il dipendente rimane il vicedirettore delle vendite presso ABC Group dal 7 gennaio 2011. "
   • Un altro esempio potrebbe essere il seguente: "Le scrivo per confermare che il dipendente lavora presso ABC Group da 7 anni. Il dipendente lavora presso ABC Group dal 7 settembre 2003 fino al 7 gennaio 2011. Mentre lavorava presso ABC Group, la posizione del dipendente era Vice Direttore Commerciale. Il dipendente ha lavorato a tempo pieno per 7 anni presso ABC Group con uno stipendio annuo di 600 milioni di dong. "

5. 

   Riepilogo delle mansioni del lavoratore. Questo paragrafo descriverà i doveri dei dipendenti della tua organizzazione. Queste informazioni saranno molto utili quando si scrivono lettere di conferma dell'occupazione ai nuovi dipendenti che fanno domanda per un nuovo lavoro. Sebbene la lettera di conferma non sia una lettera di raccomandazione, non sarà un problema se aggiungi alcuni commenti positivi sul dipendente. La tua reputazione come datore di lavoro cambierà in una direzione positiva; Aiuterai anche i dipendenti a trovare nuovi lavori, affittare proprietà o prendere in prestito da una banca.
   • Questo passaggio può essere scritto come segue: "I doveri dei dipendenti presso ABC Group includono: Il dipendente è responsabile della vendita di stufe nel Nord. Il dipendente è nella posizione di manager e responsabile. La responsabilità di promuovere un team di sette-nove addetti alle vendite I dipendenti devono garantire la soddisfazione del cliente, risolvere i reclami dei clienti e riferire trimestralmente alla sede centrale sui progressi. sviluppo delle vendite ".

6. 

   Evita di condividere informazioni sensibili o illegali sui lavoratori. Negli Stati Uniti, la maggior parte degli stati ha leggi che stabiliscono ciò di cui puoi e non puoi parlare nella tua lettera di presentazione e nelle dichiarazioni al tuo potenziale datore di lavoro. Alcuni stati consentono di fornire informazioni sui dipendenti solo con l'approvazione dei dipendenti. Altri stati consentono ai datori di lavoro di divulgare quasi tutte le informazioni del dipendente, a condizione che siano accurate e fornite in buona fede. Prima di divulgare informazioni sensibili, assicurati di controllare le leggi dello stato. Puoi iniziare la tua ricerca qui.
   • Ad esempio, la legge dello stato dell'Alaska consente a un datore di lavoro di divulgare informazioni sulle prestazioni di un dipendente e il datore di lavoro non sarà ritenuto responsabile per tali reclami, ad eccezione di un non datore di lavoro divulga intenzionalmente o consapevolmente informazioni false o fuorvianti o informazioni che violano i diritti civili dei lavoratori.
   • Un altro esempio è lo stato del Connecticut, dove i datori di lavoro sono autorizzati a divulgare tutte le affermazioni fattuali e accurate.

7. 

   Fornire le informazioni di contatto per i destinatari. L'ultimo paragrafo della lettera di conferma dell'impiego dovrebbe includere le tue informazioni di contatto (o quelle del tuo datore di lavoro). È necessario mostrare queste informazioni, a meno che il destinatario non abbia ulteriori domande o dubbi. Assicurati di aver confermato che il destinatario può contattarti.
   • Ad esempio, il paragrafo delle informazioni di contatto potrebbe essere simile al seguente: "In caso di domande o per ulteriori informazioni, contattare il numero (84-4) 555-5555 o tramite e-mail tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Firma e invia la lettera. Quando hai finito la lettera, aggiungerai la frase di chiusura, la firmerai, quindi la restituirai al dipendente o la invierai tu stesso al destinatario.
   • Termina con "Cordiali saluti".
   • Usa sempre una firma ufficiale e indica il titolo nella lettera.
   • Aggiungi eventuali timbri o certificazioni normalmente utilizzati dalla tua azienda per tali lettere.
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Consigli

• Potrebbe essere necessario scrivere sulla posizione del lavoratore nel caso in cui richieda un visto o una carta verde per venire negli Stati Uniti. Dovrai approfondire l'importanza del lavoro svolto da quel dipendente.
• Alcune società nominano determinate persone per svolgere l'attività di verifica e altre potrebbero disporre di modelli di lettere speciali da utilizzare per la carta d'identità. In caso di dubbio, è necessario verificare con il reparto risorse umane della propria agenzia.
• Alcuni datori di lavoro chiedono ai dipendenti di redigere una lettera e poi di firmarla. Se chiedi a un dipendente di farlo, assicurati di leggere attentamente il testo della lettera prima di firmarla.

avvertimento

• Fornire informazioni finanziarie solo se richiesto da un dipendente. Se sei una lettera di autocertificazione del dipendente, puoi aggiungere le informazioni che ritieni necessarie.
• Non menzionare informazioni personali sul dipendente, a meno che lui o lei non te lo permetta.
• Se il tuo lavoratore ti chiede una conferma di assunzione quando non lavori più con te, non dargli motivo di smettere di lavorare con te, anche se la rottura è avvenuta in pace.